Ce este un plan de proiect transparent și de ce aveți nevoie de unul?

Transparența față de părțile interesate într-un proiect este esențială pentru a-l menține în sarcină.

Tocmai ai obținut un contract uriaș, unul care ar fi putut merge la cel mai mare concurent al tău. Dar ați subestimat peștii mari din iaz, promițând viteză, agilitate și abilități de a finaliza proiectul la timp și în parametrii clientului.

În calitate de proprietar de afaceri, nu ești îngrijorat de abilitățile și abilitățile echipei de marketing de a uimi clientul. Cu toate acestea, cu toate schimbările de carieră care au loc în ultimul timp, nu doriți ca detaliile vitale ale proiectului să se scurgă către concurenții dvs. într-un domeniu foarte contestat pentru a obține noi afaceri în industria dvs. Vrei ca echipa ta să reușească în propriul tău marketing și cu proiecte interne.

Dar, de asemenea, doriți să vă împuterniciți echipa la fiecare pas al proiectului, deoarece au nevoie de fiecare avantaj posibil pentru a livra peste așteptările clientului. Prioritizarea transparenței în comunicarea managementului de proiect este un aspect vital de care aveți nevoie pentru a reuși.

1. Ce este un plan de proiect transparent?

Un plan transparent începe cu comunicarea deschisă a managementului de proiect pentru a se asigura că toate părțile interesate au acces la informațiile de care au nevoie. Este posibil ca aceștia să aibă nevoie de acces la documente, e-mailuri, întâlniri, instruire sau active digitale și fizice. Aceste elemente ar trebui să fie eficiente și ușor de găsit, în timp ce integrarea software-ului de colaborare reprezintă un alt element vital pe care l-ați putea aduce în managementul proiectelor.

Aveți nevoie ca toată lumea să fie pe aceeași pagină atunci când vine vorba de proiect în ansamblu, dar trebuie să vă asigurați și că fiecare persoană este conștientă de cine face fiecare sarcină. Managerii de proiect trebuie să aibă, de asemenea, o modalitate rapidă și ușoară de a accesa documente, note și comunicări între părțile interesate, pentru a se asigura că un proiect rămâne în termen.

2. De ce este importantă transparența atunci când gestionați un proiect?

Transparența îi ajută pe membrii echipei să rămână la sarcină în termenele proiectului, să rezolve problemele pe măsură ce apar și să avanseze un proiect pentru a îndeplini rezultatele la timp.

De fapt, oamenii care folosesc software-ul de management de proiect preferă ca acesta să aibă funcții de colaborare, potrivit unui sondaj efectuat pe 243 de profesioniști din industrie care folosesc software-ul de management de proiect (PM) săptămânal. Un total de 54% dintre respondenți au preferat instrumentele integrate de colaborare și comunicare, în timp ce 13% au preferat un instrument de colaborare autonom, potrivit Software Advice. ^{[ 1 ]} Caracteristicile de colaborare îi ajută pe proprietari și manageri să mențină comunicarea și transparența managementului de proiect în cadrul unei echipe.

În era muncii de la distanță, comunicarea și colaborarea sunt și mai importante pentru întreprinderile mici. Angajații de la întreprinderile mici hibride, adică lucrează în persoană și de la distanță pentru o parte a săptămânii de lucru, spun că principalele două provocări ale modelului de lucru hibrid includ menținerea productivității (40%) și comunicarea și colaborarea eficientă (35%) în timpul unui proiect. , conform sondajului GetApp din 2021[*] asupra a 503 factori de decizie și 488 de angajați ai întreprinderilor mici din SUA. Deoarece adoptarea modelului hibrid a avut loc în majoritatea acestor companii, două provocări constante includ gestionarea productivității și menținerea unei comunicări și colaborări eficiente în echipa de proiect. Instrumentele dvs. de management de proiect sunt vitale pentru această comunicare continuă cu echipele de la distanță.

În calitate de proprietar de proiect sau proprietar de afaceri, este posibil să fii reticent în ceea ce privește transparența totală cu toată lumea din companie. Nu toată lumea trebuie să cunoască valoarea contractului sau detaliile contractului. Cu toate acestea, aveți soluții alternative dacă managerii și membrii echipei sunt îngrijorați de profitabilitate. În loc să definiți cât valorează un contract, prezentați numărul maxim de ore de care fiecare angajat trebuie să lucreze la o anumită sarcină. Apoi impresionați-le că devine mai profitabil dacă echipele pot duce proiectul la bun sfârșit.

3. Ce caracteristici definesc un proiect transparent?

Proprietarii și managerii pot defini clar aspectele unui proiect fără a divulga situația financiară a acestuia.

Termenele limită sunt esențiale pentru a muta un proiect și pentru a-l finaliza la timp. Toată lumea ar trebui să aibă o modalitate de a urmări timpul petrecut într-un proiect pentru a ști dacă își atinge obiectivele. Fiecare obiectiv din cadrul unui proiect trebuie să fie clar și să aibă un termen limită clar.

Părțile interesate ar trebui să știe cu precizie ce sarcini trebuie să îndeplinească pe parcursul unui proiect. Deși pot exista suprapuneri pentru absențe ale personalului sau dacă cineva are nevoie de ajutor, a avea roluri clar definite va ajuta pe toți să rămână la sarcină fără a duplica eforturile.

Toată lumea are nevoie de instrumente și resurse pentru a-și îndeplini obiectivele în intervalul de timp alocat. Împuterniciți părțile interesate din proiect, asigurându-vă că au instrumentele, produsele și serviciile potrivite la dispoziție. Comunicarea managementului de proiect este vitală aici, deoarece liderii echipei ar trebui să-și întrebe colegii de ce au nevoie pentru a reuși.

4. Care sunt capcanele de a nu avea transparență în timpul planificării proiectului?

Orice proiect, mare sau mic, poate merge prost din mai multe motive. Este important să detectați problemele pe măsură ce se întâmplă, deoarece este mai ușor să remediați imediat decât să așteptați dacă dificultatea se transformă în ceva mai mare în continuare.

Comunicarea greșită internă între personal poate întârzia etapele unui proiect. Lipsa de comunicare din partea unui client poate cauza, de asemenea, termene limită ratate, chiar dacă aceasta nu este vina echipei dumneavoastră. Construiți cronologie modificate în cazul în care ceva nu merge bine.

Un sfert din proiecte au o șansă mai mică de 50% de a furniza rezultate la timp, conform sondajului nostru de 422 de manageri de proiect.[**] Acest lucru contribuie la reducerea valorii afacerii livrate clienților și la o probabilitate mai mare de a depăși bugetul și mai mult. calendarul inițial pentru finalizare.

Să rămâi la curent cu problemele și să recunoști că ceva nu va merge conform planului este cheia pentru atenuarea eficientă a problemelor.

5. Care sunt beneficiile unui plan de proiect transparent?

Având un plan de proiect clar definit, îi ajută pe toți care lucrează la el și la proiectul în sine. Toată lumea înțelege așteptările și termenele limită, vede imaginea de ansamblu și detaliile mici și mută proiectul spre finalizare.

5.1 Optimizează munca în echipă

Când toată lumea știe ce rol joacă toți ceilalți, indivizii au o mai bună înțelegere a funcțiilor echipei lor în domeniul mai larg al unui proiect. Cunoașterea acestor lucruri îmbunătățește comunicarea managementului de proiect, responsabilitatea și cui să ceară asistență (dacă este necesar).

5.2 Atenuează durerile de cap

Unele sarcini nu pot începe până când alte sarcini nu sunt finalizate. Când apar întârzieri, managerii de proiect și membrii echipei pot identifica cum să evite întârzierile ulterioare. De asemenea, servește ca instrument de învățare pentru a ajuta întreaga echipă să înțeleagă importanța respectării termenelor limită.

5.3 Motivează angajații

Termenele-limită transparente și comunicarea clară a managementului de proiect îi motivează pe angajați, ținând pe toți la răspundere pentru acțiunile lor. Persoanele fizice pot vedea exact ce impact au sarcinile lor asupra celorlalți în timp ce urmăresc un proiect.

6. Soluții rapide pentru a facilita transparența planului de proiect

Câteva rezultate și soluții rapide care pot facilita transparența planului de proiect includ:

Partajați calendare/cronologie ale tuturor părților interesate. Doar știind când alte sarcini sunt finalizate, în special atunci când există dependențe, poate muta un proiect în ritmul potrivit.

Organizați întâlniri pentru brainstorming și actualizări de stare. Înregistrările săptămânale ale echipei și apoi actualizările lunare de stare sunt adecvate aici. Înregistrările individuale sunt o idee bună pentru a întreba dacă cineva are nevoie de asistență.

Folosiți instrumente digitale, cum ar fi software de management de proiect , software de gestionare a fluxului de lucru și instrumente de colaborare. Ei pot reduce sarcinile banale în timp ce îmbunătățesc comunicarea cu toți cei implicați.

Sărbătorește succesele în atingerea obiectivelor! Chiar dacă un proiect nu este finalizat până la capăt, a ajunge la un nou nivel oferă un motiv pentru a sărbători.

Rămâneți pe fază pentru partea a doua a acestei serii, unde vom discuta instrucțiuni pas cu pas pentru crearea unui plan de proiect transparent.