Como faço para escrever uma transcrição?

As transcrições são versões escritas de gravações de áudio de fala. Isso pode significar reuniões, audiências judiciais, tribunais, sessões de treinamento, discursos de vendas, webinars, transmissões ao vivo – literalmente qualquer coisa que um cliente queira que seus escritores registrem. A transcrição é uma habilidade de escrita que é bem diferente de qualquer outra porque depende de outra habilidade muito importante: Ouvir. Se você é um ótimo ouvinte, tem boa atenção aos detalhes e não se importa com um pouco de pesquisa aqui e ali, então você pode ter muito sucesso como transcriptionist. Muitos redatores de conteúdo ou redatores estabelecidos acham que passar para a transcrição é um desafio simplesmente porque não sabem o que esperar. É por isso que reunimos essas dicas de escritores para ajudá-lo a criar transcrições valiosas e legíveis para seus clientes.

As transcrições demoram mais do que você pensa

Há um equívoco comum de que, especialmente para escritores experientes que digitam, você pode transcrever tão rápido quanto o áudio progride. Então, para dez minutos de fala gravada, você precisaria de dez minutos de tempo de transcrição. Isso é um mito completo e cria falsas expectativas nos escritores. Pode levar até seis vezes mais tempo para transcrever a fala, dependendo da qualidade do áudio e se há termos que você precisa pesquisar para ortografia ou nuance. Esses dez minutos de áudio podem levar uma hora para serem transcritos. Provavelmente não, é mais provável que leve de 30 a 35 minutos e, à medida que você se tornar mais experiente, ficará mais rápido.

Seja qual for o tempo que você reservar para sua transcrição, adicione pelo menos 10% a mais. Isso é para permitir o congelamento de fluxos de áudio, pausas no banheiro, gatos pulando em você e ter que entrar em contato com o cliente quando algo realmente não faz sentido. Nessa nota…

Certifique-se de saber o que o cliente quer

A maioria dos clientes que têm entrevistas ou reuniões transcritas terão algum tipo de guia de estilo que desejam que você siga. Se não o fizerem, há algumas perguntas que você pode fazer para se manter fora da água quente:

• Você deve transcrever palavrões ou insultos? Se não, como o cliente quer que você lide com isso?
• Você deve transcrever inícios falsos, palavras incorretas e frases quebradas literalmente, ou o cliente prefere que você reformule frases confusas para fazer sentido? Isso geralmente é conhecido como "limpo literalmente" e é um pedido bastante comum de clientes que regularmente fazem transcrições.
• Como o cliente deseja que os escritores apresentem as transcrições? Eles precisam de uma introdução ou direto para o discurso? Eles querem nomes completos ou iniciais?
• O cliente exige carimbos de data/hora para cada novo orador?

Garantir que você saiba exatamente o que o cliente deseja evita edições desnecessárias mais tarde. Além disso, os clientes que nunca tiveram escritores fazendo transcrições para eles antes ficarão impressionados com o fato de você estar colocando as necessidades deles em primeiro lugar.

Certifique-se de ter todos os arquivos relevantes

Isso parece tão simples, mas é fácil dizer "Sim" a um trabalho de transcrição e, de repente, perceber que você não tem acesso aos arquivos necessários. Como orientação geral:

• As chamadas de Zoom gravadas normalmente exigirão um código de acesso e um link.
• Os arquivos no Google Drive exigem que o acesso seja concedido a um endereço de e-mail específico. Portanto, certifique-se de que seu cliente saiba qual endereço de e-mail usar.
• Se você precisar de arquivos de suporte mencionados no áudio de transcrição, certifique-se de solicitá-los ao cliente antes de iniciar o trabalho.

Com essas dicas do escritor em mente, é importante começar seu trabalho de transcrição rapidamente, em vez de deixá-lo perto do prazo. Se, de repente, você descobrir que está faltando um arquivo ou dois, é melhor ter vários dias para classificá-lo do que algumas horas!

Obtenha as ferramentas de transcrição corretas

Quais ferramentas você poderia precisar, exceto seu computador e os arquivos relevantes, conforme discutido? Bem, para começar, um par de fones de ouvido com cancelamento de ruído faz uma enorme diferença para os escritores que desejam criar transcrições bem-sucedidas. Ser capaz de focar toda a sua atenção no áudio permite que você transcreva com mais rapidez e precisão.

Existem algumas ferramentas online gratuitas projetadas especificamente para transcriptionists ou escritores que fazem transcrições ocasionais. Muitos permitem que você marque carimbos de data e hora e transcreva diretamente no aplicativo sem alternar entre o arquivo de origem e o programa de processador de texto. Ferramentas como essas não são essenciais, mas podem simplificar a transcrição e ajudar você a se concentrar na precisão.

No mínimo, tenha um reprodutor de áudio decente instalado em seu desktop ou laptop e teste-o para garantir que seu computador e conexão de banda larga possam lidar com streaming de arquivos de áudio de forma limpa antes de se comprometer com o trabalho de transcrição.

Seu processo de transcrição

Existem duas abordagens principais para a transcrição: transcrição a frio e transcrição de rascunho. A transcrição a frio é a transcrição de um arquivo de áudio, na íntegra, no formato correto, sem ter ouvido previamente o arquivo. Este método pode ser utilizado por transcritores muito experientes com o cliente e os requisitos do cliente ou por transcritores muito familiarizados com o tema.

É mais comum que os escritores iniciem as transcrições ouvindo o áudio na íntegra. Isso permite que o redator entenda sobre o que é o tópico, escolha quaisquer nomes, termos ou palavras incomuns que pesquise e permita que o redator anote todas as perguntas que precisa fazer ao cliente antes de iniciar a transcrição.

Após a audição inicial, as principais dicas do escritor para iniciar sua transcrição incluem:

• Escreva o primeiro rascunho, incluindo o máximo de informações possível.
• Considere usar abreviações para palavras comuns. É simples usar uma função "localizar e substituir" para alterar as abreviações para palavras completas, mas você deve ser consistente para que isso economize tempo!
• Ouça novamente o áudio enquanto lê sua transcrição e edite quaisquer erros ou adicione informações ausentes.
• Se houver áreas de áudio particularmente difíceis de entender, tente alterar a velocidade, se possível. Uma velocidade mais lenta pode ajudar a identificar palavras complexas, mas às vezes acelerar o áudio pode realmente ajudar uma palavra a fazer sentido dentro de uma frase.
• Verifique o seu trabalho por qualquer coisa que não faça sentido. Se não tiver certeza, consulte o seu cliente ou o guia de estilo do seu cliente.
• Formate sua transcrição de acordo com as necessidades do cliente.

Pode haver ocasiões em que você não consegue entender uma palavra ou uma frase é simplesmente sem sentido. Isso é de se esperar. Quantas vezes você esteve em uma reunião e divagou por alguns minutos? Parece que não há tempo para os participantes da reunião, mas para um transcritor dedicado, essas frases podem parecer horas! Verifique com seu cliente como ele quer que você lide com casos como esses. É bastante comum usar certos símbolos para indicar fala ausente ou inaudível, ou usar a palavra [inaudível] entre colchetes dentro de uma frase. Os escritores podem usar [sic] para levar em conta erros gramaticais. Sons como [rindo] ou [fala cruzada] podem ser tratados de maneira semelhante.

Seu cliente também pode ter uma maneira específica de querer que você lide com as pausas na conversa. Eles podem querer esses indicados... [pausa]... ou não manter um fluxo uniforme na transcrição. Em última análise, isso normalmente dependerá se a transcrição é para consumo público ou interno. Transcrições públicas, como aquelas que acompanham webinars ou vídeos do YouTube, você provavelmente vai arrumar o máximo possível, com texto limpo e pausas ignoradas. As transcrições internas são mais propensas a seguir regras altamente precisas e incluir quaisquer pausas e erros.

Espero que, como escritores, agora você tenha uma boa ideia de como iniciar transcrições para seus clientes. Nossas dicas de escritor destacam as principais responsabilidades dos transcriptionists, mas é importante lembrar que, à medida que você ganha mais experiência, a maioria delas se tornará uma segunda natureza. Como acontece com qualquer habilidade, é dar o primeiro passo e tentar que conta!

Se você está procurando alguém para lidar com suas entrevistas gravadas, reuniões, webinars e muito mais, fale com a Scripted e conecte-se a transcritores e escritores experientes hoje.