Comment rédiger une transcription ?

Les transcriptions sont des versions écrites d'enregistrements audio de la parole. Cela peut signifier des réunions, des audiences, des tribunaux, des sessions de formation, des argumentaires de vente, des webinaires, des diffusions en direct - littéralement tout ce qu'un client souhaite que ses rédacteurs consignent. La transcription est une compétence d'écriture qui ne ressemble à aucune autre car elle s'appuie sur une autre compétence très importante : l'écoute. Si vous êtes un grand auditeur, que vous avez une bonne attention aux détails et que cela ne vous dérange pas de faire quelques recherches ici et là, alors vous pourriez avoir beaucoup de succès en tant que transcripteur. De nombreux rédacteurs ou rédacteurs établis trouvent que passer à la transcription est difficile simplement parce qu'ils ne savent pas à quoi s'attendre. C'est pourquoi nous avons rassemblé ces conseils d'écriture pour vous aider à créer des transcriptions précieuses et lisibles pour vos clients.

Les transcriptions prennent plus de temps que vous ne le pensez

Il y a une idée fausse commune selon laquelle, en particulier pour les rédacteurs expérimentés qui tapent, vous pouvez transcrire aussi vite que l'audio progresse. Ainsi, pour dix minutes de conversation enregistrée, vous auriez besoin de dix minutes de temps de transcription. C'est un mythe complet et crée des écrivains avec de fausses attentes. Cela peut vous prendre jusqu'à six fois plus de temps pour transcrire la parole, selon la qualité audio et s'il y a des termes que vous devez rechercher pour l'orthographe ou la nuance. Ces dix minutes d'audio pourraient prendre une heure à transcrire. Ce ne sera probablement pas le cas, cela prendra probablement 30 à 35 minutes et, à mesure que vous deviendrez plus expérimenté, vous deviendrez plus rapide.

Quel que soit le temps que vous consacrez à votre transcription, ajoutez au moins 10 % de plus. C'est pour permettre le gel des flux audio, les pauses toilettes, les chats qui vous sautent dessus et la nécessité d'assurer la liaison avec le client lorsque quelque chose n'a vraiment aucun sens. Sur cette note…

Assurez-vous de savoir ce que veut le client

La plupart des clients qui ont des entretiens ou des réunions transcrits auront une sorte de guide de style qu'ils souhaitent que vous suiviez. S'ils ne le font pas, il y a quelques questions que vous pouvez poser pour vous tenir à l'écart de l'eau chaude :

• Devez-vous transcrire des jurons ou des insultes ? Si non, comment le client souhaite-t-il que vous les gériez ?
• Devez-vous transcrire textuellement les faux départs, les mots incorrects et les phrases brisées, ou le client préférerait-il que vous reformuliez des phrases confuses pour avoir un sens ? Ceci est généralement connu sous le nom de "propre verbatim" et est une demande assez courante des clients qui font régulièrement effectuer des transcriptions.
• Comment le client souhaite-t-il que les rédacteurs présentent les transcriptions ? Ont-ils besoin d'une introduction ou directement dans le discours ? Veulent-ils des noms complets ou des initiales ?
• Le client a-t-il besoin d'horodatages pour chaque nouveau locuteur ?

S'assurer que vous savez exactement ce que veut le client évite les modifications inutiles ultérieures. De plus, les clients qui n'ont jamais eu de rédacteurs pour eux auparavant seront impressionnés que vous accordiez la priorité à leurs besoins.

Assurez-vous d'avoir tous les fichiers pertinents

Cela semble si simple, mais il est facile de dire "Oui" à un travail de transcription puis de réaliser soudainement que vous n'avez pas accès aux fichiers requis. En règle générale :

• Les appels Zoom enregistrés nécessiteront normalement un code d'accès ainsi qu'un lien.
• Les fichiers sur Google Drive nécessitent l'accès à une adresse e-mail spécifique. Assurez-vous donc que votre client sait quelle adresse e-mail utiliser.
• Si vous avez besoin de fichiers de support auxquels il est fait référence dans la transcription audio, assurez-vous de les demander au client avant de commencer le travail.

Avec ces conseils d'écriture à l'esprit, il est important de commencer votre travail de transcription rapidement plutôt que de le laisser près de la date limite. Si vous découvrez soudainement qu'il vous manque un dossier ou deux, il vaut mieux avoir plusieurs jours pour le trier que quelques heures !

Obtenez les bons outils de transcription

De quels outils pourriez-vous avoir besoin, à part votre ordinateur et les fichiers pertinents, comme indiqué ? Eh bien, pour commencer, une paire d'écouteurs antibruit fait une énorme différence pour les écrivains qui souhaitent créer des transcriptions réussies. Pouvoir concentrer toute votre attention sur l'audio vous permet de transcrire plus rapidement et plus précisément.

Il existe des outils en ligne gratuits conçus spécifiquement pour les transcripteurs ou les rédacteurs effectuant des transcriptions occasionnelles. Beaucoup vous permettront de marquer des horodatages et de transcrire directement dans l'application sans basculer entre le fichier source et votre programme de traitement de texte. Des outils comme ceux-ci ne sont pas essentiels, mais ils peuvent simplifier la transcription et vous aider à vous concentrer sur la précision.

À tout le moins, installez un lecteur audio décent sur votre ordinateur de bureau ou votre ordinateur portable et testez-le pour vous assurer que votre ordinateur et votre connexion haut débit peuvent gérer proprement les fichiers audio en streaming avant de vous engager dans un travail de transcription.

Votre processus de transcription

Il existe deux principales approches de transcription : la transcription à froid et la transcription brouillon. La transcription à froid consiste à retranscrire un fichier audio, dans son intégralité, dans le bon format, sans avoir préalablement écouté le fichier. Cette méthode peut être utilisée par des transcripteurs très expérimentés avec le client et ses exigences ou par des transcripteurs très familiers avec le sujet.

Il est plus courant que les écrivains commencent les transcriptions en écoutant l'audio dans son intégralité. Cela permet au rédacteur de comprendre de quoi il s'agit, de choisir les noms, les termes ou les mots inhabituels qui font l'objet de recherches, et permet au rédacteur de noter toutes les questions qu'il doit poser au client avant de commencer la transcription.

Après l'écoute initiale, les meilleurs conseils d'écrivain pour commencer votre transcription incluent :

• Rédigez le premier brouillon, en incluant autant d'informations que possible.
• Envisagez d'utiliser des abréviations pour les mots courants. Il est simple d'utiliser une fonction "rechercher et remplacer" pour changer les abréviations en mots complets, mais vous devez être cohérent pour que cela soit un gain de temps !
• Réécoutez l'audio tout en lisant votre transcription et corrigez les erreurs ou ajoutez les informations manquantes.
• S'il y a des zones audio particulièrement difficiles à comprendre, essayez de changer la vitesse si possible. Une vitesse plus lente peut aider à sélectionner des mots complexes, mais parfois accélérer le son peut en fait aider un mot à avoir un sens dans une phrase.
• Vérifiez votre travail pour tout ce qui n'a manifestement aucun sens. En cas de doute, reportez-vous à votre client ou au guide de style de votre client.
• Formatez votre transcription en fonction des besoins du client.

Il peut y avoir des occasions où vous ne pouvez pas distinguer un mot ou une phrase n'a tout simplement aucun sens. C'est à prévoir. Combien de fois avez-vous été en réunion et avez-vous divagué pendant quelques minutes ? Cela ressemble à peu de temps pour les participants à la réunion, mais pour un transcripteur dévoué, ces phrases peuvent sembler des heures ! Vérifiez auprès de votre client comment il souhaite que vous traitiez des cas comme ceux-ci. Il est assez courant d'utiliser certains symboles pour indiquer un discours manquant ou inaudible, ou d'utiliser le mot [inaudible] entre parenthèses dans une phrase. Les rédacteurs peuvent utiliser [sic] pour tenir compte des erreurs grammaticales. Des sons tels que [rire] ou [diaphonie] peuvent être traités de la même manière.

Votre client peut également avoir une manière spécifique de gérer les pauses dans la conversation. Ils peuvent vouloir que ceux-ci soient indiqués… [pause]… ou ne pas maintenir un flux régulier dans la transcription. En fin de compte, cela dépendra normalement du fait que la transcription est destinée à la consommation publique ou interne. Les transcriptions publiques, telles que celles qui accompagnent les webinaires ou les vidéos YouTube, seront probablement nettoyées autant que possible, avec des verbatim propres et des pauses ignorées. Les transcriptions internes sont plus susceptibles de suivre des règles très précises et d'inclure des pauses et des erreurs.

J'espère qu'en tant qu'écrivains, vous devriez maintenant avoir une bonne idée de la façon de commencer les transcriptions pour vos clients. Nos conseils aux rédacteurs mettent en évidence les principales responsabilités des transcripteurs, mais il est important de se rappeler qu'à mesure que vous acquérez de l'expérience, la plupart d'entre elles deviendront une seconde nature. Comme pour toute compétence, c'est de faire le premier pas et d'essayer qui compte !

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