Come faccio a scrivere una trascrizione?

Le trascrizioni sono versioni scritte di registrazioni audio del parlato. Ciò potrebbe significare riunioni, udienze in tribunale, tribunali, sessioni di formazione, presentazioni di vendita, webinar, live streaming, letteralmente tutto ciò che un cliente vuole che i suoi scrittori mettano a verbale. La trascrizione è un'abilità di scrittura abbastanza diversa dalle altre perché si basa su un'altra abilità molto importante: l'ascolto. Se sei un grande ascoltatore, hai una buona attenzione ai dettagli e non ti dispiace un po' di ricerca qua e là, allora potresti avere molto successo come trascrittore. Molti contenuti o copywriter affermati trovano che passare alla trascrizione sia impegnativo semplicemente perché non sanno cosa aspettarsi. Ecco perché abbiamo raccolto questi suggerimenti per scrittori per aiutarti a creare trascrizioni preziose e leggibili per i tuoi clienti.

Le trascrizioni richiedono più tempo di quanto pensi

C'è un malinteso comune secondo cui, in particolare per gli scrittori esperti che toccano il testo, puoi trascrivere alla stessa velocità dell'audio. Quindi, per dieci minuti di parlato registrato, avresti bisogno di dieci minuti di tempo di trascrizione. Questo è un mito completo e crea scrittori con false aspettative. La trascrizione del parlato potrebbe richiedere fino a sei volte il tempo, a seconda della qualità dell'audio e della presenza di termini da ricercare per l'ortografia o la sfumatura. Quei dieci minuti di audio potrebbero richiedere un'ora per essere trascritti. Probabilmente non lo farà, è più probabile che occorrano 30-35 minuti e, man mano che diventi più esperto, diventerai più veloce.

Qualunque sia il tempo che dedichi alla tua trascrizione, aggiungi almeno il 10% in più. Questo per consentire il congelamento dei flussi audio, le pause per il bagno, i gatti che ti saltano addosso e il dover mantenere i contatti con il cliente quando qualcosa non ha davvero senso. Su quella nota…

Assicurati di sapere cosa vuole il cliente

La maggior parte dei clienti che hanno trascritto interviste o riunioni avrà una sorta di guida di stile che desiderano che tu segua. In caso contrario, ci sono alcune domande che puoi porre per tenerti fuori dall'acqua calda:

• Dovresti trascrivere parolacce o insulti? In caso negativo, in che modo il cliente vuole che tu li gestisca?
• Dovresti trascrivere alla lettera false partenze, parole errate e frasi spezzate, o il cliente preferirebbe riformulare frasi confuse per avere un senso? Questo è generalmente noto come "pulito alla lettera" ed è una richiesta abbastanza comune da parte di clienti che fanno regolarmente trascrizioni.
• In che modo il cliente vuole che gli scrittori presentino le trascrizioni? Hanno bisogno di un'introduzione o direttamente nel discorso? Vogliono nomi completi o iniziali?
• Il cliente richiede timestamp per ogni nuovo oratore?

Garantire che tu sappia esattamente cosa vuole il cliente previene modifiche non necessarie in seguito. Inoltre, i clienti che non hanno mai avuto scrittori che effettuano trascrizioni per loro prima d'ora rimarranno colpiti dal fatto che tu metta le loro esigenze al primo posto.

Assicurati di avere tutti i file rilevanti

Sembra così semplice, ma è facile dire "Sì" a un lavoro di trascrizione e poi improvvisamente rendersi conto di non avere accesso ai file richiesti. Come linea guida generale:

• Le chiamate Zoom registrate normalmente richiedono un codice di accesso e un collegamento.
• I file su Google Drive richiedono la concessione dell'accesso a un indirizzo email specifico, quindi assicurati che il tuo cliente sappia quale indirizzo email utilizzare.
• Se hai bisogno di file di supporto a cui si fa riferimento nell'audio della trascrizione, assicurati di richiederli al cliente prima di iniziare il lavoro.

Tenendo presente questi suggerimenti per lo scrittore, è importante iniziare rapidamente il tuo lavoro di trascrizione piuttosto che lasciarlo vicino alla scadenza. Se all'improvviso ti accorgi di essere a corto di un file o due, è meglio avere diversi giorni per ordinarlo che un paio d'ore!

Ottieni gli strumenti di trascrizione giusti

Di quali strumenti potresti aver bisogno tranne il tuo computer e i file pertinenti, come discusso? Bene, per cominciare, un paio di cuffie con cancellazione del rumore fanno un'enorme differenza per gli scrittori che vogliono creare trascrizioni di successo. Essere in grado di concentrare tutta la tua attenzione sull'audio ti consente di trascrivere in modo più rapido e preciso.

Ci sono alcuni strumenti online gratuiti progettati specificamente per trascrittori o scrittori che eseguono trascrizioni occasionali. Molti ti permetteranno di contrassegnare i timestamp e di trascrivere direttamente nell'app senza passare dal file sorgente al tuo programma di elaborazione testi. Strumenti come questi non sono essenziali, ma possono semplificare la trascrizione e aiutarti a concentrarti sulla precisione.

Per lo meno, installa un lettore audio decente sul tuo desktop o laptop e provalo per assicurarti che il tuo computer e la connessione a banda larga possano gestire in modo pulito i file audio in streaming prima di impegnarti nel lavoro di trascrizione.

Il tuo processo di trascrizione

Esistono due approcci principali alla trascrizione: la trascrizione a freddo e la trascrizione in bozza. La trascrizione a freddo consiste nella trascrizione di un file audio, per intero, nel formato corretto, senza aver precedentemente ascoltato il file. Questo metodo può essere utilizzato da trascrittori molto esperti con il cliente e le sue esigenze o da trascrittori molto familiari con l'argomento.

È più comune per gli scrittori iniziare le trascrizioni ascoltando l'audio per intero. Ciò consente allo scrittore di capire di cosa tratta l'argomento, scegliere nomi, termini o parole non comuni che ricercano e consente allo scrittore di prendere nota di tutte le domande che deve porre al cliente prima di iniziare la trascrizione.

Dopo l'ascolto iniziale, i migliori consigli dello scrittore per iniziare la trascrizione includono:

• Scrivi la prima bozza, includendo quante più informazioni possibili.
• Considera l'utilizzo di abbreviazioni per le parole comuni. È semplice utilizzare una funzione "trova e sostituisci" per cambiare le abbreviazioni in parole intere, ma devi essere coerente affinché questo ti faccia risparmiare tempo!
• Ascolta di nuovo l'audio mentre leggi la tua trascrizione e modifica eventuali errori o aggiungi informazioni mancanti.
• Se ci sono aree dell'audio particolarmente difficili da capire, prova a cambiare la velocità, se possibile. Una velocità inferiore può aiutare a individuare parole complesse, ma a volte accelerare l'audio può effettivamente aiutare una parola ad avere un senso all'interno di una frase.
• Controlla il tuo lavoro per tutto ciò che palesemente non ha senso. Se non sei sicuro, fai riferimento al tuo cliente o alla guida di stile del tuo cliente.
• Formatta la tua trascrizione in base alle esigenze del cliente.

Ci possono essere occasioni in cui non riesci a distinguere una parola o una frase è semplicemente priva di senso. C'è da aspettarselo. Quante volte sei stato in una riunione e hai divagato per un paio di minuti? Sembra non avere tempo per i partecipanti alla riunione, ma per un trascrittore dedicato, quelle frasi possono sembrare ore! Verifica con il tuo cliente come vogliono che tu gestisca istanze come queste. È abbastanza comune usare determinati simboli per indicare un discorso mancante o impercettibile, o usare la parola [non udibile] tra parentesi all'interno di una frase. Gli scrittori possono usare [sic] per tenere conto degli errori grammaticali. Suoni come [ridendo] o [diafonia] possono essere trattati in modo simile.

Il tuo cliente potrebbe anche avere un modo specifico in cui vuole che tu affronti le pause nella conversazione. Potrebbero volere che questi siano indicati... [pausa]... o per non mantenere un flusso uniforme nella trascrizione. In definitiva, ciò dipenderà normalmente dal fatto che la trascrizione sia per il consumo pubblico o interno. Le trascrizioni pubbliche, come quelle che accompagnano i webinar o i video di YouTube, probabilmente migliorerai il più possibile, con parole chiare e pause ignorate. È più probabile che le trascrizioni interne seguano regole estremamente accurate e includano pause ed errori.

Si spera che, come scrittori, ora dovresti avere una buona idea di come avviare le trascrizioni per i tuoi clienti. I nostri suggerimenti per scrittori evidenziano le responsabilità primarie dei trascrittori, ma è importante ricordare che man mano che acquisisci esperienza, la maggior parte di queste diventeranno una seconda natura. Come con qualsiasi abilità, è fare il primo passo e provare che conta!

Se stai cercando qualcuno che si occupi delle tue interviste registrate, riunioni, webinar e altro, parla con Scripted e mettiti in contatto con trascrittori e scrittori esperti oggi.