ฉันจะเขียนการถอดความได้อย่างไร

การถอดเสียงเป็นเวอร์ชันเขียนของการบันทึกเสียงพูด นั่นอาจหมายถึงการประชุม การพิจารณาคดีในศาล การพิจารณาคดี การฝึกอบรม การเสนอขาย การสัมมนาผ่านเว็บ การสตรีมสด อะไรก็ได้ที่ลูกค้าต้องการให้ผู้เขียนจดบันทึกไว้ การถอดเสียงเป็นทักษะการเขียนที่ค่อนข้างแตกต่างจากทักษะอื่นๆ เนื่องจากต้องใช้ทักษะที่สำคัญอีกอย่างหนึ่ง นั่นคือ การฟัง หากคุณเป็นผู้ฟังที่ดี มีความใส่ใจในรายละเอียดที่ดี และไม่ต้องสนใจการค้นคว้าใดๆ เลย คุณอาจประสบความสำเร็จอย่างมากในฐานะนักถอดความ เนื้อหาหรือนักเขียนคำโฆษณาที่เป็นที่ยอมรับหลายคนพบว่าการย้ายไปสู่การถอดความเป็นเรื่องที่ท้าทายเพียงเพราะพวกเขาไม่รู้ว่าจะคาดหวังอะไร นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้รวบรวมเคล็ดลับสำหรับนักเขียนเหล่านี้เพื่อช่วยคุณสร้างการถอดเสียงที่มีคุณค่าและอ่านง่ายสำหรับลูกค้าของคุณ

การถอดเสียงใช้เวลานานกว่าที่คุณคิด

มีความเข้าใจผิดทั่วไปที่ว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับนักเขียนที่มีประสบการณ์ที่แตะต้องการพิมพ์ คุณสามารถถอดเสียงได้เร็วที่สุดเท่าที่เสียงดำเนินไป ดังนั้น สำหรับสิบนาทีของการพูดที่บันทึกไว้ คุณจะต้องใช้เวลาในการถอดเสียงเป็นคำสิบนาที นั่นเป็นตำนานที่สมบูรณ์และทำให้นักเขียนมีความคาดหวังที่ผิดๆ การถอดเสียงคำพูดอาจใช้เวลานานถึงหกเท่า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับคุณภาพเสียงและมีคำศัพท์ที่คุณต้องค้นคว้าเพื่อการสะกดคำหรือความแตกต่างเล็กน้อยหรือไม่ เสียงสิบนาทีนั้นอาจใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงในการถอดเสียง ไม่น่าจะใช่ มีแนวโน้มว่าจะใช้เวลา 30-35 นาที และเมื่อคุณมีประสบการณ์มากขึ้น คุณจะเร็วขึ้น

เมื่อใดก็ตามที่คุณใส่ไว้สำหรับการถอดความ ให้เพิ่มอีกอย่างน้อย 10% ทั้งนี้เพื่อให้สตรีมเสียงหยุดนิ่ง พักห้องน้ำ แมวกระโดดเข้ามาหาคุณ และต้องติดต่อประสานงานกับลูกค้าเมื่อมีบางอย่างที่ไม่เข้าท่าจริงๆ ในบันทึกนั้น...

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไร

ลูกค้าส่วนใหญ่ที่มีการถอดเสียงบทสัมภาษณ์หรือการประชุมจะมีแนวทางสไตล์ที่พวกเขาต้องการให้คุณปฏิบัติตาม หากไม่เป็นเช่นนั้น มีคำถามสองสามข้อที่คุณสามารถขอให้ป้องกันตัวเองจากน้ำร้อนได้:

• คุณควรถอดความคำสาปแช่งหรือใส่ร้ายป้ายสีหรือไม่? หากไม่ ลูกค้าต้องการให้คุณจัดการกับสิ่งเหล่านี้อย่างไร
• คุณควรถอดเสียงคำที่ขึ้นต้นผิด คำที่ไม่ถูกต้อง และประโยคที่แตกเป็นคำต่อคำ หรือลูกค้าอยากให้คุณเปลี่ยนประโยคที่สับสนเพื่อให้เข้าใจหรือไม่ โดยทั่วไปเรียกว่า "คำต่อคำที่สะอาด" และเป็นคำขอทั่วไปจากลูกค้าที่มีการถอดเสียงเป็นคำเป็นประจำ
• ลูกค้าต้องการให้ผู้เขียนนำเสนอการถอดความอย่างไร พวกเขาต้องการคำนำหรือคำพูดตรง ๆ หรือไม่? พวกเขาต้องการชื่อเต็มหรือชื่อย่อหรือไม่?
• ลูกค้าต้องการการประทับเวลาสำหรับผู้พูดใหม่แต่ละคนหรือไม่?

ทำให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าลูกค้าต้องการอะไรกันแน่ เพื่อป้องกันการแก้ไขที่ไม่จำเป็นในภายหลัง นอกจากนี้ ลูกค้าที่ไม่เคยมีนักเขียนจะทำการถอดความให้พวกเขามาก่อนจะประทับใจที่คุณให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ฟังดูง่าย แต่ง่ายที่จะพูดว่า "ใช่" ในงานถอดความ แล้วจู่ๆ ก็รู้ว่าคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ที่จำเป็น ตามแนวทางทั่วไป:

• ปกติแล้วการโทรด้วย Zoom ที่บันทึกไว้จะต้องใช้รหัสเข้าใช้และลิงก์
• ไฟล์บน Google ไดรฟ์จำเป็นต้องให้สิทธิ์เข้าถึงที่อยู่อีเมลเฉพาะ ดังนั้นลูกค้าของคุณจะรู้ว่าต้องใช้ที่อยู่อีเมลใด
• หากคุณต้องการไฟล์สนับสนุนที่อ้างถึงในไฟล์เสียงถอดเสียง ให้ตรวจสอบคำขอของคุณจากลูกค้าก่อนเริ่มงาน

เมื่อคำนึงถึงเคล็ดลับสำหรับนักเขียนเหล่านี้แล้ว คุณควรเริ่มงานถอดความอย่างรวดเร็วแทนที่จะปล่อยให้ใกล้ถึงกำหนดส่ง หากจู่ๆ คุณพบว่าคุณสั้นไฟล์หนึ่งหรือสองไฟล์ คุณควรมีเวลาหลายวันในการจัดเรียงไฟล์ ดีกว่าสองสามชั่วโมง!

รับเครื่องมือถอดความที่เหมาะสม

คุณอาจต้องการเครื่องมือใดยกเว้นคอมพิวเตอร์และไฟล์ที่เกี่ยวข้องตามที่กล่าวไว้ สำหรับการเริ่มต้น หูฟังตัดเสียงรบกวนคู่หนึ่งสร้างความแตกต่างอย่างมากให้กับนักเขียนที่ต้องการสร้างการถอดความที่ประสบความสำเร็จ ความสามารถในการจดจ่อกับเสียงอย่างเต็มที่ช่วยให้คุณถอดเสียงได้เร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

มี เครื่องมือออนไลน์ฟรีที่ ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับนักถอดความหรือนักเขียนที่ทำการถอดความเป็นครั้งคราว หลายคนจะอนุญาตให้คุณทำเครื่องหมายประทับเวลาและถอดเสียงลงในแอปโดยตรงโดยไม่ต้องตวัดระหว่างไฟล์ต้นฉบับและโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ เครื่องมือเช่นนี้ไม่จำเป็น แต่สามารถทำให้การถอดเสียงง่ายขึ้นและช่วยให้คุณมุ่งเน้นที่ความแม่นยำได้

อย่างน้อยที่สุด ให้ติดตั้งเครื่องเล่นเสียงที่เหมาะสมไว้บนเดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อปของคุณ และทดสอบเพื่อให้แน่ใจว่าคอมพิวเตอร์และการเชื่อมต่อบรอดแบนด์ของคุณสามารถจัดการกับการสตรีมไฟล์เสียงได้อย่างหมดจดก่อนที่จะดำเนินการถอดความ

กระบวนการถอดความของคุณ

มีสองวิธีหลักในการถอดความ: การถอดความแบบเย็นและการถอดความแบบร่าง การถอดความแบบเย็นเป็นการถอดเสียงไฟล์เสียงแบบเต็มในรูปแบบที่ถูกต้อง โดยไม่ต้องฟังไฟล์มาก่อน วิธีนี้อาจใช้โดยผู้ถอดเสียงที่มีประสบการณ์มากกับลูกค้าและความต้องการของลูกค้า หรือโดยผู้ถอดเสียงที่คุ้นเคยกับหัวข้อนี้มาก

เป็นเรื่องปกติมากขึ้นสำหรับนักเขียนที่จะเริ่มการถอดเสียงเป็นคำโดยฟังเสียงแบบเต็ม วิธีนี้ช่วยให้ผู้เขียนเข้าใจว่าหัวข้อนั้นเกี่ยวกับอะไร เลือกชื่อ คำศัพท์ หรือคำที่ไม่ธรรมดาที่ค้นคว้า และช่วยให้ผู้เขียนจดบันทึกคำถามที่ต้องการถามลูกค้าก่อนเริ่มถอดความ

หลังจากฟังครั้งแรกแล้ว เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับนักเขียนในการเริ่มต้นการถอดความของคุณ ได้แก่:

• เขียนร่างฉบับแรก รวมทั้งข้อมูลให้มากที่สุด
• พิจารณาใช้ตัวย่อสำหรับคำทั่วไป ใช้ฟังก์ชัน "ค้นหาและแทนที่" ได้ง่ายๆ เพื่อเปลี่ยนตัวย่อเป็นคำเต็ม แต่คุณต้องสม่ำเสมอเพื่อประหยัดเวลา!
• ฟังเสียงอีกครั้งในขณะที่อ่านการถอดเสียงเป็นคำและแก้ไขข้อผิดพลาดหรือเพิ่มข้อมูลที่ขาดหายไป
• หากมีพื้นที่ของเสียงที่เข้าใจยากเป็นพิเศษ ให้ลองเปลี่ยนความเร็วหากเป็นไปได้ ความเร็วที่ช้าลงอาจช่วยเลือกคำที่ซับซ้อน แต่บางครั้ง การเพิ่มความเร็วของเสียงอาจช่วยให้คำมีความหมายในประโยคได้
• ตรวจสอบงานของคุณเพื่อดูว่ามีอะไรที่ไม่สมเหตุสมผลหรือไม่ หากไม่แน่ใจ ให้อ้างอิงกับลูกค้าของคุณหรือคู่มือสไตล์ของลูกค้าของคุณ
• จัดรูปแบบการถอดเสียงของคุณตามความต้องการของลูกค้า

อาจมีบางครั้งที่คุณไม่สามารถแยกแยะคำหรือประโยคที่ไร้สาระได้ นั่นเป็นสิ่งที่คาดหวัง กี่ครั้งแล้วที่คุณอยู่ในที่ประชุมและเดินเตร่สักสองสามนาที? ดูเหมือนว่าผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่มีเวลาเลย แต่สำหรับผู้ถอดความโดยเฉพาะ ประโยคเหล่านั้นสามารถรู้สึกเหมือนเป็นชั่วโมง! ตรวจสอบกับลูกค้าของคุณว่าพวกเขาต้องการให้คุณจัดการกับอินสแตนซ์เหล่านี้อย่างไร เป็นเรื่องปกติที่จะใช้สัญลักษณ์บางอย่างเพื่อระบุคำพูดที่หายไปหรือไม่ได้ยิน หรือใช้คำว่า [ไม่ได้ยิน] ในวงเล็บภายในประโยค ผู้เขียนอาจใช้ [sic] เพื่อพิจารณาข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ เสียงเช่น [หัวเราะ] หรือ [ครอสทอล์ค] อาจได้รับการจัดการในลักษณะเดียวกัน

ลูกค้าของคุณอาจมีวิธีเฉพาะเจาะจงที่พวกเขาต้องการให้คุณจัดการกับการหยุดการสนทนาชั่วคราว พวกเขาอาจต้องการระบุสิ่งเหล่านี้… [หยุดชั่วคราว]… หรือไม่รักษาการไหลสม่ำเสมอในการถอดความ ท้ายที่สุดแล้ว โดยปกติจะขึ้นอยู่กับว่าการถอดความนั้นมีไว้สำหรับการบริโภคในที่สาธารณะหรือภายใน การถอดเสียงเป็นคำในที่สาธารณะ เช่น การสัมมนาผ่านเว็บหรือวิดีโอ YouTube คุณน่าจะปรับปรุงให้เรียบร้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ โดยไม่สนใจคำต่อคำและหยุดชั่วคราว การถอดเสียงเป็นคำภายในมีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตามกฎที่มีความแม่นยำสูงมากกว่า และรวมถึงการหยุดชั่วคราวและข้อผิดพลาดด้วย

หวังว่าในฐานะนักเขียน ตอนนี้คุณควรมีความคิดที่ดีเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นการถอดเสียงสำหรับลูกค้าของคุณ เคล็ดลับสำหรับนักเขียนของเราเน้นถึงความรับผิดชอบหลักของนักถอดความ แต่สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเมื่อคุณมีประสบการณ์มากขึ้น สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่จะกลายเป็นเรื่องธรรมดาไป เช่นเดียวกับทักษะใด ๆ มันคือก้าวแรกและลงมือทำที่มีความสำคัญ!

หากคุณกำลังมองหาใครสักคนที่จะจัดการกับการสัมภาษณ์ การประชุม การสัมมนาผ่านเว็บ และอื่นๆ ที่คุณบันทึกไว้ พูดคุยกับ Scripted และติดต่อกับนักถอดความและนักเขียนที่มีประสบการณ์ได้แล้ววันนี้