Come battere la fatica degli eventi virtuali. Un'intervista con Josh King di emc3

Non sarebbe un'esagerazione dire che l'industria degli eventi globali è stata decimata negli ultimi mesi.

Con i grandi raduni vietati per motivi di salute e sicurezza, eventi di ogni tipo (compresi alcuni dei più grandi eventi del loro genere come Wimbledon, Euro 2020 e più vicini a casa per noi nerd del marketing digitale, INBOUND) sono stati cancellati.

Altri sono stati rinviati in attesa della guida del governo.

Ma poiché gli eventi fisici sono passati in secondo piano, gli eventi virtuali si sono spostati dalla periferia e sono diventati più popolari che mai.

Sono sicuro che ormai siamo tutti abituati a usare Zoom e a fissare i nostri volti durante le riunioni, giusto?

Per avere informazioni dettagliate su come l'industria degli eventi si è adattata ai recenti cambiamenti e cosa riserva il futuro per gli eventi fisici e virtuali, abbiamo parlato con Josh King, responsabile dello sviluppo aziendale presso la gestione degli eventi e l'agenzia creativa emc3.

Josh ci ha parlato del buono, del cattivo e, in alcuni casi, del brutto di come l'industria degli eventi ha affrontato l'impatto del COVID-19 e abbiamo anche accennato alla necessità di maggiore chiarezza e standardizzazione del governo per il settore come totale.

D - Osservando la situazione odierna, in che modo l'industria degli eventi è cambiata o si è adattata per affrontare l'impatto del COVID-19

JK - “È stata una transizione interessante per l'industria degli eventi e non credo si possa negare che sia stata colpita duramente. Alcune agenzie più piccole hanno chiuso i battenti, i migliori locali del mondo sono vuoti o sono stati convertiti in ospedali di emergenza e alcuni straordinari professionisti sono stati licenziati o hanno perso il lavoro.

“Molte aziende in tutto il mondo hanno dovuto prendere la difficile decisione di annullare o posticipare i propri eventi, altre si sono orientate verso eventi virtuali.

“A gennaio avevamo identificato che il settore si stava dirigendo verso il virtuale, quindi per noi la transizione è stata piuttosto fluida. Ci siamo allineati con alcuni grandi partner che hanno offerto soluzioni per eventi virtuali e formato il nostro team all'inizio dell'anno.

“Di recente abbiamo collaborato con Drift per produrre RevGrowth Virtual Summit, che ha attirato oltre 8.700 partecipanti in sei settimane, quindi c'è un appetito per buoni eventi virtuali.

“Ma alcune aziende hanno davvero lottato. C'è stato un abbattimento di liberi professionisti e appaltatori in tutto il settore e molte persone hanno perso il lavoro. C'era una vera mancanza di altruismo ed era abbastanza spaventoso da vedere.

“Penso che il coronavirus abbia evidenziato alcune disparità nel nostro settore e nella società nel suo insieme e questo è qualcosa che deve essere affrontato quando la polvere si sarà depositata. Ho sentito storie dell'orrore di amici intimi che sono stati licenziati prima che fosse annunciato il programma di congedo e il loro datore di lavoro si è rifiutato di licenziarli nonostante fosse la raccomandazione del governo in quel momento.

“D'altra parte, hai visto l'emergere di alcuni leader straordinari nel settore degli eventi. Anna Marie di AMTEvents è una che ha lanciato un gruppo di supporto per le persone che sono state licenziate.

"Anthony Kelly, uno dei co-presidenti della Society of Incentive Travel Excellence, ha condiviso alcuni contenuti davvero utili per i professionisti dell'evento e Holly Crocker del nostro stesso team ha recentemente lanciato una campagna chiamata Boxes for Bravery per supportare il SSN e i lavoratori chiave in collaborazione con alcuni grandi marchi tra cui Four Seasons, Mandarin Oriental e Candy Kittens”.

D - Quanto tempo impiegherà l'industria degli eventi a riprendersi da ciò che è accaduto intorno al COVID-19? - Gli eventi fisici sono terminati per il 2020?

JK - “Non credo che nel 2020 vedremo grandi conferenze di più giorni e più tracce, ma speriamo di vedere alcuni roadshow ed eventi più piccoli. Penso che la maggior parte degli eventi sarà ibrida per i prossimi 12-18 mesi, almeno.

“Con le restrizioni di viaggio in atto, la maggior parte degli eventi sarà più localizzata e regionale con un elemento digitale. Sono ottimista perché personalmente amo gli eventi faccia a faccia e non penso che ci sia un sostituto per il potere della connessione umana.

“Penso che in questo momento ci sia una mancanza di chiarezza da parte del governo su come sarà esattamente la strada per la ripresa.

“Abbiamo effettivamente contattato Sadiq Khan in collaborazione con Team Safety Services, che sono esperti di salute e sicurezza, per chiedere una certa standardizzazione nel settore degli eventi. È importante che le sedi, le agenzie e le imprese in tutto il paese abbiano linee guida chiare e accesso agli strumenti di cui hanno bisogno per mantenere il pubblico al sicuro e aiutare la nostra economia e il nostro settore a iniziare a riprendersi.

"Il settore degli eventi vale circa 40-50 miliardi di sterline per l'economia del Regno Unito secondo le statistiche condivise da Eventbrite e gli eventi creano oltre mezzo milione di posti di lavoro in questo paese, quindi è un settore importante che non ottiene abbastanza riconoscimenti".

D - Tutti si sono abituati all'idea degli eventi digitali nell'ultimo mese, ma quanto erano popolari prima?

JK - “Basta guardare l'aumento delle persone che usano Zoom per capire che c'è stato un enorme spostamento verso gli eventi digitali. A dicembre 2019 Zoom contava circa 10 milioni di utenti, ora ne ha oltre 300 milioni.

“Gli eventi ibridi stavano diventando più popolari e quasi tutti i nostri grandi spettacoli avevano una sorta di live streaming incorporato al loro interno. Che fosse lo streaming dal palco principale o lo streaming live di un'area studio.

“È un ottimo modo per i marchi di aumentare la propria visibilità e portata e promuovere la consapevolezza e il coinvolgimento dei marchi.

"Il coronavirus ha accelerato la trasformazione digitale nel settore degli eventi e le aziende che tradizionalmente non si sarebbero impegnate con eventi virtuali e ibridi si sono viste forzare le mani".

D - Cosa rende un buon evento digitale? Questo è diverso da un evento fisico?

“Hai ancora bisogno della stessa attenzione ai dettagli.

“Ci sono molte parti in movimento in un evento digitale ed è necessario porre un forte accento sulla produzione di comunicazioni pre-evento accattivanti per aumentare la consapevolezza.

"Al momento c'è un sacco di rumore bianco da webinar, quindi è importante fornire contenuti realizzati da esperti, ottenere il posizionamento corretto ed eliminare l'elettricità statica.

“Ricorda, non stai cercando di replicare un evento dal vivo. Stai cercando di creare un'esperienza virtuale coinvolgente e memorabile.

“C'è una differenza e devi adattare il tuo formato per evitare alti tassi di abbandono e basso coinvolgimento.

“Devi ancora avere una missione e una visione chiare per l'evento, hai bisogno di una sequenza temporale per creare contenuti, registrare le presentazioni dei tuoi relatori (se non sono dal vivo) e costruire la tua piattaforma virtuale.

"Devi considerare quale sia la piattaforma giusta per il tuo evento, devi scegliere relatori che risuoneranno con il tuo pubblico e devi assicurarti di commercializzare correttamente l'evento".

D - Abbiamo visto storie secondo cui le chiamate digitali tramite Zoom ecc. sono più difficili delle riunioni fisiche: come puoi organizzare eventi digitali e assicurarti che tutti siano coinvolti?

“Abbiamo dedicato molto tempo alla ricerca di piattaforme di eventi virtuali per garantire che l'esperienza dei partecipanti sia fantastica quando forniamo eventi online, quindi scegli la tua piattaforma nel modo giusto.

“Passiamo molto tempo a informare i relatori, anche più di quanto facciamo normalmente. Gli impegni di conversazione virtuale sono ancora piuttosto nuovi per la maggior parte dei relatori, quindi è importante investire tempo per assicurarsi che le sessioni siano raffinate, professionali e coinvolgenti.

“Per interrompere eventi più lunghi, invece di usare le pause caffè e pranzo, abbiamo fatto cose come yoga appositamente curati e allenamenti HIIT, abbiamo anche fatto masterclass di cocktail in cui gli ospiti possono imparare a preparare i drink a casa.

"Dipende tutto dal tuo budget, ovviamente."

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