Cómo vencer la fatiga del evento virtual. Una entrevista con Josh King de emc3

No sería una exageración decir que la industria de eventos globales ha sido diezmada en los últimos meses.

Debido a la prohibición de grandes reuniones por razones de salud y seguridad, se cancelaron eventos de todo tipo (incluidos algunos de los eventos más importantes de su tipo, como Wimbledon, Euro 2020 y más cerca de casa para nosotros, los nerds del marketing digital, INBOUND).

Otros han sido pospuestos en espera de la orientación del gobierno.

Pero a medida que los eventos físicos han pasado a un segundo plano, los eventos virtuales se han movido de la periferia y se han vuelto tan populares como siempre.

Estoy seguro de que ahora todos estamos acostumbrados a usar Zoom y mirarnos a la cara durante las reuniones, ¿verdad?

Para obtener información detallada sobre cómo la industria de eventos se ha adaptado a los cambios recientes y qué depara el futuro para los eventos físicos y virtuales, hablamos con Josh King, jefe de desarrollo comercial en la agencia creativa y de gestión de eventos emc3.

Josh nos habló sobre lo bueno, lo malo y, en algunos casos, lo feo de cómo la industria de eventos ha lidiado con el impacto de COVID-19, y también mencionamos la necesidad de una mayor claridad y estandarización del gobierno para la industria como un entero.

P - Mirando la situación actual, ¿cómo ha cambiado o se ha adaptado la industria de eventos para lidiar con el impacto de COVID-19?

JK - “Ha sido una transición interesante para la industria de eventos y no creo que se pueda negar que ha sido golpeada bastante fuerte. Algunas agencias más pequeñas han cerrado sus puertas, los mejores lugares del mundo están vacíos o se han convertido en hospitales de emergencia y algunos profesionales increíbles han sido suspendidos o han perdido sus trabajos.

“Muchas empresas de todo el mundo tuvieron que tomar la difícil decisión de cancelar o posponer sus eventos, otras recurrieron a eventos virtuales.

“Habíamos identificado en enero que la industria se dirigía hacia lo virtual, por lo que para nosotros la transición fue bastante fluida. Nos alineamos con algunos excelentes socios que ofrecieron soluciones de eventos virtuales y capacitaron a nuestro equipo a principios de año.

“Recientemente colaboramos con Drift para producir RevGrowth Virtual Summit, que atrajo a más de 8700 asistentes en seis semanas, por lo que hay apetito por buenos eventos virtuales.

“Pero algunas empresas realmente han tenido problemas. Hubo una selección de trabajadores independientes y contratistas en toda la industria y muchas personas perdieron sus trabajos. Hubo una verdadera falta de altruismo y fue bastante aterrador verlo.

“Creo que el coronavirus ha resaltado algunas disparidades en nuestra industria y en toda la sociedad y eso es algo que debe abordarse cuando se asiente el polvo. Escuché historias de terror de amigos cercanos que fueron despedidos antes de que se anunciara el plan de licencia y su empleador se negó a hacerlo a pesar de que era la recomendación del gobierno en ese momento.

“Por otro lado, ha visto el surgimiento de algunos líderes increíbles en la industria de eventos. Anna Marie de AMTEvents es una de ellas, que lanzó un grupo de apoyo para personas que han sido suspendidas.

“Anthony Kelly, uno de los copresidentes de Society of Incentive Travel Excellence, ha estado compartiendo contenido realmente útil para los profesionales de eventos y Holly Crocker, de nuestro propio equipo, lanzó recientemente una campaña llamada Boxes for Bravery para apoyar al NHS y a los trabajadores clave en colaboración. con algunas grandes marcas como Four Seasons, Mandarin Oriental y Candy Kittens”.

P - ¿Cuánto tiempo le tomará a la industria de eventos recuperarse de lo que ha sucedido en torno al COVID-19? - ¿Están terminados los eventos físicos para el 2020?

JK: “No creo que veamos conferencias grandes, de varios días y de múltiples pistas en 2020, pero esperamos ver algunos roadshows y eventos más pequeños. Creo que la mayoría de los eventos serán híbridos durante los próximos 12 a 18 meses, como mínimo.

“Con las restricciones de viaje vigentes, la mayoría de los eventos serán más localizados y regionales con un elemento digital. Soy optimista porque personalmente me encantan los eventos cara a cara y no creo que haya un reemplazo para el poder de la conexión humana.

“Creo que hay una falta de claridad por parte del Gobierno en este momento sobre cómo será exactamente el camino hacia la recuperación.

“De hecho, nos comunicamos con Sadiq Khan en asociación con Team Safety Services, que son expertos en salud y seguridad, para solicitar cierta estandarización en la industria de eventos. Es importante que los lugares, las agencias y las empresas de todo el país tengan pautas claras y acceso a las herramientas que necesitan para mantener la seguridad del público y ayudar a que nuestra economía y nuestra industria comiencen a recuperarse.

“El sector de los eventos tiene un valor de entre £40 y £50 mil millones para la economía del Reino Unido según las estadísticas compartidas por Eventbrite y los eventos crean más de medio millón de empleos en este país, por lo que es un sector importante que no recibe suficiente reconocimiento”.

P - Todo el mundo se ha acostumbrado más a la idea de los eventos digitales en el último mes, pero ¿qué tan populares eran antes?

JK: “Solo tienes que ver el aumento de personas que usan Zoom para comprender que ha habido un gran cambio hacia los eventos digitales. En diciembre de 2019, Zoom tenía aproximadamente 10 millones de usuarios, ahora tiene más de 300 millones.

“Los eventos híbridos se estaban volviendo más populares y casi todos nuestros grandes espectáculos tenían algún tipo de transmisión en vivo incorporada. Ya sea transmitiendo el escenario principal o transmitiendo en vivo un área de estudio.

“Es una excelente manera para que las marcas aumenten su visibilidad y alcance, e impulsen la conciencia y el compromiso de las marcas.

“El coronavirus ha acelerado la transformación digital en la industria de eventos y las empresas que tradicionalmente no se habrían comprometido con eventos virtuales e híbridos se han visto forzadas”.

P - ¿Qué hace un buen evento digital? ¿Difiere esto de un evento físico?

“Todavía necesitas la misma atención al detalle.

“Hay muchas partes móviles en un evento digital, y es necesario poner mucho énfasis en producir comunicados atractivos previos al evento para generar conciencia.

“Hay mucho ruido blanco de seminarios web en este momento, por lo que es importante ofrecer contenido elaborado por expertos, posicionarse correctamente y eliminar la estática.

“Recuerde, no está tratando de replicar un evento en vivo. Está tratando de crear una experiencia virtual atractiva y memorable.

“Hay una diferencia y tienes que adaptar tu formato para evitar altas tasas de deserción y bajo compromiso.

“Todavía necesita tener una misión y una visión claras para el evento, necesita un cronograma para crear contenido, grabar las presentaciones de sus oradores (si no son en vivo) y construir su plataforma virtual.

"Debe considerar cuál es la plataforma adecuada para su evento, debe elegir oradores que resuenen con su audiencia y debe asegurarse de comercializar el evento correctamente".

P: Hemos visto historias de que las llamadas digitales a través de Zoom, etc., son más difíciles que las reuniones físicas. ¿Cómo puede realizar eventos digitales y aún así asegurarse de que todos participen?

“Hemos dedicado mucho tiempo a investigar plataformas de eventos virtuales para asegurarnos de que la experiencia de los asistentes sea increíble cuando ofrecemos eventos en línea, así que elija su plataforma adecuada.

“Pasamos mucho tiempo informando a los oradores, incluso más de lo que hacemos normalmente. Los compromisos de oradores virtuales aún son bastante nuevos para la mayoría de los oradores, por lo que es importante invertir tiempo para asegurarse de que las sesiones sean pulidas, profesionales y atractivas.

“Para dividir eventos más largos, en lugar de tomar café y almorzar, hemos hecho cosas como ejercicios de yoga y HIIT especialmente seleccionados, incluso hemos realizado clases magistrales de cócteles donde los invitados pueden aprender a preparar bebidas en casa.

“Todo depende de tu presupuesto, por supuesto”.

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