Che cos'è un piano di progetto trasparente e perché ne hai bisogno?

La trasparenza con le parti interessate in un progetto è essenziale per mantenerlo attivo.

Hai appena ottenuto un grosso contratto, che sarebbe potuto andare al tuo più grande concorrente. Ma hai sottovalutato il pesce grosso nello stagno promettendo velocità, agilità e abilità per completare il progetto in tempo e nei parametri del cliente.

In qualità di imprenditore, non sei preoccupato delle capacità e delle capacità del tuo team di marketing per stupire il cliente. Tuttavia, con tutti i cambiamenti di carriera in corso ultimamente, non vuoi che i dettagli vitali del progetto trapelino ai tuoi concorrenti in un campo altamente conteso per l'acquisizione di nuovi affari nel tuo settore. Vuoi che il tuo team abbia successo anche nel tuo marketing con progetti interni.

Ma vuoi anche potenziare il tuo team in ogni fase del progetto perché hanno bisogno di tutti i vantaggi possibili per superare le aspettative del cliente. Dare priorità alla trasparenza nella comunicazione della gestione del progetto è un aspetto vitale di cui hai bisogno per avere successo.

1. Cos'è un piano di progetto trasparente?

Un piano trasparente inizia con una comunicazione aperta sulla gestione del progetto per garantire che tutte le parti interessate abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno. Potrebbero aver bisogno di accedere a documenti, e-mail, riunioni, formazione o risorse digitali e fisiche. Questi elementi dovrebbero essere efficienti e facili da trovare, mentre l'integrazione del software di collaborazione rappresenta un altro elemento vitale che potresti apportare alla gestione dei progetti.

Hai bisogno che tutti siano sulla stessa pagina quando si tratta del progetto nel suo insieme, ma devi anche assicurarti che ogni persona sia consapevole di chi sta svolgendo ciascuna attività. I project manager devono inoltre disporre di un modo rapido e semplice per accedere a documenti, note e comunicazioni tra le parti interessate per assicurarsi che un progetto rispetti la pianificazione.

2. Perché la trasparenza è importante nella gestione di un progetto?

La trasparenza aiuta i membri del team a rispettare le tempistiche del progetto, a risolvere i problemi man mano che si presentano e a portare avanti un progetto per rispettare i risultati finali in tempo.

In effetti, le persone che utilizzano il software di gestione dei progetti preferiscono che abbia funzionalità di collaborazione, secondo un sondaggio condotto su 243 professionisti del settore che utilizzano il software di gestione dei progetti (PM) settimanalmente. Un totale del 54% degli intervistati ha preferito strumenti di collaborazione e comunicazione integrati, mentre il 13% ha preferito uno strumento di collaborazione autonomo, secondo Software Advice. ^{[ 1 ]} Le funzionalità di collaborazione aiutano proprietari e manager a mantenere la comunicazione e la trasparenza della gestione del progetto all'interno di un team.

Nell'era del lavoro a distanza, la comunicazione e la collaborazione sono ancora più importanti per le piccole imprese. I dipendenti delle piccole imprese ibride, nel senso che lavorano di persona e in remoto per parti della settimana lavorativa, affermano che le due principali sfide del modello di lavoro ibrido includono il mantenimento della produttività (40%) e la comunicazione e la collaborazione efficaci (35%) durante un progetto , secondo il sondaggio del 2021 di GetApp[*] su 503 responsabili delle decisioni e 488 dipendenti di piccole imprese statunitensi. Poiché l'adozione del modello ibrido è avvenuta nella maggior parte di queste aziende, due sfide costanti includono la gestione della produttività e il mantenimento di una comunicazione e collaborazione efficaci nel team di progetto. I tuoi strumenti di gestione del progetto sono vitali per questa comunicazione continua con i team remoti.

Come proprietario di un progetto o imprenditore, potresti essere reticente ad avere piena trasparenza con tutti i membri dell'azienda. Non tutti hanno bisogno di conoscere il valore del contratto oi dettagli del contratto. Tuttavia, hai soluzioni alternative se manager e membri del team sono preoccupati per la redditività. Piuttosto che definire quanto vale un contratto, mostra il numero massimo di ore di cui ogni membro dello staff ha bisogno per lavorare su una particolare attività. Quindi fai capire loro che diventa più redditizio se i team riescono a portare a termine il progetto più velocemente.

3. Quali caratteristiche definiscono un progetto trasparente?

Proprietari e gestori possono ancora definire chiaramente gli aspetti di un progetto senza divulgarne gli aspetti finanziari.

Le scadenze sono fondamentali per portare avanti un progetto e completarlo in tempo. Tutti dovrebbero avere un modo per tenere traccia del tempo dedicato a un progetto per sapere se stanno raggiungendo i propri obiettivi. Ogni obiettivo all'interno di un progetto dovrebbe essere chiaro e avere una scadenza chiara.

Le parti interessate dovrebbero sapere esattamente quali compiti devono svolgere durante un progetto. Sebbene ci possano essere sovrapposizioni per le assenze del personale o se qualcuno ha bisogno di aiuto, avere ruoli chiaramente definiti aiuterà tutti a rimanere concentrati senza duplicare gli sforzi.

Tutti hanno bisogno di strumenti e risorse per raggiungere i propri obiettivi entro il periodo di tempo assegnato. Autorizza le parti interessate nel progetto assicurandoti che dispongano degli strumenti, dei prodotti e dei servizi giusti. La comunicazione della gestione del progetto è fondamentale qui perché i responsabili del team dovrebbero chiedere ai loro compagni di squadra di cosa hanno bisogno per avere successo.

4. Quali sono le insidie ​​della mancanza di trasparenza durante la pianificazione del progetto?

Qualsiasi progetto, grande o piccolo, può andare storto per diversi motivi. È importante cogliere i problemi non appena si verificano perché è più facile risolverli subito piuttosto che aspettare se la difficoltà si trasforma in qualcosa di più grande più avanti.

I problemi di comunicazione interna tra il personale possono ritardare le fasi di un progetto. Una mancanza di comunicazione da parte di un cliente può anche causare il mancato rispetto delle scadenze, anche se non è colpa del tuo team. Costruisci in tempistiche alterate nel caso qualcosa vada storto.

Un quarto dei progetti ha meno del 50% di possibilità di fornire risultati in tempo, secondo il nostro sondaggio condotto su 422 project manager.[**] Ciò contribuisce a ridurre il valore aziendale fornito ai clienti e a una maggiore probabilità di superare il budget e oltre la tempistica originale per il completamento.

Rimanere al passo con gli intoppi e riconoscere che qualcosa non andrà secondo i piani è la chiave per mitigare i problemi in modo efficiente.

5. Quali sono i vantaggi di un piano di progetto trasparente?

Avere un piano di progetto chiaramente definito aiuta tutti coloro che ci lavorano e il progetto stesso. Tutti comprendono le aspettative e le scadenze, vedono il quadro generale ei piccoli dettagli e portano il progetto verso il completamento.

5.1 Ottimizza il lavoro di squadra

Quando tutti sanno quali ruoli svolgono tutti gli altri, le persone hanno una migliore comprensione delle funzioni del proprio team nell'ambito più ampio di un progetto. Conoscere queste cose migliora la comunicazione della gestione del progetto, la responsabilità e chi chiedere assistenza (se necessario).

5.2 Attenua il mal di testa

Alcune attività non possono essere avviate finché altre attività non sono state completate. Quando si verificano ritardi, i project manager e i membri del team possono identificare come evitare ulteriori ritardi. Serve anche come strumento di apprendimento per aiutare l'intero team a comprendere l'importanza di rispettare le scadenze.

5.3 Motiva i dipendenti

Scadenze trasparenti e comunicazioni chiare sulla gestione del progetto motivano i dipendenti a ritenere ognuno responsabile delle proprie azioni. Gli individui possono vedere esattamente quale impatto hanno le loro attività su tutti gli altri mentre seguono un progetto.

6. Soluzioni rapide per facilitare la trasparenza del piano di progetto

Alcuni risultati rapidi e soluzioni che possono facilitare la trasparenza del piano di progetto includono:

Condividi calendari/timeline di tutte le parti interessate. Solo sapere quando altre attività sono state completate, soprattutto quando ci sono dipendenze, può far avanzare un progetto al ritmo giusto.

Organizza riunioni per brainstorming e aggiornamenti di stato. I check-in settimanali del team e gli aggiornamenti di stato mensili sono appropriati qui. I check-in individuali sono una buona idea per chiedere se qualcuno ha bisogno di assistenza.

Utilizza strumenti digitali come software di gestione dei progetti , software di gestione del flusso di lavoro e strumenti di collaborazione. Possono ridurre le attività banali migliorando la comunicazione con tutti i soggetti coinvolti.

Festeggia i successi nel raggiungimento degli obiettivi! Anche se un progetto non è stato portato a termine fino in fondo, arrivare a un nuovo livello offre un motivo per festeggiare.

Resta sintonizzato per la seconda parte di questa serie, dove discuteremo le istruzioni dettagliate per creare un piano di progetto trasparente.