Cara Menentukan Kapan Tim Anda Siap untuk Demo Opsi Perangkat Lunak

Sempurnakan pencarian perangkat lunak tim Anda dan percaya diri untuk mulai menguji dan membandingkan berbagai pilihan perangkat lunak.

Saat Anda mengenali kebutuhan yang dimiliki karyawan Anda dalam pekerjaan sehari-hari, insting Anda adalah mencari cara untuk membantu. Dan di dunia kerja saat ini, hal itu sering kali berarti mencari perangkat lunak baru untuk mendukung tim Anda. Menurut survei Capterra, 69% UKM berencana membelanjakan lebih banyak untuk teknologi dan perangkat lunak tahun depan [*].

Lagi pula, perangkat lunak telah menjadi bagian penting dari cara kami menyusun strategi, merencanakan, memprioritaskan, dan melaksanakan pekerjaan kami. Dari manajemen proyek hingga alat kolaborasi dan platform konferensi video, aplikasi dan perangkat lunak adalah bahan bakar yang membuat bisnis modern berjalan secara efisien.

Namun, bagaimana Anda tahu kapan saat yang tepat untuk mulai menguji work tool baru untuk tim Anda? Teruslah membaca untuk mendapatkan panduan tentang cara mengetahui apakah tim Anda siap untuk mulai mendemonstrasikan opsi perangkat lunak, dan cara mempersiapkan mereka untuk proses tersebut.

Bagaimana mengetahui kapan saatnya menguji perangkat lunak baru

Tidak pernah mudah ketika tim Anda menghadapi tantangan yang mencegah mereka melakukan pekerjaan terbaiknya. Mungkin orang kesulitan menyesuaikan diri dengan pekerjaan hibrid atau jarak jauh, atau anggota tim yang berbeda memiliki prioritas yang berbeda dan ini memengaruhi produktivitas. Mungkin tim Anda tidak dapat melacak kinerja inisiatif mereka dengan baik, atau moral telah turun dan Anda tidak dapat menentukan alasannya.

Apa pun masalahnya, penting untuk mempertimbangkan pendekatan terbaik untuk membantu mereka kembali ke jalur semula.

Hari-hari ini, ada opsi perangkat lunak untuk tantangan apa pun yang dihadapi tim Anda, jadi wajar saja jika insting Anda mulai mengeksplorasi opsi Anda dan mencari alat terbaik di pasar.

Tetapi sebelum Anda memulai pencarian produk Anda, mundur selangkah dan lihat gambaran yang lebih besar. Tim Anda mungkin memerlukan perangkat lunak baru, tetapi mereka mungkin juga memerlukan:

• Pelatihan

• Pengakuan

• Umpan balik yang lebih jelas

• Penyelarasan yang lebih baik

• Tujuan yang diperbarui

• Latihan membangun tim

Intinya adalah, mengatasi tantangan tim biasanya tidak sesederhana menambahkan perangkat lunak baru ke repertoar mereka. Jadi, gunakan pendekatan holistik dan pertimbangkan berbagai cara untuk membantu memperbaiki situasi—mulai dengan meminta masukan dari tim Anda. Berikut ini beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk hal ini:

1. Adakan rapat tim untuk membahas masalah yang muncul. Lakukan percakapan terbuka dan jawab beberapa pertanyaan yang telah ditetapkan sebelumnya untuk lebih memahami tantangan spesifik yang mereka hadapi dan bagaimana pekerjaan mereka terpengaruh.

2. Bertemu secara individu dengan anggota tim Anda untuk mengobrol tentang pengalaman pribadi mereka. Mintalah mereka untuk menjelaskan tantangan yang mereka hadapi dalam peran mereka dan jenis solusi apa yang paling membantu dari sudut pandang mereka.

3. Kirim tim Anda survei dengan pertanyaan untuk lebih memahami tantangan mereka dan untuk mendapatkan masukan mereka tentang solusi potensial. Anda dapat mempertimbangkan membuat survei anonim untuk mendorong kejujuran, terutama jika masalahnya bersifat interpersonal atau sensitif.

Gunakan wawasan yang Anda temukan dengan taktik ini untuk membuat rencana tindakan tentang bagaimana Anda akan bergerak maju. Ini mungkin atau mungkin tidak termasuk mencari perangkat lunak baru, tetapi apa pun itu, memahami inti masalahnya adalah cara terbaik untuk mendasari pemecahan masalah Anda dengan masukan dari tim Anda.

Tidak hanya itu, Anda juga cenderung mendapatkan dukungan yang lebih kuat dari karyawan Anda jika dan ketika Anda memperkenalkan alat baru, karena mereka memiliki kesempatan untuk menyuarakan pendapat mereka dan berkontribusi pada rencana tersebut.

Lakukan riset dan jelajahi pilihan Anda

Setelah Anda membuat rencana dan Anda tahu Anda ingin melihat opsi perangkat lunak, Anda siap untuk memulai riset dan mulai menilai berbagai alat yang tersedia.

Tidak ada kekurangan alat perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) di luar sana, dan itu pasti terasa sedikit berlebihan. Jadi mencari tahu pendekatan strategis untuk pencarian Anda adalah cara yang bagus untuk melakukannya dengan percaya diri.

Pertimbangkan untuk menggunakan salah satu atau kombinasi dari taktik berikut:

1. Mulailah dengan pencarian web sederhana untuk melihat apa yang muncul seputar kebutuhan perangkat lunak utama Anda dan biasakan diri Anda dengan pemain pasar utama. Ini dapat sangat membantu untuk kebutuhan yang lebih umum seperti "platform manajemen proyek" atau "perangkat lunak pelacakan waktu", tetapi mungkin kurang berguna untuk sesuatu yang lebih terspesialisasi atau khusus industri.

2. Konsultasikan platform tinjauan perangkat lunak seperti Capterra untuk melihat apa yang dikatakan manajer dan karyawan lain tentang alat bisnis yang Anda lihat, dan mana yang mendapat peringkat teratas oleh pengguna.

   

3. Manfaatkan jaringan profesional Anda , apakah itu berarti membicarakannya dengan pemimpin tim lain di perusahaan Anda, meminta saran dalam grup profesional tempat Anda bergabung, atau meminta rekomendasi di media sosial.

Sisihkan waktu khusus untuk pencarian Anda dan tentukan beberapa pemecah kesepakatan dan yang harus dimiliki, apakah itu fitur khusus atau titik harga tertentu. Ini akan membantu Anda tetap fokus dan di jalur, menghindari jatuh ke lubang kelinci atau terlacak.

Persiapkan tim Anda untuk mendemonstrasikan opsi produk

Setelah Anda menemukan beberapa opsi perangkat lunak yang tampaknya sesuai dengan kebutuhan tim Anda, saatnya meminta mereka menggunakan alat baru untuk uji coba.

Anda ingin memastikan bahwa karyawan memiliki bandwidth untuk ini dan siap untuk sukses sebelum Anda memperkenalkan alat kerja baru.

Lakukan apa yang Anda bisa untuk membuat tim Anda bersemangat untuk menemukan alat baru yang terbaik karena pada akhirnya itu untuk membantu mereka mencapai tujuan dan melakukan pekerjaan terbaik mereka. Ingatlah bahwa Anda mungkin tidak langsung menemukan pasangan yang cocok, dan tidak apa-apa. Anda semua terlibat bersama.

Tidak ada yang seperti menemukan alat baru yang benar-benar berfungsi

Tujuannya adalah menemukan perangkat lunak yang sempurna untuk tim Anda, yang membuat pekerjaan mereka lebih lancar dan hasil mereka lebih kuat. Dan dengan pendekatan yang strategis dan holistik, Anda bisa mencapainya.

Ingat tidak ada solusi satu ukuran untuk semua, dan penting untuk mencoba beberapa opsi sebelum memutuskan sesuatu. Hal terpenting adalah menjaga tantangan karyawan dan kebutuhan tim di garis depan, dan memasukkan masukan karyawan Anda ke dalam pengambilan keputusan.