Cara Memilih Perangkat Lunak Proposal Terbaik

Perangkat lunak proposal menghilangkan dugaan dari proses pembuatan proposal, memberi perwakilan Anda kontrol dan visibilitas yang mereka butuhkan untuk menjaga kesepakatan tetap berjalan. Plus, itu membuat proses penutupan jauh lebih konsisten, dapat diprediksi, dan terukur. Dengan perangkat lunak manajemen proposal yang tepat di ujung jari mereka, tim Anda dapat berhenti menghabiskan begitu banyak waktu untuk proposal dan mulai membelanjakannya untuk memenangkan lebih banyak kesepakatan.

Tetapi menemukan solusi yang tepat lebih mudah diucapkan daripada dilakukan: seperti banyak industri selama beberapa tahun terakhir, persaingan dalam ruang pembuatan proposal online semakin memanas. Ada lusinan, jika bukan ratusan penyedia yang semuanya mengklaim memiliki perangkat lunak proposal terbaik di pasar.

Meskipun ada pilihan untuk semua orang, menemukan yang tepat bisa jadi sulit. Berikut ini cara mengatasi kebisingan dan memilih perangkat lunak proposal terbaik untuk bisnis Anda:

Langkah 1: Jelajahi kemungkinannya

Anda sudah tahu bahwa perangkat lunak manajemen proposal membuat pengiriman proposal lebih mudah, lebih cepat, dan lebih konsisten, tetapi Anda mungkin tidak tahu caranya. Meskipun kemampuan yang tepat dapat bervariasi dari satu penyedia ke penyedia lainnya, ada beberapa cara utama perangkat lunak proposal membuat hidup Anda (dan perwakilan Anda) lebih mudah. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari pencarian Anda untuk perangkat lunak proposal terbaik, Anda memerlukan pemahaman yang kuat tentang apa yang dapat dilakukannya.

Template proposal

Baik tim Anda menggunakan dokumen Microsoft Word atau pembuat proposal online, ada kemungkinan besar mereka memulai setiap dokumen proposal dari awal. Yang baik-baik saja. Jika Anda memiliki semua waktu di dunia. Tapi kebanyakan tim tidak. Dengan perangkat lunak manajemen proposal, perwakilan mendapatkan akses ke template proposal yang memberi mereka awal yang baik dalam proposal mereka. Jadi, alih-alih memulai dengan halaman kosong, mereka sudah memiliki tata letak, bagian yang relevan, dan detail penting lainnya di depan mereka setiap kali mereka memulai proposal.

Otomatisasi

Jika perwakilan Anda belum menyesuaikan proposal penjualan mereka untuk setiap klien potensial baru, mereka harus memulai. Tetapi menarik info kontak dari dokumen dan email lama, info harga dari tim produk, dan ketersediaan rapat dari kalender mereka ke dalam proposal baru memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Otomatisasi proposal dapat membantu tim Anda melewati input manual dengan secara otomatis menarik informasi dari area lain di organisasi Anda langsung ke proposal.

Pustaka konten

Jika perwakilan penjualan Anda dibiarkan bebas, sulit untuk mengetahui apa yang ada dalam proposal mereka. Informasi usang dan info harga yang salah hanyalah dua dari banyak penyebab umum, tetapi ada banyak hal lain yang bisa salah jika perwakilan tidak memiliki tempat sentral untuk menarik konten. Dengan perangkat lunak manajemen proposal, Anda dapat membuat perpustakaan berisi konten terbaru yang telah disetujui sebelumnya sehingga Anda dapat yakin bahwa semua perwakilan menggunakan info yang benar.

Manajemen kesepakatan

Berjuang untuk melacak kemajuan kesepakatan setelah proposal dikirim? Perangkat lunak proposal dapat membantu. Ini memberi Anda pandangan mata burung tentang pipa Anda, membantu Anda melihat di mana kesepakatan berada, siapa yang terlibat, apa yang perlu dilakukan selanjutnya, dan kapan harus melangkah untuk mendorong kesepakatan. Plus, ini memberi tim penjualan dan prospek cara untuk memeriksa status dan kemajuan proyek untuk memastikan mereka berada di jalur yang tepat untuk tujuan, peluncuran, atau jadwal lainnya.

Alur kerja persetujuan

Meskipun kami tidak mengetahui secara spesifik tentang proses pembuatan proposal Anda, jika prosesnya serupa dengan kami, ada banyak pemangku kepentingan yang terlibat. Dari mengamankan penandatanganan harga hingga mendapatkan lampu hijau untuk mengeluarkan proposal bisnis, ada banyak langkah yang dapat menyebabkan penundaan jika tim Anda tidak memiliki alur kerja persetujuan kesepakatan yang efisien.

Perangkat lunak proposal membantu Anda membuat proses persetujuan yang efisien yang tidak melibatkan penggalian melalui beberapa versi dokumen, mengejar masukan dari manajer, dan membolak-balik dokumen di sekitar departemen yang berbeda. Sebagai gantinya, tim Anda akan berkolaborasi dalam satu versi langsung yang hanya disajikan kepada "pemberi persetujuan" yang relevan saat masukan mereka diperlukan. Dengan perangkat lunak manajemen proposal, transaksi Anda selalu bergerak alih-alih menghambat proses Anda saat Anda menunggu persetujuan.

Tanda tangan elektronik

Tahukah Anda bahwa eSignatures dapat meningkatkan tingkat penutupan transaksi sebanyak 465% sambil membantu mereka menutup hingga 66% lebih cepat? Kami juga tidak, sampai kami menggali data di belakang mereka. Tidak mengherankan siapa pun, tanda tangan elektronik secara signifikan mengurangi gesekan dalam penjualan dengan memudahkan klien potensial Anda untuk secara resmi menyegel kesepakatan. Dan bagian terbaiknya adalah Anda tidak perlu keluar dari aplikasi proposal untuk memanfaatkannya; solusi perangkat lunak proposal terbaik memiliki fungsionalitas eSignature yang dimasukkan langsung ke dalam platform, yang berarti perwakilan Anda dapat menyelesaikan kesepakatan dengan lancar saat mereka mengirim proposal.

Analitik

Kami berani bertaruh bahwa Anda menggunakan analitik untuk mengukur hampir setiap aspek dari upaya penjualan dan pemasaran Anda. Tapi apakah Anda menggunakannya untuk menutup?

Perangkat lunak proposal mengumpulkan semua data penjualan yang dihasilkan setiap hari, mengaturnya, lalu memecahnya untuk meninjau wawasan yang dapat ditindaklanjuti. Lewatlah sudah hari-hari bertanya-tanya apa yang salah, apa yang benar, dan bagaimana meniru proses di masa depan. Dengan menerapkan data Anda, analisis penjualan memberi Anda dan tim Anda pengetahuan untuk membuat keputusan yang lebih tepat.

Integrasi

Kami mungkin dapat menyebutkan 10 alat populer untuk setiap tahap saluran penjualan. Tapi demi kepentingan waktu, kami harap Anda akan menuruti kata-kata kami. Apa yang kami maksudkan adalah: menjelang tahap proposal, tim penjualan sering kali menggunakan sejumlah aplikasi lain untuk memandu mereka melalui siklus penjualan. Melalui integrasi, perangkat lunak proposal dapat terhubung langsung ke aplikasi tersebut untuk membuat hubungan yang mulus antara keduanya. Baik itu Hubspot CRM untuk merampingkan tahap kesepakatan atau Stripe untuk menerima pembayaran langsung dari proposal, integrasi dapat membantu tim penjualan Anda memanfaatkan teknologi untuk keuntungan mereka.

Langkah 2: Identifikasi kebutuhan Anda

Bukan rahasia lagi bahwa perangkat lunak proposal adalah senjata rahasia, tetapi dengan begitu banyak pilihan yang Anda inginkan, mungkin sulit untuk memilih yang tepat untuk situasi tersebut. Sebenarnya, setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi tidak ada solusi satu ukuran untuk semua dalam hal perangkat lunak proposal.

Mengetahui kemampuan perangkat lunak proposal, Anda perlu mengidentifikasi kebutuhan Anda sebelum mulai mencari penyedia.

Fitur

Tidak semua perangkat lunak proposal dibuat sama; fitur dan fungsionalitas dapat bervariasi secara signifikan dari satu solusi perangkat lunak ke solusi perangkat lunak lainnya, tetapi itu tidak berarti Anda harus berkompromi.

Perangkat lunak proposal terbaik harus menawarkan semua fitur yang Anda butuhkan langsung, atau dengan bantuan integrasi. Jika hal-hal seperti informasi yang konsisten, proposal yang lebih cepat, dan visibilitas atas transaksi Anda penting bagi Anda (dan memang seharusnya demikian!), Cari perangkat lunak proposal yang menawarkan pustaka konten, templat proposal, dan umpan aktivitas. Jika Anda ingin memasukkan video, tabel harga interaktif, eSignatures, atau fitur lain apa pun yang membantu Anda membuat proposal bisnis yang unggul, tunggu sampai Anda menemukan solusi yang memiliki semuanya—seperti Proposify.

harga

Seperti kebanyakan produk SaaS saat ini, banyak situs web pembuatan proposal online membebankan biaya berlangganan bulanan untuk menggunakan layanan mereka. Meskipun demikian, masih ada beberapa penyedia yang menawarkan perangkat lunak proposal mandiri yang dapat dibeli langsung. Bagaimanapun, Anda akan ingin membandingkan harga (dan model harga) antara penyedia untuk menemukan solusi biaya yang paling efektif untuk anggaran Anda.

Kegunaan

Pada akhirnya, perangkat lunak proposal terbaik adalah yang paling sesuai untuk perwakilan dan organisasi Anda. Lagi pula, perwakilan Anda akan menjadi orang yang paling sering menggunakan perangkat lunak. Pastikan untuk melihat pengalaman pengguna dan kegunaan dari setiap perangkat lunak proposal yang Anda pertimbangkan, jika tidak, Anda berisiko membuang waktu atau membuat kesalahan pada proposal mereka. Jika memungkinkan, pesan demo dengan penyedia untuk melihat lebih dalam tentang cara kerja perangkat lunak dan mencari tahu apakah itu tepat untuk tim Anda.

Sesuaikan dengan tumpukan teknologi yang ada

Jika tim Anda menggunakan sejumlah aplikasi lain sepanjang siklus penjualan, perangkat lunak proposal terbaik adalah yang menawarkan semua integrasi yang Anda butuhkan. Tanpa mereka, perwakilan akan terjebak menarik informasi secara manual antara spreadsheet, proposal, platform manajemen proyek, dan alat penting lainnya. Dalam pencarian Anda untuk alat proposal yang tepat untuk tim penjualan Anda, tanyakan kepada penyedia potensial apakah solusi mereka terintegrasi dengan perangkat lunak populer lainnya, dan jika demikian, yang mana.

Mendukung

Jika bisnis Anda memerlukan dukungan dari penyedia Anda, Anda harus memilih solusi yang membuat Anda merasa yakin bahwa Anda akan menerima bantuan yang Anda butuhkan. Apakah Anda memerlukan panduan tambahan dengan solusi perangkat lunak baru Anda, membantu menyelesaikan masalah yang terkait dengan perangkat lunak, atau hanya jalur komunikasi terbuka, pastikan bahwa perangkat lunak proposal yang Anda pilih menawarkan dukungan yang memadai.

Dasar pengetahuan

Dukungan langsung dan layanan pelanggan merupakan pertimbangan penting saat memilih alat proposal untuk tim Anda, tetapi beberapa penyedia melampaui dan melampauinya. Jika Anda ingin meningkatkan proses proposal Anda, cari penyedia yang menawarkan sumber daya tambahan yang dirancang untuk membantu perwakilan Anda membuat proposal bisnis yang sempurna. Jangkau atau gali situs web penyedia potensial Anda untuk mengetahui apakah mereka memiliki forum komunitas, praktik terbaik, blog, ebook, atau sumber daya lain yang dapat membantu membawa proses pembuatan proposal Anda ke tingkat yang lebih tinggi.

Analitik

Apakah Anda ingin melihat data yang mendorong transaksi Anda (atau kekurangannya)? Jika demikian, Anda memerlukan perangkat lunak proposal yang menawarkan kemampuan analitik dan pelaporan. Tanpa itu, Anda akan hampir sepenuhnya berada dalam kegelapan segera setelah proposal keluar. Jika Anda tertarik untuk mengambil kembali kendali atas kesepakatan Anda, memilih perangkat lunak proposal dengan analitik yang kuat adalah tempat terbaik untuk memulai. Berbekal wawasan dan data untuk mendukung keputusan mereka, perwakilan Anda dapat memfokuskan waktu dan energi mereka untuk membangun proposal yang unggul.

Layanan Kustom

Layanan profesional khusus adalah fitur yang kurang umum yang ditawarkan beberapa penyedia perangkat lunak proposal. Jika Anda sedang mencari sesuatu yang sedikit lebih dipesan lebih dahulu agar sesuai dengan bisnis dan proses Anda, ini bisa menjadi tempat yang fantastis untuk memulai. Investasi kecil memberi Anda akses ke desainer profesional dan pakar proposal bisnis yang menangani dokumen kesepakatan hari demi hari. Mereka dapat memanfaatkan keahlian mereka dalam pembuatan proposal untuk mengembangkan template proposal yang sepenuhnya dapat disesuaikan, mengoptimalkan template yang ada, atau mengubah PDF terpenting Anda menjadi format yang dapat diedit. Dengan bantuan mereka, Anda akan dapat memastikan bahwa branding Anda selalu tepat sasaran dan proses Anda mulus sehingga Anda dapat fokus pada penutupan.

Langkah 3: Bandingkan pilihan Anda

Sekarang Anda tahu apa yang harus dicari, saatnya untuk mulai membandingkan pilihan Anda. Ada begitu banyak solusi perangkat lunak proposal di luar sana, masing-masing dengan fitur, keuntungan, manfaat, dan kekurangannya sendiri, jadi penting untuk memilih dengan bijak. Untuk membantu Anda mempersempit pencarian Anda, berikut adalah beberapa opsi perangkat lunak proposal terbaik yang tersedia pada tahun 2021:

1. Mengusulkan

Sekarang, kami jelas sedikit bias. Tapi menurut kami perangkat lunak proposal kami cukup bagus. (Namun, jangan hanya mengambil kata kami untuk itu! Penggemar kami di G2 membuat kami tersipu dengan secara konsisten menempatkan kami di antara perangkat lunak penjualan terbaik di pasar.) Pada tahun 2013, pendiri kami menciptakan Proposify untuk mengatasi kebenaran yang sederhana dan membuat frustrasi: membuat proposal tersedot. Jadi kami mulai membuatnya lebih sedikit. Selama bertahun-tahun, kami telah mengembangkan platform kami untuk menyertakan fitur dan fungsionalitas yang tidak boleh dilewatkan oleh perwakilan penjualan, tim, atau manajer mana pun yang perlu mengirim proposal yang mengesankan dan mendapatkan wawasan dan kontrol atas bagian paling penting dari proses penjualan mereka : dekat.

Pelajari lebih lanjut tentang Proposify di sini.

2. Proposal yang Lebih Baik

Proposal yang Lebih Baik didasarkan pada mantra bahwa lebih sedikit lebih banyak. Ini semua tentang kesederhanaan—Anda dapat mengedit proposal seperti yang Anda lakukan pada dokumen Google Doc atau Microsoft Word, lalu mengirimkannya ke prospek Anda. Meskipun tidak menawarkan template proposal sebanyak beberapa opsi lainnya, template yang dimilikinya didesain dengan baik, mudah diubah, dan dapat disimpan ke pustaka untuk digunakan nanti. Namun, UX meninggalkan sedikit yang diinginkan; ada beberapa menu dan antarmuka yang menurut sebagian pengguna "kikuk."

Bandingkan Proposal yang Lebih Baik vs. Proposify.

3. Qwilr

Seperti solusi lain dalam daftar ini, Qwilr memberdayakan pengguna untuk membuat proposal dan dokumen penjualan lainnya secara lebih efisien. Tapi alih-alih mengirimkan prospek PDF atau dokumen langsung, proposal dikirim dalam bentuk halaman web interaktif. Hal ini memungkinkan tim penjualan untuk menciptakan pengalaman yang lebih mendalam dengan elemen tersemat seperti Google Maps, kalender, video, dan lainnya. Namun, betapapun mengesankannya hasil akhirnya, beberapa bisnis lebih memilih untuk mengirimkan proposal PDF sederhana kepada prospek mereka. Dan jika Anda memilih solusi ini, Anda tidak akan memiliki opsi itu.

4. Sketsa Tawaran

Seperti yang mungkin Anda harapkan, BidSketch mempermudah pembuatan dan pengiriman proposal. Dikemas dengan template proposal dan antarmuka interaktif, ia menjanjikan untuk memotong waktu proposal menjadi dua. Ini memungkinkan pengguna untuk menyematkan gambar, video, dan tautan, dan bahkan menawarkan opsi untuk membuat halaman arahan khusus untuk setiap proposal. Namun terlepas dari banyak kelebihannya, ia memiliki opsi integrasi yang jauh lebih sedikit daripada solusi lain, dan tidak memiliki cara untuk mengelola proposal yang telah dikirim.

Bandingkan Bidsketch vs. Proposify

5. PandaDoc

PandaDoc adalah perusahaan perangkat lunak proposal lain yang bertujuan untuk menghilangkan alur kerja dokumen. Ini menawarkan seperangkat alat yang dirancang untuk membantu tim penjualan membuat, mengirim, dan mengelola proposal dan dokumen penjualan lainnya. Ini adalah solusi yang terjangkau untuk tim penjualan yang ingin merampingkan proses proposal mereka, tetapi memiliki satu kelemahan utama: Tidak seperti Proposify, proposal yang dibuat dengan PandaDoc cukup sederhana—mereka terlihat seperti dokumen biasa dibandingkan dengan proposal interaktif dan menarik.

Bandingkan PandaDoc vs. Proposify

Pikiran terakhir

Perangkat lunak proposal adalah alat yang ampuh yang dapat membantu Anda meningkatkan proses penjualan dan mendapatkan lebih banyak kesepakatan. Solusi yang Anda pilih bisa menjadi perbedaan antara menang atau kalah, jadi pastikan untuk memilih dengan bijak. Meskipun tidak ada satu pun pilihan terbaik, perangkat lunak proposal terbaik adalah yang memenuhi semua kebutuhan Anda dan bekerja dengan alat dan proses yang ada. Coba Proposify secara gratis untuk mengetahui apakah itu tepat untuk Anda.