Jak wybrać najlepsze oprogramowanie do składania propozycji

Oprogramowanie do składania ofert eliminuje zgadywanie z procesu tworzenia ofert, dając Twoim przedstawicielom kontrolę i widoczność, których potrzebują, aby utrzymać transakcje w ruchu. Ponadto sprawia, że ​​proces zamykania jest nieskończenie bardziej spójny, przewidywalny i skalowalny. Mając na wyciągnięcie ręki odpowiednie oprogramowanie do zarządzania propozycjami, Twój zespół może przestać spędzać tyle czasu na składaniu ofert i zacząć go poświęcać na zdobywanie większej liczby ofert.

Jednak znalezienie odpowiedniego rozwiązania jest łatwiejsze do powiedzenia niż do zrobienia: podobnie jak w wielu branżach w ciągu ostatnich kilku lat, konkurencja w przestrzeni tworzenia ofert online zaostrza się. Istnieją dziesiątki, jeśli nie setki dostawców, z których wszyscy twierdzą, że mają najlepsze oprogramowanie propozycji na rynku.

Chociaż istnieją opcje dla wszystkich, znalezienie właściwej może być trudne. Oto jak przebić się przez hałas i wybrać najlepsze oprogramowanie do propozycji dla Twojej firmy:

Krok 1: Poznaj możliwości

Wiesz już, że oprogramowanie do zarządzania propozycjami sprawia, że ​​wysyłanie propozycji jest łatwiejsze, szybsze i bardziej spójne, ale możesz nie wiedzieć jak. Chociaż dokładne możliwości mogą się różnić w zależności od dostawcy, istnieje kilka kluczowych sposobów, w jakie oprogramowanie propozycji ułatwia życie Twoje (i Twoim przedstawicielom). Aby jak najlepiej wykorzystać swoje poszukiwania najlepszego oprogramowania do tworzenia propozycji, musisz mieć dobre zrozumienie jego możliwości.

Szablony propozycji

Niezależnie od tego, czy Twój zespół korzysta z dokumentów programu Microsoft Word, czy z internetowego kreatora ofert, istnieje duża szansa, że ​​każdy dokument oferty zaczyna od zera. Co jest w porządku. Jeśli masz cały czas na świecie. Ale większość zespołów tego nie robi. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania ofertami przedstawiciele uzyskują dostęp do szablonów ofert, które dają im przewagę nad swoimi propozycjami. Dlatego zamiast zaczynać od pustej strony, będą mieli już przed sobą układ, odpowiednie sekcje i inne ważne szczegóły za każdym razem, gdy rozpoczynają ofertę.

Automatyzacja

Jeśli Twoi przedstawiciele nie dostosowują jeszcze swojej propozycji sprzedaży do każdego nowego potencjalnego klienta, muszą zacząć. Jednak przenoszenie danych kontaktowych ze starych dokumentów i wiadomości e-mail, informacji o cenach od zespołu produktu oraz dostępności spotkań z ich kalendarzy do nowej oferty jest czasochłonne i podatne na błędy. Automatyzacja ofert może pomóc Twojemu zespołowi pominąć ręczne wprowadzanie danych, automatycznie przeciągając informacje z innych obszarów Twojej organizacji bezpośrednio do ofert.

Biblioteka treści

Jeśli Twoi przedstawiciele handlowi mają swobodę działania, trudno jest zorientować się, co dzieje się w ich ofertach. Nieaktualne informacje i nieprawidłowe informacje o cenach to tylko dwa z wielu najczęstszych winowajców, ale istnieje wiele innych rzeczy, które mogą pójść nie tak, jeśli przedstawiciele nie mają centralnego miejsca, z którego mogliby pobierać treści. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania propozycjami możesz stworzyć bibliotekę wstępnie zatwierdzonych, aktualnych treści, aby mieć pewność, że wszyscy przedstawiciele korzystają z właściwych informacji.

Zarządzanie transakcjami

Masz problemy ze śledzeniem postępów w realizacji transakcji po wysłaniu propozycji? Pomocne może być oprogramowanie do składania wniosków. Daje Ci widok z lotu ptaka na Twój potok, pomagając zobaczyć, gdzie są transakcje, kto jest zaangażowany, co należy zrobić dalej i kiedy wkroczyć, aby popchnąć transakcję. Ponadto umożliwia zarówno zespołom sprzedaży, jak i potencjalnym klientom sprawdzenie statusu i postępu projektów, aby upewnić się, że są na dobrej drodze do realizacji celów, uruchomienia lub innych terminów.

Przepływy pracy zatwierdzania

Chociaż nie znamy szczegółów procesu tworzenia Twojej propozycji, jeśli jest on podobny do naszego, zaangażowanych jest wielu interesariuszy. Od zabezpieczenia podpisu w sprawie wyceny po uzyskanie zielonego światła, aby przedstawić propozycję biznesową, istnieje wiele kroków, które mogą powodować opóźnienia, jeśli Twój zespół nie ma wydajnego przepływu pracy zatwierdzania transakcji.

Oprogramowanie do składania wniosków pomaga w tworzeniu uproszczonego procesu zatwierdzania, który nie wymaga przeszukiwania wielu wersji dokumentów, szukania danych wejściowych od menedżerów i odbijania dokumentów między różnymi działami. Zamiast tego Twój zespół będzie współpracował nad pojedynczą wersją na żywo, która zostanie zaprezentowana odpowiednim „zatwierdzającym” tylko wtedy, gdy ich wkład jest wymagany. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania ofertami Twoje transakcje zawsze się zmieniają, zamiast ograniczać proces w oczekiwaniu na zatwierdzenia.

Podpisy elektroniczne

Czy wiesz, że podpisy elektroniczne mogą zwiększyć współczynnik zamykania transakcji nawet o 465%, jednocześnie pomagając im szybciej zamykać transakcje nawet o 66%? My też tego nie zrobiliśmy, dopóki nie dokopaliśmy się do danych, które za nimi stoją. Nikogo nie dziwi, że podpisy elektroniczne znacznie zmniejszają tarcia w sprzedaży, ułatwiając potencjalnemu klientowi oficjalne przypieczętowanie transakcji. A najlepsze jest to, że nie musisz wychodzić poza aplikację propozycji, aby z nich skorzystać; najlepsze rozwiązania w zakresie oprogramowania do składania wniosków mają funkcję podpisu elektronicznego wbudowaną bezpośrednio na platformę, co oznacza, że ​​Twoi przedstawiciele mogą zamykać transakcje równie sprawnie, jak wysyłają oferty.

Analityka

Chcielibyśmy się założyć, że używasz analityki do mierzenia prawie każdego aspektu swoich działań sprzedażowych i marketingowych. Ale czy używasz go do zamykania?

Oprogramowanie do składania wniosków zaokrągla wszystkie dane dotyczące sprzedaży generowane każdego dnia, porządkuje je, a następnie dzieli w celu przejrzenia praktycznych wniosków. Dawno minęły czasy zastanawiania się, co poszło nie tak, co poszło dobrze i jak powtórzyć ten proces w przyszłości. Dzięki wykorzystaniu Twoich danych, analityka sprzedaży daje Tobie i Twojemu zespołowi wiedzę umożliwiającą podejmowanie bardziej świadomych decyzji.

Integracje

Na każdym etapie lejka sprzedażowego moglibyśmy prawdopodobnie wymienić 10 popularnych narzędzi. Ale w trosce o czas, mamy nadzieję, że uwierzysz nam na słowo. Dochodzimy do tego, że przed etapem składania ofert zespoły sprzedażowe często korzystają z wielu innych aplikacji, aby przeprowadzić je przez cykl sprzedaży. Dzięki integracji oprogramowanie do składania wniosków może łączyć się bezpośrednio z tymi aplikacjami, tworząc płynne połączenie między nimi. Niezależnie od tego, czy jest to Hubspot CRM, aby usprawnić etapy transakcji, czy Stripe do przyjmowania płatności bezpośrednio z ofert, integracje mogą pomóc Twojemu zespołowi sprzedaży w wykorzystaniu technologii na swoją korzyść.

Krok 2: Zidentyfikuj swoje potrzeby

Nie jest tajemnicą, że oprogramowanie propozycji jest tajną bronią, ale mając do dyspozycji tak wiele opcji, wybór odpowiedniego do sytuacji może być trudny. Prawda jest taka, że ​​każda firma ma inne potrzeby, więc nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, jeśli chodzi o oprogramowanie do składania wniosków.

Wiedząc, jakie oprogramowanie jest w stanie zaoferować, będziesz chciał określić swoje potrzeby, zanim zaczniesz szukać dostawcy.

Cechy

Nie wszystkie programy do składania wniosków są tworzone jednakowo; cechy i funkcjonalność mogą się znacznie różnić w zależności od oprogramowania, ale to nie znaczy, że powinieneś iść na kompromis.

Najlepsze oprogramowanie do składania wniosków powinno oferować wszystkie potrzebne funkcje od razu po wyjęciu z pudełka lub za pomocą integracji. Jeśli takie kwestie jak spójne informacje, szybsze oferty i widoczność Twoich ofert są dla Ciebie ważne (a powinny być!), poszukaj oprogramowania do składania ofert, które oferuje bibliotekę treści, szablony ofert i kanał aktywności. Jeśli chcesz uwzględnić filmy, interaktywne tabele cen, podpisy elektroniczne lub jakąkolwiek inną funkcję, która pomoże Ci stworzyć zwycięską propozycję biznesową, poczekaj, aż znajdziesz rozwiązanie, które ma to wszystko — takie jak Proposify.

cennik

Podobnie jak większość produktów SaaS w dzisiejszych czasach, wiele witryn do tworzenia ofert online pobiera miesięczną opłatę abonamentową za korzystanie z ich usług. To powiedziawszy, nadal istnieją dostawcy oferujący samodzielne oprogramowanie do składania wniosków, które można kupić bezpośrednio. W każdym razie będziesz chciał porównać ceny (i modele cenowe) między dostawcami, aby znaleźć najbardziej opłacalne rozwiązanie dla Twojego budżetu.

Użyteczność

W ostatecznym rozrachunku najlepsze oprogramowanie do składania propozycji to takie, które najlepiej sprawdza się w przypadku Twoich przedstawicieli i organizacji. W końcu to Twoi przedstawiciele będą tymi, którzy będą najczęściej używać oprogramowania. Pamiętaj, aby sprawdzić wrażenia użytkownika i użyteczność każdego rozważanego oprogramowania do składania wniosków, w przeciwnym razie ryzykujesz, że przedstawiciele będą marnować czas lub popełniać błędy w swoich propozycjach. Jeśli to możliwe, zarezerwuj demo u dostawcy, aby zapoznać się z działaniem oprogramowania i dowiedzieć się, czy będzie odpowiednie dla Twojego zespołu.

Dopasuj do istniejącego stosu technologicznego

Jeśli Twój zespół korzysta z wielu innych aplikacji w całym cyklu sprzedaży, najlepsze oprogramowanie do składania ofert to takie, które oferuje wszystkie potrzebne integracje. Bez nich przedstawiciele utkną, ręcznie przeciągając informacje między arkuszami kalkulacyjnymi, propozycjami, platformami do zarządzania projektami i innymi niezbędnymi narzędziami. Poszukując odpowiedniego narzędzia propozycji dla zespołu sprzedaży, zapytaj potencjalnych dostawców, czy ich rozwiązanie integruje się z innymi popularnymi programami, a jeśli tak, to z jakimi.

Wsparcie

W przypadku, gdy Twoja firma wymaga wsparcia ze strony dostawcy, powinieneś wybrać rozwiązanie, które da Ci pewność, że otrzymasz potrzebną pomoc. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz dodatkowych wskazówek dotyczących nowego oprogramowania, pomocy w rozwiązaniu problemu związanego z oprogramowaniem, czy po prostu otwartej linii komunikacyjnej, upewnij się, że wybrane oprogramowanie do tworzenia propozycji oferuje odpowiednie wsparcie.

Baza wiedzy

Praktyczne wsparcie i obsługa klienta są ważnymi kwestiami przy wyborze narzędzia propozycji dla swojego zespołu, ale niektórzy dostawcy wykraczają poza to. Jeśli chcesz ulepszyć proces składania propozycji, poszukaj dostawcy, który oferuje dodatkowe zasoby, które pomogą Twoim przedstawicielom w stworzeniu idealnej propozycji biznesowej. Sięgnij po witrynę potencjalnego dostawcy lub zajrzyj do niej, aby dowiedzieć się, czy ma on forum społecznościowe, najlepsze praktyki, blog, e-booki lub inne zasoby, które mogą pomóc w podniesieniu procesu tworzenia oferty na nowy poziom.

Analityka

Czy chcesz zobaczyć dane, które napędzają Twoje transakcje (lub ich brak)? Jeśli tak, będziesz potrzebować oprogramowania do składania ofert, które oferuje funkcje analityczne i raportowe. Bez tego będziesz prawie całkowicie pogrążony w ciemności, gdy tylko propozycje wyjdą za drzwi. Jeśli chcesz odzyskać kontrolę nad swoimi transakcjami, najlepszym miejscem do rozpoczęcia jest wybór oprogramowania do składania ofert z solidną analizą. Uzbrojeni w spostrzeżenia i dane na poparcie swoich decyzji, Twoi przedstawiciele mogą skoncentrować swój czas i energię na tworzeniu zwycięskiej propozycji.

Usługi niestandardowe

Niestandardowe profesjonalne usługi są mniej powszechną funkcją oferowaną przez niektórych dostawców oprogramowania do propozycji. Jeśli szukasz czegoś bardziej dostosowanego do Twojej firmy i procesu, może to być fantastyczne miejsce na rozpoczęcie. Niewielka inwestycja zapewnia dostęp do profesjonalnych projektantów i ekspertów ds. propozycji biznesowych, którzy codziennie zajmują się dokumentami dotyczącymi transakcji. Mogą wykorzystać swoje doświadczenie w tworzeniu ofert, aby opracować całkowicie niestandardowe szablony ofert, zoptymalizować istniejące szablony lub przekształcić najważniejsze pliki PDF w edytowalny format. Z ich pomocą będziesz w stanie zapewnić, że Twój branding będzie zawsze na miejscu, a Twoje procesy będą płynne, dzięki czemu możesz skupić się na zamknięciu.

Krok 3: Porównaj swoje opcje

Teraz, gdy już wiesz, czego szukać, czas zacząć porównywać opcje. Istnieje tak wiele rozwiązań w zakresie oprogramowania propozycji, z których każde ma swoje własne funkcje, zalety, zalety i wady, dlatego ważne jest, aby wybierać mądrze. Aby pomóc Ci zawęzić wyszukiwanie, oto niektóre z najlepszych opcji oprogramowania propozycji dostępnych w 2021 r.:

1. Zaproponuj

Teraz jesteśmy wyraźnie trochę stronniczy. Ale uważamy, że nasze oprogramowanie do propozycji jest całkiem świetne. (Nie wierz nam jednak tylko na słowo! Nasi fani w G2 sprawiają, że się rumienimy, konsekwentnie umieszczając nas wśród najlepszych programów sprzedażowych na rynku.) W 2013 roku nasi założyciele stworzyli Proposify, aby odpowiedzieć na prostą, frustrującą prawdę: tworzenie propozycje do bani. Więc postanowiliśmy sprawić, żeby było mniej do ssania. Przez lata opracowaliśmy naszą platformę, aby zawierała funkcje i funkcje, których nie można przegapić, których każdy przedstawiciel handlowy, zespół lub menedżer kiedykolwiek musiałby wysłać imponujące oferty oraz uzyskać wgląd i kontrolę nad najbardziej krytyczną częścią procesu sprzedaży : zamknięcie.

Dowiedz się więcej o Proponowaniu tutaj.

2. Lepsze propozycje

Lepsze propozycje opiera się na mantrze, że mniej znaczy więcej. Chodzi o prostotę — możesz edytować oferty tak samo, jak dokumenty Google Doc lub Microsoft Word, a następnie wysyłać je do potencjalnych klientów. Chociaż nie oferuje tak wielu szablonów propozycji, jak niektóre inne opcje, szablony, które zawiera, są dobrze zaprojektowane, łatwe do dostosowania i można je zapisać w bibliotece do późniejszego wykorzystania. Jednak UX pozostawia trochę do życzenia; istnieje wiele menu i interfejs, który niektórzy użytkownicy uważają za „niezgrabny”.

Porównaj lepsze propozycje z propozycjami.

3. Qwilr

Podobnie jak inne rozwiązania z tej listy, Qwilr umożliwia użytkownikom efektywniejsze tworzenie ofert i innych dokumentów sprzedaży. Ale zamiast wysyłać potencjalnym klientom plik PDF lub dokument na żywo, oferty są dostarczane w formie interaktywnej strony internetowej. Dzięki temu zespoły sprzedaży mogą tworzyć bardziej wciągające doświadczenia z osadzonymi elementami, takimi jak Mapy Google, kalendarze, filmy i nie tylko. Ale choć efekt końcowy może być imponujący, niektóre firmy wolą wysłać swoim potencjalnym klientom prostą propozycję w formacie PDF. A jeśli wybierzesz to rozwiązanie, nie będziesz mieć takiej możliwości.

4. Szkic licytacji

Jak można się było spodziewać, BidSketch ułatwia tworzenie i wysyłanie ofert. Wyposażony w szablony ofert i interaktywny interfejs, obiecuje skrócić czas składania ofert o połowę. Umożliwia użytkownikom osadzanie obrazów, filmów i linków, a nawet oferuje opcję tworzenia dedykowanych stron docelowych dla każdej propozycji. Jednak pomimo wielu zalet, ma znacznie mniej opcji integracji niż inne rozwiązania i nie ma sposobu na zarządzanie przesłanymi propozycjami.

Porównaj Bidsketch z propozycją

5. PandaDoc

PandaDoc to kolejna firma oferująca oprogramowanie, która ma na celu usunięcie pracy z obiegu dokumentów. Oferuje zestaw narzędzi zaprojektowanych, aby pomóc zespołom sprzedaży w tworzeniu, wysyłaniu i zarządzaniu ofertami i innymi dokumentami sprzedaży. Jest to niedrogie rozwiązanie dla zespołów sprzedażowych, które chcą usprawnić proces składania ofert, ale ma jedną poważną wadę: w przeciwieństwie do Proposify, oferty tworzone za pomocą PandaDoc są dość proste — wyglądają jak zwykłe dokumenty, w przeciwieństwie do interaktywnych, kuszących ofert.

Porównaj PandaDoc z propozycją

Końcowe przemyślenia

Oprogramowanie do składania ofert to potężne narzędzie, które może pomóc ulepszyć proces sprzedaży i zamknąć więcej transakcji. Rozwiązanie, które wybierzesz, może być różnicą między wygraną a przegraną, więc upewnij się, że wybierasz mądrze. Chociaż nie ma jednej najlepszej opcji, najlepsze oprogramowanie do tworzenia propozycji to takie, które spełnia wszystkie Twoje potrzeby i współpracuje z istniejącymi narzędziami i procesami. Wypróbuj Proposify za darmo, aby dowiedzieć się, czy jest dla Ciebie odpowiedni.