Cómo elegir el mejor software de propuestas

El software de propuestas elimina las conjeturas del proceso de creación de propuestas, brindando a sus representantes el control y la visibilidad que necesitan para mantener las negociaciones en movimiento. Además, hace que el proceso de cierre sea infinitamente más consistente, predecible y escalable. Con el software de gestión de propuestas adecuado al alcance de la mano, su equipo puede dejar de dedicar tanto tiempo a las propuestas y empezar a dedicarlo a conseguir más acuerdos.

Pero encontrar la solución correcta es más fácil decirlo que hacerlo: como muchas industrias en los últimos años, la competencia en el espacio de creación de propuestas en línea se está calentando. Hay docenas, si no cientos, de proveedores que afirman tener el mejor software de propuestas del mercado.

Si bien hay opciones para todos, encontrar la correcta puede ser difícil. Aquí le mostramos cómo reducir el ruido y elegir el mejor software de propuestas para su negocio:

Paso 1: Explore las posibilidades

Ya sabe que el software de gestión de propuestas hace que el envío de propuestas sea más fácil, rápido y consistente, pero es posible que no sepa cómo. Si bien las capacidades exactas pueden variar de un proveedor a otro, hay algunas formas clave en que el software de propuestas hace que su vida (y la de sus representantes) sea más fácil. Para aprovechar al máximo su búsqueda del mejor software de propuesta, necesitará una sólida comprensión de lo que puede hacer.

Plantillas de propuestas

Ya sea que su equipo use documentos de Microsoft Word o un creador de propuestas en línea, es muy probable que estén comenzando cada documento de propuesta desde cero. Lo cual está bien. Si tienes todo el tiempo del mundo. Pero la mayoría de los equipos no lo hacen. Con el software de gestión de propuestas, los representantes obtienen acceso a plantillas de propuestas que les dan una ventaja inicial en sus propuestas. Entonces, en lugar de comenzar con una página en blanco, ya tendrán el diseño, las secciones relevantes y otros detalles importantes frente a ellos cada vez que comiencen una propuesta.

Automatización

Si sus representantes aún no están adaptando su propuesta de ventas a cada nuevo cliente potencial, deben comenzar. Pero extraer información de contacto de documentos y correos electrónicos antiguos, información de precios del equipo de productos y disponibilidad de reuniones de sus calendarios en una nueva propuesta lleva mucho tiempo y es propensa a errores. La automatización de propuestas puede ayudar a su equipo a omitir las entradas manuales al extraer automáticamente información de otras áreas de su organización directamente en las propuestas.

biblioteca de contenido

Si deja que sus representantes de ventas trabajen libremente, es difícil saber qué se incluye en sus propuestas. La información desactualizada y la información de precios incorrecta son solo dos de los muchos culpables comunes, pero hay muchas otras cosas que pueden salir mal si los representantes no tienen un lugar central desde donde extraer el contenido. Con el software de gestión de propuestas, puede crear una biblioteca de contenido actualizado y preaprobado para asegurarse de que todos los representantes estén usando la información correcta.

Gestión de acuerdos

¿Tiene dificultades para realizar un seguimiento del progreso del acuerdo después de que se envían las propuestas? El software de propuestas puede ayudar. Le brinda una vista panorámica de su tubería, ayudándolo a ver dónde están los acuerdos, quién está involucrado, qué se debe hacer a continuación y cuándo intervenir para impulsar el acuerdo. Además, ofrece tanto a los equipos de ventas como a los clientes potenciales una forma de verificar el estado y el progreso de los proyectos para asegurarse de que estén al día con respecto a los objetivos, lanzamientos u otros cronogramas.

Flujos de trabajo de aprobación

Si bien no conocemos los detalles sobre el proceso de creación de su propuesta, si se parece al nuestro, hay múltiples partes interesadas involucradas. Desde asegurar la aprobación de los precios hasta obtener luz verde para sacar la propuesta comercial, hay muchos pasos que pueden causar demoras si su equipo no tiene un flujo de trabajo de aprobación de trato eficiente.

El software de propuestas lo ayuda a crear un proceso de aprobación simplificado que no implica buscar en varias versiones de documentos, perseguir las aportaciones de los gerentes y rebotar documentos en diferentes departamentos. En cambio, su equipo colaborará en una única versión en vivo que solo se presenta a los "aprobadores" relevantes cuando se requiere su aporte. Con el software de gestión de propuestas, sus negocios siempre están en movimiento en lugar de embotellar su proceso mientras espera las aprobaciones.

Firmas electrónicas

¿Sabía que las firmas electrónicas pueden aumentar las tasas de cierre de tratos hasta en un 465 % y ayudarlos a cerrar hasta un 66 % más rápido? Nosotros tampoco, hasta que profundizamos en los datos detrás de ellos. Para sorpresa de nadie, las firmas electrónicas reducen significativamente la fricción en las ventas al facilitar que su cliente potencial cierre oficialmente el trato. Y la mejor parte es que no necesita salir de su aplicación de propuestas para aprovecharlas; Las mejores soluciones de software de propuestas tienen la funcionalidad de firma electrónica incorporada directamente en la plataforma, lo que significa que sus representantes pueden cerrar tratos tan fácilmente como envían propuestas.

Analítica

Estaríamos dispuestos a apostar que utiliza análisis para medir casi todos los aspectos de sus esfuerzos de ventas y marketing. ¿Pero lo usas para cerrar?

El software de propuestas reúne todos los datos de ventas generados todos los días, los organiza y luego los desglosa para revisar información procesable. Atrás quedaron los días de preguntarse qué salió mal, qué salió bien y cómo replicar el proceso en el futuro. Al poner sus datos a trabajar, el análisis de ventas le brinda a usted y a su equipo el conocimiento para tomar decisiones mejor informadas.

integraciones

Probablemente podríamos nombrar 10 herramientas populares para cada etapa del embudo de ventas. Pero en aras del tiempo, esperamos que confíe en nuestra palabra. Lo que queremos decir es: en el período previo a la etapa de propuesta, los equipos de ventas a menudo usan otras aplicaciones para guiarlos a través del ciclo de ventas. A través de integraciones, el software de propuestas puede conectarse directamente a esas aplicaciones para crear un vínculo perfecto entre las dos. Ya sea que se trate de Hubspot CRM para agilizar las etapas del acuerdo o Stripe para aceptar pagos directamente de las propuestas, las integraciones pueden ayudar a su equipo de ventas a aprovechar la tecnología en su beneficio.

Paso 2: Identifique sus necesidades

No es ningún secreto que el software de propuestas es un arma secreta, pero con tantas opciones a su disposición, puede ser difícil elegir la adecuada para la situación. La verdad es que cada empresa tiene necesidades diferentes, por lo que no existe una solución única para todos cuando se trata de software de propuestas.

Al saber de qué es capaz el software de propuestas, querrá identificar sus necesidades antes de comenzar a buscar un proveedor.

Características

No todo el software de propuestas se crea de la misma manera; las características y la funcionalidad pueden variar significativamente de una solución de software a otra, pero eso no significa que deba comprometerse.

El mejor software de propuestas debe ofrecer todas las funciones que necesita de forma inmediata o con la ayuda de integraciones. Si cosas como información consistente, propuestas más rápidas y visibilidad sobre sus acuerdos son importantes para usted (¡y deberían serlo!), busque un software de propuestas que ofrezca una biblioteca de contenido, plantillas de propuestas y un feed de actividades. Si desea incorporar videos, tablas de precios interactivas, firmas electrónicas o cualquier otra función que lo ayude a crear esa propuesta comercial ganadora, espere hasta que encuentre una solución que lo tenga todo, como Proposify.

Precios

Como la mayoría de los productos SaaS en la actualidad, muchos sitios web de creación de propuestas en línea cobran una tarifa de suscripción mensual para usar su servicio. Dicho esto, todavía hay algunos proveedores que ofrecen software de propuesta independiente que se puede comprar directamente. En cualquier caso, querrá comparar precios (y modelos de precios) entre proveedores para encontrar la solución más rentable para su presupuesto.

usabilidad

Al final del día, el mejor software de propuesta es el que funciona mejor para sus representantes y su organización. Después de todo, sus representantes serán los que usen el software con más frecuencia. Asegúrese de analizar la experiencia del usuario y la facilidad de uso de cada software de propuesta que considere; de ​​lo contrario, corre el riesgo de que los representantes pierdan el tiempo o cometan errores en sus propuestas. Si es posible, reserve una demostración con el proveedor para ver cómo funciona el software y averiguar si sería adecuado para su equipo.

Ajuste con la pila de tecnología existente

Si su equipo utiliza otras aplicaciones a lo largo del ciclo de ventas, el mejor software de propuesta es el que ofrece todas las integraciones que necesita. Sin ellos, los representantes se quedarán atrapados extrayendo información manualmente entre hojas de cálculo, propuestas, plataformas de gestión de proyectos y cualquier otra herramienta esencial. En su búsqueda de la herramienta de propuesta adecuada para su equipo de ventas, pregunte a los proveedores potenciales si su solución se integra con otros softwares populares y, de ser así, cuáles.

Apoyo

En el caso de que tu negocio requiera el apoyo de tu proveedor, debes elegir una solución que te haga sentir seguro de que recibirás la ayuda que necesitas. Ya sea que necesite orientación adicional con su nueva solución de software, ayuda para resolver un problema relacionado con el software o simplemente una línea abierta de comunicación, asegúrese de que el software de propuesta que elija ofrezca el soporte adecuado.

Base de conocimientos

El soporte práctico y el servicio al cliente son consideraciones importantes al elegir una herramienta de propuesta para su equipo, pero algunos proveedores van más allá. Si desea mejorar su proceso de propuesta, busque un proveedor que ofrezca recursos adicionales diseñados para ayudar a sus representantes a crear la propuesta comercial perfecta. Comuníquese o profundice en el sitio web de su proveedor potencial para averiguar si tiene un foro comunitario, mejores prácticas, blog, libros electrónicos u otros recursos que puedan ayudarlo a llevar su proceso de creación de propuestas a nuevas alturas.

Analítica

¿Quiere ver los datos que impulsan sus acuerdos (o la falta de ellos)? Si es así, necesitará un software de propuestas que ofrezca capacidades de análisis e informes. Sin él, estarás casi completamente a oscuras tan pronto como las propuestas salgan por la puerta. Si está interesado en recuperar el control de sus negocios, elegir un software de propuestas con análisis sólido es el mejor lugar para comenzar. Armados con conocimientos y datos para respaldar sus decisiones, sus representantes pueden enfocar su tiempo y energía en desarrollar una propuesta ganadora.

Servicios personalizados

Los servicios profesionales personalizados son una característica menos común que ofrecen algunos proveedores de software de propuestas. Si está buscando algo un poco más personalizado que se adapte a su negocio y su proceso, este puede ser un lugar fantástico para comenzar. Una pequeña inversión le brinda acceso a diseñadores profesionales y expertos en propuestas comerciales que se ocupan de los documentos de acuerdos día tras día. Pueden aprovechar su experiencia en la creación de propuestas para desarrollar plantillas de propuestas completamente personalizadas, optimizar las plantillas existentes o transformar sus archivos PDF más importantes en un formato editable. Con su ayuda, podrá asegurarse de que su marca esté siempre a punto y que sus procesos sean perfectos para que pueda concentrarse en el cierre.

Paso 3: Compara tus opciones

Ahora que sabe qué buscar, es hora de comenzar a comparar sus opciones. Existen tantas soluciones de software de propuestas, cada una con sus propias características, ventajas, ventajas e inconvenientes, por lo que es importante elegir sabiamente. Para ayudarlo a reducir su búsqueda, estas son algunas de las mejores opciones de software de propuestas disponibles en 2021:

1. Proponer

Ahora, claramente estamos un poco sesgados. Pero creemos que nuestro software de propuestas es bastante bueno. (¡Sin embargo, no confíe solo en nuestra palabra! Nuestros fanáticos en G2 nos hacen sonrojar al clasificarnos constantemente entre los mejores software de ventas del mercado). En 2013, nuestros fundadores crearon Proposify para abordar una verdad simple y frustrante: crear propuestas apesta. Así que nos propusimos hacer que apestara menos. A lo largo de los años, hemos desarrollado nuestra plataforma para incluir las características y funcionalidades imperdibles que cualquier representante de ventas, equipo o gerente necesitaría para enviar propuestas impresionantes y obtener información y control sobre la parte más crítica de su proceso de ventas. : el cierre.

Obtenga más información sobre Proposify aquí.

2. Mejores propuestas

Mejores propuestas se basa en el mantra de que menos es más. Se trata de simplicidad: puede editar propuestas como lo haría con un documento de Google Doc o Microsoft Word y luego enviarlas a sus clientes potenciales. Si bien no ofrece tantas plantillas de propuestas como algunas de las otras opciones, las plantillas que tiene están bien diseñadas, son fáciles de modificar y se pueden guardar en una biblioteca para su uso posterior. Sin embargo, la UX deja un poco que desear; hay varios menús y una interfaz que algunos usuarios encuentran "torpe".

Comparar mejores propuestas vs. proponer.

3. Qwilr

Al igual que las otras soluciones de esta lista, Qwilr permite a los usuarios crear propuestas y otros documentos de ventas de manera más eficiente. Pero en lugar de enviar a los prospectos un PDF o un documento en vivo, las propuestas se entregan en forma de una página web interactiva. Esto permite a los equipos de ventas crear experiencias más inmersivas con elementos integrados como Google Maps, calendarios, videos y más. Pero a pesar de lo impresionante que puede ser el resultado final, algunas empresas prefieren enviar a sus prospectos una propuesta simple en PDF. Y si elige esta solución, no tendrá esa opción.

4. Bosquejo de oferta

Como era de esperar, BidSketch facilita la creación y el envío de propuestas. Repleto de plantillas de propuestas y una interfaz interactiva, promete reducir el tiempo de presentación de propuestas a la mitad. Permite a los usuarios incrustar imágenes, videos y enlaces, e incluso ofrece la opción de crear páginas de destino dedicadas para cada propuesta. Pero a pesar de sus muchas ventajas, tiene muchas menos opciones de integración que las otras soluciones y carece de una forma de gestionar las propuestas que se han enviado.

Comparar Bidsketch vs Proposify

5. PandaDoc

PandaDoc es otra empresa de software de propuestas que tiene como objetivo eliminar el trabajo del flujo de trabajo de documentos. Ofrece un conjunto de herramientas diseñadas para ayudar a los equipos de ventas a crear, enviar y administrar propuestas y otros documentos de ventas. Es una solución asequible para los equipos de ventas que buscan optimizar su proceso de propuesta, pero tiene un gran inconveniente: a diferencia de Proposify, las propuestas creadas con PandaDoc son bastante simples: se ven como documentos normales en lugar de propuestas interactivas y atractivas.

Comparar PandaDoc con Proposify

Pensamientos finales

El software de propuestas es una herramienta poderosa que puede ayudarlo a mejorar su proceso de ventas y cerrar más tratos. La solución que elijas puede marcar la diferencia entre ganar o perder, así que asegúrate de elegir sabiamente. Si bien no existe una sola mejor opción, el mejor software de propuesta es el que satisface todas sus necesidades y funciona con sus herramientas y procesos existentes. Pruebe Proposify gratis para averiguar si es adecuado para usted.