Cum să alegi cel mai bun software de propunere

Software-ul pentru propuneri elimină presupunerile din procesul de creare a propunerii, oferind reprezentanților dvs. controlul și vizibilitatea de care au nevoie pentru a menține ofertele în mișcare. În plus, face procesul de închidere infinit mai consistent, previzibil și scalabil. Având la îndemână software-ul potrivit de gestionare a propunerilor, echipa dvs. poate să nu mai petreacă atât de mult timp cu propuneri și să înceapă să-l cheltuiască pentru a câștiga mai multe oferte.

Dar găsirea soluției potrivite este mai ușor de spus decât de făcut: la fel ca multe industrii din ultimii ani, concurența în spațiul de creare a propunerilor online se încinge. Există zeci, dacă nu sute de furnizori care pretind că au cel mai bun software de propunere de pe piață.

Deși există opțiuni pentru toată lumea, găsirea celei potrivite poate fi dificilă. Iată cum să eliminați zgomotul și să alegeți cel mai bun software de propunere pentru afacerea dvs.:

Pasul 1: Explorați posibilitățile

Știți deja că software-ul de gestionare a propunerilor face trimiterea propunerilor mai ușoară, mai rapidă și mai consistentă, dar este posibil să nu știți cum. Deși capabilitățile exacte pot varia de la furnizor la furnizor, există câteva moduri cheie prin care software-ul de propunere vă face viața mai ușoară (și a reprezentanților dvs.). Pentru a profita la maximum de căutarea celui mai bun software de propunere, veți avea nevoie de o înțelegere solidă a ceea ce poate face acesta.

Modele de propuneri

Indiferent dacă echipa dvs. folosește documente Microsoft Word sau un generator de propuneri online, există șanse mari să înceapă fiecare document de propunere de la zero. Ceea ce este bine. Dacă ai tot timpul din lume. Dar majoritatea echipelor nu. Cu software-ul de gestionare a propunerilor, reprezentanții au acces la șabloane de propuneri care le oferă un avans în propunerile lor. Deci, în loc să înceapă cu o pagină goală, ei vor avea deja aspectul, secțiunile relevante și alte detalii importante în față de fiecare dată când încep o propunere.

Automatizare

Dacă reprezentanții dvs. nu își adaptează deja propunerea de vânzări pentru fiecare client potențial nou, trebuie să înceapă. Dar extragerea informațiilor de contact din documente și e-mailuri vechi, informații despre prețuri de la echipa de produse și disponibilitatea întâlnirilor din calendarele lor într-o propunere nouă este consumatoare de timp și este predispusă la erori. Automatizarea propunerilor vă poate ajuta echipa să sară peste intrările manuale prin extragerea automată a informațiilor din alte zone ale organizației dvs. direct în propuneri.

Biblioteca de conținut

Dacă reprezentanții tăi de vânzări sunt lăsați să fie liberi, este greu să știi ce se întâmplă în propunerile lor. Informațiile învechite și informațiile incorecte privind prețurile sunt doar doi dintre mulți vinovați obișnuiți, dar există o mulțime de alte lucruri care pot merge prost dacă reprezentanții nu au un loc central din care să extragă conținut. Cu software-ul de gestionare a propunerilor, puteți crea o bibliotecă de conținut actualizat și aprobat în prealabil, astfel încât să fiți sigur că toți reprezentanții folosesc informațiile potrivite.

Managementul afacerilor

Te străduiești să urmărești progresul tranzacției după trimiterea propunerilor? Software-ul de propunere poate ajuta. Vă oferă o perspectivă generală asupra conductei dvs., ajutându-vă să vedeți unde sunt tranzacțiile, cine este implicat, ce trebuie făcut în continuare și când să interveniți pentru a continua tranzacția. În plus, oferă atât echipelor de vânzări, cât și clienților potențiali o modalitate de a verifica starea și progresul proiectelor, pentru a se asigura că sunt pe drumul cel bun pentru obiective, lansări sau alte calendare.

Fluxuri de lucru de aprobare

Deși nu cunoaștem detaliile despre procesul de creare a propunerii dvs., dacă este ceva asemănător cu al nostru, există mai mulți factori interesați implicați. De la asigurarea aprobarii privind prețurile până la obținerea undă verde pentru a scoate propunerea de afaceri, există o mulțime de pași care pot cauza întârzieri dacă echipa dvs. nu are un flux de lucru eficient de aprobare a ofertei.

Software-ul Proposal vă ajută să creați un proces de aprobare simplificat care nu implică săpați prin mai multe versiuni de document, urmărirea informațiilor de la manageri și trimiterea documentelor în diferite departamente. În schimb, echipa dvs. va colabora la o singură versiune live care va fi prezentată doar „aprobatorilor” relevanți atunci când este necesară contribuția acestora. Cu software-ul de gestionare a propunerilor, ofertele dvs. sunt mereu în mișcare, în loc să vă blocheze procesul în timp ce așteptați aprobări.

Semnături electronice

Știați că semnăturile electronice pot crește ratele de încheiere a tranzacțiilor cu până la 465%, ajutându-le în același timp să închidă cu până la 66% mai rapid? Nici noi, până când am săpat în datele din spatele lor. Spre surprinderea nimănui, semnăturile electronice reduc semnificativ frecvența în vânzări, făcând mai ușor pentru clientul dvs. potențial să încheie oficial afacerea. Și cea mai bună parte este că nu trebuie să ieși în afara aplicației de propunere pentru a profita de ele; cele mai bune soluții software pentru propuneri au funcționalitatea de semnătură electronică integrată direct în platformă, ceea ce înseamnă că reprezentanții dvs. pot încheia oferte la fel de ușor cum trimit propuneri.

Analytics

Am fi dispuși să pariez că utilizați analitice pentru a măsura aproape fiecare aspect al eforturilor dvs. de vânzări și marketing. Dar îl folosești pentru închidere?

Software-ul de propunere rotunjește toate datele de vânzări generate în fiecare zi, le organizează, apoi le defalcă pentru a examina informațiile care pot fi acționate. Au trecut vremurile în care ne întrebam ce a mers prost, ce a mers bine și cum să reproduceți procesul în viitor. Punând datele dvs. la lucru, analiza vânzărilor vă oferă dvs. și echipei dvs. cunoștințele necesare pentru a lua decizii mai bine informate.

Integrari

Probabil că am putea numi 10 instrumente populare pentru fiecare etapă a pâlniei de vânzări. Dar în interesul timpului, sperăm că ne veți crede pe cuvânt. La ce ajungem este: înainte de etapa de propunere, echipele de vânzări folosesc adesea o serie de alte aplicații pentru a le ghida prin ciclul de vânzări. Prin integrări, software-ul de propunere se poate conecta direct la acele aplicații pentru a crea o legătură perfectă între cele două. Fie că este vorba de Hubspot CRM pentru a simplifica etapele tranzacțiilor sau Stripe pentru a accepta plăți direct din propuneri, integrările vă pot ajuta echipa de vânzări să folosească tehnologia în avantajul lor.

Pasul 2: Identificați-vă nevoile

Nu este un secret pentru nimeni că software-ul de propunere este o armă secretă, dar având atâtea opțiuni la dispoziție, poate fi dificil să-l alegi pe cel potrivit pentru situație. Adevărul este că fiecare afacere are nevoi diferite, așa că nu există o soluție universală atunci când vine vorba de propuneri de software.

Știind de ce este capabil software-ul de propunere, veți dori să vă identificați nevoile înainte de a începe să căutați un furnizor.

Caracteristici

Nu toate programele software de propunere sunt create în mod egal; caracteristicile și funcționalitatea pot varia semnificativ de la o soluție software la alta, dar asta nu înseamnă că ar trebui să faceți compromisuri.

Cel mai bun software de propunere ar trebui să ofere toate funcțiile de care aveți nevoie imediat din cutie sau cu ajutorul integrărilor. Dacă lucruri precum informații consistente, propuneri mai rapide și vizibilitate asupra ofertelor dvs. sunt importante pentru dvs. (și ar trebui să fie!), căutați un software de propunere care oferă o bibliotecă de conținut, șabloane de propuneri și un flux de activități. Dacă doriți să încorporați videoclipuri, tabele interactive de prețuri, semnături electronice sau orice altă caracteristică care vă ajută să creați acea propunere de afaceri câștigătoare, așteptați până când găsiți o soluție care le are pe toate, cum ar fi Proposify.

Prețuri

La fel ca majoritatea produselor SaaS din zilele noastre, multe site-uri web de creare de propuneri online percep o taxă lunară de abonament pentru a-și folosi serviciul. Acestea fiind spuse, există încă unii furnizori care oferă software de propunere independent care poate fi achiziționat direct. În orice caz, veți dori să comparați prețurile (și modelele de prețuri) între furnizori pentru a găsi cea mai eficientă soluție pentru bugetul dvs.

Utilizabilitate

La sfârșitul zilei, cel mai bun software de propunere este cel care funcționează cel mai bine pentru reprezentanții și organizația dvs. La urma urmei, reprezentanții tăi vor fi cei care folosesc cel mai des software-ul. Asigurați-vă că examinați experiența utilizatorului și capacitatea de utilizare a fiecărui software de propunere pe care îl luați în considerare, altfel riscați ca reprezentanții să piardă timpul sau să facă greșeli cu propunerile lor. Dacă este posibil, rezervați o demonstrație cu furnizorul pentru a vedea cum funcționează software-ul și pentru a afla dacă ar fi potrivit pentru echipa dvs.

Se potrivește cu stiva de tehnologie existentă

Dacă echipa dvs. utilizează o serie de alte aplicații pe parcursul ciclului de vânzări, cel mai bun software de propunere este cel care oferă toate integrările de care aveți nevoie. Fără ele, reprezentanții vor fi blocați să tragă manual informații între foi de calcul, propuneri, platforme de management de proiect și orice alte instrumente esențiale. În căutarea instrumentului de propunere potrivit pentru echipa de vânzări, întrebați potențialii furnizori dacă soluția lor se integrează cu alte software-uri populare și, dacă da, care sunt.

A sustine

În cazul în care afacerea dvs. necesită sprijin din partea furnizorului dvs., ar trebui să alegeți o soluție care să vă facă să vă simțiți încrezători că veți primi ajutorul de care aveți nevoie. Indiferent dacă aveți nevoie de îndrumări suplimentare cu noua soluție software, ajutor pentru rezolvarea unei probleme legate de software sau doar o linie deschisă de comunicare, asigurați-vă că propunerea de software pe care o alegeți oferă suport adecvat.

Bază de cunoștințe

Asistența practică și serviciul pentru clienți sunt considerații importante atunci când alegeți un instrument de propunere pentru echipa dvs., dar unii furnizori merg dincolo. Dacă doriți să vă îmbunătățiți procesul de propunere, căutați un furnizor care oferă resurse suplimentare concepute pentru a vă ajuta reprezentanții să creeze propunerea de afaceri perfectă. Adresați-vă sau consultați site-ul web al potențialului furnizor pentru a afla dacă au un forum comunitar, cele mai bune practici, blog, cărți electronice sau alte resurse care vă pot ajuta să vă duceți procesul de creare a propunerii la noi culmi.

Analytics

Doriți să vedeți datele care vă conduc ofertele (sau lipsa acestora)? Dacă da, veți avea nevoie de un software de propunere care oferă capabilități de analiză și raportare. Fără el, vei fi aproape în întregime în întuneric de îndată ce propunerile vor ieși pe ușă. Dacă sunteți interesat să preluați controlul asupra ofertelor dvs., alegerea unui software de propunere cu analize robuste este cel mai bun loc pentru a începe. Înarmați cu informații și date care să le susțină deciziile, reprezentanții dvs. își pot concentra timpul și energia pentru a construi o propunere câștigătoare.

Servicii personalizate

Serviciile profesionale personalizate sunt o caracteristică mai puțin obișnuită oferită de unii furnizori de software. Dacă sunteți în căutarea ceva mai personalizat, care să se potrivească afacerii și procesului dvs., acesta poate fi un loc fantastic pentru a începe. O investiție mică vă oferă acces la designeri profesioniști și experți în propuneri de afaceri care se ocupă de documente despre oferte zi de zi. Ei își pot valorifica expertiza în crearea de propuneri pentru a dezvolta șabloane de propuneri complet personalizate, pentru a optimiza șabloanele existente sau pentru a transforma cele mai importante PDF-uri într-un format editabil. Cu ajutorul lor, te vei putea asigura că branding-ul tău este întotdeauna la punct și că procesele tale sunt perfecte, astfel încât să te poți concentra pe închidere.

Pasul 3: Comparați opțiunile dvs

Acum că știți ce să căutați, este timpul să începeți să vă comparați opțiunile. Există atât de multe soluții software de propunere, fiecare cu propriile caracteristici, avantaje, beneficii și dezavantaje, așa că este important să alegeți cu înțelepciune. Pentru a vă ajuta să restrângeți căutarea, iată câteva dintre cele mai bune opțiuni de software de propunere disponibile în 2021:

1. Propune

Acum, în mod clar suntem puțin părtinitori. Dar credem că software-ul nostru de propunere este destul de grozav. (Totuși, nu ne credeți pe cuvânt! Fanii noștri de pe G2 ne fac să roșim, clasându-ne în mod constant printre cele mai bune software de vânzări de pe piață.) În 2013, fondatorii noștri au creat Proposify pentru a aborda un adevăr simplu și frustrant: crearea propunerile sunt naibii. Așa că ne-am propus să facem să fie mai puțin nasol. De-a lungul anilor, ne-am dezvoltat platforma pentru a include caracteristicile și funcționalitățile care nu pot rata orice reprezentant de vânzări, echipă sau manager de care ar trebui vreodată să trimită propuneri impresionante și să obțină perspectivă și control asupra celei mai critice părți a procesului său de vânzări. : aproape.

Aflați mai multe despre Proposify aici.

2. Propuneri mai bune

Better Proposals se bazează pe mantra că mai puțin înseamnă mai mult. Totul ține de simplitate — puteți edita propuneri la fel cum ați face un document Google Doc sau Microsoft Word, apoi le puteți trimite clienților potențiali. Deși nu oferă atât de multe șabloane de propunere ca unele dintre celelalte opțiuni, șabloanele pe care le are sunt bine concepute, ușor de modificat și pot fi salvate într-o bibliotecă pentru utilizare ulterioară. Cu toate acestea, UX-ul lasă de dorit; există mai multe meniuri și o interfață pe care unii utilizatori le consideră „îngreunate”.

Comparați propuneri mai bune cu Proposify.

3. Qwilr

La fel ca celelalte soluții din această listă, Qwilr dă putere utilizatorilor să creeze propuneri și alte documente de vânzare mai eficient. Dar, în loc să trimită clienților potențiali un PDF sau un document live, propunerile sunt livrate sub forma unei pagini web interactive. Acest lucru permite echipelor de vânzări să creeze experiențe mai captivante cu elemente încorporate, cum ar fi Google Maps, calendare, videoclipuri și multe altele. Dar, oricât de impresionant ar fi rezultatul final, unele companii preferă să trimită clienților potențiali o simplă propunere PDF. Și dacă alegeți această soluție, nu veți avea acea opțiune.

4. BidSketch

După cum v-ați fi așteptat, BidSketch facilitează crearea și trimiterea de propuneri. Dotat cu șabloane de propuneri și o interfață interactivă, acesta promite să reducă timpul de propunere la jumătate. Permite utilizatorilor să încorporeze imagini, videoclipuri și link-uri și chiar oferă opțiunea de a crea pagini de destinație dedicate pentru fiecare propunere. Dar, în ciuda numeroaselor sale avantaje, are mult mai puține opțiuni de integrare decât celelalte soluții și nu are o modalitate de a gestiona propunerile care au fost trimise.

Comparați Bidsketch cu Proposify

5. PandaDoc

PandaDoc este o altă companie de software de propunere care își propune să elimine munca fluxului de documente. Oferă o suită de instrumente concepute pentru a ajuta echipele de vânzări să creeze, să trimită și să gestioneze propuneri și alte documente de vânzări. Este o soluție accesibilă pentru echipele de vânzări care doresc să-și simplifice procesul de propunere, dar are un dezavantaj major: spre deosebire de Proposify, propunerile create cu PandaDoc sunt destul de simple - arată exact ca documente obișnuite, spre deosebire de propuneri interactive, atrăgătoare.

Comparați PandaDoc cu Proposify

Gânduri finale

Software-ul pentru propuneri este un instrument puternic care vă poate ajuta să vă îmbunătățiți procesul de vânzare și să încheiați mai multe oferte. Soluția pe care o alegeți poate fi diferența dintre câștig sau pierde, așa că asigurați-vă că alegeți cu înțelepciune. Deși nu există o singură opțiune cea mai bună, cel mai bun software de propunere este cel care răspunde tuturor nevoilor dvs. și funcționează cu instrumentele și procesele existente. Încercați gratuit Proposify pentru a afla dacă este potrivit pentru dvs.