Proses Pengembangan Program Nirlaba dalam 5 Langkah

Pada tahun 2021, The Center for Effective Philanthropy ^[1] melaporkan bahwa 88% lembaga nonprofit yang mereka survei mengubah penawaran program mereka baru-baru ini. Dengan hanya 12% dari organisasi nirlaba yang ada yang tidak perlu membuat perubahan signifikan pada jajaran program mereka, tidak dapat disangkal pentingnya memprioritaskan proses pengembangan program yang dapat diskalakan dan dapat disesuaikan.

Baik lembaga nonprofit Anda bekerja dengan baik tetapi siap meluncurkan program baru, atau Anda baru saja memulai layanan pertama Anda, Anda memerlukan pemahaman yang komprehensif tentang cara menavigasi proses pengembangan program baru untuk menghindari mengalami nasib yang sama dari begitu banyak organisasi seperti Anda.

Jika Anda seorang direktur program atau pendiri lembaga nonprofit yang sedang mencari panduan di awal peluncuran program baru, kami telah membuatkan panduan ini untuk Anda. Sebelumnya, kami akan membantu Anda membuat rencana strategis untuk peluncuran program terbaru Anda dengan membahas setiap langkah proses pengembangan program nonprofit dan memberikan kiat-kiat yang akan memastikan kesuksesan Anda.

Jika Anda belum memiliki organisasi nirlaba yang tergabung, Anda harus menandai panduan ini dan kembali ke sana ketika Anda siap untuk memulai perencanaan program.

Penilaian kebutuhan adalah proses untuk menentukan apakah ada kebutuhan aktual dan terukur untuk pekerjaan atau layanan yang disediakan (atau rencana) nirlaba Anda. Melakukan penilaian kebutuhan adalah langkah pertama yang penting untuk dilakukan sebelum Anda memulai perencanaan program—atau memulai organisasi nirlaba, dalam hal ini.

Berikut adalah pertanyaan yang harus Anda coba jawab saat melakukan penilaian kebutuhan Anda:

• Bagaimana seharusnya kita mendefinisikan masalah yang ingin kita pecahkan?
• Apakah ada organisasi yang ada yang mencoba memecahkan masalah yang sama?
• Apa ruang lingkup masalah yang kami coba selesaikan? Misalnya, berapa banyak orang yang berpotensi menggunakan layanan kami?
• Dari mana keahlian kami (dalam hal pemecahan masalah) berasal?

Inti dari langkah ini adalah: Lakukan riset Anda

Nirlaba adalah bisnis, dan dengan cara yang sama seperti kesuksesan startup bergantung pada riset pasar pra-peluncuran, kesuksesan nonprofit bergantung pada penilaian kebutuhan yang menyeluruh.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana untuk menemukan jawaban atas pertanyaan di atas, kami telah mencantumkan tiga tempat awal yang bagus di bawah ini:

1. Komunitas Anda: Jika Anda mengenal seseorang yang memiliki pengalaman dengan manajemen nonprofit, Anda harus meminta umpan balik dan bimbingan mereka sebelum meluncurkan program baru. Juga, terhubung dengan anggota demografis yang Anda harapkan untuk dilayani, dan dapatkan laporan langsung mereka tentang masalah tersebut dan bagaimana masalah itu saat ini ditangani oleh komunitas. Salah satu metode yang dapat Anda coba untuk mengumpulkan informasi kunci adalah dengan menjalankan kuesioner atau survei. Ini juga merupakan cara yang bagus untuk mengukur minat komunitas Anda terhadap layanan yang akan Anda berikan.
2. Data sensus: Saat menjawab pertanyaan tentang berapa banyak orang yang berpotensi dijangkau oleh lembaga nonprofit Anda, data sensus ^[5] sangat membantu. Dan untungnya, beberapa kelompok perencanaan kota dan daerah juga menerbitkan proyeksi pertumbuhan penduduk.
3. Perpustakaan Foundation Center: Apa cara yang lebih baik untuk belajar selain dari mereka yang telah mendahului Anda? Perpustakaan Foundation Center ^[6] adalah rumah bagi data komprehensif tentang filantropi dari seluruh dunia. Anda dapat mencari tren pendanaan, mempelajari lembaga nonprofit di wilayah Anda (dan siapa yang mendukungnya), dan mengajukan permohonan untuk mendapatkan stempel transparansi (yang akan membantu Anda menarik donor). Lihat Candid ^[7] untuk mempelajari lebih lanjut.

Jika penilaian kebutuhan Anda menentukan bahwa ada cukup alasan untuk meluncurkan program baru, langkah Anda selanjutnya adalah mulai menyusun tim. Kami akan membahas tiga jenis utama profesional nirlaba dan tanggung jawab mereka di bawah ini, serta bagaimana Anda dapat merekrut mereka ke organisasi Anda.

2.1 Anggota dewan

Prioritas tertinggi setiap organisasi nirlaba harus merekrut dewan pemimpin nirlaba. Anggota dewan mengambil tanggung jawab terkait dengan memajukan misi organisasi Anda, seperti merekrut profesional nirlaba tambahan, mengawasi pengembangan program baru, dan memastikan kepatuhan hukum.

Untuk menemukan anggota dewan, sebaiknya hubungi individu di jaringan Anda yang memiliki minat yang sama dengan tujuan Anda. Jika organisasi Anda sudah mapan, komunitas sukarelawan Anda adalah tempat yang tepat untuk mencari anggota dewan baru. Anda juga dapat mengiklankan lowongan anggota dewan di situs web Anda, serta papan pekerjaan eksternal.

2.2 Staf

Staf Anda akan mencakup mereka yang memegang posisi seperti direktur program, manajer acara, spesialis komunikasi, dan koordinator sukarelawan. Bergantung pada bagaimana organisasi Anda beroperasi, beberapa peran ini akan lebih penting daripada yang lain, tetapi karena Anda di sini untuk mempelajari cara memulai program nirlaba baru, kami sarankan Anda memprioritaskan menemukan direktur program ^[9] .

Karena anggota staf dibayar untuk pekerjaan mereka, pendekatan terbaik untuk menemukan individu untuk mengisi peran ini adalah dengan memasang lowongan di papan pekerjaan.

2.3 Relawan

Banyak organisasi nirlaba mengandalkan sukarelawan yang tidak dibayar untuk meningkatkan kesadaran tentang layanan mereka, mengelola acara penggalangan dana, dan menjalankan program. Tetapi karena sukarelawan menawarkan waktu mereka secara gratis, merekrut pendukung baru kemungkinan besar akan menjadi urusan berkelanjutan untuk organisasi Anda.

Perekrutan sukarelawan menjadi lebih mudah dengan perangkat lunak manajemen sukarelawan, kategori alat yang membantu lembaga nonprofit menemukan, merekrut, dan melatih sukarelawan.

Setelah Anda memiliki tim di belakang Anda untuk memberikan dukungan dan ide, Anda harus memulai perencanaan program.

Dalam 3 Langkah untuk Membangun Rencana Bisnis Nirlaba yang Efektif, kami memberikan informasi yang lebih mendalam tentang cara melakukannya, tetapi untuk meringkasnya, Anda harus menerapkan prinsip-prinsip penulisan rencana bisnis ke dalam perencanaan program dengan memasukkan tujuh komponen yang tercantum di bawah ini.

• Ringkasan eksekutif: Ringkasan eksekutif Anda harus menjelaskan apa, mengapa, dan bagaimana di balik organisasi nirlaba Anda. Perkenalkan organisasi Anda, perinci masalah yang ingin Anda pecahkan, dan jelaskan secara singkat bagaimana Anda berencana melakukannya. Jika Anda memiliki pernyataan misi, sebaiknya sertakan juga di sini.
• Analisis pasar: Analisis pasar Anda harus mencakup penjelasan singkat tentang kebutuhan yang akan dilayani oleh program Anda, gambaran umum tentang demografi yang akan ditargetkan oleh program Anda, dan informasi tentang organisasi lain yang melayani kebutuhan yang sama. Penilaian kebutuhan yang Anda lakukan sebelumnya akan berguna untuk bagian ini.

• Tinjauan operasi program: Apa yang akan dibutuhkan oleh program baru Anda? Apakah ini akan menjadi pekerjaan sosial berbasis acara atau satu-satu antara sukarelawan terlatih dan mereka yang membutuhkan? Atau, apakah akan lebih fokus pada penyediaan sumber daya untuk komunitas yang kurang terlayani? Apa pun ide Anda untuk program baru, di sinilah Anda perlu spesifik tentang apa yang akan Anda berikan, kepada siapa, dan bagaimana.
• Rencana kepegawaian: Berbicara tentang bagaimana Anda akan melaksanakan program Anda, rencana kepegawaian Anda harus mencakup rincian siapa yang akan terlibat dalam pengelolaan program. Meskipun kami merekomendasikan untuk menyertakan bio direktur program Anda dan semua anggota dewan yang terlibat di sini, Anda tidak perlu menyertakan nama sukarelawan (hanya perkiraan jumlah pegawai).
• Strategi pemasaran: Bagaimana Anda akan menyebarkan berita tentang program baru Anda? Dan yang lebih penting, bagaimana Anda berencana untuk terhubung dengan donor dan sukarelawan? Memiliki strategi pemasaran sangat penting untuk organisasi nirlaba mana pun, terutama yang meluncurkan program baru. Beberapa taktik pemasaran yang sering digunakan oleh organisasi nirlaba termasuk kampanye email, pemasaran konten, dari mulut ke mulut, promosi media sosial, dan pemasaran acara. Dan inilah tip bonus: Google Ad Grants ^[11] menawarkan iklan gratis hingga $10.000 per bulan untuk lembaga nonprofit.

• Garis waktu/tonggak sejarah: Ini adalah bagian "kapan" Anda. Anda harus menyertakan kapan program Anda akan diluncurkan dan tujuan organisasi atau tonggak penting yang akan membantu Anda mengukur seberapa efektif program Anda. Daripada menyertakan tanggal tertentu, sebaiknya tetapkan rentang waktu di sini (seperti 30 hari, tiga bulan, enam bulan, dll.).
• Keuangan: Terakhir, bagian yang paling menantang dari semuanya: keuangan. Untuk memulai, kami merekomendasikan untuk melakukan studi kelayakan ^[12] dan menyertakan snapshot dari temuan. Studi kelayakan menganalisis semua faktor relevan yang memengaruhi keberhasilan program Anda, termasuk pertimbangan hukum, keuangan, dan logistik. Biasanya dilakukan oleh pihak ketiga, tetapi waktu dan uang yang dihabiskan tidak sia-sia, karena hasilnya adalah pemahaman yang lebih baik tentang peluang keberhasilan program Anda dan kesiapan komunitas Anda untuk mendanainya. Selain studi kelayakan, Anda juga harus menyertakan rincian perkiraan biaya ^[13] untuk program Anda. Melakukannya akan memungkinkan Anda untuk menetapkan tujuan penggalangan dana dengan percaya diri. Sertakan proyeksi gaji anggota staf, biaya overhead (seperti biaya sewa dan utilitas), langganan perangkat lunak, dan pengeluaran lain yang akan Anda keluarkan selama menjalankan bisnis.

Pada titik proses ini, Anda telah melakukan penilaian kebutuhan, membentuk tim, dan bekerja melalui proses pembuatan rencana program. Selanjutnya, Anda perlu mendapatkan perhatian dari donor potensial dengan kasus dukungan.

Kami akan membahas secara singkat komponen untuk disertakan dalam kasus untuk dukungan di bawah ini, tetapi jangan lewatkan panduan mendalam kami untuk menulis pernyataan kasus yang efektif: Inilah Yang Harus Disertakan dalam Kasus Dukungan Nonprofit Anda.

Setelah Anda membuat kasus untuk dukungan, mulailah memikirkan cara paling efektif untuk membagikannya dengan calon donor. Mempostingnya di situs web Anda dan mengirimkannya melalui email langsung ke donatur sebelumnya adalah strategi yang bagus. Tetapi jika Anda memiliki acara yang direncanakan, Anda juga harus mencetak salinan fisik untuk dibagikan kepada anggota komunitas.

Anda telah melakukan penelitian Anda; Anda telah merekrut sebuah tim, dan sekarang saatnya untuk meluncurkan program Anda dan mulai membuat kemajuan menuju tujuan Anda. Tapi jangan khawatir: Kami akan memberi Anda beberapa tip perpisahan terakhir untuk memastikan peluncuran program Anda berjalan semulus mungkin.

• Tetapkan tanggal mulai. Menetapkan tanggal peluncuran sejak awal dalam proses perencanaan program adalah suatu keharusan. Dengan adanya garis waktu, Anda akan tahu kapan harus memulai penggalangan dana (biasanya setidaknya beberapa bulan sebelumnya), kapan harus mulai merekrut dan menjadwalkan sukarelawan, dan kapan harus mulai mengukur dampak program baru Anda (biasanya antara tiga hingga enam bulan setelah peluncuran).
• Membuat rencana implementasi. Rencana penerapan Anda harus merinci apa yang perlu terjadi selama minggu-minggu menjelang (dan setelah) peluncuran. Apakah Anda perlu mengadakan sesi pelatihan untuk relawan? Jika demikian, siapa yang akan bertanggung jawab untuk memimpin sesi? Tuliskan semua tugas yang harus diselesaikan tim Anda agar peluncuran berhasil dan pastikan masing-masing tugas tersebut ditetapkan ke anggota tim. Perangkat lunak manajemen proyek nirlaba dapat membantu Anda tetap teratur dan berada di jalur yang tepat sebelum peluncuran program Anda.
• Investasikan sumber daya yang akan mendukung kesuksesan program Anda. Baik itu anggota tim baru atau teknologi baru, ada kemungkinan besar Anda harus melakukan investasi tambahan di beberapa titik untuk memastikan organisasi nirlaba Anda tumbuh. Dan meskipun kami tidak dapat memprediksi kebutuhan bisnis Anda, kami dapat mengarahkan Anda ke arah yang benar. Pertama, baca konten kami, Cara Bekerja Menuju Kedewasaan Digital sebagai Nirlaba, lalu kunjungi Daftar Pendek Perangkat Lunak Nirlaba kami untuk perincian 10 alat berperingkat teratas yang sering digunakan oleh organisasi seperti milik Anda.

Pemikiran dan persiapan strategis akan meningkatkan peluang keberhasilan program Anda

Laporan Tren dan Dampak Nirlaba The Urban Institute 2021 ^[14] membagikan bahwa 37% organisasi nirlaba mengalami penurunan donasi pada tahun 2020. Jelas, ini sebagian karena pandemi COVID-19, tetapi tantangan ekonomi (seperti inflasi yang eksplosif dan kenaikan sewa setinggi langit ^[15] ) yang dihadapi masyarakat kita belum hilang.

Mempertimbangkan kondisi ini, lebih penting daripada sebelumnya bagi organisasi nirlaba untuk berpikir secara strategis tentang bagaimana mereka dapat mendanai dan melaksanakan program yang mereka janjikan untuk diberikan. Untuk mengarahkan lembaga nonprofit Anda menuju kesuksesan, lakukan lima langkah untuk mengembangkan program baru yang telah kami bahas dalam panduan ini:

1. Melakukan penilaian kebutuhan.
2. Kumpulkan tim.
3. Membuat rencana program.
4. Tulis kasus untuk dukungan.
5. Luncurkan program Anda.

Dan sebelum Anda pergi, jangan lewatkan kumpulan terakhir dari sumber daya bermanfaat kami di bawah ini.

Sumber

1. Bertekun melalui krisis: keadaan nirlaba, Pusat Filantropi yang Efektif
2. Beri makan Anak-anak
3. Perubahan dimulai dari Anda – Sponsor hari ini!, Beri Makan Anak-anak
4. Kami menyelamatkan Anda tempat duduk. Bergabunglah dengan kami., Beri Makan Anak-anak
5. Biro Sensus Amerika Serikat
6. Dapatkan informasi tentang setiap Yayasan AS dengan satu pencarian di Mulai Cepat FDO., Direktori Yayasan Online oleh Candid
7. Jujur
8. Cara Menemukan Anggota Dewan Nirlaba | Wawasan & Tips, blog donorbox
9. Deskripsi pekerjaan Direktur Program, Teknologi yang Dapat Dikerjakan Terbatas
10. 4 Langkah Sederhana untuk Menyelesaikan Analisis Pasar untuk Organisasi Nirlaba, Springly
11. Google Ad Grants membantu lembaga nonprofit berbagi tujuan mereka dengan dunia., Google
12. Lakukan Studi Kelayakan Penggalangan Dana: 7 Langkah Menuju Sukses, Gandakan Donasi
13. Perangkat Analisis Biaya Nirlaba, Grup Bridgespan
14. Tren dan Dampak Nirlaba 2021, Urban Institute
15. Naiknya Sewa Mengancam untuk Menopang Inflasi, The New York Times
16. Temukan Asosiasi Negara Bagian Anda, Dewan Nasional Nirlaba
17. PANDUAN: Bangun Strategi Penggalangan Dana Digital Anda, GlobalGiving