عملية تطوير البرامج غير الربحية في 5 خطوات

في عام 2021 ، أفاد مركز العمل الخيري الفعال ^[1] أن 88٪ من المنظمات غير الربحية التي شملها الاستطلاع غيرت عروض برامجها مؤخرًا. مع وجود 12٪ فقط من المنظمات غير الربحية الحالية التي لا تحتاج إلى إجراء أي تغييرات مهمة على تشكيلة برامجها ، فلا أحد ينكر أهمية إعطاء الأولوية لعملية تطوير برنامج قابلة للتطوير وقابلة للتكيف.

سواء كانت مؤسستك غير الربحية تعمل بشكل سليم ولكنها مستعدة لإطلاق برنامج جديد ، أو كنت في بداية بدء خدمتك الأولى ، فأنت بحاجة إلى فهم شامل لكيفية التنقل في عملية تطوير البرنامج الجديدة من أجل تجنب تواجه نفس المصير للعديد من المنظمات مثل منظمتك.

إذا كنت مدير برنامج أو مؤسس مؤسسة غير ربحية تبحث عن إرشادات في بداية إطلاق برنامج جديد ، فقد أنشأنا هذا الدليل من أجلك. قبل ذلك ، سنساعدك في إنشاء خطة إستراتيجية لإطلاق برنامجك الأخير من خلال تغطية كل خطوة من خطوات عملية تطوير البرنامج غير الربحي وتقديم النصائح على طول الطريق التي ستضمن نجاحك.

إذا لم يكن لديك بالفعل مؤسسة غير ربحية مدمجة ، فيجب عليك وضع إشارة مرجعية على هذا الدليل والعودة إليه عندما تكون مستعدًا لبدء تخطيط البرنامج.

تقييم الاحتياجات هو عملية تحديد ما إذا كانت هناك حاجة فعلية وقابلة للقياس للعمل أو الخدمة التي تقدمها مؤسستك غير الربحية (أو تخطط لها). يعد إجراء تقييم للاحتياجات خطوة أولى أساسية يجب اتخاذها قبل البدء في تخطيط البرنامج - أو بدء منظمة غير ربحية على الإطلاق ، في هذا الشأن.

فيما يلي الأسئلة التي يجب أن تسعى للإجابة عليها أثناء إجراء تقييم احتياجاتك:

• كيف يجب أن نحدد المشكلة التي نخطط لحلها؟
• هل هناك أي منظمات موجودة تحاول حل نفس المشكلة؟
• ما هو نطاق المشكلة التي نحاول حلها؟ على سبيل المثال ، كم عدد الأشخاص الذين يحتمل أن يستخدموا خدماتنا؟
• من أين تأتي خبرتنا (فيما يتعلق بحل المشكلة)؟

تتلخص هذه الخطوة في ما يلي: قم بأبحاثك

المنظمة غير الربحية هي عمل تجاري ، وبنفس الطريقة التي يعتمد بها نجاح الشركة الناشئة على أبحاث السوق قبل الإطلاق ، يعتمد نجاح المنظمة غير الربحية على تقييم شامل للاحتياجات.

إذا لم تكن متأكدًا من أين تبدأ عندما يتعلق الأمر بالعثور على إجابات للأسئلة أعلاه ، فقد قمنا بإدراج ثلاثة أماكن بداية رائعة أدناه:

1. مجتمعك: إذا كنت تعرف أي شخص لديه خبرة في إدارة المنظمات غير الربحية ، فيجب أن تطلب ملاحظاتهم وإرشاداتهم قبل إطلاق برنامج جديد. أيضًا ، تواصل مع أعضاء المجموعة الديموغرافية التي تأمل في خدمتهم ، واحصل على وصفهم المباشر للمشكلة وكيف يتعامل معها المجتمع حاليًا. إحدى الطرق التي يمكنك تجربتها لجمع المعلومات الأساسية هي إجراء استبيان أو مسح. هذه أيضًا طريقة رائعة لقياس اهتمام مجتمعك بالخدمة التي تخطط لتقديمها.
2. بيانات التعداد: عندما يتعلق الأمر بالإجابة على سؤال حول عدد الأشخاص الذين يمكن أن تصل إليهم مؤسستك غير الربحية ، فإن بيانات التعداد ^[5] مفيدة للغاية. ولحسن الحظ ، تنشر بعض مجموعات التخطيط البلدية والإقليمية أيضًا توقعات النمو السكاني.
3. مكتبات Foundation Center: ما هي أفضل طريقة للتعلم من أولئك الذين سبقوك؟ مكتبات مركز التأسيس ^[6] هي موطن لبيانات شاملة عن الأعمال الخيرية من جميع أنحاء العالم. يمكنك البحث عن اتجاهات التمويل ، والتعرف على المنظمات غير الربحية في منطقتك (ومن يدعمها) ، والتقدم للحصول على ختم الشفافية (الذي سيساعدك على جذب المتبرعين). تحقق من Candid ^[7] لمعرفة المزيد.

إذا حدد تقييم احتياجاتك أن هناك سببًا كافيًا لبدء برنامج جديد ، فإن خطوتك التالية هي البدء في تكوين فريق. سنغطي الأنواع الثلاثة الرئيسية للمحترفين غير الربحيين ومسؤولياتهم أدناه ، بالإضافة إلى كيفية تجنيدهم في مؤسستك.

2.1 أعضاء مجلس الإدارة

يجب أن تكون الأولوية القصوى لكل مؤسسة غير ربحية هي تعيين مجلس إدارة من قادة المنظمات غير الربحية. يتحمل أعضاء مجلس الإدارة المسؤوليات المتعلقة بتعزيز مهمة مؤسستك ، مثل تعيين محترفين إضافيين غير ربحيين ، والإشراف على تطوير برامج جديدة ، وضمان الامتثال القانوني.

للعثور على أعضاء مجلس الإدارة ، نوصي بالتواصل مع الأفراد في شبكتك الذين يشاركونك الاهتمام بقضيتك. إذا كانت مؤسستك راسخة ، فإن مجتمع المتطوعين الخاص بك هو مكان رائع للبحث عن أعضاء مجلس إدارة جدد. يمكنك أيضًا الإعلان عن فتحات أعضاء مجلس الإدارة على موقع الويب الخاص بك ، بالإضافة إلى لوحات الوظائف الخارجية.

2.2 طاقم العمل

سيتضمن فريق العمل الخاص بك أولئك الذين يشغلون مناصب مثل مدير البرنامج ومدير الأحداث وأخصائي الاتصالات ومنسق المتطوعين. اعتمادًا على كيفية عمل مؤسستك ، ستكون بعض هذه الأدوار أكثر أهمية من غيرها ، ولكن نظرًا لأنك هنا لتتعلم كيفية بدء برنامج غير ربحي جديد ، فإننا نقترح أن تعطي الأولوية للعثور على مدير برنامج ^[9] .

نظرًا لأن الموظفين يتقاضون رواتب مقابل عملهم ، فإن أفضل طريقة للعثور على الأفراد لملء هذه الأدوار هي نشر الوظائف الشاغرة على لوحات الوظائف.

2.3 المتطوعون

تعتمد العديد من المنظمات غير الربحية على متطوعين غير مدفوعي الأجر لزيادة الوعي بخدماتهم وإدارة أحداث جمع التبرعات وإدارة البرامج. ولكن نظرًا لأن المتطوعين يقدمون وقتهم مجانًا ، فمن المحتمل أن يكون تجنيد مؤيدين جدد أمرًا مستمرًا لمؤسستك.

أصبح تجنيد المتطوعين أسهل من خلال برامج إدارة المتطوعين ، وهي فئة من الأدوات التي تساعد المنظمات غير الربحية في العثور على المتطوعين وتجنيدهم وتدريبهم.

بمجرد أن يكون لديك فريق خلفك لتقديم الدعم وترتد الأفكار ، يجب أن تبدأ في تخطيط البرنامج.

في 3 خطوات لبناء خطة عمل فعالة غير ربحية ، نقدم المزيد من المعلومات المتعمقة حول كيفية القيام بذلك ، ولكن للتلخيص ، يجب عليك تطبيق مبادئ كتابة خطة عمل على تخطيط البرنامج من خلال تضمين المكونات السبعة المدرجة أدناه.

• الملخص التنفيذي: يجب أن يشرح الملخص التنفيذي ماذا ولماذا وكيف وراء مؤسستك غير الربحية. قدِّم تعريفًا بمؤسستك ، وقم بالتفصيل بالمشكلة (المشكلات) التي تسعى إلى حلها ، واشرح بإيجاز كيف تخطط للقيام بذلك. إذا كان لديك بيان مهمة ، فمن الجيد تضمينه هنا أيضًا.
• تحليل السوق: يجب أن يتضمن تحليل السوق الخاص بك شرحًا موجزًا ​​للحاجة التي سيخدمها برنامجك ، ونظرة عامة على التركيبة السكانية التي سيستهدفها برنامجك ، ومعلومات حول أي مؤسسات أخرى تخدم نفس الحاجة. سيكون تقييم الاحتياجات الذي أجريته مسبقًا مفيدًا في هذا القسم.

• نظرة عامة على عمليات البرنامج: ما الذي سينطوي عليه برنامجك الجديد؟ هل سيكون عملًا اجتماعيًا قائمًا على الأحداث أو عملًا اجتماعيًا فرديًا بين المتطوعين المدربين والمحتاجين؟ أم أنه سيكون أكثر تركيزًا على توفير الموارد لمجتمع يعاني من نقص الخدمات؟ مهما كانت فكرتك عن برنامج جديد ، فهذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى تحديد ما ستقدمه ، ولمن ، وكيف.
• خطة التوظيف: عند الحديث عن كيفية تنفيذ برنامجك ، يجب أن تتضمن خطة التوظيف الخاصة بك تفصيلاً لمن سيشارك في إدارة البرنامج. بينما نوصي بتضمين سيرة ذاتية لمدير برنامجك وأي أعضاء مجلس إدارة مشاركين هنا ، لا تحتاج إلى تضمين أسماء المتطوعين (مجرد تقدير عدد الموظفين).
• استراتيجية التسويق: كيف ستعلن عن برنامجك الجديد؟ والأهم من ذلك ، كيف تخطط للتواصل مع المتبرعين والمتطوعين؟ يعد وجود استراتيجية تسويق في مكانها أمرًا مهمًا جدًا لأي مؤسسة غير ربحية ، خاصة تلك التي تطلق برامج جديدة. تتضمن بعض أساليب التسويق التي تستخدمها المنظمات غير الربحية بشكل متكرر حملات البريد الإلكتروني ، وتسويق المحتوى ، والكلام الشفهي ، والترويج على وسائل التواصل الاجتماعي ، وتسويق الأحداث. وإليك نصيحة إضافية: تقدم Google Ad Grants ^[11] ما يصل إلى 10000 دولار شهريًا في صورة إعلانات مجانية للمؤسسات غير الربحية.

• الجدول الزمني / المعالم: هذا هو قسم "متى". يجب عليك تضمين وقت إطلاق برنامجك والأهداف أو المعالم التنظيمية الرئيسية التي ستساعدك على قياس مدى فعالية برنامجك. بدلاً من تضمين تواريخ محددة ، نوصي بتعيين نطاقات زمنية هنا (مثل 30 يومًا ، أو ثلاثة أشهر ، أو ستة أشهر ، وما إلى ذلك).
• المالية: أخيرًا ، القسم الأكثر تحديًا على الإطلاق: المالية. للبدء ، نوصي بإجراء دراسة جدوى ^[12] وتضمين لمحة سريعة عن النتائج. تحلل دراسات الجدوى جميع العوامل ذات الصلة التي تؤثر على نجاح برامجك ، بما في ذلك الاعتبارات القانونية والمالية واللوجستية. يتم إجراؤها عادةً بواسطة طرف ثالث ، لكن الوقت والمال الذي يتم إنفاقه يستحق كل هذا العناء ، لأن النتيجة ستكون فهمًا أفضل لفرصة نجاح برنامجك واستعداد مجتمعك لتمويله. بصرف النظر عن دراسة الجدوى ، يجب عليك أيضًا تضمين تفاصيل تقديرات التكلفة ^[13] لبرنامجك. سيسمح لك القيام بذلك بتحديد أهداف جمع التبرعات بثقة. قم بتضمين توقعات لرواتب الموظفين والتكاليف العامة (مثل تكاليف الإيجار والمرافق) واشتراكات البرامج وأي نفقات أخرى ستتكبدها طوال فترة ممارسة الأعمال التجارية.

في هذه المرحلة من العملية ، قمت بإجراء تقييم للاحتياجات ، وقمت بتجميع فريق ، وعملت خلال عملية إنشاء خطة برنامج. بعد ذلك ، تحتاج إلى جذب انتباه المتبرعين المحتملين لحالة الدعم.

سنغطي بإيجاز المكونات المراد تضمينها في حالة الدعم أدناه ، ولكن لا تفوتك دليلنا التفصيلي لكتابة بيان حالة فعال: إليك ما يجب تضمينه في حالة دعم مؤسستك غير الربحية.

بمجرد إنشاء قضية للدعم ، ابدأ في التفكير في الطريقة الأكثر فعالية لمشاركتها مع المتبرعين المحتملين. يعد نشرها على موقع الويب الخاص بك وإرسالها بالبريد الإلكتروني مباشرة إلى المتبرعين السابقين استراتيجيات رائعة. ولكن إذا كنت تخطط لحدث ما ، فيجب عليك أيضًا طباعة نسخ ورقية لتوزيعها على أعضاء المجتمع.

لقد قمت ببحثك. لقد عينت فريقًا ، والآن حان الوقت لإطلاق برنامجك والبدء في إحراز تقدم نحو أهدافك. لكن لا تقلق: سنترك لك بعض النصائح النهائية للفراق للتأكد من أن إطلاق برنامجك يسير بسلاسة قدر الإمكان.

• حدد تاريخ البدء. يعد تحديد تاريخ الإطلاق مبكرًا في عملية تخطيط البرنامج أمرًا لا بد منه. مع وجود جدول زمني ، ستعرف متى تبدأ في جمع التبرعات (عادةً قبل بضعة أشهر على الأقل) ، ومتى تبدأ في تجنيد وجدولة المتطوعين ، ومتى تبدأ في قياس تأثير برنامجك الجديد (عادةً ، ما بين ثلاثة إلى بعد ستة أشهر من الإطلاق).
• ضع خطة تنفيذ. يجب أن توضح خطة التنفيذ الخاصة بك ما يجب أن يحدث طوال الأسابيع التي تسبق (وبعد) الإطلاق. هل تحتاج إلى عقد دورة تدريبية للمتطوعين؟ إذا كان الأمر كذلك ، فمن سيكون مسؤولاً عن قيادة الجلسة؟ قم بتدوين جميع المهام التي يحتاج فريقك لإكمالها من أجل إطلاق ناجح وتأكد من تعيين كل منها لأحد أعضاء الفريق. يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع غير الربحية على البقاء منظمًا وعلى المسار الصحيح قبل إطلاق برنامجك.
• استثمر في الموارد التي ستدعم نجاح برنامجك. سواء كان ذلك عضوًا جديدًا في الفريق أو تقنية جديدة ، فهناك فرصة جيدة أن تضطر إلى القيام باستثمارات إضافية في مرحلة ما لضمان نمو منظمتك غير الربحية. وبينما لا يمكننا التنبؤ بما سيحتاجه عملك ، يمكننا توجيهك في الاتجاه الصحيح. أولاً ، اقرأ المحتوى الخاص بنا ، كيفية العمل نحو النضج الرقمي كمنظمة غير ربحية ، ثم قم بزيارة القائمة المختصرة للبرامج غير الربحية الخاصة بنا للحصول على تفاصيل لأفضل 10 أدوات يتم استخدامها بشكل متكرر من قبل مؤسسات مثل مؤسستك.

سيؤدي التفكير الاستراتيجي والإعداد إلى تحسين فرص نجاح برنامجك

شارك تقرير الاتجاهات غير الربحية وتأثيراتها لعام 2021 ^[14] الصادر عن المعهد الحضري أن 37٪ من المنظمات غير الربحية شهدت انخفاضًا في التبرعات في عام 2020. ومن الواضح أن هذا يرجع جزئيًا إلى وباء COVID-19 ، ولكن التحديات الاقتصادية (مثل التضخم المتفجر والارتفاعات الإيجارية الباهظة ^[15] ) التي تواجه مجتمعنا لم تختف.

بالنظر إلى هذه الظروف ، من المهم أكثر من أي وقت مضى أن تفكر المنظمات غير الربحية بشكل استراتيجي حول كيفية تمويل وتنفيذ البرامج التي يعدون بتقديمها. من أجل وضع منظمتك غير الربحية على طريق النجاح ، اعمل من خلال الخطوات الخمس لتطوير برنامج جديد قمنا بتغطيته في هذا الدليل:

1. قم بإجراء تقييم للاحتياجات.
2. قم بتجميع فريق.
3. ضع خطة برنامج.
4. اكتب حالة للدعم.
5. ابدأ برنامجك.

وقبل أن تذهب ، لا تفوت الجولة الأخيرة من الموارد المفيدة أدناه.

مصادر

1. المثابرة خلال الأزمات: حالة المنظمات غير الربحية ، مركز العمل الخيري الفعال
2. أطعم الأطفال
3. التغيير يبدأ معك - ادعم اليوم! أطعم الأطفال
4. لقد وفرنا لك مقعدًا. انضم إلينا ، أطعم الأطفال
5. مكتب تعداد الولايات المتحدة
6. احصل على معلومات عن كل مؤسسة أمريكية ببحث واحد في FDO Quick Start. ، Foundation Directory Online by Candid
7. صريح
8. كيف تجد أعضاء مجلس إدارة غير ربحيين | رؤى ونصائح ، مدونة الجهات المانحة
9. الوصف الوظيفي لمدير البرنامج ، Workable Technology Limited
10. 4 خطوات بسيطة لإكمال تحليل السوق للمنظمات غير الربحية ، بشكل ربيعي
11. تساعد Google Ad Grants المنظمات غير الربحية في مشاركة أسبابها مع العالم. ، Google
12. قم بإجراء دراسة جدوى لجمع التبرعات: 7 خطوات للنجاح ، مضاعفة التبرع
13. مجموعة أدوات تحليل التكلفة غير الربحية ، مجموعة Bridgespan
14. الاتجاهات والآثار غير الربحية 2021 ، المعهد الحضري
15. ارتفاع الإيجارات يهدد بدعم التضخم ، اوقات نيويورك
16. ابحث عن رابطة ولايتك ، المجلس الوطني للمنظمات غير الربحية
17. الدليل: بناء استراتيجية جمع التبرعات الرقمية الخاصة بك ، GlobalGiving