Le processus de développement d'un programme à but non lucratif en 5 étapes

En 2021, le Center for Effective Philanthropy ^[1] a rapporté que 88 % des organisations à but non lucratif interrogées avaient récemment modifié leurs offres de programmes. Avec seulement 12 % des organisations à but non lucratif existantes qui n'ont pas besoin d'apporter de modifications importantes à leur gamme de programmes, on ne peut nier l'importance de donner la priorité à un processus de développement de programmes évolutif et adaptable.

Que votre organisation à but non lucratif ronronne mais soit prête à lancer un nouveau programme, ou que vous soyez juste au début du lancement de votre tout premier service, vous avez besoin d'une compréhension complète de la façon de naviguer dans le nouveau processus de développement de programme afin d'éviter connaissent le même sort que tant d'organisations comme la vôtre.

Si vous êtes un directeur de programme ou un fondateur d'une organisation à but non lucratif qui recherche des conseils au début du lancement d'un nouveau programme, nous avons créé ce guide pour vous. À l'avance, nous vous aiderons à créer un plan stratégique pour le lancement de votre dernier programme en couvrant chaque étape du processus de développement du programme à but non lucratif et en vous fournissant des conseils tout au long du processus qui assureront votre succès.

Si vous n'avez pas encore d'organisation à but non lucratif constituée en société, vous devez ajouter ce guide à vos favoris et y revenir lorsque vous serez prêt à commencer la planification du programme.

Une évaluation des besoins est le processus qui consiste à déterminer s'il existe un besoin réel et quantifiable pour le travail ou le service que votre organisation à but non lucratif fournit (ou prévoit de fournir). La réalisation d'une évaluation des besoins est une première étape essentielle à franchir avant de commencer la planification d'un programme ou de démarrer une organisation à but non lucratif, d'ailleurs.

Voici les questions auxquelles vous devriez chercher à répondre lors de la réalisation de votre évaluation des besoins :

• Comment définir le problème que l'on se propose de résoudre ?
• Existe-t-il des organisations existantes qui tentent de résoudre le même problème ?
• Quelle est l'ampleur du problème que nous essayons de résoudre ? Par exemple, combien de personnes utiliseraient potentiellement nos services ?
• D'où vient notre expertise (en ce qui concerne la résolution du problème) ?

Voici en quoi consiste cette étape : faites vos recherches

Une organisation à but non lucratif est une entreprise, et de la même manière que le succès d'une startup dépend d'une étude de marché préalable au lancement, le succès d'une organisation à but non lucratif dépend d'une évaluation approfondie des besoins.

Si vous ne savez pas par où commencer pour trouver des réponses aux questions ci-dessus, nous avons répertorié ci-dessous trois excellents points de départ :

1. Votre communauté : si vous connaissez quelqu'un qui a de l'expérience dans la gestion d'organismes à but non lucratif, vous devriez lui demander son avis et ses conseils avant de lancer un nouveau programme. De plus, connectez-vous avec les membres du groupe démographique que vous espérez servir et obtenez leur témoignage de première main sur le problème et sur la manière dont il est actuellement géré par la communauté. Une méthode que vous pouvez essayer pour collecter des informations clés consiste à exécuter un questionnaire ou une enquête. C'est aussi un excellent moyen d'évaluer l'intérêt de votre communauté pour le service que vous envisagez de fournir.
2. Données de recensement : lorsqu'il s'agit de répondre à la question du nombre de personnes que votre organisation à but non lucratif pourrait potentiellement atteindre, les données de recensement ^[5] sont extrêmement utiles. Et heureusement, certains groupes de planification municipaux et régionaux publient également des projections de croissance démographique.
3. Bibliothèques du Foundation Center : Quelle meilleure façon d'apprendre que de ceux qui vous ont précédé ? Les bibliothèques du Foundation Center ^[6] abritent des données complètes sur les philanthropies du monde entier. Vous pouvez rechercher les tendances de financement, en savoir plus sur les organisations à but non lucratif de votre région (et qui les soutient) et postuler pour obtenir un sceau de transparence (ce qui vous aidera à attirer des donateurs). Consultez Candide ^[7] pour en savoir plus.

Si votre évaluation des besoins détermine qu'il y a suffisamment de raisons de lancer un nouveau programme, votre prochaine étape consiste à commencer à constituer une équipe. Nous aborderons ci-dessous les trois principaux types de professionnels à but non lucratif et leurs responsabilités, ainsi que la manière dont vous pouvez les recruter dans votre organisation.

2.1 Membres du conseil

La plus haute priorité de chaque organisation à but non lucratif devrait être de recruter un conseil de dirigeants à but non lucratif. Les membres du conseil d'administration assument des responsabilités liées à la poursuite de la mission de votre organisation, telles que le recrutement de professionnels à but non lucratif supplémentaires, la supervision du développement de nouveaux programmes et la garantie de la conformité légale.

Pour trouver des membres du conseil d'administration, nous vous recommandons de contacter les personnes de votre réseau qui partagent un intérêt pour votre cause. Si votre organisation est bien établie, votre communauté de bénévoles est un excellent endroit pour chercher de nouveaux membres au conseil d'administration. Vous pouvez également publier des offres d'emploi pour les membres du conseil d'administration sur votre site Web, ainsi que sur des sites d'emploi externes.

2.2 Personnel

Votre personnel comprendra ceux qui occupent des postes tels que directeur de programme, gestionnaire d'événements, spécialiste des communications et coordonnateur des bénévoles. Selon le fonctionnement de votre organisation, certains de ces rôles seront plus importants que d'autres, mais comme vous êtes ici pour apprendre à démarrer un nouveau programme à but non lucratif, nous vous suggérons de trouver en priorité un directeur de programme ^[9] .

Comme les membres du personnel sont payés pour leur travail, la meilleure approche pour trouver des personnes pour remplir ces rôles est de publier des offres d'emploi sur les sites d'emploi.

2.3 Bénévoles

De nombreux organismes à but non lucratif comptent sur des bénévoles non rémunérés pour faire connaître leurs services, gérer des événements de collecte de fonds et exécuter des programmes. Mais comme les bénévoles offrent leur temps gratuitement, le recrutement de nouveaux partisans sera probablement une affaire permanente pour votre organisation.

Le recrutement de bénévoles est facilité par un logiciel de gestion des bénévoles, une catégorie d'outils qui aide les organisations à but non lucratif à trouver, recruter et former des bénévoles.

Une fois que vous avez une équipe derrière vous pour vous soutenir et faire rebondir vos idées, vous devriez commencer à planifier le programme.

Dans 3 étapes pour créer un plan d'affaires efficace pour les organismes à but non lucratif, nous fournissons des informations plus détaillées sur la façon de procéder, mais pour résumer, vous devez appliquer les principes de rédaction d'un plan d'affaires à la planification du programme en incluant les sept composants énumérés ci-dessous.

• Synthèse : votre synthèse doit expliquer le quoi, le pourquoi et le comment de votre organisation à but non lucratif. Présentez votre organisation, détaillez le(s) problème(s) que vous cherchez à résoudre et expliquez brièvement comment vous envisagez de le faire. Si vous avez un énoncé de mission, c'est une bonne idée de l'inclure ici aussi.
• Analyse de marché : Votre analyse de marché doit inclure une explication concise du besoin que votre programme répondra, un aperçu des données démographiques que votre programme ciblera et des informations sur toute autre organisation qui répond au même besoin. L'évaluation des besoins que vous avez effectuée précédemment sera utile pour cette section.

• Aperçu des opérations du programme : qu'impliquera votre nouveau programme ? S'agira-t-il d'un travail social événementiel ou individuel entre des volontaires formés et des personnes dans le besoin ? Ou sera-t-il davantage axé sur la fourniture de ressources à une communauté mal desservie ? Quelle que soit votre idée de nouveau programme, c'est là que vous devez préciser ce que vous fournirez, à qui et comment.
• Plan de dotation : Parlant de la façon dont vous exécuterez votre programme, votre plan de dotation devrait inclure une répartition des personnes qui seront impliquées dans la gestion du programme. Bien que nous vous recommandons d'inclure ici une biographie de votre directeur de programme et de tous les membres du conseil d'administration impliqués, vous n'avez pas besoin d'inclure les noms des bénévoles (juste une estimation des effectifs).
• Stratégie marketing : Comment allez-vous faire connaître votre nouveau programme ? Et plus important encore, comment comptez-vous entrer en contact avec les donateurs et les bénévoles ? Avoir une stratégie de marketing en place est très important pour tout organisme à but non lucratif, en particulier ceux qui lancent de nouveaux programmes. Certaines tactiques de marketing fréquemment utilisées par les organisations à but non lucratif incluent les campagnes par e-mail, le marketing de contenu, le bouche à oreille, la promotion des médias sociaux et le marketing événementiel. Et voici une astuce bonus : Google Ad Grants ^[11] offre jusqu'à 10 000 $ par mois en publicité gratuite pour les organisations à but non lucratif.

• Chronologie/jalons : il s'agit de votre section "quand". Vous devez inclure la date de lancement de votre programme et les principaux objectifs ou jalons organisationnels qui vous aideront à mesurer l'efficacité de votre programme. Plutôt que d'inclure des dates spécifiques, nous vous recommandons de définir ici des plages de temps (telles que 30 jours, trois mois, six mois, etc.).
• Finances : Enfin, la section la plus difficile de toutes : les finances. Pour commencer, nous recommandons de mener une étude de faisabilité ^[12] et d'inclure un instantané des résultats. Les études de faisabilité analysent tous les facteurs pertinents influençant le succès de vos programmes, y compris les considérations juridiques, financières et logistiques. Ils sont généralement menés par un tiers, mais le temps et l'argent dépensés en valent la peine, car le résultat sera une meilleure compréhension des chances de succès de votre programme et de la volonté de votre communauté de le financer. Outre une étude de faisabilité, vous devez également inclure une ventilation des estimations de coûts ^[13] pour votre programme. Cela vous permettra de fixer en toute confiance des objectifs de collecte de fonds. Incluez des projections pour les salaires des membres du personnel, les frais généraux (tels que le loyer et les coûts des services publics), les abonnements aux logiciels et toutes les autres dépenses que vous engagerez au cours de vos activités.

À ce stade du processus, vous avez effectué une évaluation des besoins, réuni une équipe et travaillé à travers le processus de création d'un plan de programme. Ensuite, vous devez attirer l'attention des donateurs potentiels avec un dossier de soutien.

Nous aborderons brièvement les composants à inclure dans un dossier d'assistance ci-dessous, mais ne manquez pas notre guide détaillé pour rédiger une déclaration de dossier efficace : Voici ce qu'il faut inclure dans le dossier d'assistance de votre organisation à but non lucratif.

Une fois que vous avez créé un dossier de soutien, commencez à réfléchir à la manière la plus efficace de le partager avec des donateurs potentiels. L'afficher sur votre site Web et l'envoyer directement par courriel aux anciens donateurs sont deux excellentes stratégies. Mais si vous avez un événement prévu, vous devez également imprimer des copies physiques à distribuer aux membres de la communauté.

Vous avez fait vos recherches; vous avez recruté une équipe, et maintenant il est temps de lancer votre programme et de commencer à progresser vers vos objectifs. Mais ne vous inquiétez pas : nous vous laisserons quelques derniers conseils de séparation pour vous assurer que le lancement de votre programme se déroule le mieux possible.

• Fixez une date de début. Il est indispensable de fixer une date de lancement tôt dans le processus de planification du programme. Avec un calendrier en place, vous saurez quand commencer la collecte de fonds (généralement au moins quelques mois à l'avance), quand commencer à recruter et à programmer des bénévoles, et quand commencer à mesurer l'impact de votre nouveau programme (généralement, entre trois et six mois après le lancement).
• Faire un plan de mise en œuvre. Votre plan de mise en œuvre doit détailler ce qui doit se passer au cours des semaines précédant (et après) le lancement. Avez-vous besoin d'organiser une session de formation pour les bénévoles? Si oui, qui sera chargé de diriger la session ? Notez toutes les tâches que votre équipe doit accomplir pour un lancement réussi et assurez-vous qu'elles sont chacune attribuées à un membre de l'équipe. Un logiciel de gestion de projet à but non lucratif peut vous aider à rester organisé et sur la bonne voie avant le lancement de votre programme.
• Investissez dans des ressources qui renforceront le succès de votre programme. Qu'il s'agisse d'un nouveau membre de l'équipe ou d'une nouvelle technologie, il y a de fortes chances que vous deviez faire des investissements supplémentaires à un moment donné pour assurer la croissance de votre organisation à but non lucratif. Et bien que nous ne puissions pas prévoir les besoins de votre entreprise, nous pouvons vous orienter dans la bonne direction. Tout d'abord, lisez notre contenu, Comment travailler vers la maturité numérique en tant qu'organisation à but non lucratif, puis visitez notre liste restreinte de logiciels à but non lucratif pour une liste des 10 outils les mieux notés fréquemment utilisés par des organisations telles que la vôtre.

La réflexion stratégique et la préparation amélioreront les chances de succès de votre programme

Le rapport Nonprofit Trends and Impacts 2021 ^[14] de l'Urban Institute indique que 37 % des organisations à but non lucratif ont connu une baisse des dons en 2020. Évidemment, cela était en partie dû à la pandémie de COVID-19, mais les défis économiques (tels que l'inflation explosive et les hausses de loyer vertigineuses ^[15] ) auxquelles notre société est confrontée n'ont pas disparu.

Compte tenu de ces conditions, il est plus important que jamais pour les organisations à but non lucratif de réfléchir stratégiquement à la manière dont elles peuvent financer et exécuter les programmes qu'elles promettent de mettre en œuvre. Afin de mettre votre organisation à but non lucratif sur la voie du succès, suivez les cinq étapes de développement d'un nouveau programme que nous avons couvertes dans ce guide :

1. Procéder à une évaluation des besoins.
2. Assemblez une équipe.
3. Créer un plan de programme.
4. Rédigez un cas pour obtenir de l'aide.
5. Lancez votre programme.

Et avant de partir, ne manquez pas notre dernier tour d'horizon des ressources utiles ci-dessous.

Sources

1. Persévérer à travers la crise : l'état des organisations à but non lucratif, The Center for Effective Philanthropy
2. Nourrir les enfants
3. Le changement commence avec vous - Parrainez aujourd'hui !, Nourrissez les enfants
4. Nous vous avons réservé une place. Rejoignez-nous., Nourrissez les enfants
5. Bureau du recensement des États-Unis
6. Obtenez des informations sur chaque fondation américaine en une seule recherche dans FDO Quick Start., Foundation Directory Online by Candid
7. Candide
8. Comment trouver des membres du conseil d'administration à but non lucratif » wiki utile Insights & Tips, blog de la boîte aux donateurs
9. Description du poste de directeur de programme, Workable Technology Limited
10. 4 étapes simples pour effectuer une analyse de marché pour les organisations à but non lucratif, Springly
11. Google Ad Grants aide les organisations à but non lucratif à partager leurs causes avec le monde., Google
12. Mener une étude de faisabilité de collecte de fonds : 7 étapes pour réussir, doubler le don
13. Boîte à outils d'analyse des coûts pour les organisations à but non lucratif, The Bridgespan Group
14. Tendances et impacts des organisations à but non lucratif 2021, Urban Institute
15. La hausse des loyers menace de soutenir l'inflation, The New York Times
16. Trouvez votre association d'État, Conseil national des organisations à but non lucratif
17. GUIDE : Construisez votre stratégie de collecte de fonds numérique, GlobalGiving