El proceso de desarrollo del programa sin fines de lucro en 5 pasos

En 2021, el Centro para la Filantropía Efectiva ^[1] informó que el 88 % de las organizaciones sin fines de lucro que encuestaron modificaron sus ofertas de programas recientemente. Dado que solo el 12 % de las organizaciones sin fines de lucro existentes no necesitan realizar cambios significativos en su línea de programas, no se puede negar la importancia de priorizar un proceso de desarrollo de programas escalable y adaptable.

Ya sea que su organización sin fines de lucro funcione a la perfección pero esté lista para lanzar un nuevo programa, o si recién está iniciando su primer servicio, necesita una comprensión integral de cómo navegar el proceso de desarrollo del nuevo programa para evitar experimentando el mismo destino de tantas organizaciones como la suya.

Si es director de un programa o fundador de una organización sin fines de lucro que busca orientación al inicio del lanzamiento de un nuevo programa, hemos creado esta guía para usted. A continuación, lo ayudaremos a crear un plan estratégico para el lanzamiento de su último programa cubriendo cada paso del proceso de desarrollo del programa sin fines de lucro y brindándole consejos a lo largo del camino que asegurarán su éxito.

Si aún no tiene una organización sin fines de lucro incorporada, debe marcar esta guía y volver a consultarla cuando esté listo para comenzar a planificar el programa.

Una evaluación de necesidades es el proceso de determinar si existe una necesidad real y cuantificable del trabajo o servicio que brinda (o planea brindar) su organización sin fines de lucro. Llevar a cabo una evaluación de necesidades es un primer paso esencial que debe tomar antes de comenzar a planificar un programa, o comenzar una organización sin fines de lucro, para el caso.

Estas son las preguntas que debe tratar de responder al realizar su evaluación de necesidades:

• ¿Cómo debemos definir el problema que nos proponemos resolver?
• ¿Hay alguna organización existente que esté tratando de resolver el mismo problema?
• ¿Cuál es el alcance del problema que estamos tratando de resolver? Por ejemplo, ¿cuántas personas utilizarían potencialmente nuestros servicios?
• ¿De dónde proviene nuestra experiencia (con respecto a la solución del problema)?

A lo que se reduce este paso es a esto: Investigue

Una organización sin fines de lucro es un negocio, y de la misma manera que el éxito de una startup depende de la investigación de mercado previa al lanzamiento, el éxito de una organización sin fines de lucro depende de una evaluación exhaustiva de las necesidades.

Si no está seguro de por dónde empezar cuando se trata de encontrar respuestas a las preguntas anteriores, hemos enumerado tres excelentes puntos de partida a continuación:

1. Su comunidad: si conoce a alguien que tenga experiencia en la gestión de organizaciones sin fines de lucro, debe solicitar sus comentarios y orientación antes de lanzar un nuevo programa. Además, conéctese con miembros del grupo demográfico al que espera atender y obtenga su relato de primera mano sobre el problema y cómo lo está manejando actualmente la comunidad. Un método que puede probar para recopilar información clave es ejecutar un cuestionario o una encuesta. Esta también es una excelente manera de medir el interés de su comunidad en el servicio que planea brindar.
2. Datos del censo: cuando se trata de responder a la pregunta de a cuántas personas podría llegar potencialmente su organización sin fines de lucro, los datos del censo ^[5] son ​​extremadamente útiles. Y afortunadamente, algunos grupos de planificación municipales y regionales también publican proyecciones de crecimiento de la población.
3. Bibliotecas del Foundation Center: ¿Qué mejor manera de aprender que de quienes lo han precedido? Las bibliotecas del Foundation Center ^[6] albergan datos completos sobre filantropía de todo el mundo. Puede buscar tendencias de financiamiento, obtener información sobre organizaciones sin fines de lucro en su área (y quién las apoya) y presentar una solicitud para obtener un sello de transparencia (que lo ayudará a atraer donantes). Consulte Candid ^[7] para obtener más información.

Si su evaluación de necesidades determina que hay motivo suficiente para lanzar un nuevo programa, su siguiente paso es comenzar a formar un equipo. A continuación, cubriremos los tres tipos principales de profesionales sin fines de lucro y sus responsabilidades, además de cómo puede reclutarlos para su organización.

2.1 miembros de la junta

La máxima prioridad de toda organización sin fines de lucro debe ser reclutar una junta de líderes sin fines de lucro. Los miembros de la junta asumen responsabilidades relacionadas con la promoción de la misión de su organización, como la contratación de profesionales sin fines de lucro adicionales, la supervisión del desarrollo de nuevos programas y la garantía del cumplimiento legal.

Para encontrar miembros de la junta, le recomendamos que se comunique con personas de su red que compartan un interés en su causa. Si su organización está bien establecida, su comunidad de voluntarios es un excelente lugar para buscar nuevos miembros para la junta. También puede anunciar vacantes de miembros de la junta en su sitio web, así como bolsas de trabajo externas.

2.2 Personal

Su personal incluirá a aquellos que ocupan puestos como director de programa, gerente de eventos, especialista en comunicaciones y coordinador de voluntarios. Dependiendo de cómo opere su organización, algunas de estas funciones serán más importantes que otras, pero debido a que está aquí para aprender cómo iniciar un nuevo programa sin fines de lucro, le sugerimos que priorice la búsqueda de un director de programa ^[9] .

Como a los miembros del personal se les paga por su trabajo, el mejor enfoque para encontrar personas que desempeñen estos roles es publicar vacantes en bolsas de trabajo.

2.3 Voluntarios

Muchas organizaciones sin fines de lucro dependen de voluntarios no remunerados para crear conciencia sobre sus servicios, administrar eventos de recaudación de fondos y ejecutar programas. Pero debido a que los voluntarios ofrecen su tiempo de forma gratuita, es probable que la captación de nuevos colaboradores sea un asunto continuo para su organización.

El software de gestión de voluntarios facilita el reclutamiento de voluntarios, una categoría de herramientas que ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a encontrar, reclutar y capacitar voluntarios.

Una vez que tenga un equipo detrás de usted para brindar apoyo y compartir ideas, debe comenzar a planificar el programa.

En 3 pasos para crear un plan de negocios efectivo para organizaciones sin fines de lucro, brindamos información más detallada sobre cómo hacerlo, pero para resumir, debe aplicar los principios de escribir un plan de negocios a la planificación del programa al incluir los siete componentes que se enumeran a continuación.

• Resumen ejecutivo: su resumen ejecutivo debe explicar el qué, el por qué y el cómo detrás de su organización sin fines de lucro. Presente su organización, detalle los problemas que busca resolver y explique brevemente cómo planea hacerlo. Si tiene una declaración de misión, es una buena idea incluirla aquí también.
• Análisis de mercado: su análisis de mercado debe incluir una explicación concisa de la necesidad que atenderá su programa, una descripción general de la demografía a la que se dirigirá su programa e información sobre cualquier otra organización que atienda la misma necesidad. La evaluación de necesidades que realizó anteriormente será útil para esta sección.

• Descripción general de las operaciones del programa: ¿Qué implicará su nuevo programa? ¿Será trabajo social basado en eventos o uno a uno entre voluntarios capacitados y los necesitados? ¿O estará más enfocado en proporcionar recursos a una comunidad desatendida? Independientemente de lo que implique su idea para un nuevo programa, aquí es donde debe ser específico sobre lo que proporcionará, a quién y cómo.
• Plan de dotación de personal: Hablando de cómo llevará a cabo su programa, su plan de dotación de personal debe incluir un desglose de quién estará involucrado en la gestión del programa. Si bien recomendamos incluir una biografía del director de su programa y de los miembros de la junta involucrados aquí, no es necesario que incluya los nombres de los voluntarios (solo una estimación del número de empleados).
• Estrategia de marketing: ¿Cómo hará correr la voz acerca de su nuevo programa? Y lo que es más importante, ¿cómo planea conectarse con donantes y voluntarios? Tener una estrategia de marketing implementada es muy importante para cualquier organización sin fines de lucro, especialmente para aquellas que lanzan nuevos programas. Algunas tácticas de marketing utilizadas con frecuencia por organizaciones sin fines de lucro incluyen campañas de correo electrónico, marketing de contenido, boca a boca, promoción en redes sociales y marketing de eventos. Y aquí hay un consejo adicional: Google Ad Grants ^[11] ofrece hasta $ 10,000 por mes en publicidad gratuita para organizaciones sin fines de lucro.

• Línea de tiempo/hitos: Esta es su sección de “cuándo”. Debe incluir cuándo se lanzará su programa y los objetivos o hitos clave de la organización que lo ayudarán a medir la eficacia de su programa. En lugar de incluir fechas específicas, recomendamos establecer rangos de tiempo aquí (como 30 días, tres meses, seis meses, etc.).
• Finanzas: Por último, la sección más desafiante de todas: las finanzas. Para comenzar, recomendamos realizar un estudio de factibilidad ^[12] e incluir una instantánea de los hallazgos. Los estudios de factibilidad analizan todos los factores relevantes que influyen en el éxito de sus programas, incluidas las consideraciones legales, financieras y logísticas. Por lo general, los lleva a cabo un tercero, pero el tiempo y el dinero invertidos valen la pena, porque el resultado será una mejor comprensión de las posibilidades de éxito de su programa y la disposición de su comunidad para financiarlo. Además de un estudio de factibilidad, también debe incluir un desglose de las estimaciones de costos ^[13] para su programa. Si lo hace, le permitirá establecer con confianza objetivos de recaudación de fondos. Incluya proyecciones para los salarios de los miembros del personal, los costos generales (como el alquiler y los costos de los servicios públicos), las suscripciones de software y cualquier otro gasto en el que incurra durante el curso de su actividad comercial.

En este punto del proceso, ha realizado una evaluación de necesidades, ha reunido un equipo y ha trabajado en el proceso de creación de un plan de programa. A continuación, debe llamar la atención de los posibles donantes con un caso de apoyo.

Cubriremos brevemente los componentes que se deben incluir en un caso de apoyo a continuación, pero no se pierda nuestra guía detallada para escribir una declaración de caso efectiva: Esto es lo que debe incluir en el caso de apoyo de su organización sin fines de lucro.

Una vez que haya creado un caso de apoyo, comience a pensar en la forma más efectiva de compartirlo con los posibles donantes. Publicarlo en su sitio web y enviarlo por correo electrónico directamente a los donantes anteriores son excelentes estrategias. Pero si tiene un evento planeado, también debe imprimir copias físicas para entregar a los miembros de la comunidad.

Has hecho tu investigación; ha reclutado un equipo y ahora es el momento de lanzar su programa y comenzar a progresar hacia sus objetivos. Pero no se preocupe: lo dejaremos con algunos consejos finales para asegurarse de que el lanzamiento de su programa sea lo más fluido posible.

• Establezca una fecha de inicio. Es imprescindible establecer una fecha de lanzamiento desde el principio del proceso de planificación del programa. Con un cronograma establecido, sabrá cuándo comenzar a recaudar fondos (por lo general, con unos meses de anticipación), cuándo comenzar a reclutar y programar voluntarios, y cuándo comenzar a medir el impacto de su nuevo programa (generalmente, entre tres y seis meses después del lanzamiento).
• Hacer un plan de implementación. Su plan de implementación debe detallar lo que debe suceder durante las semanas previas (y posteriores) al lanzamiento. ¿Necesitas realizar una sesión de formación para voluntarios? Si es así, ¿quién será responsable de dirigir la sesión? Escriba todas las tareas pendientes que su equipo debe completar para un lanzamiento exitoso y asegúrese de que cada una esté asignada a un miembro del equipo. El software de gestión de proyectos sin fines de lucro puede ayudarlo a mantenerse organizado y al día antes del lanzamiento de su programa.
• Invierta en recursos que reforzarán el éxito de su programa. Ya sea que se trate de un nuevo miembro del equipo o de una nueva tecnología, es muy probable que deba realizar inversiones adicionales en algún momento para asegurarse de que su organización sin fines de lucro crezca. Y aunque no podemos predecir lo que necesitará su negocio, podemos orientarlo en la dirección correcta. Primero, lea nuestro contenido, Cómo trabajar hacia la madurez digital como una organización sin fines de lucro, luego visite nuestra lista de software para organizaciones sin fines de lucro para obtener un desglose de las 10 herramientas mejor calificadas que usan con frecuencia organizaciones como la suya.

El pensamiento estratégico y la preparación mejorarán las posibilidades de éxito de su programa

El informe Nonprofit Trends and Impacts 2021 ^[14] del Urban Institute compartió que el 37 % de las organizaciones sin fines de lucro experimentaron una disminución en las donaciones en 2020. Obviamente, esto se debió en parte a la pandemia de COVID-19, pero los desafíos económicos (como la inflación explosiva y los altísimos aumentos de los alquileres ^[15] ) que enfrenta nuestra sociedad no han desaparecido.

Teniendo en cuenta estas condiciones, es más importante que nunca que las organizaciones sin fines de lucro piensen estratégicamente sobre cómo pueden financiar y ejecutar los programas que prometen ofrecer. Para encaminar a su organización sin fines de lucro hacia el éxito, siga los cinco pasos para desarrollar un nuevo programa que hemos cubierto en esta guía:

1. Realizar una evaluación de necesidades.
2. Reúna un equipo.
3. Crear un plan de programa.
4. Escribe un caso de apoyo.
5. Inicie su programa.

Y antes de irte, no te pierdas nuestro resumen final de recursos útiles a continuación.

Fuentes

1. Perseverando a través de la crisis: el estado de las organizaciones sin fines de lucro, El Centro para la Filantropía Efectiva
2. alimentar a los niños
3. El cambio comienza con usted: ¡patrocine hoy!, Feed the Children
4. Te guardamos un asiento. Únase a nosotros., Alimentar a los niños
5. Oficina del Censo de los Estados Unidos
6. Obtenga información sobre cada fundación de EE. UU. con una búsqueda en FDO Quick Start., Foundation Directory Online by Candid
7. Sincero
8. Cómo encontrar miembros de la junta sin fines de lucro | Información y consejos, blog de giverbox
9. Descripción del puesto de director de programa, Workable Technology Limited
10. 4 pasos simples para completar un análisis de mercado para organizaciones sin fines de lucro, Springly
11. Google Ad Grants ayuda a las organizaciones sin fines de lucro a compartir sus causas con el mundo., Google
12. Realice un estudio de factibilidad de recaudación de fondos: 7 pasos para el éxito, duplique la donación
13. Kit de herramientas de análisis de costos para organizaciones sin fines de lucro, The Bridgespan Group
14. Tendencias e impactos sin fines de lucro 2021, Urban Institute
15. El aumento de los alquileres amenaza con impulsar la inflación, The New York Times
16. Encuentre su Asociación Estatal, Consejo Nacional de Organizaciones sin Fines de Lucro
17. GUÍA: Cree su estrategia digital de recaudación de fondos, GlobalGiving