Der Entwicklungsprozess für gemeinnützige Programme in 5 Schritten

Im Jahr 2021 berichtete das Center for Effective Philanthropy ^[1] , dass 88 % der befragten gemeinnützigen Organisationen kürzlich ihre Programmangebote geändert haben. Da nur 12 % der bestehenden gemeinnützigen Organisationen keine wesentlichen Änderungen an ihrem Programmangebot vornehmen müssen, lässt sich nicht leugnen, wie wichtig es ist, einem skalierbaren und anpassungsfähigen Programmentwicklungsprozess Priorität einzuräumen.

Unabhängig davon, ob Ihre gemeinnützige Organisation gut vorankommt, aber bereit ist, ein neues Programm zu starten, oder Sie gerade am Anfang Ihres allerersten Dienstes stehen, müssen Sie ein umfassendes Verständnis dafür haben, wie Sie den Entwicklungsprozess für ein neues Programm steuern, um dies zu vermeiden erleben das gleiche Schicksal wie so viele Organisationen wie Ihre.

Wenn Sie ein Programmdirektor oder ein gemeinnütziger Gründer sind, der zu Beginn des Starts eines neuen Programms nach Anleitung sucht, haben wir diesen Leitfaden für Sie erstellt. Im Vorfeld helfen wir Ihnen bei der Erstellung eines strategischen Plans für den Start Ihres neuesten Programms, indem wir jeden Schritt des Entwicklungsprozesses für gemeinnützige Programme abdecken und Ihnen Tipps geben, die Ihren Erfolg sicherstellen.

Wenn Sie noch keine eingetragene gemeinnützige Organisation haben, sollten Sie diesen Leitfaden mit einem Lesezeichen versehen und zu ihm zurückkehren, wenn Sie bereit sind, mit der Programmplanung zu beginnen.

Bei einer Bedarfsanalyse wird festgestellt, ob ein tatsächlicher, quantifizierbarer Bedarf für die Arbeit oder Dienstleistung besteht, die Ihre gemeinnützige Organisation erbringt (oder plant). Die Durchführung einer Bedarfsanalyse ist ein wesentlicher erster Schritt, bevor Sie mit der Programmplanung beginnen – oder überhaupt eine gemeinnützige Organisation gründen.

Hier sind die Fragen, die Sie bei der Durchführung Ihrer Bedarfsanalyse beantworten sollten:

• Wie sollen wir das Problem definieren, das wir lösen wollen?
• Gibt es bestehende Organisationen, die versuchen, das gleiche Problem zu lösen?
• Was ist der Umfang des Problems, das wir zu lösen versuchen? Wie viele Personen würden zum Beispiel potenziell unsere Dienste nutzen?
• Woher kommt unser Fachwissen (in Bezug auf die Lösung des Problems)?

Worauf dieser Schritt hinausläuft, ist Folgendes: Recherchieren Sie

Eine gemeinnützige Organisation ist ein Unternehmen, und genauso wie der Erfolg eines Startups von Marktforschung vor der Markteinführung abhängt, hängt der Erfolg einer gemeinnützigen Organisation von einer gründlichen Bedarfsanalyse ab.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, wenn es darum geht, Antworten auf die obigen Fragen zu finden, haben wir unten drei großartige Ausgangspunkte aufgelistet:

1. Ihre Community: Wenn Sie jemanden kennen, der Erfahrung im Nonprofit-Management hat, sollten Sie ihn um Feedback und Rat bitten, bevor Sie ein neues Programm starten. Nehmen Sie außerdem Kontakt mit Mitgliedern der Bevölkerungsgruppe auf, die Sie bedienen möchten, und erhalten Sie aus erster Hand einen Bericht über das Problem und wie es derzeit von der Community gehandhabt wird. Eine Methode, die Sie ausprobieren können, um wichtige Informationen zu sammeln, besteht darin, einen Fragebogen oder eine Umfrage durchzuführen. Dies ist auch eine großartige Möglichkeit, das Interesse Ihrer Community an dem Dienst, den Sie anbieten möchten, einzuschätzen.
2. Volkszählungsdaten: Wenn es darum geht, die Frage zu beantworten, wie viele Menschen Ihre gemeinnützige Organisation potenziell erreichen könnte, sind Volkszählungsdaten ^[5] äußerst hilfreich. Und glücklicherweise veröffentlichen einige kommunale und regionale Planungsgruppen auch Bevölkerungswachstumsprognosen.
3. Foundation Center-Bibliotheken: Wie könnte man besser lernen als von denen, die vor Ihnen gegangen sind? Die Bibliotheken des Stiftungszentrums ^[6] beherbergen umfassende Daten zu Philanthropien aus aller Welt. Sie können Finanzierungstrends nachschlagen, sich über gemeinnützige Organisationen in Ihrer Nähe informieren (und wer sie unterstützt) und sich um ein Transparenzsiegel bewerben (das Ihnen hilft, Spender zu gewinnen). Sehen Sie sich Candid ^[7] an, um mehr zu erfahren.

Wenn Ihre Bedarfsanalyse ergibt, dass es genügend Gründe gibt, ein neues Programm zu starten, besteht Ihr nächster Schritt darin, mit der Zusammenstellung eines Teams zu beginnen. Im Folgenden behandeln wir die drei Haupttypen von Nonprofit-Experten und ihre Aufgaben sowie wie Sie sie für Ihre Organisation rekrutieren können.

2.1 Vorstandsmitglieder

Die höchste Priorität jeder gemeinnützigen Organisation sollte die Rekrutierung eines Vorstands aus gemeinnützigen Führungskräften sein. Vorstandsmitglieder übernehmen Aufgaben im Zusammenhang mit der Förderung der Mission Ihrer Organisation, wie z. B. die Rekrutierung zusätzlicher gemeinnütziger Fachkräfte, die Überwachung der Entwicklung neuer Programme und die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Um Vorstandsmitglieder zu finden, empfehlen wir, sich an Personen in Ihrem Netzwerk zu wenden, die ein Interesse an Ihrer Sache teilen. Wenn Ihre Organisation gut etabliert ist, ist Ihre Gemeinschaft von Freiwilligen ein großartiger Ort, um nach neuen Vorstandsmitgliedern zu suchen. Sie können auch Stellenangebote für Vorstandsmitglieder auf Ihrer Website sowie in externen Stellenbörsen veröffentlichen.

2.2 Personal

Zu Ihren Mitarbeitern gehören diejenigen, die Positionen wie Programmdirektor, Veranstaltungsmanager, Kommunikationsspezialist und Freiwilligenkoordinator innehaben. Je nachdem, wie Ihre Organisation arbeitet, werden einige dieser Rollen wichtiger sein als andere, aber da Sie hier sind, um zu lernen, wie man ein neues gemeinnütziges Programm startet, schlagen wir vor, dass Sie der Suche nach einem Programmdirektor Priorität einräumen ^[9] .

Da die Mitarbeiter für ihre Arbeit bezahlt werden, besteht der beste Ansatz, um Personen für diese Rollen zu finden, darin, offene Stellen in Jobbörsen zu veröffentlichen.

2.3 Freiwillige

Viele gemeinnützige Organisationen verlassen sich auf unbezahlte Freiwillige, um das Bewusstsein für ihre Dienste zu schärfen, Spendenaktionen zu organisieren und Programme durchzuführen. Aber da Freiwillige ihre Zeit kostenlos zur Verfügung stellen, wird die Rekrutierung neuer Unterstützer wahrscheinlich eine laufende Angelegenheit für Ihre Organisation sein.

Die Rekrutierung von Freiwilligen wird durch Freiwilligenverwaltungssoftware erleichtert, einer Kategorie von Tools, die gemeinnützigen Organisationen dabei helfen, Freiwillige zu finden, zu rekrutieren und zu schulen.

Sobald Sie ein Team hinter sich haben, das Sie unterstützt und Ideen einbringt, sollten Sie mit der Programmplanung beginnen.

In 3 Schritte zum Erstellen eines effektiven Geschäftsplans für gemeinnützige Organisationen stellen wir ausführlichere Informationen dazu bereit, aber zusammenfassend sollten Sie die Prinzipien des Schreibens eines Geschäftsplans auf die Programmplanung anwenden, indem Sie die sieben unten aufgeführten Komponenten einbeziehen.

• Zusammenfassung: Ihre Zusammenfassung sollte erklären, was, warum und wie hinter Ihrer gemeinnützigen Organisation steht. Stellen Sie Ihre Organisation vor, beschreiben Sie die Probleme, die Sie lösen möchten, und erläutern Sie kurz, wie Sie dies tun möchten. Wenn Sie ein Leitbild haben, ist es eine gute Idee, dieses hier ebenfalls aufzunehmen.
• Marktanalyse: Ihre Marktanalyse sollte eine knappe Erläuterung des Bedarfs enthalten, dem Ihr Programm dienen wird, einen Überblick über die demografischen Zielgruppen, auf die Ihr Programm abzielt, und Informationen über alle anderen Organisationen, die denselben Bedarf decken. Die Bedarfsanalyse, die Sie zuvor durchgeführt haben, wird sich für diesen Abschnitt als nützlich erweisen.

• Überblick über den Programmbetrieb: Was wird Ihr neues Programm beinhalten? Wird es ereignisbasierte oder persönliche Sozialarbeit zwischen ausgebildeten Freiwilligen und Bedürftigen sein? Oder wird es sich mehr darauf konzentrieren, Ressourcen für eine unterversorgte Gemeinschaft bereitzustellen? Was auch immer Ihre Idee für ein neues Programm beinhaltet, hier müssen Sie genau festlegen, was Sie wem und wie zur Verfügung stellen werden.
• Personalplan: Apropos, wie Sie Ihr Programm durchführen werden, Ihr Personalplan sollte eine Aufschlüsselung dessen enthalten, wer an der Verwaltung des Programms beteiligt sein wird. Obwohl wir empfehlen, hier eine Biografie Ihres Programmdirektors und aller beteiligten Vorstandsmitglieder einzufügen, müssen Sie die Namen der Freiwilligen nicht angeben (nur eine Schätzung der Mitarbeiterzahl).
• Marketingstrategie: Wie werden Sie Ihr neues Programm bekannt machen? Und was noch wichtiger ist, wie planen Sie, mit Spendern und Freiwilligen in Kontakt zu treten? Eine Marketingstrategie zu haben, ist für jede gemeinnützige Organisation sehr wichtig, insbesondere für diejenigen, die neue Programme starten. Einige Marketingtaktiken, die häufig von gemeinnützigen Organisationen verwendet werden, umfassen E-Mail-Kampagnen, Content-Marketing, Mundpropaganda, Werbung in sozialen Medien und Event-Marketing. Und hier ist ein Bonus-Tipp: Google Ad Grants ^[11] bietet bis zu 10.000 US-Dollar pro Monat an kostenloser Werbung für gemeinnützige Organisationen.

• Zeitleiste/Meilensteine: Dies ist Ihr „Wann“-Abschnitt. Sie sollten angeben, wann Ihr Programm startet und wichtige organisatorische Ziele oder Meilensteine, die Ihnen helfen, die Effektivität Ihres Programms zu messen. Anstatt bestimmte Daten anzugeben, empfehlen wir, hier Zeitbereiche festzulegen (z. B. 30 Tage, drei Monate, sechs Monate usw.).
• Finanzen: Zu guter Letzt der schwierigste Abschnitt von allen: Finanzen. Wir empfehlen, zunächst eine Machbarkeitsstudie ^[12] durchzuführen und eine Momentaufnahme der Ergebnisse beizufügen. Machbarkeitsstudien analysieren alle relevanten Faktoren, die den Erfolg Ihrer Programme beeinflussen, einschließlich rechtlicher, finanzieller und logistischer Aspekte. Sie werden in der Regel von einem Dritten durchgeführt, aber der Zeit- und Geldaufwand lohnt sich, denn das Ergebnis ist ein besseres Verständnis der Erfolgsaussichten Ihres Programms und der Bereitschaft Ihrer Gemeinde, es zu finanzieren. Neben einer Machbarkeitsstudie sollten Sie auch eine Aufschlüsselung der Kostenschätzungen ^[13] für Ihr Programm beifügen. Auf diese Weise können Sie selbstbewusst Fundraising-Ziele festlegen. Fügen Sie Prognosen für die Gehälter der Mitarbeiter, Gemeinkosten (wie Miete und Nebenkosten), Softwareabonnements und alle anderen Ausgaben hinzu, die Ihnen im Laufe der Geschäftstätigkeit entstehen.

An diesem Punkt des Prozesses haben Sie eine Bedarfsanalyse durchgeführt, ein Team zusammengestellt und den Prozess der Erstellung eines Programmplans durchgearbeitet. Als nächstes müssen Sie potenzielle Spender mit einem Fall für Unterstützung auf sich aufmerksam machen.

Wir werden unten kurz die Komponenten behandeln, die in einem Support-Fall enthalten sein müssen, aber verpassen Sie nicht unseren ausführlichen Leitfaden zum Verfassen einer effektiven Fallerklärung: Hier ist, was Sie in den Support-Fall Ihrer gemeinnützigen Organisation einbeziehen sollten.

Sobald Sie einen Fall für Unterstützung erstellt haben, denken Sie darüber nach, wie Sie ihn am effektivsten mit potenziellen Spendern teilen können. Das Posten auf Ihrer Website und das direkte Versenden per E-Mail an frühere Spender sind beides großartige Strategien. Aber wenn Sie eine Veranstaltung planen, sollten Sie auch physische Exemplare ausdrucken, um sie an die Community-Mitglieder zu verteilen.

Sie haben Ihre Forschung getan; Sie haben ein Team zusammengestellt, und jetzt ist es an der Zeit, Ihr Programm zu starten und Fortschritte beim Erreichen Ihrer Ziele zu erzielen. Aber keine Sorge: Damit Ihr Programmstart so reibungslos wie möglich verläuft, hinterlassen wir Ihnen noch ein paar abschließende Abschiedstipps.

• Legen Sie ein Startdatum fest. Das frühzeitige Festlegen eines Startdatums im Programmplanungsprozess ist ein Muss. Mit einem festgelegten Zeitplan wissen Sie, wann Sie mit der Mittelbeschaffung beginnen müssen (normalerweise mindestens einige Monate im Voraus), wann Sie mit der Rekrutierung und Planung von Freiwilligen beginnen und wann Sie mit der Messung der Auswirkungen Ihres neuen Programms beginnen müssen (normalerweise zwischen drei und drei Monaten). sechs Monate nach dem Start).
• Machen Sie einen Umsetzungsplan. Ihr Implementierungsplan sollte detailliert beschreiben, was in den Wochen vor (und nach) der Einführung geschehen muss. Müssen Sie eine Schulung für Freiwillige durchführen? Wenn ja, wer übernimmt die Leitung der Sitzung? Schreiben Sie alle Aufgaben auf, die Ihr Team für einen erfolgreichen Start erledigen muss, und stellen Sie sicher, dass sie jeweils einem Teammitglied zugewiesen sind. Projektmanagement-Software für gemeinnützige Organisationen kann Ihnen dabei helfen, vor dem Start Ihres Programms organisiert und auf Kurs zu bleiben.
• Investieren Sie in Ressourcen, die den Erfolg Ihres Programms stärken. Ob es sich um ein neues Teammitglied oder eine neue Technologie handelt, es besteht eine gute Chance, dass Sie irgendwann zusätzliche Investitionen tätigen müssen, um sicherzustellen, dass Ihre gemeinnützige Organisation wächst. Und obwohl wir nicht vorhersagen können, was Ihr Unternehmen benötigt, können wir Sie in die richtige Richtung weisen. Lesen Sie zuerst unseren Inhalt How to Work Towards Digital Maturity as a Nonprofit und besuchen Sie dann unsere Shortlist of Nonprofit Software für eine Aufschlüsselung der 10 am besten bewerteten Tools, die häufig von Organisationen wie Ihrer verwendet werden.

Strategisches Denken und Vorbereitung verbessern die Erfolgschancen Ihres Programms

Der Bericht „Nonprofit Trends and Impacts 2021 ^{“ [14]} des Urban Institute teilte mit, dass 37 % der gemeinnützigen Organisationen im Jahr 2020 einen Rückgang der Spenden verzeichneten. Offensichtlich war dies teilweise auf die COVID-19-Pandemie zurückzuführen, aber auch auf die wirtschaftlichen Herausforderungen (wie die explosive Inflation). und himmelhohe Mieterhöhungen ^[15] ), mit denen unsere Gesellschaft konfrontiert ist, sind nicht verschwunden.

Angesichts dieser Bedingungen ist es für gemeinnützige Organisationen wichtiger denn je, strategisch darüber nachzudenken, wie sie die von ihnen versprochenen Programme finanzieren und umsetzen können. Um Ihre gemeinnützige Organisation auf Erfolgskurs zu bringen, arbeiten Sie die fünf Schritte zur Entwicklung eines neuen Programms durch, die wir in diesem Leitfaden behandelt haben:

1. Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch.
2. Stellen Sie ein Team zusammen.
3. Erstellen Sie einen Programmplan.
4. Schreiben Sie einen Supportfall.
5. Starten Sie Ihr Programm.

Und bevor Sie gehen, verpassen Sie nicht unsere abschließende Zusammenfassung hilfreicher Ressourcen unten.

Quellen

1. Beharrlich durch die Krise: der Zustand der gemeinnützigen Organisationen, The Center for Effective Philanthropy
2. Füttere die Kinder
3. Veränderung beginnt bei Ihnen – Sponsern Sie noch heute!, Feed the Children
4. Wir haben Ihnen einen Sitzplatz gespart. Begleiten Sie uns., Feed the Children
5. United States Census Bureau
6. Erhalten Sie Informationen zu jeder US-Stiftung mit einer Suche in FDO Quick Start., Foundation Directory Online von Candid
7. Offen
8. So finden Sie Vorstandsmitglieder für gemeinnützige Organisationen | Einblicke & Tipps, Spenderbox-Blog
9. Stellenbeschreibung Programmdirektor, Workable Technology Limited
10. 4 einfache Schritte zum Abschluss einer Marktanalyse für gemeinnützige Organisationen, Springly
11. Google Ad Grants hilft gemeinnützigen Organisationen, ihre Anliegen mit der Welt zu teilen., Google
12. Führen Sie eine Fundraising-Machbarkeitsstudie durch: 7 Schritte zum Erfolg, doppelte Spende
13. Toolkit zur Kostenanalyse für gemeinnützige Organisationen, The Bridgespan Group
14. Nonprofit-Trends und -Auswirkungen 2021, Urban Institute
15. Steigende Mieten drohen die Inflation zu stützen, The New York Times
16. Finden Sie Ihren Landesverband, National Council of Nonprofits
17. LEITFADEN: Erstellen Sie Ihre digitale Fundraising-Strategie, GlobalGiving