La lista de verificación definitiva del presentador para ejecutar seminarios web (aparentemente) impecables

Si le han pedido que sea presentador de un próximo seminario web, ¡felicidades! Los presentadores de seminarios web se eligen con mayor frecuencia porque son elocuentes, atractivos y expertos en su campo, así que felicitaciones. Es un honor, pero puede ser mucho trabajo e incluso un poco estresante, especialmente si es nuevo en el juego de presentador de seminarios web. Pero tener un plan de acción claro y ejecutar ese plan puede hacer que presentar un seminario web sea bastante gratificante y me atrevo a decir... ¡divertido!

Para ayudarlo a sacar su presentación del parque, hemos compilado una lista de seis tareas imprescindibles para que su seminario web se desarrolle de la mejor manera posible.

1. Cumplir con un horario estricto

Este cronograma es un acuerdo entre presentadores y organizadores, y es el sustento de un seminario web exitoso. Comenzando ocho semanas antes del evento, debe haber un conjunto de entregables acordados mutuamente que respalden la promoción y ejecución del seminario web. Aquí hay un ejemplo rápido de una línea de tiempo sólida:

2. Trabaje en estrecha colaboración con los organizadores para crear contenido de seminarios web

Los seminarios web son una maravillosa plataforma de colaboración para que diferentes organizaciones brinden contenido excelente. Incluso si una organización te ha pedido que hagas una presentación sobre un tema en el que eres un experto, el desarrollo del contenido no debe recaer por completo sobre tus hombros. Usted puede ser el experto, pero el organizador del seminario web conoce mejor a su audiencia. En una situación ideal, el organizador podrá brindar una gran perspectiva sobre lo que más resuena con su audiencia, y usted puede diseñar su contenido para alinearse mejor con eso. Trabaje en estrecha colaboración con el organizador desde el principio para desarrollar el contenido del seminario web. Esto puede ahorrar tiempo, garantizar la calidad y ayudar a evitar conflictos en el futuro.

Aunque los especialistas en marketing están de acuerdo en que los seminarios web son una gran plataforma para generar clientes potenciales, el objetivo final debe ser crear contenido educativo atractivo para sus audiencias compartidas. Al ofrecer un valor genuino, fortalecerá el conocimiento de su marca y aumentará la autoridad del tema. El objetivo final es que ambas partes se beneficien mutuamente de la presentación del seminario web.

3. Finaliza todo el contenido dos semanas antes del evento

Esto está incluido en nuestro programa de ejemplo anterior, pero queremos enfatizar cuán importante es este paso. Tener una fecha límite estricta para todo el contenido finalizado dos semanas antes de la fecha del seminario web en vivo reduce el estrés de la presentación y garantiza que todas las partes estén en la misma página a medida que se acerca la fecha límite del evento. Una vez que el organizador apruebe su plataforma de PowerPoint y las pistas de conversación, imprima todo el contenido para que pueda hacer varias repeticiones de práctica. Esto te ayudará a aprender el guión rápidamente y presentarlo de una manera más segura y natural. Dependiendo de su experiencia con el tema, incluso podría ser mejor no trabajar directamente desde un guión, sino más bien desde un esquema. Honestamente, nada es peor que la cadencia evidente de alguien que está leyendo. Un tono y un flujo más conversacionales serán mucho más atractivos para su audiencia.

4. Aprenda todo lo que pueda sobre la tecnología de la plataforma de seminarios web

Las plataformas modernas de seminarios web ofrecen una increíble variedad de campanas y silbatos, pero con la funcionalidad viene la complejidad. Muchas plataformas de seminarios web tienen limitaciones; algunos funcionan mejor en navegadores o computadoras específicos, requieren descargas para presentarse o tienen matices que requieren atención. Es importante que se tome el tiempo de aprender la tecnología para que no haya sorpresas el día de la presentación. Mire videos tutoriales, pídale al organizador que lo guíe a través de la plataforma o lea una guía del usuario. Seguir estos pasos unas semanas antes del evento te permitirá navegar fácilmente por tu contenido sin quedar atrapado en problemas tecnológicos. También puede descubrir funciones que pueden complementar su presentación, como descargas, funcionalidad interactiva o un componente de redes sociales.

5. Realizar ensayos y celebrar una reunión previa al evento con todas las partes

Como mínimo, debe realizar un simulacro una semana antes de la presentación. En un mundo ideal, podría tener dos o más sesiones de práctica con el organizador y todos los presentadores. Estos ensayos son cruciales para resolver todos los problemas de la tecnología, el contenido y las transiciones. Durante este simulacro, querrá asegurarse de que el contenido coincida con el período de tiempo asignado y que haya mucho tiempo para preguntas y respuestas. Si hay que hacer algún ajuste, ha dejado mucho tiempo entre el ensayo y la presentación en vivo para suavizar las cosas.

Nota: Es muy importante programar una reunión final antes del seminario web. Esto puede ser en conjunto con el simulacro, pero debe haber un tiempo programado para discutir los detalles finales, tales como:

• Momento de presentación y puntos de transición
• Cómo comunicarse entre los presentadores durante el evento
• Planificación de preguntas y respuestas: quién moderará, quién responderá, cuándo tendrá lugar
• Crear preguntas "planteadas" (e incluso respuestas a esas preguntas) en caso de que no tenga preguntas orgánicas o el seminario web esté pregrabado para un evento "en vivo" más adelante
• Las mejores prácticas del presentador incluyen silenciarse cuando no está presentando, poner su teléfono celular en silencio, etc.

6. Sepa que probablemente habrá contratiempos

Ninguna cantidad de planificación puede compensar lo inesperado. Como dicen, mierd... pasan cosas, ¿verdad? Y probablemente lo hará. Es probable que durante la presentación surja algo que no habías esperado o planeado. Pero eso esta bien. Recuerde que esta es una presentación en vivo y su audiencia es tan humana como usted. Si comete un error, necesita toser, aclararse la garganta, ponerse nervioso, tiene dificultades técnicas o no sabe qué hacer con una pregunta, no se preocupe. Esperar lo inesperado puede ayudarlo a relajarse y disfrutar de la presentación incluso cuando las cosas salen mal. Recuerde que está allí para guiar a su audiencia a través de contenido educativo y atractivo. La perfección nunca es un requisito.

Esperamos que esta lista de verificación sea útil. ¡Feliz presentación!

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