¿Hay alguna manera de maximizar la eficiencia (del tiempo)?

¿Alguna vez has pensado que no hay suficientes horas en el día para lograr todo?

En el lado negativo, no es muy probable que tengamos más de 24 horas en el corto plazo.

En el lado positivo, no necesita más de 24 horas: existen numerosas formas de aprovechar al máximo el tiempo que ya tiene.

En este artículo, repasaremos formas de maximizar la eficiencia y aprovechar al máximo nuestro tiempo.

Mitos sobre la eficiencia en el trabajo

Antes de sumergirnos en el secreto de la eficiencia (del tiempo), tenemos que romper algunos mitos populares.

Ser eficiente significa trabajar lo más duro posible

¿Alguna vez pasas todo el día completando tareas menos importantes de tu lista de tareas pendientes, sin abordar las de alta prioridad? ¿O pasa todo su tiempo escribiendo listas de tareas pendientes, investigando y pensando en todos los resultados posibles... sin hacer ningún trabajo real?

Si rara vez tiene tiempo para la familia y los amigos, si siempre está haciendo algo pero no se acerca a sus objetivos y si se siente culpable cuando no está trabajando, definitivamente está ocupado, pero ¿es productivo?

El ajetreo no es necesariamente igual a la productividad. Completar tareas es un mejor indicador de productividad que la cantidad de tiempo dedicado a trabajar.

Trabajar desde casa es menos eficiente

A veces existe la idea errónea de que trabajar desde casa significa esencialmente mirar Netflix en pijama y jugar con tus mascotas mientras tu computadora portátil del trabajo está abierta a tu lado.

Estudios recientes discrepan: trabajar desde casa parece ser más productivo que trabajar desde la oficina. Un estudio de la Universidad de Stanford realizado durante 9 meses que incluyó a 16 000 trabajadores descubrió que trabajar desde casa aumentaba la productividad en un 13 %. El aumento en el rendimiento ha contribuido a un ambiente de trabajo más conveniente, así como a menos descansos y días de enfermedad.

Según una encuesta de ConnectSolutions, el 77 % de las personas que trabajan de forma remota al menos algunas veces al mes muestran una mayor productividad: el 30 % hace más trabajo en menos tiempo y el 24 % hace más trabajo durante la misma cantidad de tiempo.

Para tener éxito, debes copiar los hábitos de las personas altamente exitosas.

La rutina matutina de toda persona exitosa parece incluir levantarse muy temprano, tener una rutina estricta de ejercicios, ducharse con agua fría, meditar, leer, llevar un diario de gratitud, tomar un desayuno extremadamente saludable… La lista continúa. Y, todo eso antes de las 9 AM.

Si bien estoy feliz de que esa rutina les funcione y la disfruten, hay algunos problemas para copiar sus hábitos:

1. No son para todos, ni se adaptan al estilo de vida de todos. Debe adaptar sus hábitos diarios a usted, sus objetivos y su forma de vida. Todos somos diferentes, por lo que el hecho de que algo funcione para otras personas no te garantiza que funcionará para ti.
2. Esto puede ser controvertido, pero a menos que 1) sea una persona madrugadora y es cuando su productividad está en su punto máximo o 2) tenga cosas importantes que hacer temprano en la mañana, no hay una razón real para despertarse a las 5 a.m.
3. No permita que los hábitos y las rutinas diarias de otras personas lo hagan sentir mal por su productividad o culpable porque no está haciendo que cada minuto cuente. Esto nos lleva a nuestro siguiente mito...

Tienes que ser productivo cada segundo del día.

Descansar es tan productivo como trabajar. Obligarse a trabajar todo el tiempo provocará agotamiento, agotamiento y un menor rendimiento, ya que estará demasiado cansado para concentrarse correctamente.

Los expertos recomiendan un mínimo de 7 horas de sueño por noche, así como tomar descansos regulares cuando estés trabajando para que tu mente pueda mantenerse fresca y concentrada. Los intervalos de trabajo pueden ser desde 25 minutos (con descansos de 5 minutos, como es el caso de la técnica Pomodoro) hasta 90 minutos (con 20 minutos de descanso).

Descargar todas las aplicaciones de productividad que existen te ayudará

Por mucho que seamos fanáticos de las aplicaciones de productividad, descargar e intentar usar cada una de ellas generalmente hace más daño que bien. Para evitar sentirse abrumado, comience descargando solo los que crea que lo ayudarán más y pruébelos para ver si funcionan para usted.

Si lo hacen, genial.

Y, si no lo hacen, siempre puedes descargar una alternativa o probar otra cosa.

Maneras de maximizar la eficiencia

Ahora que hemos desmentido algunos mitos, estas son algunas de las formas más efectivas de maximizar la eficiencia, desde obtener el mejor uso de su tiempo hasta vencer la procrastinación.

Seguimiento de su tiempo

Ser eficiente significa sacar el máximo provecho de su tiempo y gastarlo sabiamente.

Pero primero, debes preguntarte: ¿A qué dedicas el tiempo?

Si no lo sabe, debe comenzar a registrar su tiempo. Esta práctica lo ayudará a analizar la forma en que emplea su tiempo y brindará respuestas a preguntas como:

• ¿Hay algo a lo que debas dedicar más o menos tiempo?
• ¿Qué cambios puedes hacer en tu horario para que se adapte mejor a tus necesidades?
• ¿Qué áreas de su gestión del tiempo necesitan mejorar?

Además, el seguimiento del tiempo facilita la estimación precisa del tiempo que necesita para terminar un determinado proyecto. También proporciona datos que ayudarán a revisar su desempeño.

comer la rana

No tienes que convertirte en un fanático de la cocina francesa: el método Eat the frog implica hacer la tarea que más temes al comienzo de tu jornada laboral.
La “rana” puede ser una tarea extremadamente difícil, una tarea extremadamente importante o una tarea extremadamente difícil e importante. Solo cuando haya terminado con la "rana", cambie a la siguiente tarea de menor importancia.

Recuerda que hecho es mejor que perfecto

Siempre debes intentar dar lo mejor de ti. Pero, cuando te vuelves demasiado crítico y estableces estándares altos poco realistas para ti y para los demás, puede convertirse en un problema.

Trate de recordar que hecho es mejor que perfecto y termine la tarea aunque no sea 100% perfecta. Esta mentalidad:

• Ayudarle a obtener resultados;
• Evite el exceso de trabajo y el agotamiento;
• Hacerlo más productivo;
• Ayudarle a ahorrar tiempo;
• Sea más fácil con su salud mental.

Ser proactivo

Las personas eficientes son personas proactivas. Se enfocan en lo que controlan y hacen su propio camino tomando decisiones, en lugar de dejar que las circunstancias actuales elijan su camino. ¿Cómo ser más proactivo?

• Planifique con anticipación;
• Proporcione actualizaciones oportunas a los miembros y gerentes de su equipo;
• Sea activo en las discusiones de equipo;
• Problema resuelto;
• Busque retroalimentación;
• No se detenga en los errores, sino que aprenda de ellos.

Ten un plan B si las cosas salen mal

Hablando de ser proactivo y planificar con anticipación, tenga en cuenta que existe la posibilidad de que su plan fracase. Por mucho que esté bien pensado, siempre puede ocurrir algo inesperado. Para minimizar el factor sorpresa, repase las cosas que pueden salir mal y haga un plan B, por si acaso.

Minimice las distracciones

Piensa en lo que más te distrae.

¿Es tu teléfono? Apague las notificaciones y/o coloque el teléfono en otra habitación.

¿Es hablar con sus compañeros de trabajo? Avisa que estás trabajando en una tarea importante y que chatearás en un descanso.
¿Es un lugar de trabajo entrometido? Invierta en auriculares con cancelación de ruido.

La preparación es la clave del éxito: cuanto mejor conozca su flujo de trabajo, qué puede interrumpirlo y cuáles son los pasos necesarios para evitar las interrupciones, más eficiente será.

Delegar tareas menos importantes

Pregúntese: ¿qué tareas se alinean con su conjunto exacto de habilidades y debe realizarlas usted específicamente? Esas son sus tareas más importantes: conviértalas en una prioridad en su lista de tareas pendientes. Intente delegar los que tengan el nivel de prioridad más bajo para que pueda tener suficiente tiempo y energía para abordar sus tareas principales.

Comunicarse efectivamente

La comunicación efectiva en el lugar de trabajo es clara, concisa, respetuosa, así como abierta y frecuente. Todos deben tener su turno para hablar y expresar su opinión durante las discusiones del equipo, mientras que los demás escuchan activamente. Siempre tenga en cuenta el punto de la discusión y el problema que está tratando de resolver. La buena comunicación minimiza los errores y malentendidos y hace que todo salga más fluido.

Esto es especialmente cierto si su equipo trabaja de forma remota o ha adoptado un modelo de trabajo híbrido. En ese caso, es igualmente importante encontrar las herramientas de comunicación adecuadas, desde correos electrónicos hasta aplicaciones de chat en equipo. Mi equipo usa Pumble como nuestra aplicación preferida de chat y colaboración en equipo: es excelente para los equipos que buscan una solución económica, ya que es gratis para un número ilimitado de usuarios y ofrece acceso a un historial de chat ilimitado.

Aprende a decir no"

El tiempo es precioso: solo tiene 1440 minutos cada día para hacer todo, incluido su trabajo y su vida privada. Sea exigente con la forma en que lo gasta.

Otros, sin embargo, probablemente no tengan el mismo sentimiento cuando se trata de tu tiempo, así que tienes que aprender a decir “No”. Sea asertivo, pero cortés; dale a la gente una razón por tu negativa, pero no expliques demasiado ni entres en demasiados detalles.

Use la "regla de los 2 minutos" para procrastinar

Este consejo es mi favorito; si algo me ayuda a ser productivo, es esto.

El primer paso es el más difícil, es por eso que nunca debe tomar más de 2 minutos para hacerlo. Haz que sea lo más fácil posible para empezar.

"Escribir" se convierte en "abrir un nuevo documento", "hacer ejercicio" se convierte en "ponerse la ropa de deporte", "revisar sus correos electrónicos" se convierte en "abrir la aplicación de correo electrónico".

Eso no suena tan mal, ¿verdad?

Cuando logras comenzar, de repente se vuelve mucho más fácil continuar haciendo lo que tienes que hacer y eventualmente terminarlo.

Pedir ayuda

Si te quedas atascado, no hay vergüenza en pedir ayuda. Entiendo que puede ser estresante, especialmente si es un empleado nuevo, pero la forma más rápida de aprender es preguntar. Además, es mejor preguntar y hacerlo correctamente que cometer errores que podrían evitarse fácilmente.

La primera opción debería ser verificar si la respuesta aún no se ha compartido con usted o si solo está a una búsqueda de Google. Si no es así, encuentre a la persona adecuada para su problema y pregúntele.

Si una reunión puede ser un correo electrónico, que sea un correo electrónico

Según Atlassian, el oficinista promedio pasa 31 horas al mes asistiendo a reuniones improductivas. El 91 % de los asistentes promedio a las reuniones afirmó que soñaba despierto durante la reunión, el 73 % hizo otro trabajo, el 39 % incluso durmió y el 45 % se sintió abrumado por la cantidad de reuniones a las que asiste.

Algunas cosas necesitan ser discutidas y puestas en común en una reunión; otros pueden ser solo un correo electrónico. Si el primero es el caso, mantenga sus reuniones puntuales y productivas.

Formas adicionales de maximizar la eficiencia en las que tal vez no haya pensado

Además de las formas habituales de combatir la procrastinación, la desorganización y otros enemigos de la productividad, también hay algunas cosas divertidas y/o interesantes que puede probar para maximizar la eficiencia.

Encuentra la lista de reproducción adecuada

Si eres una de esas personas que no pueden funcionar sin música, encontrar las melodías perfectas para trabajar es un factor importante para tu éxito. Algunos prefieren aplicaciones con sonidos de fondo, otros disfrutan de la radio de baja fidelidad o de jazz, algunos tienen una lista de reproducción de YouTube específica para ajetreo. ¿O tal vez los auriculares con cancelación de ruido te funcionen? La música puede afectar la productividad tanto positiva como negativamente, así que asegúrese de encontrar la lista de reproducción adecuada.

¡No ignore la importancia de una formación musical adecuada!

Celebrar reuniones de pie

Intente celebrar una reunión de pie: es, tal como lo dice el nombre, una reunión en la que todos se ponen de pie. Eso puede parecer inusual, sin embargo, tiene una serie de beneficios, ya que:

• Toma menos tiempo;
• Mantiene al equipo comprometido, mejorando así el rendimiento;
• Es más acertado;
• Pone menos estrés en el cuerpo, específicamente, el cuello, la espalda y los hombros que pueden comenzar a doler después de un período prolongado de estar sentado.

Date pequeñas recompensas

Algunas tareas son extraordinariamente aburridas y/o difíciles, pero tienen que hacerse y, lo que es peor, tienes que hacerlas tú específicamente.

Después de mucha investigación empírica, llegué a la conclusión de que la mejor manera de obligarme a hacer tales tareas es prometiéndome una pequeña recompensa. Hablé con personas que usan el método opuesto: eligen un castigo para ellos mismos si no hacen la tarea, pero me gusta más el método de la recompensa. Te hace formar una asociación positiva con tu tarea, en lugar de una negativa.

Y, en las sabias palabras de Tom y Donna de Parks and Recreation, debes “tratarte a ti mismo”.

Encuentra atajos repetibles

Si te encuentras haciendo algo una y otra vez, no pierdas el tiempo repitiendo siempre el mismo proceso, automatízalo.

Por ejemplo, si recibe muchos correos electrónicos que requieren la misma respuesta o una muy similar, cree una plantilla en lugar de escribir lo mismo varias veces.

Haz que tu espacio de trabajo sea agradable e inspirador

Si pasa 8 horas o más en el mismo lugar, haga que sea agradable estar en ese lugar. Puede hacerlo de la siguiente manera:

• Ordenar su escritorio, su computadora portátil y su teléfono. Haz que Marie Kondo se sienta orgullosa de ti tirando y borrando todo lo que no uses. Mantenga solo las cosas que son importantes o, como ella diría, "despiertan alegría", como una planta o una foto enmarcada en su escritorio;
• Agregar algunos toques personales para hacer que el espacio sea más agradable para trabajar;
• Elegir la iluminación adecuada que no sea demasiado brillante, pero que te mantenga despierto y concentrado.

Si no sabe por dónde empezar, busque inspiración en línea. Mis favoritos personales son las configuraciones de escritorio estéticas y las colecciones de papelería en YouTube: las veo como si estuviera encantada. Además de brindarme una cantidad inexplicable de alegría, también me hacen comprar impulsivamente muchas cosas innecesarias, así que obsérvalas con precaución.

Si pospone las cosas, encuentre un socio responsable

La gente suele hacer esto cuando se trata de ir al gimnasio o de comer sano, pero bueno, ¿por qué no aplicarlo también en el trabajo? Si tiene problemas con la procrastinación, encuentre a alguien que esté en el mismo barco que usted y manténganse responsables y encaminados.

Tenga cuidado al elegir a su compañero de responsabilidad, ya que esta es una espada de dos filos. Puede ser contraproducente ya que terminan permitiéndose mutuamente procrastinar más juntos, que es exactamente lo contrario de lo que pretendemos lograr.

Conclusión

Eficiencia significa lograr la máxima productividad con el mínimo esfuerzo. En nuestro caso, eso también significa trabajar de manera inteligente y ser intencional con su tiempo. Hay muchas maneras de lograr esto, desde minimizar las distracciones y "comerse la rana" hasta encontrar la lista de reproducción adecuada y darse pequeñas recompensas por completar las tareas. Solo tiene que encontrar las formas que funcionen mejor para usted y estará en una buena forma de maximizar su eficiencia.