Cómo escribir un documento técnico para su negocio

El marketing de contenidos ha demostrado su valor una y otra vez.

No se fíe sólo de mi palabra. El tráfico de SEO ha demostrado ser cinco veces mayor que la publicidad de pago por clic (PPC) y diez veces mayor que las redes sociales.

Google mismo dice que el contenido "probablemente podría importar más que cualquier otro factor" cuando se trata de SEO.

No es de extrañar que se pronostique que el marketing de contenido tendrá un valor de más de $600 mil millones para 2024. La creación de contenido ya es la principal actividad subcontratada entre las empresas de negocio a consumidor (B2C) que dependen de la subcontratación.

El marketing de contenidos es un tema complejo con muchos aspectos diferentes a través de múltiples canales. Estamos hablando de artículos instructivos y educativos, blogs, contenido de redes sociales, libros electrónicos, videos, seminarios web, documentos técnicos... y la lista continúa.

Nos centraremos en los documentos técnicos en este artículo, pero esto es solo una fracción del marketing de contenido y debería ser una parte de su estrategia que incluya muchas otras partes de trabajo.

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¿Qué es un documento técnico?

Los libros blancos son documentos informativos que generalmente se escriben en un estilo académico.

En promedio, la mayoría de los documentos técnicos tienen aproximadamente 2500 palabras. Su propósito principal es resaltar un problema y proponer soluciones mientras promocionan un producto o servicio.

Un documento técnico a menudo se diseña para el marketing de empresa a empresa (B2B), pero también se puede aplicar a las estrategias de marketing B2C.

Sin embargo, en el caso de B2C, esta forma de marketing de contenido es más adecuada para clientes potenciales que buscan una publicación educativa e imparcial, no una lista extravagante o un anuncio típico.

Un documento técnico NO es un:

• Folleto llamativo y lleno de imágenes
• Manual de usuario
• Documento de soporte técnico
• Anuncio tradicional

Los documentos técnicos están diseñados para informar y persuadir utilizando hechos, estadísticas, investigaciones, estudios y pruebas. No es probable que sean tendencia en Facebook, pero aun así pueden ser una pieza poderosa de su estrategia de marketing de contenido para darle una ventaja a su negocio.

Cómo escribir un documento técnico de negocios en 5 pasos básicos

Los libros blancos satisfacen una necesidad de marketing específica para las empresas. Crean conciencia, educan a los consumidores y clientes, demuestran una necesidad dentro de una industria específica y ayudan a establecer su negocio como una autoridad líder en el tema.

También digno de mención: la alta calidad, relevancia y utilidad de los documentos técnicos son una ventaja para el SEO.

Pero escribir un documento técnico no es para los débiles de corazón. Se necesita mucha preparación, tiempo, motivación y determinación, así como sólidas habilidades de escritura.

Después de todo, no se destaca como un experto en su campo simplemente por generar una pieza de contenido sin investigar en 30 minutos. Hay un trabajo serio que se incluye en un documento técnico.

1. Elija el tema correcto

Al igual que cualquier otra pieza de contenido en su estrategia de marketing, todo comienza con la selección de un tema que la gente querrá leer.

Cuando está considerando el tema correcto, hay tres factores principales que deberían influir en su decisión:

• Audiencia: ¿Quién leerá su documento técnico? ¿Se dirige a un cliente B2B, como un mayorista asociado con un minorista? O, si está escribiendo para una audiencia B2C, ¿está llegando a clientes establecidos que ya están familiarizados con su negocio e industria, o clientes potenciales que presumiblemente tienen poco conocimiento sobre el tema?
• Experiencia: un documento técnico puede ayudarlo a establecerse como una autoridad en su industria, así que asegúrese de ceñirse a sus puntos fuertes. Su contenido debe poder ofrecer tanto conocimiento interno como investigación externa. Mantenga su documento técnico enfocado en su nicho objetivo.
• Problema centrado en la solución: los documentos técnicos exitosos identifican un problema oportuno y relevante, y luego también brindan una solución a dicho problema. Aunque el formato es académico e informativo, un documento técnico sigue siendo un activo de marketing. Debe señalar y examinar un problema, luego proponer cómo puede resolverlo.

Antes de sumergirse en el arduo trabajo de escribir un documento técnico, asegúrese de leer otros documentos técnicos primero.

Además de darle una idea de qué esperar, también puede identificar brechas de conocimiento y diferentes ángulos para desarrollar contenido existente en lugar de publicar un documento técnico redundante que repite las mismas ideas que ya se están discutiendo.

2. Llevar a cabo una investigación exhaustiva y exhaustiva

Un documento técnico de alta calidad se centra en los datos y está respaldado por una investigación creíble.

Al igual que otras formas de contenido que publica, asegúrese de utilizar fuentes confiables e incluir citas. Usar información de fuentes dudosas es una de las formas más rápidas de perder su credibilidad.

Si es posible, incluya sus propios documentos y estudios internos además de recursos de la industria, estudios de casos, investigaciones y estadísticas recientes.

3. Redacte un esquema que siga el formato adecuado del documento técnico

A diferencia de un informe comercial típico, que generalmente resume los hallazgos en la parte superior y luego se sumerge en más detalles, un documento técnico presentará la conclusión al final del documento.

El comienzo debe incluir un enunciado del problema bien definido.

Su objetivo es llevar al lector a un viaje que comienza con el examen de un problema, luego pasa a las soluciones e, idealmente, concluye demostrando que su producto o servicio es la mejor opción para resolver el problema.

Piense en su esquema como el esqueleto de su documento técnico. Organizar los puntos que desea resaltar, así como sus capítulos o secciones, lo ayudará a mantenerse encaminado para que pueda acompañar a su lector con un flujo claro y lógico.

4. Escriba primero, edite después

Una vez que tengas tu esquema básico, comienza a escribir sin reservas. Es más fácil sumergirse directamente, registrar todos sus pensamientos e investigaciones, y luego volver más tarde para corregir errores y reorganizar secciones si el flujo no se siente del todo correcto.

Es tentador tratar de editar mientras escribes, pero intenta resistirte. Ralentizará su proceso e incluso puede conducir a un bloqueo del escritor.

5. Enganche a sus lectores con un título sólido y preciso

Un buen título debe ser interesante pero también informativo para que el lector sepa qué esperar. Elegir su título después de que se haya escrito el documento técnico es una buena manera de ver la pieza como un todo y decidir el título que mejor se adapte al contenido.

Dependiendo de su audiencia, es posible que desee incluir o excluir la palabra "documento técnico" de su título. Algunos lectores podrían sentirse atraídos por esa indicación adicional de autoridad, mientras que otros podrían tener la reacción opuesta y evitar el contenido que parece demasiado formal desde el principio.

8 consejos de estilo de libro blanco para el éxito

Ahora debería tener una idea básica para comenzar a escribir su documento técnico, pero no se olvide del estilo.

Desde el formato y el diseño, hasta el tono, el recuento de palabras y todo lo demás, el estilo de su documento técnico puede transformarlo en una autoridad experta o en una ridícula pérdida de tiempo y esfuerzo.

Recuerda:

• Use un tono profesional e informativo. Este no es el lugar para usar jerga y hashtags. Piense en su libro blanco como un ensayo académico, y el tono debe reflejar eso. Educa a tus lectores sin menospreciarlos.
• Formato a la altura de su marca. No existen reglas estrictas sobre cómo dar formato a un documento técnico, pero asegúrese de que se vea profesional y represente su marca. Sin fuentes y colores funky. Siempre que se haya tomado el tiempo y cuidado para seguir su esquema, el documento técnico debe estar bien organizado y fluir sin problemas.
• Editar, editar, editar. Publicar un documento técnico lleno de errores tipográficos y mala gramática es una forma rápida de destruir la credibilidad que intenta construir como experto. Incluso si te sientes un poco confiado en tus habilidades de escritura, siempre es una buena idea tener al menos otro par de ojos para leer tu trabajo antes de publicarlo. Incluso los grandes escritores confían en los editores para detectar los errores tipográficos que el cerebro del creador omite automáticamente.
• Evite la sobrecarga de información. Los datos son buenos, pero no se pierda en los detalles técnicos que se prolongan hasta que el lector pierde interés. El objetivo no es solo educar a las personas, sino también persuadirlas. Para hacer eso, deberá lograr un equilibrio cómodo entre la información fáctica y una narrativa más humana.
• Mantenga su cuenta de palabras bajo control. No estás escribiendo una novela. Lo más probable es que su audiencia tenga un horario agitado y una capacidad de atención limitada, así que olvídese de la pelusa y vaya al grano rápidamente.
• Muestre los beneficios. Parte de su documento técnico debe dedicarse al producto o servicio que ofrece como solución. Explique por qué su solución es la mejor. ¿Qué ofrece que otras empresas no puedan replicar? ¿Cuáles son los beneficios? ¿Por qué los consumidores deberían elegirlo a usted sobre sus competidores?
• Establece tu autoridad. Google recompensa el contenido que incorpora EAT (experiencia, autoridad y confiabilidad). Si hace su tarea, se apega a los hechos y discute su experiencia como veterano dentro de su industria determinada, los lectores lo verán como una autoridad creíble.
• Usa ejemplos e ilustraciones. No se atasque tanto en los hechos que se olvide de pintar un cuadro para su audiencia. Use estudios de casos, historias de éxito de la vida real, descripciones atractivas e ilustraciones cuando sea apropiado.

En caso de duda, contrate a un experto

Como dije, escribir un documento técnico no es para los débiles de corazón. Hay mucho trabajo que implica el proceso para hacerlo de la manera correcta, y es un gran compromiso de tiempo.

¿Vale la pena todo ese esfuerzo?

¡Absolutamente!

Los consumidores han estado respondiendo mejor al contenido valioso que a las campañas publicitarias genéricas y los argumentos de venta ruidosos. Una estrategia de contenido impulsada por SEO que se enfoca en establecer autoridad y proporcionar a los lectores contenido educativo de alta calidad está dominando actualmente el juego de marketing.

Pero no todo el mundo es un escritor nato, y muchos dueños de negocios simplemente no tienen el tiempo o la confianza para profundizar en la investigación y la escritura académica que conforma un documento técnico.

Publicar un whitepaper es una buena inversión. Si no puede invertir el tiempo e investigar usted mismo, independientemente del motivo, debería considerar seriamente subcontratar el trabajo para poder agregar este valioso activo a su plan general de marketing.

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