Los mejores métodos para el seguimiento de la productividad del equipo

La productividad del equipo mide cuánto trabajo de calidad puede producir un equipo en un tiempo determinado, como un mes. Que un equipo sea productivo depende de una variedad de factores, como los niveles de productividad de cada empleado, así como sus habilidades. Además, la comunicación del equipo, el ambiente de trabajo y los niveles de motivación también tienen un profundo impacto en la productividad del equipo.

En este artículo, cubriremos algunos métodos prácticos que puede utilizar para realizar un seguimiento de la productividad de su equipo. Además, compartiremos contigo varios ejemplos reales de cómo determinados equipos miden su eficacia.

El verdadero significado de la productividad para tu equipo

Vale la pena señalar que la productividad del equipo no abarcará las mismas cualidades en diversos negocios e incluso en diferentes equipos. Por eso, si eres empleador o gerente, piensa en los parámetros clave de productividad para tu empresa o equipo. Aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte:

• ¿Qué productos o servicios ofrece su empresa?
• ¿Qué tipo de desempeño puede etiquetar como productivo?
• ¿Hay una cuota de ventas o producción que un equipo debe cumplir?
• ¿Cuáles son los objetivos más importantes en cada equipo?

Una vez que descubra las métricas cruciales que ayudan a construir un equipo productivo, será más fácil realizar un seguimiento de la efectividad del equipo. Al realizar un seguimiento de la productividad del equipo, los gerentes comprenderán mejor si hay algunos empleados menos efectivos en un equipo. En ese caso, los líderes deben encontrar una solución adecuada para estos trabajadores, que puede incluir:

• proporcionar a los trabajadores formación adicional,
• transferir empleados a otro equipo, o
• terminación del empleado.

Ocho métodos de seguimiento de la productividad del equipo

Una de las formas de medir la capacidad del equipo es usar métricas de productividad. Estas son algunas de las métricas más comunes para monitorear la productividad.

Proporciones de planeado a hecho

La métrica de proporción planificada a realizada tiene en cuenta el porcentaje de tareas que se terminaron en comparación con las que se asignaron . Entonces, cuando usa este método, está revisando una lista dada de tareas y analizando cuántas de estas asignaciones ha completado el equipo. De esa forma, puede obtener más información sobre la capacidad del equipo para completar la carga de trabajo con precisión.

Puede utilizar la proporción planificada a realizada cuando trabaje en sprints . En este caso, al comienzo de un sprint, debe documentar cuánto trabajo planea hacer el equipo durante un sprint. Luego, al final de un sprint, debe comparar cuánto trabajo ha terminado un equipo con la carga de trabajo que se planeó al principio.

Hablando de sprints, vale la pena señalar que la proporción entre lo planeado y lo hecho es bastante beneficiosa para los equipos y los propietarios de productos. Esta métrica muestra qué tan comprometidos están los miembros del equipo con el trabajo, así como su capacidad. Entonces, por ejemplo, un equipo se compromete con 30 PBI (Product Backlog Item - "un solo elemento de trabajo"), y entrega solo 10. Esto significa que el sprint no tuvo éxito, porque solo se completó alrededor del 30% de las tareas. .

Ahora, veremos otro ejemplo de las proporciones planificadas y realizadas, para mostrarle la diferencia entre proporciones altas y bajas. Digamos que un equipo tiene que terminar 20 tareas en un mes. Si los miembros del equipo logran llevar a cabo 18 tareas en un tiempo determinado, su proporción planificada para realizar es del 90 %, lo cual es excelente. Por otro lado, si los miembros del equipo logran completar solo 10 tareas después de este período, la proporción planificada para completar es del 50%, que es baja.

¿Qué hacer cuando la relación es más baja de lo que debería ser? Los líderes de equipo tienen varias opciones:

• Contratar a más miembros del equipo para terminar todo el trabajo a tiempo.
• Reducir la cantidad de trabajo que el equipo tiene que terminar por mes.
• Revisar el proceso de planificación y hacer ajustes.

Tener una proporción baja de planificado a hecho significa que un proceso de planificación no es efectivo o que los miembros del equipo no tienen las habilidades adecuadas para realizar las tareas.

Tiempo del ciclo

La métrica de tiempo de ciclo rastrea el tiempo promedio necesario para completar un producto o entregar un servicio. Las reglas son simples: el tiempo de ciclo más corto significa niveles más altos de productividad del equipo.

Por ejemplo, en un equipo de software, este método cubre la cantidad de tiempo que un equipo necesita desde la primera confirmación de una función (punto de partida) hasta la última fase, que es la implementación. O, para los trabajadores de un centro de llamadas, el tiempo de ciclo sería desde el momento en que responden una llamada hasta el momento en que finalizan una llamada.

Hay una fórmula simple para calcular el tiempo del ciclo. Tienes que dividir el Tiempo Neto de Producción por el número de unidades fabricadas . El tiempo neto de producción (NPT) es la cantidad de tiempo que tiene un equipo para terminar un producto. Asegúrese de que habrá algún tiempo de inactividad (tiempo para reuniones, almuerzos, etc.). Reste estas horas del tiempo total que los empleados pasan en el trabajo.

Por ejemplo, en un restaurante de comida rápida, un equipo trabaja 9 horas al día. Cuando restamos el tiempo de inactividad, obtendremos 8 horas y 15 minutos (495 minutos), que es nuestro NPT. Los trabajadores tienen que hacer 45 sándwiches durante el día.

Tiempo de ciclo = Tiempo de producción neto ÷ el número de unidades fabricadas

Tiempo de ciclo = 495 ÷ 45

Tiempo de ciclo = 11

Este equipo tiene 11 minutos para hacer un sándwich. Por supuesto, si los miembros del equipo logran preparar un sándwich en 9 minutos (menos que el tiempo de ciclo promedio), eso los hará más productivos.

Uno de los beneficios de usar el tiempo del ciclo es que los líderes de equipo pueden saber si el proceso de planificación funciona bien. Además, esta métrica brinda a los gerentes una mejor idea de cómo los miembros del equipo realizan su trabajo y si son tan efectivos como deberían ser.

Defectos escapados

Este método rastrea los errores que el equipo ha cometido en un tiempo determinado. Los equipos de desarrollo suelen utilizar esta métrica cuando quieren analizar cuántos errores no detectaron durante un proyecto. Por lo tanto, si su equipo de desarrollo está creando una aplicación, la métrica de defectos escapados los ayudará a encontrar errores a tiempo, antes de que su aplicación esté disponible para el público. Estos errores pueden ser problemas de experiencia del usuario, problemas de rendimiento o errores de aplicación.

También está la tasa de escape de defectos . Puede calcular esta tasa revisando la cantidad de defectos que encontró el equipo durante la fase de preproducción y luego compare esta cantidad con la fase de producción.

Entonces, ¿qué significan tasas de escape de defectos más altas y más bajas? Una tasa más alta indica que hay un problema con los procesos de prueba o con las herramientas de prueba automatizadas que usa un equipo. Una tasa más baja es una señal de software de alta calidad y de que los procesos de prueba están funcionando bien.

Además de los desarrolladores, otros equipos pueden aprender sobre su productividad con los defectos escapados. Por ejemplo, si trabaja en un departamento de marketing, este método puede evaluar errores como quejas de los clientes o campañas pagadas fallidas en las redes sociales.

Ingresos por empleado

La métrica de ingresos por empleado se aplica principalmente a los equipos de ventas y marketing. El propósito de este método es aprender qué tan productivos son los miembros del equipo para generar ingresos.

Cuando se trata de la técnica de ingresos por empleado, hay una fórmula que debe seguir.

Debe dividir los ingresos generales (producidos por todo el equipo) por la cantidad de miembros del equipo. Entonces, por ejemplo, si hay 40 personas en una empresa y el ingreso total es de $5 millones por año, el ingreso por empleado será:

$5.000.000 ÷ 40 = $125.000

Así, $125.000 por empleado al año. Si elige realizar un seguimiento de la productividad del equipo con el método de ingresos por empleado, asegúrese de que un mayor ingreso por empleado implica que su equipo es más eficaz.

Esta métrica es útil cuando desea comparar dos empresas que trabajan en la misma industria. Por lo tanto, para averiguar qué empresa es más efectiva, puede evaluar sus ingresos por empleado. Entonces, por ejemplo, la empresa de marketing A tiene un ingreso de $ 500,000 y 20 empleados. El ingreso por empleado es:

$500.000 ÷ 20 = $25.000

La empresa de marketing B tiene un ingreso de $520.000 y 25 empleados. El ingreso por empleado aquí es:

$520.000 ÷ 25 = $20.800

Para concluir, la empresa A es más productiva que la empresa B. Aunque la empresa B genera un poco más de ingresos y tiene más empleados, la empresa A tiene mayores ingresos por empleado.

rastreador de tiempo

Además de estas métricas de productividad, también puede probar un rastreador de tiempo para medir la efectividad del equipo, independientemente del tipo de equipo.

Así es como el registro de tiempo le brinda más información sobre la productividad del equipo. Cuando los miembros del equipo registran sus horas de trabajo diariamente, los gerentes pueden revisar quién está haciendo qué tareas actualmente y cómo va el proyecto. Algunas aplicaciones de seguimiento del tiempo, como Clockify, le brindan un desglose visual de la semana de un equipo.

Otra opción útil es el tablero del equipo. Aquí puedes ver qué proyectos son los más activos. Dado que cada color en el tablero representa cada proyecto, podrá determinar si su equipo dedica suficiente o demasiado tiempo a proyectos específicos durante la semana. Además, puede revisar el total de horas registradas por el equipo.

Además, si desea obtener más información sobre los miembros individuales del equipo, puede hacerlo consultando la sección de actividad del equipo, debajo del gráfico. Así, sabrás exactamente cuánto tiempo ha dedicado cada empleado a qué proyectos y qué está haciendo actualmente. Incluso puede reorganizar estas dos secciones en el panel del equipo para que la actividad del equipo aparezca en la parte superior de la página. Simplemente haga clic en el icono "Pin to top", que puede ver en la captura de pantalla a continuación.

Un ejemplo de la sección de actividad del equipo

En la sección de actividad del equipo, también puede filtrar los datos por el tiempo total rastreado, lo que resulta útil cuando desea ver quién ha rastreado más horas. Por otro lado, puedes filtrar por la última actividad, en caso de que necesites saber quién está trabajando en este momento.

Contabilización de reajustes en el trabajo

Cuando pensamos en la productividad en general, normalmente tenemos en mente un flujo de trabajo perfecto y sin errores. Pero, para asegurarse de que no haya errores, es crucial prestar atención a los detalles y hacer cambios cuando sea necesario. Además, es vital colaborar con otros equipos en una empresa.

Suzana Veselinovic es Gerente de Control de Calidad en Clockify. Ella dice que, cuando se trata del equipo de control de calidad, su rutina de trabajo a menudo implica muchos reajustes en los que los miembros del equipo trabajan de acuerdo con el equipo de desarrollo. Esto es lo que Suzana señala como los signos clave de la productividad del equipo:

“ El tablero de seguimiento de errores y su aspecto nos dice mucho sobre la productividad. Si las columnas de control de calidad son 'claras', eso significa que las tareas se completaron de manera efectiva. Además, otro buen indicador de productividad es la calidad de una función que se envía a producción. ”

Suzana agrega que se necesitan numerosas etapas de prueba, durante las cuales informan varios errores, para garantizar la calidad de las funciones.

Seguimiento de la satisfacción del cliente

Algunos equipos no mantienen contacto directo con los clientes debido a la naturaleza de su trabajo. Pero, para otros, como los equipos de atención al cliente, mantener una buena relación profesional con los clientes es la parte más importante del trabajo.

Cuando se trata de la productividad de los equipos de atención al cliente, una forma de medir la efectividad del equipo es verificar las reseñas de los clientes. Por lo tanto, un equipo puede aprender más sobre la satisfacción general del cliente.

Otro método práctico para realizar un seguimiento de la productividad del equipo es utilizar herramientas de generación de informes. Jelena Lukic, la agente de soporte de Clockify, dice que estos informes son valiosos porque muestran la cantidad de tickets resueltos y la cantidad de respuestas, así como la rapidez con que respondió el equipo. Aparte de eso, esto es lo que usa el equipo de atención al cliente para medir la productividad del equipo:

“También podemos revisar las tarifas de nuestro equipo del último mes. Las tarifas de los equipos se calculan según el número de entradas y el número de críticas buenas y malas”.

Analizando las métricas correctas

En cuanto a los equipos de ventas, sus tareas laborales suelen implicar la comunicación con los clientes, a través de correos electrónicos y reuniones. De esa manera, los vendedores pueden presentar adecuadamente los productos o servicios a los clientes.

Entonces, ¿qué es importante cuando se realiza un seguimiento de la productividad del equipo en ventas? Nikola Neskovic, director de ventas de Clockify, dice que las métricas más importantes son:

• el número de reuniones programadas por el equipo,
• el número de reuniones que tuvo el equipo, y
• los ingresos generados por las reuniones que se celebraron.

Nikola agrega que estos ingresos dependen de las conversiones que realizó el equipo. Por ejemplo, cuando un cliente cambia de un plan gratuito a un plan pago, o de un plan básico a un plan premium.

Conclusión

Diferentes equipos realizan diferentes tareas dentro de una empresa. Por lo tanto, no tiene sentido hacer un seguimiento de la productividad de un equipo de software de la misma manera que se mide la eficacia de un equipo de marketing. Por lo tanto, es importante aclarar las cualidades clave que hacen que un equipo en particular sea productivo. Luego, puede probar algunos de los métodos que incluimos en este artículo. Estas métricas facilitan mucho el proceso de seguimiento de la productividad del equipo. También esperamos que se sienta inspirado por nuestros colegas que compartieron sus formas únicas de verificar la efectividad del equipo.