あなたのビジネスコミュニケーションをキックアスするためにあなたの電子メール署名を構造化する最も効果的な方法

1.なぜ、適切に構成された電子メール署名が必要なのですか？
2.電子メールの署名で何を選択するか（ロゴ、写真、またはその両方）
3.電子メールの署名で連絡先情報を構成する方法
4.署名にどのソーシャルメディアアイコンを追加する必要がありますか？
5.電子メールの署名に免責事項が必要なのはなぜですか？
6.電子メール署名のプロモーションバナーとその使用方法
7.行動を促すフレーズのボタンを追加する
8.電子メールの署名で避けるべき間違い
9.チーム全体の電子メール署名を管理するにはどうすればよいですか？

あなたのビジネス用メールの署名はどのように見えますか？ それはあなたの名前を最後に付けた単純なサインオフですか、それともあなたのビジネスブランドのよく構成されたステートメントですか？

ビジネスの署名は、あなたのプロ意識のレベルとあなたが代表する会社について多くを語ることができます。 適切に設計された電子メール署名は、さまざまな業界の専門家やビジネスオーナーにとって優れたマーケティングツールです。 売り上げを伸ばしたい、ソーシャルネットワークを拡大したい、ウェブサイトのトラフィックを増やしたい、メールの応答率を向上させたいなど、よく考えられたメールフッターは、これらすべてを達成するのに役立ちます。

この記事では、成功する電子メール署名の主な要素を見て、ビジネスに有利になるようにそれらを構成する方法を示します。

なぜあなたはよく構造化された電子メール署名が必要なのですか？

プロのHTML電子メール署名を持つことは多くの点であなたを助けます。 これが、作成にいくらかの努力を払う必要がある理由です。

• 電子メールの署名により、通信がプロフェッショナルに見えるようになります
• それはあなたのデジタル名刺であり、あなたの連絡先情報のソースです
• それはあなたのブランド認知度を高めます
• それはあなたのビジネスメールへの信頼を高めます
• それはあなたのウェブサイトへのトラフィックを生成します
• それはあなたのコンテンツへの注目を集めます
• それはあなたがあなたの製品やサービスを宣伝するのに役立ちます
• それはあなたがリードを得るのを可能にします
• それはあなたが人々とつながることを可能にします

言い換えれば、適切に構造化された電子メール署名は、ビジネス、マーケティング、または販売の目標の1つ以上を達成するのに役立ちます。 そして、これが何を構成するべきかです：画像（あなたの写真または会社のロゴ）、あなたの連絡先情報、ソーシャルメディアアイコン、法的免責事項、宣伝用バナー。 これらの各要素を詳しく見ていきましょう。

電子メールの署名で選択するもの（ロゴ、写真、またはその両方）

テキストのみの署名は単にくすんで見える可能性があるため、ブランドを印象深いものにするためにいくつかのフッター画像が必要です。 しかし、どのようなビジュアルを使用するのが良いでしょうか？ それは企業のロゴ、あなたの写真、あるいはその両方である必要がありますか？

簡単な答え：両方を使用してください。
長い答え：それは確かにあなたのビジネス活動、ポジション、そして目標に依存します。

パーソナルブランドを代表する場合は、自分の写真を署名に追加する必要があります。 フレンドリーでリラックスした表情のヘッドショットは完璧な選択になります。

人々はテキストよりもビジュアルをよく覚えています。 ただし、電子メールの署名を作成したい人は、それが「プロ」であり、ビジネスの電子メールの署名に含めることができる写真の種類を疑問に思うことがよくあります。

署名用の写真を選択する際のアドバイスを次に示します。

• プロの写真を追加する

個人的な写真を追加すると、信頼が高まり、顧客との関係を築くのに役立ちます。 ただし、ぼやけた画像ではなく、プロフェッショナルで高品質の画像のみを使用してください。  

• 写真を大きくしすぎないでください

画像のサイズは、残りの電子メール署名の幅と、既存のデザインにどのように適合するかによって異なります。 ただし、メール署名ジェネレーターでは、幅100〜300ピクセルのロゴと写真に最適なサイズを使用することをお勧めします。 画像が大きいほど、受信者が画像をプリロードするのにかかる時間が長くなります。

• 不適切な写真を使用しないでください

自撮り写真やトリミングした写真ではなく、プロの顔写真を使用してください。できれば、チームメンバーごとに同じスタイルで作成してください。

あなたが会社を代表している場合、あなたの写真を使用することにはかなりの利点もあります：私はあなたのビジネスコミュニケーションをより人間的にし、信頼を作り、そしてあなたがあなたの受取人とのつながりを確立するのを助けます。

ビジネス用の電子メール署名にある会社のロゴは、ブランドの認知度と認知度を高めるのに役立ちます。 ブランドをよりよく宣伝したい場合は、ロゴを追加してください。

State of Business Email Marketingレポートの作成中に、750人を超えるマーケターとビジネスオーナーを調査したところ、プロの顔写真よりも会社のロゴを好むことがわかりました。 すべてのコミュニケーションチャネルで会社のブランドを使用すると、会社はすべての利害関係者の間で認識され、一貫性が生まれます。

したがって、最善の解決策は、署名に写真を使用し（左揃え）、会社のロゴを小さくすることです（会社の連絡先情報は別として）。

電子メールの署名で連絡先情報を構成する方法

最も完全で最適化された署名でさえ、適切に整理せずにすべての情報を入力するだけでは、専門家ではないように見えます。 以下の4つのヒントに従って、署名を適切に構造化してください。

連絡先情報の量を制限します。 必要な詳細のみを追加します。 あまり使用しない場合は、Skype名を含めないでください。

情報を論理的に整理します。 最初に電話番号と会社のWebアドレスを使用し、次にすべての追加情報を使用します。 ソーシャルアイコンが最後に来るようにします（ソーシャルプロファイルがあなたと連絡を取り合うための主要な方法でない限り）。

仕切りを使用します。 新しい行からすべての連絡先の詳細を開始しないでください。 縦線の記号を使用して、さまざまな要素を1行に分割できます。

テキストの色を使用します。 ブランドの色を利用して、特定のコンテンツを強調します。 あなたやあなたの会社の名前、または「電話」や「メール」などの単語である可能性があります。

優れた電子メール署名は複雑である必要はないことに注意してください。 シンプルであるほど良い。 それはあなたについての基本的な情報を提供するはずです。

• 名前

驚かれることでしょうが、メールフッターの約30％には名前すらありません。これは、会社のイメージに悪影響を与える可能性があります。

• 位置

受信者に誰に対処し、問題を処理しているかを知らせるために、役職を含めることが不可欠です。

• 会社名

会社を代表する場合は、メールフッターに会社名も含める必要があります。

• 会社のロゴ

会社のロゴを使用することもできますが、それが他の電子メールフッターの美学と一致することを確認してください。

• 会社のウェブサイト

あなたがウェブサイトを持っていて、それにトラフィックをもたらす方法を探しているなら、あなたの会社の電子メール署名にウェブサイトのURLを追加することを検討してください。

• 連絡先

電子メールアドレス

一部の記事には、受信者が「返信」をクリックしてメッセージに回答できるため、メールアドレスを含めないようにアドバイスが含まれていますが、一部のメールクライアントでは、「差出人」フィールドにメールアドレスではなく名前が表示されます。 また、誰かがあなたのメッセージを転送すると、受信者には住所ではなくあなたの名前が表示されます。

電話番号

あまりにも多くの電話番号を使用しないでください。 特にモバイルデバイスを使用して電子メールを読む場合、読者を苛立たせる可能性があります。

住所

基本的な電子メールの署名では、アドレスが提供されない場合があります。 会社の住所を含める前に、署名が過負荷にならないことを確認してください。

署名にどのソーシャルメディアアイコンを追加する必要がありますか？

適切に管理された企業の社会的プロファイルがある場合は、署名でそれらにリンクする必要があります。 これらのプラットフォームへのトラフィックを増やし、最終的にフォロワー数を増やすのに役立ちます。

ウェブサイトとは異なり、ここではURLだけを使用することはできません。 彼らはあなたの署名をあまりにも乱雑にします。 代わりにアイコンを追加してください。 それらは非常に少ないスペースを取り、あなたはそれらをきちんと整理することができます。

では、どのプロファイルを署名に含める必要がありますか？ 確かに、あなたが友人や家族とつながる（そしてあなたの政治的見解や猫のビデオを共有する）あなたの個人的なアカウントではありません。

FacebookやTwitterを専門的に使用している場合は、自由にリンクしてください。 ただし、個人のLinkedInを追加することはできます。 一般的に、あなたのビジネスの連絡先をあなたの会社のソーシャルプロファイルに紹介します。

ちなみに、署名生成ツールを使用すると、ソーシャルメディアアイコンを使用してHTMLメール署名を簡単に作成できます。

電子メールの署名に免責事項が必要なのはなぜですか？

多くの国では、企業の電子メールに電子メールの免責事項（電子メールの開示、機密通知、フッター、またはサインオフとも呼ばれます）が必要です。 あなたの会社を罰金の危険にさらさないように、あなたの国の法的要件に関する情報を入手してください。

巧妙に作成された電子メール署名の例のほとんどには、短くて読みやすい免責事項があることに注意してください。

技術的には、特にEUと北米では、電子メールの署名に免責事項を追加することが法的な要件になることがよくあります。 ただし、要求は国によって異なる場合があります。 通常、会社の登録住所、登録番号、および登録機関を記載する必要があります。

守秘義務のようなものを免責事項に含めるべきかどうかについては、さまざまな意見があります。 そのような場合に備えて、法的な紛争に役立つ可能性があります。

会社全体の普遍的な電子メール署名免責事項の例を用意するか、部門ごとに個別の例を作成することができます。 後者の場合、部門の活動とニーズに応じて、どの情報を含めるかを選択できます。

メール署名のプロモーションバナーとその使用方法

電子メールの署名に販促バナーを追加すると、会社が販売およびマーケティングの目標を達成するのに役立ちます。 そして、多くのWebサイトのコンテンツから気をそらしていた、迷惑なアニメーション広告について考えた場合は、バナーの考え方を変えるときが来ました。

以下の電子メール署名バナーの例を見てください。 背景写真、ハッシュタグ、ウェブサイトアドレスのみで構成されており、ごくわずかです。

バナーを機能させたい場合（トラフィックの促進、リードの生成、売り上げの増加など）、バナーに関連する3つのヒントに従ってください。

1.署名バナーを人目を引くようにします

鮮やかな画像、簡潔で的確なフレーズ、ブランドカラーを使用してください。

2.シンプルに保ちます。

バナーは、気付くために大きすぎたり明るすぎたりする必要はありません。 署名とメッセージに合わせてください。

3.CTAを追加します。

明確なCTAは、目標を達成するのに役立ちます。 最新の記事を読む場合でも、ウェビナーに登録する場合でも、バナーでそのように言ってください。 そうでなければ、それはかなり役に立たないかもしれません。

電子メールの署名のバナーは、専門知識を示し、プロモーションに追加するのに最適です。 バナーに何を挿入する必要がありますか？

• 警告の言葉を使う
  
  ユーザーにバナーをクリックするように促すアラートワードの使用を検討してください。 たとえば、「1000を超える動画コースへの生涯アクセス」、「最高のパフォーマンスを発揮する広告テンプレートを入手する」、「未発見のフードフォトグラフィーの秘訣トップ3」などです。
  
  
• 価値のあるものを提供する
  
  人々に貴重な電子書籍、チェックリスト、ビデオ、ヒント、およびハウツーを提供します。
  
  
• 受信者をイベントに招待します
  
  参加できる今後のイベントについて人々に通知します。 また、次のような情報を必ず提供してください：何を、いつ、どこで、など。
  
  
• セールオファーを紹介する
  
  また、今後のセールを宣伝するために、メールフッターにプロモーションバナーを追加することもできます。
  
  
• あなたの会社の賞を紹介する
  
  バナーはあなたがあなたの専門知識を示すのを助けることができるので、あなたの潜在的な顧客はあなたが彼らが信頼できる誰かであることを知っています。
  
  
• 全社的な発表を行う
  
  従業員から内部的に送信される各電子メールは、内部のニュースと発表、マーケティングの最新情報、オンボーディングの実践などを共有する機会を提供します。
  
  
• 新製品の紹介
  
  あなたはあなたの新製品を宣伝するためにバナーを使うことができます。
  
  
• 休日で受取人を祝福します
  
  多くの企業は、クリスマスの時期にメールフッターにバナーを追加して、読者に素晴らしいホリデーシーズンを望んでいます。

行動を促すフレーズのボタンを追加する

優れた署名の例を確認すると、その中のCTAは非常に単純で、強引すぎず、通常はメッセージのテーマと一致していることがわかります。

メールリーダーからのアクションを促すためのいくつかのアイデアを確認するために読んでください。

• ソーシャルメディアプロファイルをボタンにリンクする
  
  長いソーシャルメディアリンクを短くて簡単な単語やフレーズに凝縮して、受信者がマウスをクリックするだけで必要な場所に即座に移動できるようにします。
  
  
• AppStoreまたはGooglePlayアプリをボタンで共有する
  
  メールを送信しているすべての人にアプリを表示してダウンロードさせます。
  
  
• 受信者をサインアップするように招待します
  
  メールフッターにハイパーリンクされた召喚状を掲載することで、すべての読者を購読者に変えることができます。
  
• 人々にあなたに電話するように勧める
  
  あなたが彼らとコミュニケーションをとることにオープンであると人々に伝えてください。
  
• 予約スケジューラを追加する
  
  受信者にあなたとの約束をすばやく予約するオプションを提供します。
  
  
• 製品デモを宣伝する
  
  製品/サービスを紹介するビデオへのリンク、またはデモをスケジュールするためのオファーを含めます。
  
  
• 受取人にあなたのブログを購読させましょう
  
  よく書かれ、価値のあるブログ投稿は、あなたが提供する製品やサービスが信頼でき、信頼できることを受信者に納得させるものかもしれません。 オンライン名刺のデザインにブログ投稿リンクを含めることは、専門知識を紹介するための優れた方法です。

電子メールの署名で避けるべき間違い

電子メールの署名を作成する方法とその中​​で使用する要素がわかったので、次にすべきでないことを見てみましょう。 電子メールのサインオフで最も一般的な7つの間違いに対応します。

• 連絡先情報が無効です

会社が住所や電話番号を変更する場合があります。 それが発生したら、電子メールの署名を含むすべての通信チャネルの関連情報を更新したことを確認してください。

• 画像を署名として使用する

画像を署名として使用しないでください。 最良のシナリオでは、受信者はワンクリックで電話をかけたり、Webサイトのアドレスをコピーしたりすることはできません。 最悪のシナリオでは、署名が添付ファイルとして表示され、受信者のスパムフィルターがトリガーされます。 代わりにHTMLを使用してください。

• あまりにも多くの色を使用する

受信者の注意をそらすため、あまり多くの色を使用しないでください。 あるいは、あなたの署名は専門家ではないように見えるだけです。

• ビジネス用メールの署名に引用符を追加する

心に強く訴える引用は、ビジネスの通信においていかなる目的にも役立ちません。 そして、あなたが特定の引用に関係している場合、これはあなたのコレクターもそうしているという意味ではありません。

• 低品質の画像を使用する

現在、ほとんどの人が携帯電話に4kまたはRetina画面を搭載していることを忘れないでください。 画像は小さいですが、非常に高品質であることを確認してください。 メールで利用する前に、デスクトップおよびモバイルデバイスでテストしてください。

• 異なるフォントを使用する

さまざまなフォントを使用した署名は、色が多すぎる署名とまったく同じように見えます。 それは気が散ってアマチュアっぽくなるでしょう。 代わりに、企業のフォントに固執してください。

• 署名をモバイルフレンドリーにしない

最近、モバイルでメールを読んでいる人が非常に多いので、返信しないのは許されません。 署名がどこでも見栄えがすることを確認するには、HTMLメール署名ジェネレーターを使用して、公開する前にテストします。

• ソーシャルアイコンの追加が多すぎます

組織が使用するすべてのソーシャルメディアネットワークにアイコンを追加すると、メールフッターが乱雑に見えます。 最も定期的に更新されるチャネルのみを含めることをお勧めします。

• 従業員が自分で署名を作成できるようにする

会社のイメージを損なう最も簡単な方法の1つは、従業員に創造性を発揮して、自分でメールの署名をデザインするように依頼することです。 彼らが標準化された電子メール署名テンプレートに同意しないことは確かです。 さようなら、ブランドの一貫性、こんにちは、カオス！

• 署名を長くしすぎる

含める情報の選択に関しては、「少ないほど多い」というルールを守ってください。 電子メールの署名の最良の例は、約5行のテキストであることに注意してください。

• メールの署名サイズを無視する

オーディエンスが一般的に使用しているデバイスがわかっている場合は、署名を正しい方法で表示する方が簡単です。 たとえば、モバイルユーザーは、幅が320ピクセル（ピクセル）を超えないようにする必要があります。 デスクトップユーザーの場合、幅600ピクセルの電子メールフッターは完全に機能します。

チーム全体の電子メール署名を管理するにはどうすればよいですか？

あなたがフリーランサー、中小企業、または大規模な組織であるかどうかにかかわらず、署名のデザインはあなたのビジネスの専門的な基準を反映する必要があります。 また、フリーランサーや小規模なチームの場合、一貫性のある完全にブランド化された署名を作成するのは非常に簡単ですが、多数の従業員の複数の電子メールフッターを作成して管理することは複雑な作業になる可能性があります。 考慮すべきことは何ですか？

すべてのチームに1つのメール署名テンプレートを使用する

一貫性は、電子メール署名テンプレートの最優先事項です。 一貫性のない署名は、混乱とプロ意識の欠如の印象を与えます。

部門ごとに異なる署名を作成する

そこで、会社全体に電子メールの署名を設定することにし、ブランドを可能な限り最高の状態で表すには、一貫性を保つ必要があることを理解しました。 そうです。 ただし、それは、異なる部門が追加情報を含めることができないという意味ではありません。 たとえば、マーケティングチームは、財務を管理する従業員よりも、署名にソーシャルメディアリンクを必要とする可能性が高くなります。

メールの署名にマーケティングキャンペーンを作成する

メールフッターを使用して、マーケティングキャンペーンをサポートします。 たとえば、ソーシャルメディアへのリンク、最新のコンテンツへのリンク、参加するウェビナーやイベントへのリンク、ニュースレターの購読リンクを追加します。

電子メール署名管理ソフトウェアを使用する

署名がさまざまなデバイスや電子メールクライアントで正しく表示されるようにするには、有料または無料の電子メール署名ジェネレーターを使用してください。 さまざまなテンプレートと優れた技術サポートを提供し、プロのデザイナーによって作成され、ほとんどすべての電子メールクライアントと互換性があります。 さらに、1つのマスター署名を作成してから連絡先データを含むファイルをアップロードできるため、複数の署名をより高速に作成でき、システムはそれ自体で署名を処理します。

結論

ビジネスコミュニケーションでプロフェッショナルに見えるようにするには、メールの最後に常に署名を付けてください。 作成するときは、必要な構造を念頭に置いてください。 名前や会社の連絡先の詳細とは別に、必ず画像を使用してください。 全体として、人々は視覚的な存在です。 あなたのメッセージをパーソナライズし、受信者との信頼できる接続を確立するために、あなた自身の親しみやすい写真を選んでください。 企業プロファイルがある場合は、ソーシャルメディアアイコンを含めます。 また、会社の登録の詳細とともに法的に義務付けられている免責事項を忘れないでください。 見栄えの良いバナーを追加して、ビジネスがKPIに到達できるようにします。 これらすべてのコンポーネントを論理的に配置し、進捗状況を追跡します。