أفضل 3 برامج لإدارة مستندات الموارد البشرية

يساعد برنامج إدارة المستندات فرق الموارد البشرية على إدارة مستندات الموظفين وتخزينها.

يقوم أخصائيو الموارد البشرية بمقابلة المرشحين وإعداد الموظفين الجدد وإجراء مقابلات الخروج ، من بين مهام إدارة القوى العاملة الأخرى. تتضمن كل هذه العمليات أكوامًا من المستندات ، ولا يؤدي استخدام نظام يدوي مستند إلى الورق إلى قطعها. يمكن أن يساعد الاستثمار في برامج إدارة مستندات الموارد البشرية في تبسيط العملية ورقمنتها.

تساعد حلول إدارة المستندات في تخزين مستندات الموظفين وتنظيمها ، والحفاظ على الامتثال ، وتحسين الكفاءة الإدارية لفرق الموارد البشرية. تبحث هذه المقالة في أفضل ثلاث أدوات لإدارة المستندات يثق بها المستخدمون الحقيقيون في صناعة الموارد البشرية. (اقرأ كيف اخترنا هذه المنتجات.)

ما الميزات التي يقدمها برنامج إدارة مستندات الموارد البشرية؟

الميزات الأساسية لبرنامج إدارة مستندات الموارد البشرية هي:

• التقاط المستندات: تحويل المستندات المادية إلى ملفات رقمية.

• تخزين المستندات: قم بتخزين المستندات في مستودع مركزي لسهولة الوصول إليها.

• البحث عن نص كامل : ابحث في مستندات الموارد البشرية للعثور على معلومات محددة مثل عنوان الموظف.

تشمل جميع المنتجات المدرجة في هذا التقرير الميزات المذكورة أعلاه.

إلى جانب هذه الميزات الأساسية ، تقدم أنظمة إدارة مستندات الموارد البشرية أيضًا بشكل شائع:

• ضوابط الوصول / الأذونات

• الأرشفة والاحتفاظ

• أدوات التعاون

• تتبع الامتثال

• تصنيف الوثيقة

• تحويل الملف

• إدارة الملفات ومشاركتها

• بوابة بيانات الموظف

• التعرف الضوئي على الحروف

• التحكم في الإصدار

ما نغطيه لكل منتج

نغطي ما يلي لكل منتج:

أفضل 3 برامج لإدارة مستندات الموارد البشرية

1. دروب بوكس ​​الأعمال

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"من السهل جدًا والرائع أن يكون لديك نظام مجلد مشترك مع زملائي في العمل. لقد جعل Dropbox عملي اليوم عملي مع زملائي في الفريق أسهل. في السابق كان من الصعب تخزين البيانات المشتركة مع زملائي في الفريق. ولكن الآن ، مع Dropbox ، أصبح الأمر كذلك تمامًا مستوى جديد وتجربة رائعة. "

"الميزة الأكثر أهمية في Dropbox Business هي أنها تتيح التعاون داخل شركتك. يمكن للأفراد تحميل عملهم في البرنامج ويمكن تنظيم هذا العمل في مجلدات للحفاظ على نظافة كل شيء. ويمكن تنظيم المحتوى حسب الموقع المقصود به يمكن تحميلها إلى. الموقع سهل الاستخدام للغاية ويمكن الوصول إليه مما يجعله أداة رائعة وسهلة للمساعدة في عملك. "

"أحب بساطة Dropbox ، لكنني لا أتفق مع أسعارها وتأمين التراخيص ... إذا كنت سأقدم حلاً للعملاء ، فيجب أن يكون الفوز ، والحلول الأخرى تربح ببساطة بسبب الترخيص."

اقرأ جميع تقييمات Dropbox Business هنا.

2. Google Drive

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"أكثر ما يعجبني في هذا البرنامج هو كيف يمكنني حفظ أي شيء فيه. من الصور إلى ملفات PDF إلى المستندات. يمكن حفظ أي شيء على محرك google. إنه يشبه بطريقة ما محرك أقراص محمول رقمي محمول. ذاكرة كبيرة الحجم رائعة أيضًا ".

"إنه يحتوي على العديد من الميزات وجميع الميزات رائعة حقًا ولكن الميزة المفضلة لدي هي التخزين السحابي. بصراحة أحب التخزين السحابي وأعتقد أن هذا هو أفضل نسخ احتياطي واستعادة سحابي. يمكنك الحصول على بيانات هاتفك القديم في هاتف جديد بدون أي جهاز كمبيوتر ، كابل بيانات وهو خيار جيد حقًا ".

"محرك Google هو الخيار الذكي لتخزين الملفات ونسخ المستندات المهمة احتياطيًا. وهو يتكامل بسهولة مع Gmail ، مما يجعل مشاركة الملفات أمرًا سهلاً وسريعًا للغاية. تعد القدرة على تنظيم المستندات في مجلدات مختلفة وتحديد من يمكنه الوصول إلى المجلدات الفردية أمرًا رائعًا أداة."

اقرأ جميع مراجعات Google Drive هنا .

3. مايكروسوفت 365

مقتطفات من المراجعات الأكثر إيجابية للمنتج:

"برنامج جيد لعمر السحابة ، ممتاز للعمل في معظم مواقع المتغيرات. مجموعة من برامج Office الجيدة التي تساعد طوال الوقت في مكان واحد .. مرونة ووظائف أكثر من البرامج الأخرى. تعاون جيد مع برامج Microsoft."

"مساحة 1 تيرابايت على Onedrive رائعة فقط. لدي خطة عائلية لذلك يشارك العديد من الأشخاص هذه الميزة. أفضل تطبيق بالنسبة لي هو Excel. كما أن التطبيقات الأخرى جيدة جدًا ومثمرة."

"أكثر ما أحبه هو حقيقة أنه يمكن التنقل فيه بسهولة وفهمه بسهولة. مما يجعل القيام بالعمل أكثر إمتاعًا أيضًا نظرًا للعديد من الميزات."

اقرأ جميع تقييمات Microsoft 365 هنا.

كيفية اختيار برنامج إدارة مستندات الموارد البشرية المناسب لعملك

قد يكون شراء البرامج أمرًا صعبًا إذا كنت لا تعرف ما الذي تبحث عنه. فيما يلي بعض التوصيات التي يجب وضعها في الاعتبار عند وضع قائمة مختصرة لبرامج إدارة المستندات لفريق الموارد البشرية لديك:

• تحقق مما إذا كان البرنامج يوفر إمكانية استعادة المستندات. ستتيح لك هذه الميزة استرداد مستندات الموظف واستعادتها في حالة الحذف العرضي. ستحتفظ أداة إدارة المستندات المثالية بنسخة احتياطية من جميع سجلات ومستندات الموارد البشرية لمنع فقدان البيانات.

• ابحث عن خدمة مسح المستندات. يعد إدخال البيانات يدويًا من مستند ورقي إلى البرنامج مهمة تستغرق وقتًا طويلاً. ولكن إذا كان البرنامج الذي اخترته يوفر وظيفة مسح المستندات ضوئيًا ، فيمكنك بسهولة مسح الملفات الورقية لتحويلها إلى مستندات رقمية أو إلكترونية.

• تأكد من أن البرنامج يحتوي على بوابة الخدمة الذاتية للموظف. حدد حل إدارة المستندات الذي يوفر بوابة خدمة ذاتية حيث يمكن لموظفيك تحديث مستنداتهم والوصول إليها ، مثل W-2s و I-9s. لن تساعد هذه الوظيفة في تقليل العبء الواقع على قسم الموارد البشرية فحسب ، بل ستعمل أيضًا على تحسين تجربة الموظف.

الأسئلة الشائعة التي يجب طرحها على البائعين عند شراء برنامج إدارة مستندات الموارد البشرية

كيف اخترنا هذه المنتجات؟ لم نفعل - أنت فعلت

للعثور على تطابق برنامجك المثالي ، تحتاج إلى معلومات يمكنك الوثوق بها - حتى تتمكن من توفير الوقت ، والبقاء على الميزانية ، والتركيز بشكل أكبر على تنمية أعمالك. لهذا السبب نقوم بفحص جميع مراجعات المستخدمين الخاصة بنا والتحقق منها ونوصي فقط بالأدوات المعتمدة من قبل أشخاص مثلك.

بعبارة أخرى ، لا يتم شراء توصيات منتجاتنا أو بيعها أبدًا ، أو استنادًا إلى رأي فرد واحد - يتم اختيارهم من قبل أقرانك ، مما يعكس وجهات نظر وتجارب قاعدتنا المستقلة من مراجعي البرامج.

تعد أدوات إدارة مستندات الموارد البشرية الواردة في هذه المقالة هي الأكثر موصى بها بناءً على مراجعات المستخدمين التي تم التحقق منها. ومع ذلك ، إذا لم يستوفوا متطلبات إدارة المستندات لفريق الموارد البشرية الخاص بك ، فيمكنك التحقق من دليل برنامج إدارة المستندات الخاص بنا للعثور على الحل الأنسب.