有沒有辦法最大化（時間）效率？

你有沒有想過一天沒有足夠的時間來完成所有的事情？

不利的一面是，我們短期內不太可能超過 24 小時。

從積極的方面來說，你不需要超過 24 小時——有很多方法可以充分利用你已經擁有的時間。

在本文中，我們將討論如何最大限度地提高效率並充分利用我們的時間。

關於工作效率的神話

在深入探討（時間）效率的秘密之前，我們必須打破一些流行的神話。

高效意味著盡可能努力工作

你有沒有過一整天的時間來完成待辦事項列表中不太重要的任務，而沒有處理高優先級的任務？ 或者，你把所有的時間都花在了寫待辦事項、研究和思考每一個可能的結果上……而不做任何實際的工作？

如果你很少有時間陪伴家人和朋友，如果你總是在做某事但沒有接近你的目標，如果你在不工作時感到內疚——你肯定很忙，但你有效率嗎？

忙碌並不一定等於生產力。 完成任務比花在工作上的時間更能衡量生產力。

在家工作效率較低

有時有一種誤解，認為在家工作本質上意味著穿著睡衣看 Netflix，並在工作筆記本電腦在您旁邊打開時與寵物玩耍。

最近的研究有所不同——在家工作似乎比在辦公室工作更有效率。 斯坦福大學在 9 個月內對 16,000 名員工進行的一項研究發現，在家工作可以提高 13% 的生產力。 績效的提高有助於更方便的工作環境，以及更少的休息和病假。

根據 ConnectSolutions 的一項調查，在每月至少進行幾次遠程工作的人中，77% 的人工作效率有所提高——30% 的人在更短的時間內完成更多的工作，24% 的人在相同的時間內完成更多的工作。

要想成功，你必須複製成功人士的習慣

每個成功人士的早晨例行活動似乎都包括起得很早、進行嚴格的鍛煉、用冷水淋浴、冥想、閱讀、寫感恩日記、吃一頓非常健康的早餐……不勝枚舉。 而且，所有這些都在上午 9 點之前。

雖然我很高興這樣的例行程序對他們有用並且他們喜歡它，但複製他們的習慣存在一些問題：

1. 它們並不適合所有人，也不適合每個人的生活方式。 你應該根據你自己、你的目標和你的生活方式來調整你的日常習慣。 我們都是不同的，所以對別人有用的東西並不能保證它對你有用。
2. 這可能會引起爭議，但除非 1）你是一個早起的人，那是你的工作效率達到頂峰的時候，或者 2）你一大早就有重要的事情要做——沒有真正的理由在凌晨 5 點起床。
3. 不要讓別人的習慣和日常生活讓你對自己的工作效率感到不好或內疚，因為你沒有把每一分鐘都計算在內。 這將我們引向下一個神話……

你必須在一天中的每一秒都保持高效

休息和工作一樣富有成效。 強迫自己一直工作會導致倦怠、疲憊和表現不佳，因為你會太累而無法正確集中註意力。

專家建議每晚至少睡 7 小時，並在工作時定期休息，以保持頭腦清醒和專注。 工作間隔可以是 25 分鐘（有 5 分鐘的休息時間，如番茄技術中的情況）到 90 分鐘（有 20 分鐘的休息時間）。

下載每個生產力應用程序都會對您有所幫助

儘管我們是生產力應用程序的粉絲，但下載並嘗試使用其中的每一個通常弊大於利。 為防止不知所措，請先下載您認為對您最有幫助的那些，然後對其進行測試，看看它們是否適合您。

如果他們這樣做了——太好了。

而且，如果他們不這樣做，您可以隨時下載替代方案或嘗試其他方法。

最大化效率的方法

既然我們已經打破了一些神話，這裡有一些最有效的方法來最大限度地提高效率——從充分利用你的時間到戰勝拖延。

跟踪您的時間

高效意味著充分利用您的時間並明智地使用它。

但首先，你需要問自己——你把時間花在什麼上了？

如果你不知道，你應該開始跟踪你的時間。 這種做法將幫助您分析您花費時間的方式，並提供以下問題的答案：

• 有什麼事情是你應該花更多或更少的時間去做的嗎？
• 您可以對日程安排進行哪些更改以使其更好地滿足您的需求？
• 您的時間管理的哪些方面需要改進？

此外，時間跟踪有助於準確估計完成某個項目所需的時間。 它還提供有助於檢查您的表現的數據。

吃青蛙

你不必成為法國菜的粉絲——吃青蛙方法需要在你工作日開始時做你最害怕的任務。
“青蛙”可以是極其困難的任務，也可以是極其重要的任務，也可以是極其困難和重要的任務。 只有當你完成了“青蛙”，才轉移到下一個不太重要的任務。

請記住，完成勝於完美

您應該始終盡力做到最好。 但是，當你變得過於挑剔並為自己和他人設定不切實際的高標準時，它可能會成為一個問題。

試著記住，完成比完美更好，完成任務，即使它不是 100% 完美。 這種心態將：

• 幫助您獲得結果；
• 避免過度勞累和倦怠；
• 讓你更有效率；
• 幫助您節省時間；
• 讓您的心理健康更輕鬆。

主動

有效率的人是積極主動的人。 他們專注於自己控制的事情，並通過決策制定自己的道路，而不是讓當前的情況選擇他們的道路。 如何更主動？

• 未雨綢繆;
• 向您的團隊成員和經理提供及時的更新；
• 積極參與團隊討論；
• 問題解決;
• 尋求反饋；
• 不要糾纏於錯誤，而是要從中吸取教訓。

如果出現問題，請制定 B 計劃

談到積極主動和提前計劃，請考慮到您的計劃可能會失敗。 儘管經過深思熟慮，但總會有一些意想不到的事情發生。 為了盡量減少意外因素，請檢查可能出錯的事情並製定 B 計劃，以防萬一。

減少干擾

想想最讓你分心的是什麼。

是你的手機嗎？ 關閉通知和/或將手機放在另一個房間。

是在和你的同事說話嗎？ 提醒他們您正在處理一項重要任務，並且您將在休息時聊天。
這是一個愛管閒事的工作場所嗎？ 投資降噪耳機。

準備是成功的關鍵——你越了解你的工作流程，什麼會破壞它，以及避免中斷的必要步驟是什麼，你的效率就會越高。

委派不太重要的任務

問問自己——哪些任務與您的確切技能相一致並且必須由您專門完成？ 這些是你最重要的任務——把它們放在你的待辦事項清單上。 盡量委派那些優先級最低的人，這樣你就有足夠的時間和精力來處理你的主要任務。

有效溝通

工作場所的有效溝通是清晰、簡潔、尊重、開放和頻繁的。 在團隊討論中，每個人都應該輪到自己說話和表達自己的意見，而其他人則積極傾聽。 始終牢記討論的重點和您要解決的問題。 良好的溝通可以最大程度地減少錯誤和誤解，並使一切順利進行。

如果您的團隊遠程工作或採用混合工作模式，則尤其如此。 在這種情況下，找到合適的溝通工具（從電子郵件到團隊聊天應用程序）同樣重要。 我的團隊使用 Pumble 作為我們首選的團隊聊天和協作應用程序 - 它非常適合尋求預算解決方案的團隊，因為它對無限用戶免費，並且它提供對無限聊天歷史記錄的訪問。

學會說“不”

時間是寶貴的——你每天只有 1440 分鐘的時間來完成所有事情，包括你的工作和私人生活。 對你的消費方式很挑剔。

然而，其他人可能不會對你的時間持有同樣的看法，所以你必須學會說“不”。 自信但有禮貌； 給別人一個你拒絕的理由，但不要解釋太多，太詳細。

使用“2分鐘規則”來拖延

這個技巧是我最喜歡的； 如果有什麼可以幫助我提高工作效率，就是這樣。

第一步是最難的——這就是為什麼它永遠不會超過 2 分鐘。 讓它盡可能容易開始。

“寫”變成了“打開一個新文檔”，“鍛煉”變成了“穿上你的運動服”，“瀏覽你的電子郵件”變成了“打開電子郵件應用程序”。

這聽起來還不錯，對吧？

當您設法開始時，繼續做您需要做的事情並最終完成它會突然變得容易得多。

請求幫忙

如果您遇到困難，尋求幫助並不可恥。 我知道這可能會讓人傷腦筋，尤其是如果您是新員工，但最快的學習方法是提問。 此外，與其犯容易避免的錯誤，不如問並正確地去做。

第一個選項應該是檢查答案是否尚未與您共享，或者只是谷歌搜索。 如果不是，請為您的問題找到合適的人並提出要求。

如果會議可以是電子郵件，請將其設為電子郵件

根據 Atlassian 的數據，普通上班族每個月要花 31 個小時參加低效的會議。 91% 的普通參加會議者聲稱他們在會議期間做白日夢，73% 的人做了其他工作，39% 的人甚至睡覺，45% 的人對他們參加的會議數量感到不知所措。

有些事情需要在會議上討論和集思廣益； 其他人可以只是一封電子郵件。 如果是前者，請保持會議及時且富有成效。

您可能沒有想到的最大化效率的其他方法

除了對抗拖延、混亂和其他生產力問題的常用方法外，您還可以嘗試一些有趣和/或有趣的事情來最大限度地提高效率。

找到合適的播放列表

如果您是那些沒有音樂就無法正常工作的人之一，那麼找到適合您的完美曲調是您成功的重要因素。 有些人喜歡有背景聲音的應用程序，有些人喜歡低保真或爵士收音機，有些人有專門用於喧囂的 YouTube 播放列表。 或者也許降噪耳機可以為您解決問題？ 音樂會對工作效率產生積極和消極的影響，因此請確保找到正確的播放列表。

不要忽視足夠的音樂背景的重要性！

舉行常設會議

嘗試召開常設會議——正如其名，這是一個每個人都站立的會議。 這可能看起來不尋常，但是，它有許多好處，因為它：

• 花費更少的時間；
• 保持團隊參與，從而提高績效；
• 更貼切；
• 減少對身體的壓力——特別是頸部、背部和肩部，長時間坐著後會開始疼痛。

給自己一點小獎勵

有些任務非常無聊和/或困難，但它們必須完成——更糟糕的是，它們必須由你專門完成。

經過大量的實證研究，我得出的結論是，讓自己完成這些任務的最好方法是向自己承諾小額獎勵。 我與使用相反方法的人交談：如果他們不完成任務，他們會選擇懲罰自己，但我更喜歡獎勵方法。 它使您與您的任務形成積極的關聯，而不是消極的關聯。

而且，用 Parks and Recreation 的 Tom 和 Donna 的話來說，你應該“善待自己”。

查找可重複的快捷方式

如果你發現自己一遍又一遍地做某事，不要浪費時間總是重複相同的過程——而是自動化它。

例如，如果您收到大量需要相同或非常相似答案的電子郵件，請製作一個模板，而不是多次輸入相同的內容。

讓您的工作空間愉快而鼓舞人心

如果您在同一個地方待了 8 小時或更長時間，請讓該地方變得愉快。您可以通過以下方式做到：

• 整理你的辦公桌、筆記本電腦和手機。 扔掉和刪除你不使用的所有東西，讓 Marie Kondo 為你感到驕傲。 只保留重要的東西，或者像她所說的“激發快樂”的東西，比如你桌上的植物或相框照片；
• 添加一些個人風格，使空間更適合工作；
• 選擇合適的燈光，不要太亮，但能讓你保持清醒和專注。

如果您不知道從哪裡開始，請在線查找靈感。 我個人最喜歡的是 YouTube 上的美學辦公桌設置和文具系列——我看著它們就像被迷住了一樣。 除了給我帶來莫名的快樂外，它們還讓我衝動地買了很多不必要的東西，所以要小心觀察。

如果你拖延，找一個問責夥伴

人們通常在去健身房或健康飲食時會這樣做，但是，嘿，為什麼不把它應用到工作中呢？ 如果您與拖延作鬥爭，請找一個與您在同一條船上的人，並讓彼此負責併步入正軌。

選擇問責夥伴時要小心，因為這是一把雙刃劍。 這可能會適得其反，因為你最終會讓彼此更多地拖延，這與我們的目標完全相反。

結論

效率意味著以最小的努力實現最大的生產力。 在我們的案例中，這也意味著聰明地工作並有意識地安排你的時間。 有很多方法可以實現這一點，從盡量減少分心和“吃青蛙”到找到正確的播放列表並為完成任務給自己一點獎勵。 你只需要找到最適合你的方法，你就會找到最大化效率的好方法。