PM Profesyonellerinin Karşılaştığı En Önemli Zorluklar

Proje yönetimi, tek amacı bir projenin başarıyla tamamlanmasını sağlamak olduğundan, herhangi bir işletme için çok önemli bir işlevdir. Şirket için hedeflere ve çıktılara ulaşmak için etkin bütçeleme, kaynak yönetimi ve sağlam iletişimin risk yönetimi ile birlikte gerçekleşmesini sağlamayı içerir.

Ancak bir proje yöneticisi olarak şirketinizin projelerini başarıyla yürütmek her zaman kolay değildir. Bu yazıda, PM'lerin karşılaştığı ortak proje yönetimi zorluklarını ve bunların nasıl üstesinden gelineceğini tartışacağız.

1. Zorluk: Projeler bütçeyi aşıyor

En yaygın proje yönetimi zorluklarından biri bütçe dahilinde kalmaktır. Aslında, PM'lerin üçte birinden fazlası (%35) projelerinin yarısının bütçeyi aştığını söylüyor. Bu, şirketin kârlılığını ciddi şekilde etkileyebileceği için önemli bir endişe kaynağıdır. Projeler birçok nedenden dolayı bütçeyi aşabilir, ancak en yaygın sorunlardan biri proje kapsamının değişebilmesidir. Diğer durumlarda, proje sırasında öngörülemeyen durumlar ortaya çıkabilir.

Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) bu soruna karşı özellikle savunmasızdır. Bütçeyi aştığında genellikle bir projenin maliyetini karşılayacak kaynaklara sahip değiller ve bu da şirket için finansal zorluklara yol açabilir.

Peki projenizi bütçe dahilinde tutmak için nasıl daha iyi bir iş yapabilirsiniz? Bu özel zorluğun üstesinden gelmek için bazı stratejilere bakalım:

• Maliyetleri doğru tahmin edin: Bu, daha doğru tahminler sağlayan yazılımlar kullanılarak yapılabilir.
• Kapsam kaymasını yönetin: Proje bütçeyi aşacak gibi görünüyorsa, Proje Yöneticisinin projenin kapsamını azaltması gerekebilir. Bu, projenin bazı özelliklerinin veya yönlerinin nihai ürüne dahil edilmeyeceği anlamına gelir.
• Acil durum fonuna sahip olun: Beklenmedik maliyetler için ayrılan bir fondur. Bu, bir projenin bütçeyi aşmasının etkisini azaltmaya yardımcı olabilir.

Herhangi bir projenin başarısı için proje bütçesi dahilinde kalmak zorunludur. Biraz daha derine inmek istiyorsanız, Capterra'nın bütçe dahilinde kalma ve projeleri zamanında bitirme konusundaki kılavuzuna bakın.

2. Zorluk: Karmaşık ve kısıtlı süreçler

İşyerinde Duygusal Zeka Anketimizde ^[*] , karmaşık ve kısıtlı süreçlerin proje yöneticilerinin %67'sini etkilediğini bulduk. Kısıtlamalar ve düzenlemeler, her zaman üst yönetimden tutarlı bir şekilde iletilmeyen çok sayıda bürokratik düzenlemeyle uğraşmak zorunda kalan bir şirket gibi birçok farklı kaynaktan gelebilir. Ya da belki şirket eski yazılım veya sistemler kullanıyor olabilir. Bu senaryolardan herhangi biri, işin verimli bir şekilde yapılmasını zorlaştırabilir ve ayrıca ekip üyeleri arasında hayal kırıklığına yol açabilir.

Bunlar, modern araçlara yatırım yapacak veya süreçlerini düzene sokacak kaynaklara her zaman sahip olmadıkları için KOBİ'lerin yaşamaya eğilimli olduğu zorluklardır.

Bu yaygın proje yönetimi zorluklarının üstesinden gelmenin bazı yolları şunlardır:

• Güncelleme süreçleri: Süreçleri düzenli olarak gözden geçirmeyi ve güncellemeyi alışkanlık haline getirin. Ekibiniz için günlük alışkanlıklar oluşturmak, yeni bir görev yönetimi yazılımı aracı bulmak ve mevcut proje şablonlarını güncellemek, manuel görevlere harcanan süreyi azaltmaya yardımcı olabilir.
• İletişimi geliştirin: Ekipler arası iletişim her projede önemlidir. Bilgi paylaşmanıza, dosya göndermenize ve doğrudan ekip üyelerine soru sormanıza yardımcı olabilecek çeşitli uygulamalar mevcuttur. Bu, proje bitene kadar herkesi belirli görevler hakkında güncel tutabilir.
• Bir danışman işe alın: Şirket faaliyetlerini basitleştiremiyorsa, bir danışman kiralamak faydalı olabilir. Danışman, şirketinizin verimliliğini artırmak için süreçleri düzene sokabileceği alanları belirleyebilir.

Dünyanın daha dijital hale gelmesi ve uzaktan çalışmanın daha yaygın hale gelmesiyle birlikte, işletmelerin süreçlerini düzene koymaları gerekiyor. İletişimi geliştirmek, ekip üyelerinin görevleri hızlandırmasına yardımcı olabilir. İletişimi ve işbirliğini geliştirmeye yönelik daha fazla ipucu için bu kılavuza göz atın.

3. Zorluk: Yeni yazılımı benimsemek için PM'lerin onay alması gerekiyor

Dünya daha dijital hale geldikçe, PM'lerin yeni yazılımları benimsemesi şaşırtıcı değil. Aslında, Küçük İşletme Yazılım Satın Alma Eğilimleri Anketimizde ^[**] , PM'lerin %35'i yeni yazılımı benimsemek için onay gereksinimlerini en büyük zorluk olarak görüyor. Birçok kuruluşun yeni yazılımları onaylamak için belirli süreçleri vardır ve onaylanması haftalar hatta aylar alabilir. Bu, özellikle son tarihler yaklaşırken inanılmaz derecede sinir bozucu olabilir.

Bütçe genellikle KOBİ'leri sınırlar ve en yeni ve en iyi yazılımlara yatırım yapacak paranız olmayabilir. Sonuç olarak, KOBİ'lerin yazılım seçimleri konusunda stratejik olmaları gerekir. Yeni bir araç için onay almak, PM'lerin yazılımın neden gerekli olduğu konusunda ikna edici açıklamalar yapması gerektiğinden zor olabilir.

Bu ortak proje yönetimi zorluklarının üstesinden gelmenin yollarından bazıları şunlardır:

• Yazılımın demosunu isteyin: Bu, yazılımın nasıl kullanılabileceğini ve belirli projelere nasıl uyarlanabileceğini anlamanıza yardımcı olacak, böylece bu bilgileri liderlerinize aktarabilirsiniz.
• Yazılım için bir iş gerekçesi sağlayın: Bu, yazılımın verimliliği nasıl artıracağına ve şirkete nasıl para kazandıracağına ilişkin bilgileri içermelidir.
• Üst yönetimden destek alın: Araştırmanızı yapın ve üst düzey yöneticilerinize bu yeni yazılımın neden gerekli olduğunu gösterin. Davayı savunmaya ve onay olasılığını artırmaya yardımcı olabilirler.

Yazılım, dijitalleşirken işletmeler için giderek daha önemli hale geliyor. PM'lerin yeni yazılım seçerken stratejik olmaları ve yazılımın neden gerekli olduğu konusunda ikna edici bir durum ortaya koymaları gerekir. En yüksek puan alan proje yönetimi yazılımının kapsamlı bir listesi için Capterra'nın dizinine bakın.

Trendlerin önünde kalmak

Proje yönetimi sürekli gelişmektedir. Yeni proje yönetimi zorlukları ve ortaya çıkan trendlerle, PM'lerin eğrinin önünde kalması gerekiyor. Geleceği tahmin etmek imkansız olsa da, teknolojinin proje yönetimi endüstrisinde önemli bir rol oynamaya devam edeceğini biliyoruz.

PM'lerin erken benimseyici olmak ve yeni araçların sağlayabileceği avantajlardan yararlanmak için son trendlere ayak uydurması gerekir. Capterra, şirketinizi her zaman önde tutacak en yüksek puanlı yazılımı bulmanıza yardımcı olabilir. Şirketinizin projelerini bir üst seviyeye taşıyabilecek ürünleri karşılaştırmak için Capterra'nın en iyi proje yönetimi yazılımı listesine göz atın.

Anket Metodolojileri

* Capterra, Aralık 2021'de, küçük ve orta ölçekli işletmelerinde projeleri yöneten ABD merkezli 528 profesyonel arasında İşyerinde Duygusal Zeka Anketini gerçekleştirdi. Ankete katılanlar, istihdam durumu (tam zamanlı), iş büyüklüğü (2 – 500 çalışan) ve proje yönetimine katılım (son derece ilgili) açısından tarandı.

** Capterra'nın 2021 Küçük İşletme Yazılım Satın Alma Trendleri çalışması, küçük ve orta ölçekli işletme (KOBİ) sahiplerinin son 12 aydaki yazılım satın alma davranışlarını belirlemek için yapılmıştır.

Araştırma, Ağustos-Ekim 2021 arasında ABD, Kanada, İspanya, Fransa ve Almanya'dan 500 katılımcı ile 250 milyon doların altında geliri olan ve iki ila 499 çalışanı olan KOBİ'lerden çevrimiçi olarak gerçekleştirildi. Katılımcılar, yazılım satın alma kararlarına katılımları açısından tarandı. Grup lideri/üyesi olan veya önemli etkiye sahip olanlar çalışma için nitelikli.