Die wichtigsten Herausforderungen, denen PM-Experten gegenüberstehen

Projektmanagement ist eine entscheidende Funktion für jedes Unternehmen, da sein einziger Zweck darin besteht, sicherzustellen, dass ein Projekt erfolgreich abgeschlossen wird. Es geht darum, sicherzustellen, dass eine effektive Budgetierung, Ressourcenverwaltung und solide Kommunikation zusammen mit dem Risikomanagement erfolgen, um die Ziele und Ergebnisse für das Unternehmen zu erreichen.

Als Projektmanager ist es jedoch nicht immer einfach, die Projekte Ihres Unternehmens erfolgreich abzuwickeln. In diesem Artikel werden wir allgemeine Herausforderungen im Projektmanagement erörtern, mit denen PMs konfrontiert sind, und wie sie überwunden werden können.

Herausforderung Nr. 1: Projekte überschreiten das Budget

Eine der häufigsten Herausforderungen im Projektmanagement ist die Einhaltung des Budgets. Tatsächlich gibt über ein Drittel (35 %) der PMs an, dass die Hälfte ihrer Projekte das Budget überschreiten. Dies ist ein erhebliches Problem, da es das Endergebnis des Unternehmens ernsthaft beeinträchtigen kann. Projekte können aus vielen Gründen das Budget überschreiten, aber eines der häufigsten Probleme ist, dass sich der Umfang des Projekts ändern kann. In anderen Fällen können während des Projekts unvorhergesehene Umstände eintreten.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind besonders anfällig für dieses Problem. Sie haben oft nicht die Ressourcen, um die Kosten eines Projekts zu tragen, wenn es das Budget überschreitet, was zu finanziellen Schwierigkeiten für das Unternehmen führen kann.

Wie können Sie Ihr Projekt also besser im Budget halten? Sehen wir uns einige Strategien an, um diese besondere Herausforderung zu meistern:

• Kosten genau schätzen: Dies kann durch den Einsatz von Software erfolgen, die genauere Schätzungen liefert.
• Scope Creep verwalten: Wenn das Projekt so aussieht, als würde es das Budget überschreiten, muss der PM möglicherweise den Umfang des Projekts reduzieren. Dies bedeutet, dass einige Funktionen oder Aspekte des Projekts nicht in das Endprodukt aufgenommen werden.
• Haben Sie einen Notfallfonds: Dies ist ein Fonds, der für unerwartete Kosten reserviert ist. Dies kann dazu beitragen, die Auswirkungen eines Projekts zu verringern, das das Budget überschreitet.

Die Einhaltung des Projektbudgets ist für den Erfolg eines jeden Projekts unerlässlich. Wenn Sie etwas tiefer graben möchten, sehen Sie sich Capterras Leitfaden an, wie Sie das Budget einhalten und Projekte pünktlich abschließen können.

Herausforderung Nr. 2: Komplizierte und eingeschränkte Prozesse

In unserer Umfrage Emotional Intelligence in the Workplace ^[*] haben wir herausgefunden, dass komplizierte und eingeschränkte Prozesse 67 % der Projektmanager betreffen. Einschränkungen und Vorschriften können aus vielen verschiedenen Quellen stammen, z. B. wenn sich ein Unternehmen mit vielen bürokratischen Vorschriften auseinandersetzen muss, die möglicherweise nicht immer konsequent vom oberen Management kommuniziert werden. Oder vielleicht verwendet das Unternehmen veraltete Software oder Systeme. Jedes dieser Szenarien kann es schwierig machen, die Arbeit effizient zu erledigen, und es kann auch zu Frustration unter den Teammitgliedern führen.

Dies sind Herausforderungen, denen sich KMU gegenübersehen, da sie nicht immer über die Ressourcen verfügen, um in moderne Tools zu investieren oder ihre Prozesse zu rationalisieren.

Hier sind einige der Möglichkeiten, diese allgemeinen Herausforderungen im Projektmanagement zu meistern:

• Prozesse aktualisieren: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Prozesse regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. Das Erstellen täglicher Gewohnheiten für Ihr Team, die Suche nach einem neuen Softwaretool für die Aufgabenverwaltung und die Aktualisierung vorhandener Projektvorlagen können dazu beitragen, den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben zu reduzieren.
• Verbessern Sie die Kommunikation: Kommunikation zwischen Teams ist in jedem Projekt wichtig. Es sind mehrere Apps verfügbar, mit denen Sie Informationen teilen, Dateien senden und Fragen direkt an Teammitglieder stellen können. Dadurch können alle bis zum Abschluss des Projekts über bestimmte Aufgaben auf dem Laufenden gehalten werden.
• Stellen Sie einen Berater ein: Wenn das Unternehmen seine Abläufe nicht vereinfachen kann, kann es hilfreich sein, einen Berater einzustellen. Der Berater kann Bereiche identifizieren, in denen Ihr Unternehmen Prozesse rationalisieren kann, um seine Effizienz zu verbessern.

Da die Welt immer digitaler wird und Remote-Arbeit immer üblicher wird, müssen Unternehmen ihre Prozesse rationalisieren. Die Verbesserung der Kommunikation kann den Teammitgliedern helfen, Aufgaben zu beschleunigen. Weitere Tipps zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit finden Sie in diesem Leitfaden.

Herausforderung Nr. 3: PMs müssen genehmigt werden, um neue Software zu übernehmen

Da die Welt immer digitaler wird, ist es keine Überraschung, dass PMs neue Software einführen. Tatsächlich finden 35 % der PMs in unserer Umfrage zu Softwarekauftrends in kleinen Unternehmen ^[**] , dass die Genehmigungsanforderungen für die Einführung neuer Software eine der größten Herausforderungen darstellen. Viele Organisationen haben spezifische Prozesse für die Genehmigung neuer Software, und es kann Wochen oder sogar Monate dauern, bis sie genehmigt werden. Dies kann unglaublich frustrierend sein, besonders wenn Fälligkeitstermine näher rücken.

Das Budget schränkt KMUs oft ein, und Sie haben möglicherweise nicht die Mittel, um in die neueste und beste Software zu investieren. Daher müssen KMU bei der Softwareauswahl strategisch vorgehen. Die Genehmigung für ein neues Tool zu erhalten, kann schwierig sein, da PMs überzeugende Erklärungen dafür abgeben müssen, warum die Software notwendig ist.

Einige der Möglichkeiten zur Bewältigung dieser allgemeinen Herausforderungen im Projektmanagement sind:

• Fordern Sie eine Demo der Software an: Dies hilft Ihnen zu verstehen, wie die Software verwendet und an bestimmte Projekte angepasst werden kann, damit Sie diese Informationen an Ihre Führungskräfte weitergeben können.
• Stellen Sie einen Business Case für die Software bereit: Dieser sollte Informationen darüber enthalten, wie die Software die Effizienz verbessert und dem Unternehmen Geld spart.
• Holen Sie sich Zustimmung von der Geschäftsleitung: Recherchieren Sie und zeigen Sie Ihren Geschäftsleitungen, warum diese neue Software benötigt wird. Sie können helfen, sich für die Sache einzusetzen und die Wahrscheinlichkeit einer Genehmigung zu erhöhen.

Software wird für Unternehmen im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger. PMs müssen bei der Auswahl neuer Software strategisch vorgehen und überzeugend darlegen, warum die Software notwendig ist. Eine umfassende Liste der am besten bewerteten Projektmanagement-Software finden Sie im Capterra-Verzeichnis.

Den Trends immer einen Schritt voraus

Projektmanagement entwickelt sich ständig weiter. Angesichts neuer Herausforderungen im Projektmanagement und aufkommender Trends müssen PMs immer einen Schritt voraus sein. Obwohl es unmöglich ist, die Zukunft vorherzusagen, wissen wir, dass Technologie weiterhin eine bedeutende Rolle in der Projektmanagementbranche spielen wird.

PMs müssen mit den neuesten Trends Schritt halten, um Early Adopters zu sein und die Vorteile zu nutzen, die neue Tools bieten können. Capterra kann Ihnen dabei helfen, erstklassige Software zu finden, die Ihr Unternehmen auf dem Laufenden hält. Schauen Sie sich Capterras Liste der besten Projektmanagement-Software an, um Produkte zu vergleichen, die die Projekte Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe bringen könnten.

Erhebungsmethoden

* Capterra führte im Dezember 2021 die Emotional Intelligence in the Workplace Survey unter 528 in den USA ansässigen Fachleuten durch, die Projekte in ihrem kleinen bis mittelständischen Unternehmen leiten. Die Befragten wurden nach Beschäftigungsstatus (Vollzeit), Unternehmensgröße (2–500 Mitarbeiter) und Beteiligung am Projektmanagement (extrem engagiert) durchsucht.

** Capterras Studie „2021 Small Business Software Buying Trends“ wurde durchgeführt, um das Softwarekaufverhalten von Eigentümern kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) in den letzten 12 Monaten zu ermitteln.

Die Umfrage wurde von August bis Oktober 2021 online unter 500 Befragten aus den USA, Kanada, Spanien, Frankreich und Deutschland sowie von KMU mit einem Umsatz von weniger als 250 Millionen US-Dollar und mit zwei bis 499 Mitarbeitern durchgeführt. Die Befragten wurden auf ihre Beteiligung an Kaufentscheidungen für Software überprüft. Diejenigen, die Gruppenleiter/Mitglieder waren oder einen signifikanten Einfluss hatten, qualifizierten sich für die Studie.