ความท้าทายอันดับต้นๆ ที่ผู้เชี่ยวชาญ PM กำลังเผชิญอยู่

การจัดการโครงการเป็นหน้าที่ที่สำคัญสำหรับธุรกิจใดๆ เนื่องจากจุดประสงค์เพียงอย่างเดียวคือเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์ มันเกี่ยวข้องกับการทำให้แน่ใจว่าการจัดทำงบประมาณที่มีประสิทธิภาพ การจัดการทรัพยากร และการสื่อสารที่มั่นคงเกิดขึ้นควบคู่ไปกับการบริหารความเสี่ยง เพื่อให้บรรลุเป้าหมายและสิ่งที่ส่งมอบให้กับบริษัท

อย่างไรก็ตาม ในฐานะผู้จัดการโครงการ การจัดการโครงการของบริษัทให้ประสบความสำเร็จนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายเสมอไป ในบทความนี้ เราจะหารือเกี่ยวกับความท้าทายในการจัดการโครงการทั่วไปที่ PMs ต้องเผชิญและวิธีเอาชนะปัญหาเหล่านี้

ความท้าทาย #1: โครงการเกินงบประมาณ

หนึ่งในความท้าทายในการจัดการโครงการที่พบบ่อยที่สุดคือการอยู่ในงบประมาณ อันที่จริง นายกรัฐมนตรีมากกว่าหนึ่งในสาม (35%) กล่าวว่าโครงการของพวกเขาใช้งบประมาณเกินครึ่ง นี่เป็นข้อกังวลที่สำคัญเนื่องจากอาจส่งผลกระทบอย่างจริงจังต่อผลประกอบการของบริษัท โครงการอาจใช้งบประมาณเกินงบประมาณด้วยเหตุผลหลายประการ แต่ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งก็คือ ขอบเขตของโครงการอาจเปลี่ยนแปลงได้ ในกรณีอื่นๆ อาจเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันขึ้นระหว่างโครงการ

ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลาง (SMB) มีความเสี่ยงต่อปัญหานี้เป็นพิเศษ พวกเขามักไม่มีทรัพยากรที่จะรับภาระต้นทุนของโครงการเมื่อเกินงบประมาณ ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาทางการเงินสำหรับบริษัท

ดังนั้นคุณจะทำงานได้ดีขึ้นในการรักษาโครงการของคุณให้อยู่ในงบประมาณได้อย่างไร? มาดูกลยุทธ์บางอย่างเพื่อเอาชนะความท้าทายนี้:

• ประมาณการต้นทุนได้อย่างแม่นยำ: สามารถทำได้โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ให้ค่าประมาณที่แม่นยำยิ่งขึ้น
• จัดการการคืบคลานขอบเขต: หากโครงการดูเหมือนว่าจะเกินงบประมาณ PM อาจต้องลดขอบเขตของโครงการ ซึ่งหมายความว่าคุณลักษณะหรือลักษณะบางอย่างของโครงการจะไม่รวมอยู่ในผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย
• มีกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ: นี่คือกองทุนสำรองสำหรับค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด สิ่งนี้สามารถช่วยลดผลกระทบของโครงการที่เกินงบประมาณได้

การอยู่ในงบประมาณของโครงการมีความจำเป็นต่อความสำเร็จของโครงการใดๆ หากคุณต้องการเจาะลึกลงไปอีกเล็กน้อย โปรดดูคำแนะนำของ Capterra เกี่ยวกับวิธีการอยู่ในงบประมาณและทำงานให้เสร็จตรงเวลา

ความท้าทาย #2: กระบวนการที่ซับซ้อนและถูกจำกัด

ในความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงาน ^[*] เราพบว่ากระบวนการที่ซับซ้อนและจำกัดส่งผลกระทบต่อ 67% ของผู้จัดการโครงการ ข้อจำกัดและข้อบังคับอาจมาจากหลายแหล่ง เช่น บริษัทที่ต้องจัดการกับกฎระเบียบของระบบราชการจำนวนมาก ซึ่งอาจไม่ได้รับการสื่อสารอย่างสม่ำเสมอจากผู้บริหารระดับสูงเสมอไป หรือบางทีบริษัทอาจกำลังใช้ซอฟต์แวร์หรือระบบที่ล้าสมัย สถานการณ์ใดๆ เหล่านี้อาจทำให้การทำงานให้เสร็จลุล่วงได้อย่างมีความท้าทาย และอาจนำไปสู่ความคับข้องใจในหมู่สมาชิกในทีม

สิ่งเหล่านี้เป็นความท้าทายที่ SMB มักจะประสบเพราะพวกเขาไม่มีทรัพยากรที่จะลงทุนในเครื่องมือที่ทันสมัยหรือปรับปรุงกระบวนการของพวกเขาเสมอไป

ต่อไปนี้คือวิธีบางส่วนในการเอาชนะความท้าทายด้านการจัดการโครงการทั่วไปเหล่านี้:

• อัปเดตกระบวนการ: ทำให้เป็นนิสัยในการทบทวนและอัปเดตกระบวนการเป็นประจำ การสร้างนิสัยประจำวันสำหรับทีมของคุณ ค้นหาเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการงานใหม่ และการอัปเดตเทมเพลตโครงการที่มีอยู่สามารถช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับงานที่ต้องทำเองได้
• ปรับปรุงการสื่อสาร: การสื่อสารระหว่างทีมมีความสำคัญในทุกโครงการ มีแอปมากมายที่สามารถช่วยคุณแชร์ข้อมูล ส่งไฟล์ และถามคำถามกับสมาชิกในทีมได้โดยตรง ซึ่งจะทำให้ทุกคนได้รับทราบข้อมูลล่าสุดเกี่ยวกับงานเฉพาะจนกว่าโครงการจะเสร็จสิ้น
• จ้างที่ปรึกษา: หากบริษัทไม่สามารถลดความซับซ้อนในการดำเนินงานได้ การจ้างที่ปรึกษาอาจเป็นประโยชน์ ที่ปรึกษาสามารถระบุพื้นที่ที่บริษัทของคุณสามารถปรับปรุงกระบวนการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพได้

เมื่อโลกกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้นและการทำงานจากระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น ธุรกิจจำเป็นต้องปรับปรุงกระบวนการของพวกเขา การปรับปรุงการสื่อสารสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมเร่งงานได้ สำหรับเคล็ดลับเพิ่มเติมในการปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน โปรดดูคู่มือนี้

ความท้าทาย #3: PMs ต้องได้รับการอนุมัติเพื่อใช้ซอฟต์แวร์ใหม่

เมื่อโลกกลายเป็นดิจิทัลมากขึ้น จึงไม่น่าแปลกใจที่ PMs กำลังนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้ อันที่จริง ในแบบสำรวจแนวโน้มการซื้อซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก ^[**] พบว่า 35% ของ PMs พบว่าข้อกำหนดการอนุมัติเพื่อนำซอฟต์แวร์ใหม่มาใช้ถือเป็นความท้าทายอันดับต้นๆ หลายองค์กรมีกระบวนการเฉพาะสำหรับการอนุมัติซอฟต์แวร์ใหม่ และอาจต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์หรือเป็นเดือนกว่าจะได้รับการอนุมัติ สิ่งนี้อาจสร้างความผิดหวังได้อย่างไม่น่าเชื่อ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใกล้ถึงกำหนดส่ง

งบประมาณมักจะจำกัด SMB และคุณอาจไม่มีเงินทุนเพื่อลงทุนในซอฟต์แวร์ล่าสุดและดีที่สุด ด้วยเหตุนี้ SMB จึงต้องมีกลยุทธ์ในการเลือกซอฟต์แวร์ การได้รับการอนุมัติสำหรับเครื่องมือใหม่อาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย เนื่องจาก PMs จำเป็นต้องให้คำอธิบายที่น่าสนใจว่าทำไมซอฟต์แวร์จึงมีความจำเป็น

วิธีที่จะเอาชนะความท้าทายในการจัดการโครงการทั่วไปเหล่านี้ได้แก่:

• ขอตัวอย่างซอฟต์แวร์: สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าซอฟต์แวร์สามารถใช้และปรับให้เข้ากับโครงการเฉพาะได้อย่างไร เพื่อให้คุณสามารถถ่ายทอดข้อมูลนี้ไปยังผู้นำของคุณได้
• จัดเตรียมกรณีธุรกิจสำหรับซอฟต์แวร์: ซึ่งควรรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ซอฟต์แวร์จะปรับปรุงประสิทธิภาพและประหยัดเงินของบริษัท
• รับการซื้อจากผู้บริหารระดับสูง: ทำวิจัยของคุณและแสดงให้ผู้จัดการอาวุโสของคุณเห็นว่าทำไมจึงจำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์ใหม่นี้ พวกเขาสามารถช่วยสนับสนุนสาเหตุและเพิ่มโอกาสในการอนุมัติ

ซอฟต์แวร์มีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ สำหรับธุรกิจในขณะที่ทำการแปลงเป็นดิจิทัล PM จำเป็นต้องมีกลยุทธ์ในการเลือกซอฟต์แวร์ใหม่ และจำเป็นต้องสร้างกรณีที่น่าสนใจว่าทำไมซอฟต์แวร์จึงมีความจำเป็น สำหรับรายชื่อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ติดอันดับยอดนิยม โปรดดูไดเรกทอรีของ Capterra

ก้าวนำเทรนด์

การจัดการโครงการมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ด้วยความท้าทายและแนวโน้มด้านการจัดการโครงการใหม่ๆ PMs จำเป็นต้องนำหน้าอยู่เสมอ แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะทำนายอนาคต แต่เราทราบดีว่าเทคโนโลยีจะยังคงมีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมการจัดการโครงการ

PM จำเป็นต้องติดตามแนวโน้มล่าสุดเพื่อเป็นผู้เริ่มใช้งานในช่วงต้นและใช้ประโยชน์จากประโยชน์ที่เครื่องมือใหม่สามารถให้ได้ Capterra สามารถช่วยคุณค้นหาซอฟต์แวร์ชั้นนำที่จะทำให้บริษัทของคุณก้าวล้ำนำหน้า ตรวจสอบรายชื่อซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีที่สุดของ Capterra เพื่อเปรียบเทียบผลิตภัณฑ์ที่สามารถนำโครงการของบริษัทของคุณไปสู่อีกระดับ

วิธีการสำรวจ

* Capterra ดำเนินการสำรวจความฉลาดทางอารมณ์ในการสำรวจสถานที่ทำงานเมื่อเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 จากผู้เชี่ยวชาญในสหรัฐฯ จำนวน 528 คน ซึ่งจัดการโครงการต่างๆ ในธุรกิจขนาดย่อมถึงขนาดกลางของตน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองสถานะการจ้างงาน (เต็มเวลา) ขนาดธุรกิจ (พนักงาน 2 – 500 คน) และความเกี่ยวข้องในการบริหารโครงการ

** การศึกษาแนวโน้มการซื้อซอฟต์แวร์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กปี 2021 ของ Capterra ดำเนินการเพื่อระบุพฤติกรรมการซื้อซอฟต์แวร์ของเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SMB) ในช่วง 12 เดือนที่ผ่านมา

การวิจัยดำเนินการทางออนไลน์ตั้งแต่เดือนสิงหาคมถึงตุลาคม 2564 จากผู้ตอบแบบสอบถาม 500 คนจากสหรัฐอเมริกา แคนาดา สเปน ฝรั่งเศส และเยอรมนี และจาก SMB ที่มีรายได้น้อยกว่า 250 ล้านดอลลาร์ และมีพนักงาน 2 ถึง 499 คน ผู้ตอบแบบสอบถามได้รับการคัดกรองการมีส่วนร่วมในการตัดสินใจซื้อซอฟต์แวร์ ผู้ที่เป็นผู้นำกลุ่ม/สมาชิกหรือมีอิทธิพลสำคัญที่มีคุณสมบัติเหมาะสมสำหรับการศึกษา