Principaux défis auxquels les professionnels de PM sont confrontés

La gestion de projet est une fonction cruciale pour toute entreprise, car son seul but est de s'assurer qu'un projet est mené à bien. Cela implique de s'assurer qu'une budgétisation efficace, une gestion des ressources et une communication solide vont de pair avec la gestion des risques afin d'atteindre les objectifs et les livrables de l'entreprise.

Cependant, en tant que chef de projet, mener à bien les projets de votre entreprise n'est pas toujours facile. Dans cet article, nous aborderons les défis courants de la gestion de projet auxquels les PM sont confrontés et comment les surmonter.

Défi #1 : Les projets dépassent le budget

L'un des défis les plus courants en matière de gestion de projet est de respecter le budget. En fait, plus d'un tiers (35 %) des chefs de projet déclarent que la moitié de leurs projets dépassent le budget. Il s'agit d'une préoccupation importante car elle peut avoir un impact sérieux sur les résultats de l'entreprise. Les projets peuvent dépasser le budget pour de nombreuses raisons, mais l'un des problèmes les plus courants est que la portée du projet peut changer. Dans d'autres cas, des circonstances imprévues peuvent survenir au cours du projet.

Les petites et moyennes entreprises (PME) sont particulièrement vulnérables à ce problème. Ils n'ont souvent pas les ressources nécessaires pour absorber le coût d'un projet lorsqu'il dépasse le budget, ce qui peut entraîner des difficultés financières pour l'entreprise.

Alors, comment pouvez-vous mieux respecter le budget de votre projet ? Examinons quelques stratégies pour surmonter ce défi particulier :

• Estimer les coûts avec précision : Cela peut être fait en utilisant un logiciel qui fournit des estimations plus précises.
• Gérer la dérive de la portée : si le projet semble dépasser le budget, le chef de projet devra peut-être réduire la portée du projet. Cela signifie que certaines fonctionnalités ou aspects du projet ne seront pas inclus dans le produit final.
• Avoir un fonds de prévoyance : Il s'agit d'un fonds mis de côté pour les dépenses imprévues. Cela peut aider à réduire l'impact d'un projet dépassant le budget.

Le respect du budget du projet est impératif pour le succès de tout projet. Si vous voulez creuser un peu plus, consultez le guide de Capterra sur la façon de respecter le budget et de terminer les projets à temps.

Défi #2 : Processus compliqués et restreints

Dans notre enquête sur l'intelligence émotionnelle en milieu de travail ^[*] , nous avons constaté que les processus compliqués et restreints affectent 67 % des chefs de projet. Les restrictions et les réglementations peuvent provenir de nombreuses sources différentes, comme une entreprise qui doit faire face à de nombreuses réglementations bureaucratiques, qui peuvent ne pas toujours être communiquées de manière cohérente par la haute direction. Ou peut-être que l'entreprise utilise des logiciels ou des systèmes obsolètes. Chacun de ces scénarios peut compliquer l'exécution efficace du travail et peut également entraîner de la frustration parmi les membres de l'équipe.

Ce sont des défis que les PME sont susceptibles de rencontrer car elles n'ont pas toujours les ressources pour investir dans des outils modernes ou pour rationaliser leurs processus.

Voici quelques-unes des façons de surmonter ces défis courants de gestion de projet :

• Mettre à jour les processus : prenez l'habitude de revoir et de mettre à jour les processus régulièrement. La création d'habitudes quotidiennes pour votre équipe, la recherche d'un nouvel outil logiciel de gestion des tâches et la mise à jour des modèles de projet existants peuvent aider à réduire le temps consacré aux tâches manuelles.
• Améliorer la communication : la communication entre les équipes est importante dans tout projet. Il existe plusieurs applications disponibles qui peuvent vous aider à partager des informations, envoyer des fichiers et poser des questions directement aux membres de l'équipe. Cela peut tenir tout le monde au courant des tâches spécifiques jusqu'à ce que le projet soit terminé.
• Engagez un consultant : Si l'entreprise ne peut pas simplifier ses opérations, il peut être utile d'engager un consultant. Le consultant peut identifier les domaines dans lesquels votre entreprise peut rationaliser les processus pour améliorer son efficacité.

Avec le monde de plus en plus numérisé et le travail à distance de plus en plus courant, les entreprises doivent rationaliser leurs processus. Améliorer la communication peut aider les membres de l'équipe à accélérer les tâches. Pour plus de conseils sur l'amélioration de la communication et de la collaboration, consultez ce guide.

Défi n° 3 : les chefs de projet ont besoin d'une approbation pour adopter un nouveau logiciel

Alors que le monde se numérise, il n'est pas surprenant que les chefs de projet adoptent de nouveaux logiciels. En fait, dans notre enquête sur les tendances d'achat de logiciels pour les petites entreprises ^[**] , 35 % des chefs de projet trouvent que les exigences d'approbation pour adopter un nouveau logiciel constituent un défi majeur. De nombreuses organisations ont des processus spécifiques pour approuver de nouveaux logiciels, et cela peut prendre des semaines voire des mois pour obtenir l'approbation. Cela peut être incroyablement frustrant, surtout lorsque les dates d'échéance approchent.

Le budget limite souvent les PME et vous n'avez peut-être pas les fonds nécessaires pour investir dans les logiciels les plus récents et les plus performants. Par conséquent, les PME doivent être stratégiques dans leurs choix de logiciels. Obtenir l'approbation d'un nouvel outil peut être difficile, car les PM doivent fournir des explications convaincantes sur les raisons pour lesquelles le logiciel est nécessaire.

Voici quelques-unes des façons de surmonter ces défis communs de gestion de projet :

• Demandez une démo du logiciel : Cela vous aidera à comprendre comment le logiciel peut être utilisé et adapté à des projets spécifiques afin que vous puissiez relayer cette information à vos dirigeants.
• Fournissez une analyse de rentabilisation du logiciel : cela devrait inclure des informations sur la manière dont le logiciel améliorera l'efficacité et fera économiser de l'argent à l'entreprise.
• Obtenez l'adhésion de la haute direction : Faites vos recherches et montrez à vos cadres supérieurs pourquoi ce nouveau logiciel est nécessaire. Ils peuvent aider à défendre la cause et augmenter la probabilité d'approbation.

Les logiciels deviennent de plus en plus cruciaux pour les entreprises à mesure qu'elles se numérisent. Les PM doivent être stratégiques lors de la sélection d'un nouveau logiciel, et ils doivent démontrer de manière convaincante pourquoi le logiciel est nécessaire. Pour une liste complète des logiciels de gestion de projet les mieux notés, consultez le répertoire de Capterra.

Garder une longueur d'avance sur les tendances

La gestion de projet est en constante évolution. Avec l'émergence de nouveaux défis et de nouvelles tendances en matière de gestion de projet, les PM doivent garder une longueur d'avance. Bien qu'il soit impossible de prédire l'avenir, nous savons que la technologie continuera à jouer un rôle important dans l'industrie de la gestion de projet.

Les chefs de projet doivent suivre les tendances récentes pour être les premiers à adopter et tirer parti des avantages que les nouveaux outils peuvent offrir. Capterra peut vous aider à trouver les meilleurs logiciels qui permettront à votre entreprise de garder une longueur d'avance. Consultez la liste des meilleurs logiciels de gestion de projet de Capterra pour comparer les produits qui pourraient faire passer les projets de votre entreprise au niveau supérieur.

Méthodologies d'enquête

* Capterra a mené l'enquête sur l'intelligence émotionnelle en milieu de travail en décembre 2021 auprès de 528 professionnels basés aux États-Unis qui gèrent des projets dans leur petite et moyenne entreprise. Les répondants ont été présélectionnés en fonction de leur statut d'emploi (temps plein), de la taille de l'entreprise (2 à 500 employés) et de leur implication dans la gestion de projet (extrêmement impliquée).

** L'étude 2021 Small Business Software Buying Trends de Capterra a été menée pour identifier les comportements d'achat de logiciels des propriétaires de petites et moyennes entreprises (PME) au cours des 12 derniers mois.

La recherche a été menée en ligne d'août à octobre 2021 auprès de 500 répondants des États-Unis, du Canada, d'Espagne, de France et d'Allemagne, et de PME ayant un chiffre d'affaires inférieur à 250 millions de dollars et comptant de 2 à 499 employés. Les répondants ont été sélectionnés pour leur implication dans les décisions d'achat de logiciels. Ceux qui étaient des chefs de groupe/membres ou qui avaient une influence significative se sont qualifiés pour l'étude.