Najważniejsze wyzwania, przed którymi stoją profesjonaliści PM

Zarządzanie projektami to kluczowa funkcja dla każdej firmy, ponieważ jej jedynym celem jest zapewnienie pomyślnego zakończenia projektu. Polega na upewnieniu się, że efektywne budżetowanie, zarządzanie zasobami i solidna komunikacja odbywają się w połączeniu z zarządzaniem ryzykiem w celu osiągnięcia celów i rezultatów dla firmy.

Jednak, jako kierownik projektu, pomyślna obsługa projektów Twojej firmy nie zawsze jest łatwa. W tym artykule omówimy typowe wyzwania związane z zarządzaniem projektami, przed którymi stoją PM i jak je przezwyciężyć.

Wyzwanie 1: Projekty przekraczają budżet

Jednym z najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami jest trzymanie się budżetu. W rzeczywistości ponad jedna trzecia (35%) premierów twierdzi, że połowa ich projektów przekracza budżet. Jest to poważny problem, ponieważ może poważnie wpłynąć na wyniki firmy. Projekty mogą przekroczyć budżet z wielu powodów, ale jednym z najczęstszych problemów jest to, że zakres projektu może się zmienić. W innych przypadkach w trakcie realizacji projektu mogą zaistnieć nieprzewidziane okoliczności.

Małe i średnie przedsiębiorstwa (SMB) są szczególnie narażone na ten problem. Często nie mają środków na pokrycie kosztów projektu, który przekracza budżet, co może prowadzić do trudności finansowych firmy.

Jak więc możesz lepiej utrzymać swój projekt w budżecie? Przyjrzyjmy się niektórym strategiom, które pozwolą przezwyciężyć to szczególne wyzwanie:

• Dokładne oszacowanie kosztów: można to zrobić za pomocą oprogramowania, które zapewnia dokładniejsze szacunki.
• Zarządzaj pełzaniem zakresu: Jeśli projekt wygląda na to, że przekroczy budżet, kierownik projektu może potrzebować zmniejszyć zakres projektu. Oznacza to, że niektóre cechy lub aspekty projektu nie zostaną uwzględnione w produkcie końcowym.
• Mieć fundusz na nieprzewidziane wydatki: Jest to fundusz przeznaczony na nieoczekiwane koszty. Może to pomóc w zmniejszeniu wpływu projektu przekraczającego budżet.

Utrzymanie się w budżecie projektu jest niezbędne dla powodzenia każdego projektu. Jeśli chcesz zagłębić się nieco głębiej, zapoznaj się z przewodnikiem Capterra na temat tego, jak zmieścić się w budżecie i ukończyć projekty na czas.

Wyzwanie #2: Skomplikowane i ograniczone procesy

W naszym badaniu Inteligencja emocjonalna w miejscu pracy ^[*] odkryliśmy, że skomplikowane i ograniczone procesy dotyczą 67% kierowników projektów. Ograniczenia i regulacje mogą pochodzić z wielu różnych źródeł, np. firma musi radzić sobie z wieloma biurokratycznymi regulacjami, które nie zawsze mogą być konsekwentnie komunikowane przez kierownictwo wyższego szczebla. A może firma używa przestarzałego oprogramowania lub systemów. Każdy z tych scenariuszy może utrudnić wydajną pracę, a także może prowadzić do frustracji wśród członków zespołu.

Są to wyzwania, z którymi często spotykają się małe i średnie firmy, ponieważ nie zawsze mają zasoby, aby zainwestować w nowoczesne narzędzia lub usprawnić swoje procesy.

Oto kilka sposobów na pokonanie tych typowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami:

• Aktualizuj procesy: wyrób sobie nawyk regularnego przeglądania i aktualizowania procesów. Tworzenie codziennych nawyków dla swojego zespołu, znajdowanie nowego oprogramowania do zarządzania zadaniami i aktualizowanie istniejących szablonów projektów może pomóc skrócić czas spędzany na zadaniach ręcznych.
• Popraw komunikację: komunikacja między zespołami jest ważna w każdym projekcie. Dostępnych jest kilka aplikacji, które ułatwiają udostępnianie informacji, wysyłanie plików i zadawanie pytań bezpośrednio członkom zespołu. Dzięki temu wszyscy są na bieżąco z określonymi zadaniami, dopóki projekt nie zostanie ukończony.
• Zatrudnij konsultanta: Jeśli firma nie może uprościć swojej działalności, pomocne może być zatrudnienie konsultanta. Konsultant może zidentyfikować obszary, w których Twoja firma może usprawnić procesy, aby poprawić jej efektywność.

Ponieważ świat staje się coraz bardziej zdigitalizowany, a praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna, firmy muszą usprawnić swoje procesy. Poprawa komunikacji może pomóc członkom zespołu przyspieszyć zadania. Więcej wskazówek na temat poprawy komunikacji i współpracy znajdziesz w tym przewodniku.

Wyzwanie nr 3: PM muszą uzyskać zgodę na przyjęcie nowego oprogramowania

W miarę jak świat staje się coraz bardziej zdigitalizowany, nie jest zaskoczeniem, że PM wprowadzają nowe oprogramowanie. W rzeczywistości, w naszej ankiecie dotyczącej trendów w zakupach oprogramowania dla małych firm ^[**] 35% kierowników projektu uważa, że ​​wymagania dotyczące zatwierdzenia nowego oprogramowania są największym wyzwaniem. Wiele organizacji ma określone procesy zatwierdzania nowego oprogramowania, a uzyskanie zatwierdzenia może zająć tygodnie, a nawet miesiące. Może to być niezwykle frustrujące, zwłaszcza gdy zbliżają się terminy.

Budżet często ogranicza małe i średnie firmy, a Ty możesz nie mieć środków na inwestowanie w najnowsze i najlepsze oprogramowanie. W rezultacie małe i średnie firmy muszą strategicznie podchodzić do wyboru oprogramowania. Uzyskanie zgody na nowe narzędzie może być trudne, ponieważ menedżerowie projektu muszą przedstawić przekonujące wyjaśnienia, dlaczego oprogramowanie jest niezbędne.

Niektóre ze sposobów przezwyciężenia tych typowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami to:

• Poproś o wersję demonstracyjną oprogramowania: Pomoże Ci to zrozumieć, w jaki sposób oprogramowanie może być używane i dostosowywane do konkretnych projektów, dzięki czemu możesz przekazać te informacje swoim liderom.
• Podaj uzasadnienie biznesowe dla oprogramowania: Powinno to obejmować informacje o tym, w jaki sposób oprogramowanie poprawi wydajność i pozwoli zaoszczędzić pieniądze firmy.
• Uzyskaj poparcie kierownictwa wyższego szczebla: Przeprowadź badania i pokaż swoim menedżerom, dlaczego to nowe oprogramowanie jest potrzebne. Mogą pomóc w obronie sprawy i zwiększyć prawdopodobieństwo aprobaty.

Oprogramowanie staje się coraz ważniejsze dla firm w miarę ich cyfryzacji. Menedżerowie projektu muszą być strategiczni przy wyborze nowego oprogramowania i muszą przedstawić przekonujące uzasadnienie, dlaczego oprogramowanie jest niezbędne. Pełną listę najlepiej ocenianych programów do zarządzania projektami można znaleźć w katalogu Capterra.

Wyprzedzając trendy

Zarządzanie projektami stale się rozwija. W obliczu nowych wyzwań związanych z zarządzaniem projektami i pojawiających się trendów menedżerowie muszą wyprzedzać konkurencję. Chociaż nie da się przewidzieć przyszłości, wiemy, że technologia nadal będzie odgrywać znaczącą rolę w branży zarządzania projektami.

Menedżerowie projektu muszą nadążać za najnowszymi trendami, aby być wczesnymi użytkownikami i korzystać z korzyści, jakie mogą zapewnić nowe narzędzia. Capterra może pomóc Ci znaleźć najlepiej oceniane oprogramowanie, które pozwoli Twojej firmie wyprzedzić konkurencję. Sprawdź listę najlepszych programów do zarządzania projektami firmy Capterra, aby porównać produkty, które mogą przenieść projekty Twojej firmy na wyższy poziom.

Metodologie ankiet

* Firma Capterra przeprowadziła badanie inteligencji emocjonalnej w miejscu pracy w grudniu 2021 r. wśród 528 profesjonalistów z USA, którzy zarządzają projektami w małych i średnich firmach. Respondenci byli sprawdzani pod kątem statusu zatrudnienia (pełny etat), wielkości firmy (2 – 500 pracowników) oraz zaangażowania w zarządzanie projektami (bardzo zaangażowani).

** Badanie trendów zakupu oprogramowania dla małych firm w 2021 r. przeprowadzone przez firmę Capterra w celu określenia zachowań zakupowych właścicieli małych i średnich firm (SMB) w ciągu ostatnich 12 miesięcy.

Badanie zostało przeprowadzone online od sierpnia do października 2021 r. wśród 500 respondentów z USA, Kanady, Hiszpanii, Francji i Niemiec oraz małych i średnich firm o przychodach poniżej 250 mln USD i zatrudniających od 2 do 499 pracowników. Respondenci zostali przebadani pod kątem ich zaangażowania w decyzje dotyczące zakupu oprogramowania. Do badania zakwalifikowali się ci, którzy byli liderami/członkami grup lub mieli znaczący wpływ.