PM の専門家が直面している主な課題

プロジェクト管理の唯一の目的は、プロジェクトを確実に成功させることであるため、プロジェクト管理はあらゆるビジネスにとって重要な機能です。 会社の目標と成果物を達成するために、効果的な予算編成、リソース管理、および確実なコミュニケーションがリスク管理と並行して行われるようにする必要があります。

ただし、プロジェクト マネージャーとして、会社のプロジェクトをうまく処理することは必ずしも容易ではありません。 この記事では、PM が直面する一般的なプロジェクト管理の課題と、それらを克服する方法について説明します。

課題 #1: プロジェクトが予算を超える

最も一般的なプロジェクト管理の課題の 1 つは、予算内に収まることです。 実際、PM の 3 分の 1 以上 (35%) が、プロジェクトの半分が予算を超えていると述べています。 これは、会社の収益に深刻な影響を与える可能性があるため、重大な懸念事項です。 プロジェクトはさまざまな理由で予算を超過する可能性がありますが、最も一般的な問題の 1 つは、プロジェクトの範囲が変更される可能性があることです。 また、プロジェクト中に不測の事態が発生する場合もあります。

中小企業 (SMB) は、この問題に対して特に脆弱です。 多くの場合、予算を超えたプロジェクトのコストを吸収するリソースがないため、会社の財政難につながる可能性があります。

では、プロジェクトを予算内に収めるにはどうすればよいでしょうか? この特定の課題を克服するためのいくつかの戦略を見てみましょう。

• コストを正確に見積もる:これは、より正確な見積もりを提供するソフトウェアを使用して行うことができます。
• スコープ クリープの管理:プロジェクトが予算を超えそうな場合、PM はプロジェクトのスコープを縮小する必要がある場合があります。 これは、プロジェクトの一部の機能または側面が最終製品に含まれないことを意味します。
• 不測の事態に備えた資金を用意する:これは、予期しない費用に備えるための資金です。 これにより、予算を超えるプロジェクトの影響を軽減できます。

プロジェクトの予算内にとどまることは、プロジェクトの成功にとって不可欠です。 もう少し深く掘り下げたい場合は、Capterra のガイドをチェックして、予算内でプロジェクトを期限内に完了する方法を確認してください。

課題 #2: 複雑で制限されたプロセス

職場における心の知能指数調査^[*]では、複雑で制限されたプロセスが 67% のプロジェクト マネージャーに影響を与えていることがわかりました。 制限や規制は、多くの官僚的な規制に対処しなければならない企業など、さまざまなソースから発生する可能性があり、上級管理職から常に一貫して伝えられるとは限りません。 あるいは、会社が古いソフトウェアやシステムを使用している可能性もあります。 これらのシナリオはいずれも、作業を効率的に行うことを困難にする可能性があり、チーム メンバーの間でフラストレーションを引き起こす可能性もあります。

SMB は最新のツールに投資したり、プロセスを合理化するためのリソースを常に持っているとは限らないため、これらは SMB が経験しやすい課題です。

これらの一般的なプロジェクト管理の課題を克服する方法のいくつかを次に示します。

• プロセスを更新する:プロセスを定期的に見直して更新することを習慣にします。 チームの毎日の習慣を作成し、新しいタスク管理ソフトウェア ツールを見つけ、既存のプロジェクト テンプレートを更新すると、手動タスクに費やす時間を削減できます。
• コミュニケーションの改善:チーム間のコミュニケーションは、どのプロジェクトでも重要です。 情報を共有したり、ファイルを送信したり、チーム メンバーに直接質問したりできるアプリがいくつかあります。 これにより、プロジェクトが完了するまで、特定のタスクについて全員が最新の状態に保つことができます。
• コンサルタントを雇う:会社が業務を簡素化できない場合は、コンサルタントを雇うとよいでしょう。 コンサルタントは、企業がプロセスを合理化して効率を改善できる領域を特定できます。

世界のデジタル化が進み、リモートワークが一般的になる中、企業はプロセスを合理化する必要があります。 コミュニケーションを改善すると、チーム メンバーはタスクを迅速に進めることができます。 コミュニケーションとコラボレーションを改善するためのその他のヒントについては、このガイドをご覧ください。

課題 #3: PM が新しいソフトウェアを採用するには承認が必要

世界のデジタル化が進むにつれて、PM が新しいソフトウェアを採用していることは当然のことです。 実際、中小企業向けソフトウェア購入動向調査^[**]では、PM の 35% が、新しいソフトウェアを採用するための承認要件が最大の課題であると感じています。 多くの組織には、新しいソフトウェアを承認するための特定のプロセスがあり、承認を得るまでに数週間または数か月かかる場合があります。 特に期日が迫っている場合、これは非常にイライラすることがあります。

SMB は予算によって制限されることが多く、最新かつ優れたソフトウェアに投資する資金がない場合があります。 その結果、SMB はソフトウェアの選択について戦略的である必要があります。 PM は、そのソフトウェアが必要な理由について説得力のある説明を行う必要があるため、新しいツールの承認を得るのが難しい場合があります。

これらの一般的なプロジェクト管理の課題を克服する方法には、次のようなものがあります。

• ソフトウェアのデモを依頼する:これは、ソフトウェアをどのように使用して特定のプロジェクトに適用できるかを理解するのに役立ち、この情報をリーダーに伝えることができます。
• ソフトウェアのビジネス ケースを提供する:これには、ソフトウェアがどのように効率を改善し、会社の経費を節約するかについての情報が含まれている必要があります。
• 上級管理職の賛同を得る:調査を行い、この新しいソフトウェアが必要な理由を上級管理職に示してください。 彼らは大義を擁護し、承認の可能性を高めるのに役立ちます。

ビジネスのデジタル化に伴い、ソフトウェアはビジネスにとってますます重要になっています。 PM は、新しいソフトウェアを選択する際に戦略的である必要があり、そのソフトウェアが必要な理由について説得力のある主張をする必要があります。 最高評価のプロジェクト管理ソフトウェアの包括的なリストについては、Capterra のディレクトリをご覧ください。

トレンドの先を行く

プロジェクト管理は常に進化しています。 新しいプロジェクト管理の課題とトレンドが出現する中、PM は時代の先を行く必要があります。 将来を予測することは不可能ですが、テクノロジーがプロジェクト管理業界で重要な役割を果たし続けることは確かです。

PM は、新しいツールを早期に採用し、新しいツールが提供できる利点を活用するために、最近の傾向に遅れずについていく必要があります。 Capterra は、企業を時代の先を行く最高評価のソフトウェアを見つけるお手伝いをします。 Capterra の最高のプロジェクト管理ソフトウェアのリストをチェックして、会社のプロジェクトを次のレベルに引き上げる製品を比較してください。

調査方法

* Capterra は、2021 年 12 月に、小規模から中規模のビジネスでプロジェクトを管理する米国を拠点とする 528 人の専門家を対象に、職場における心の知能指数に関する調査を実施しました。 回答者は、雇用状況 (フルタイム)、ビジネスの規模 (従業員 2 ～ 500 人)、およびプロジェクト管理への関与 (非常に関与) について選別されました。

** Capterra の 2021 Small Business Software Buying Trends 調査は、過去 12 か月間の中小企業 (SMB) 所有者のソフトウェア購入行動を特定するために実施されました。

この調査は、2021 年 8 月から 10 月にかけてオンラインで実施され、米国、カナダ、スペイン、フランス、ドイツの 500 人の回答者と、収益が 2 億 5,000 万ドル未満で従業員数が 2 人から 499 人の SMB からのものでした。 回答者は、ソフトウェア購入決定への関与についてスクリーニングされました。 グループのリーダー/メンバーであったか、研究に適格な重要な影響力を持っていた人。