Tantangan Utama yang Dihadapi Profesional PM

Manajemen proyek adalah fungsi penting untuk bisnis apa pun, karena satu-satunya tujuan adalah untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan dengan sukses. Ini melibatkan memastikan bahwa penganggaran yang efektif, manajemen sumber daya, dan komunikasi yang solid terjadi bersamaan dengan manajemen risiko untuk memenuhi tujuan dan hasil bagi perusahaan.

Namun, sebagai manajer proyek, berhasil menangani proyek perusahaan Anda tidak selalu mudah. Pada artikel ini, kita akan membahas tantangan manajemen proyek umum yang dihadapi PM dan bagaimana mengatasinya.

Tantangan #1: Proyek melebihi anggaran

Salah satu tantangan manajemen proyek yang paling umum adalah tetap dalam anggaran. Faktanya, lebih dari sepertiga (35%) PM mengatakan setengah dari proyek mereka melebihi anggaran. Hal ini menjadi perhatian yang signifikan karena dapat berdampak serius pada bottom line perusahaan. Proyek dapat melebihi anggaran karena berbagai alasan, tetapi salah satu masalah yang paling umum adalah bahwa ruang lingkup proyek dapat berubah. Dalam kasus lain, keadaan tak terduga mungkin timbul selama proyek.

Usaha kecil dan menengah (UKM) sangat rentan terhadap masalah ini. Mereka sering tidak memiliki sumber daya untuk menyerap biaya proyek ketika melebihi anggaran, yang dapat menyebabkan kesulitan keuangan bagi perusahaan.

Jadi bagaimana Anda bisa melakukan pekerjaan yang lebih baik untuk menjaga proyek Anda sesuai anggaran? Mari kita lihat beberapa strategi untuk mengatasi tantangan khusus ini:

• Perkirakan biaya secara akurat: Ini dapat dilakukan dengan menggunakan perangkat lunak yang memberikan perkiraan yang lebih akurat.
• Kelola scope creep: Jika proyek sepertinya akan melebihi anggaran, PM mungkin perlu mengurangi ruang lingkup proyek. Ini berarti beberapa fitur atau aspek proyek tidak akan disertakan dalam produk akhir.
• Miliki dana darurat: Ini adalah dana yang disisihkan untuk biaya tak terduga. Ini dapat membantu mengurangi dampak proyek yang melebihi anggaran.

Tetap dalam anggaran proyek sangat penting untuk keberhasilan proyek apa pun. Jika Anda ingin menggali lebih dalam, lihat panduan Capterra tentang cara agar tetap sesuai anggaran dan menyelesaikan proyek tepat waktu.

Tantangan #2: Proses yang rumit dan terbatas

Dalam Survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja ^[*] kami, kami menemukan bahwa proses yang rumit dan terbatas memengaruhi 67% manajer proyek. Pembatasan dan peraturan dapat datang dari berbagai sumber, seperti perusahaan harus berurusan dengan banyak peraturan birokrasi, yang mungkin tidak selalu dikomunikasikan secara konsisten dari manajemen atas. Atau mungkin perusahaan menggunakan perangkat lunak atau sistem yang sudah ketinggalan zaman. Salah satu dari skenario ini dapat menyulitkan untuk menyelesaikan pekerjaan secara efisien, dan juga dapat menyebabkan frustrasi di antara anggota tim.

Ini adalah tantangan yang cenderung dialami oleh UKM karena mereka tidak selalu memiliki sumber daya untuk berinvestasi dalam alat modern atau untuk merampingkan proses mereka.

Berikut adalah beberapa cara untuk mengatasi tantangan manajemen proyek umum ini:

• Perbarui proses: Biasakan untuk meninjau dan memperbarui proses secara teratur. Menciptakan kebiasaan sehari-hari untuk tim Anda, menemukan alat perangkat lunak manajemen tugas baru, dan memperbarui template proyek yang ada dapat membantu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tugas manual.
• Tingkatkan komunikasi: Komunikasi antar tim penting dalam proyek apa pun. Ada beberapa aplikasi yang tersedia yang dapat membantu Anda berbagi informasi, mengirim file, dan mengajukan pertanyaan langsung kepada anggota tim. Ini dapat membuat semua orang mengetahui tugas-tugas tertentu sampai proyek selesai.
• Menyewa konsultan: Jika perusahaan tidak dapat menyederhanakan operasinya, mungkin akan membantu untuk menyewa konsultan. Konsultan dapat mengidentifikasi area di mana perusahaan Anda dapat merampingkan proses untuk meningkatkan efisiensinya.

Dengan dunia menjadi lebih digital dan pekerjaan jarak jauh menjadi lebih umum, bisnis perlu merampingkan proses mereka. Meningkatkan komunikasi dapat membantu anggota tim mempercepat tugas. Untuk tips lebih lanjut tentang meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, lihat panduan ini.

Tantangan #3: PM perlu persetujuan untuk mengadopsi perangkat lunak baru

Ketika dunia menjadi lebih digital, tidak mengherankan jika PM mengadopsi perangkat lunak baru. Faktanya, dalam Survei Tren Pembelian Perangkat Lunak Bisnis Kecil kami ^[**] , 35% PM menemukan persyaratan persetujuan untuk mengadopsi perangkat lunak baru adalah tantangan utama. Banyak organisasi memiliki proses khusus untuk menyetujui perangkat lunak baru, dan dapat memakan waktu berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan untuk mendapatkan persetujuan. Ini bisa sangat membuat frustrasi, terutama ketika tanggal jatuh tempo semakin dekat.

Anggaran sering membatasi UKM, dan Anda mungkin tidak memiliki dana untuk berinvestasi dalam perangkat lunak terbaru dan terbaik. Akibatnya, UKM harus strategis tentang pilihan perangkat lunak. Mendapatkan persetujuan untuk alat baru dapat menjadi tantangan karena PM perlu membuat penjelasan yang meyakinkan mengapa perangkat lunak itu diperlukan.

Beberapa cara untuk mengatasi tantangan manajemen proyek yang umum ini adalah dengan:

• Mintalah demo perangkat lunak: Ini akan membantu Anda memahami bagaimana perangkat lunak dapat digunakan dan disesuaikan dengan proyek tertentu sehingga Anda dapat menyampaikan informasi ini kepada pemimpin Anda.
• Menyediakan kasus bisnis untuk perangkat lunak: Ini harus mencakup informasi tentang bagaimana perangkat lunak akan meningkatkan efisiensi dan menghemat uang perusahaan.
• Dapatkan dukungan dari manajemen senior: Lakukan riset dan tunjukkan kepada manajer senior Anda mengapa perangkat lunak baru ini diperlukan. Mereka dapat membantu memperjuangkan penyebabnya dan meningkatkan kemungkinan persetujuan.

Perangkat lunak menjadi semakin penting bagi bisnis saat mereka mendigitalkan. PM harus strategis saat memilih perangkat lunak baru, dan mereka perlu membuat alasan yang meyakinkan mengapa perangkat lunak itu diperlukan. Untuk daftar lengkap perangkat lunak manajemen proyek berperingkat teratas, lihat direktori Capterra.

Tetap terdepan dalam tren

Manajemen proyek terus berkembang. Dengan tantangan dan tren manajemen proyek baru yang muncul, PM harus tetap berada di depan kurva. Meskipun tidak mungkin untuk memprediksi masa depan, kita tahu bahwa teknologi akan terus memainkan peran penting dalam industri manajemen proyek.

PM perlu mengikuti tren terkini untuk menjadi pengguna awal dan memanfaatkan manfaat yang dapat diberikan oleh alat baru. Capterra dapat membantu Anda menemukan perangkat lunak berperingkat teratas yang akan membuat perusahaan Anda tetap terdepan. Lihat daftar perangkat lunak manajemen proyek terbaik Capterra untuk membandingkan produk yang dapat membawa proyek perusahaan Anda ke tingkat berikutnya.

Metodologi Survei

* Capterra melakukan Survei Kecerdasan Emosional di Tempat Kerja pada bulan Desember 2021 terhadap 528 profesional yang berbasis di AS yang mengelola proyek di bisnis kecil hingga menengah mereka. Responden disaring untuk status pekerjaan (penuh waktu), ukuran bisnis (2 – 500 karyawan), dan keterlibatan dalam manajemen proyek (sangat terlibat).

** Studi Tren Pembelian Perangkat Lunak Bisnis Kecil Capterra tahun 2021 dilakukan untuk mengidentifikasi perilaku pembelian perangkat lunak pemilik usaha kecil dan menengah (UKM) dalam 12 bulan terakhir.

Penelitian ini dilakukan secara online dari Agustus hingga Oktober 2021 di antara 500 responden dari AS, Kanada, Spanyol, Prancis, dan Jerman, dan dari UKM dengan pendapatan kurang dari $250 juta dan dengan dua hingga 499 karyawan. Responden disaring untuk keterlibatan mereka dalam keputusan pembelian perangkat lunak. Mereka yang merupakan pemimpin/anggota kelompok atau memiliki pengaruh signifikan memenuhi syarat untuk penelitian ini.