Основные проблемы, с которыми сталкиваются профессионалы PM

Управление проектами является важной функцией для любого бизнеса, поскольку его единственная цель — обеспечить успешное завершение проекта. Это включает в себя обеспечение того, чтобы эффективное бюджетирование, управление ресурсами и надежная коммуникация происходили в тандеме с управлением рисками для достижения целей и результатов для компании.

Однако успешно управлять проектами вашей компании в качестве менеджера проекта не всегда легко. В этой статье мы обсудим общие проблемы управления проектами, с которыми сталкиваются продакт-менеджеры, и способы их преодоления.

Проблема № 1: проекты превышают бюджет

Одна из наиболее распространенных проблем управления проектами — уложиться в бюджет. На самом деле, более трети (35%) PM говорят, что половина их проектов выходит за рамки бюджета. Это серьезная проблема, потому что это может серьезно повлиять на прибыль компании. Проекты могут выйти за рамки бюджета по многим причинам, но одна из наиболее распространенных проблем заключается в том, что объем проекта может измениться. В других случаях во время проекта могут возникнуть непредвиденные обстоятельства.

Малый и средний бизнес (SMB) особенно уязвим для этой проблемы. У них часто нет ресурсов, чтобы покрыть стоимость проекта, когда он выходит за рамки бюджета, что может привести к финансовым трудностям для компании.

Так как же лучше уложиться в бюджет проекта? Давайте рассмотрим некоторые стратегии для преодоления этой конкретной проблемы:

• Точная оценка затрат: это можно сделать с помощью программного обеспечения, которое обеспечивает более точную оценку.
• Управляйте расползанием масштаба: если проект выходит за рамки бюджета, менеджеру проекта может потребоваться уменьшить масштаб проекта. Это означает, что некоторые функции или аспекты проекта не будут включены в конечный продукт.
• Имейте резервный фонд: это фонд, предназначенный для непредвиденных расходов. Это может помочь уменьшить влияние проекта, выходящего за рамки бюджета.

Соблюдение бюджета проекта является обязательным условием успеха любого проекта. Если вы хотите копнуть немного глубже, ознакомьтесь с руководством Capterra о том, как уложиться в бюджет и завершить проекты вовремя.

Задача № 2: сложные и ограниченные процессы

В нашем опросе «Эмоциональный интеллект на рабочем месте» ^[*] мы обнаружили, что сложные и ограниченные процессы затрагивают 67% менеджеров проектов. Ограничения и правила могут исходить из разных источников, например, компании приходится иметь дело с большим количеством бюрократических правил, о которых не всегда последовательно сообщается высшим руководством. Или, возможно, компания использует устаревшее программное обеспечение или системы. Любой из этих сценариев может затруднить эффективное выполнение работы, а также может привести к разочарованию членов команды.

Это проблемы, с которыми склонны сталкиваться малые и средние предприятия, потому что у них не всегда есть ресурсы для инвестиций в современные инструменты или для оптимизации своих процессов.

Вот некоторые из способов преодоления этих распространенных проблем управления проектами:

• Обновление процессов: сделайте привычкой регулярно просматривать и обновлять процессы. Создание ежедневных привычек для вашей команды, поиск нового программного инструмента для управления задачами и обновление существующих шаблонов проектов могут помочь сократить время, затрачиваемое на ручные задачи.
• Улучшите общение: общение между командами важно в любом проекте. Доступно несколько приложений, которые могут помочь вам обмениваться информацией, отправлять файлы и задавать вопросы непосредственно членам команды. Это может держать всех в курсе конкретных задач, пока проект не будет завершен.
• Наймите консультанта: если компания не может упростить свою деятельность, может быть полезно нанять консультанта. Консультант может определить области, в которых ваша компания может оптимизировать процессы для повышения своей эффективности.

Поскольку мир становится все более цифровым, а удаленная работа становится все более распространенной, предприятиям необходимо оптимизировать свои процессы. Улучшение коммуникации может помочь членам команды ускорить выполнение задач. Дополнительные советы по улучшению общения и совместной работы см. в этом руководстве.

Задача № 3: менеджерам по проектам необходимо одобрение для внедрения нового программного обеспечения

Поскольку мир становится все более цифровым, неудивительно, что менеджеры по проектам внедряют новое программное обеспечение. На самом деле, в нашем Опросе тенденций покупки программного обеспечения для малого бизнеса ^[**] 35% менеджеров проектов считают, что требования утверждения для внедрения нового программного обеспечения являются главной проблемой. Во многих организациях существуют специальные процессы для утверждения нового программного обеспечения, и получение утверждения может занять недели или даже месяцы. Это может быть невероятно неприятно, особенно когда приближаются сроки родов.

Бюджет часто ограничивает малый и средний бизнес, и у вас может не быть средств для инвестиций в новейшее и лучшее программное обеспечение. В результате предприятия малого и среднего бизнеса должны стратегически подходить к выбору программного обеспечения. Получение одобрения для нового инструмента может быть сложной задачей, поскольку менеджеры по проектам должны убедительно объяснить, почему программное обеспечение необходимо.

Вот некоторые из способов преодоления этих общих проблем управления проектами:

• Попросите демонстрацию программного обеспечения: это поможет вам понять, как программное обеспечение можно использовать и адаптировать к конкретным проектам, чтобы вы могли передать эту информацию своим руководителям.
• Предоставьте экономическое обоснование для программного обеспечения: оно должно включать информацию о том, как программное обеспечение повысит эффективность и сэкономит деньги компании.
• Заручитесь поддержкой высшего руководства: проведите исследование и покажите своим старшим руководителям, почему необходимо это новое программное обеспечение. Они могут помочь отстоять дело и повысить вероятность одобрения.

Программное обеспечение становится все более важным для бизнеса по мере перехода к цифровым технологиям. Менеджеры по проектам должны быть стратегическими при выборе нового программного обеспечения, и они должны убедительно обосновать, почему это программное обеспечение необходимо. Полный список программного обеспечения для управления проектами с самым высоким рейтингом можно найти в каталоге Capterra.

Опережая тенденции

Управление проектами постоянно развивается. С появлением новых проблем и тенденций в области управления проектами менеджеры по проектам должны оставаться на шаг впереди. Хотя невозможно предсказать будущее, мы знаем, что технологии будут продолжать играть важную роль в индустрии управления проектами.

Менеджеры по проектам должны идти в ногу с последними тенденциями, чтобы быть первыми пользователями и использовать преимущества, которые могут предоставить новые инструменты. Capterra может помочь вам найти программное обеспечение с самым высоким рейтингом, которое позволит вашей компании быть на шаг впереди. Ознакомьтесь со списком лучшего программного обеспечения для управления проектами от Capterra, чтобы сравнить продукты, которые могут вывести проекты вашей компании на новый уровень.

Методологии опроса

* В декабре 2021 года компания Capterra провела исследование эмоционального интеллекта на рабочем месте среди 528 специалистов из США, которые управляют проектами в своих компаниях малого и среднего бизнеса. Респондентов проверяли по статусу занятости (полный рабочий день), размеру бизнеса (от 2 до 500 сотрудников) и участию в управлении проектами (чрезвычайно вовлеченный).

** Исследование Capterra «Тенденции покупки программного обеспечения для малого бизнеса в 2021 году» было проведено для определения покупательского поведения владельцев малого и среднего бизнеса (SMB) за последние 12 месяцев.

Исследование проводилось в режиме онлайн с августа по октябрь 2021 года среди 500 респондентов из США, Канады, Испании, Франции и Германии, а также из малых и средних предприятий с доходом менее 250 миллионов долларов и штатом от 2 до 499 сотрудников. Респондентов проверяли на предмет их участия в принятии решений о покупке программного обеспечения. Те, кто были лидерами/членами групп или имели значительное влияние, имели право на участие в исследовании.