Le principali sfide che i professionisti del PM devono affrontare

La gestione dei progetti è una funzione cruciale per qualsiasi azienda, poiché il suo unico scopo è garantire che un progetto venga completato con successo. Implica assicurarsi che un budget efficace, una gestione delle risorse e una comunicazione solida avvengano in tandem con la gestione del rischio al fine di raggiungere gli obiettivi e i risultati finali dell'azienda.

Tuttavia, come project manager, gestire con successo i progetti della tua azienda non è sempre facile. In questo articolo, discuteremo delle sfide comuni di gestione dei progetti che i PM devono affrontare e di come superarle.

Sfida n. 1: i progetti superano il budget

Una delle sfide più comuni nella gestione dei progetti è rimanere entro il budget. In effetti, oltre un terzo (35%) dei PM afferma che metà dei propri progetti supera il budget. Questa è una preoccupazione significativa perché può avere un serio impatto sui profitti dell'azienda. I progetti possono superare il budget per molte ragioni, ma uno dei problemi più comuni è che l'ambito del progetto può cambiare. In altri casi, durante il progetto possono verificarsi circostanze impreviste.

Le piccole e medie imprese (PMI) sono particolarmente vulnerabili a questo problema. Spesso non hanno le risorse per assorbire il costo di un progetto quando supera il budget, il che può portare a difficoltà finanziarie per l'azienda.

Quindi, come puoi fare un lavoro migliore mantenendo il tuo progetto nel budget? Diamo un'occhiata ad alcune strategie per superare questa particolare sfida:

• Stimare i costi in modo accurato: questo può essere fatto utilizzando un software che fornisce stime più accurate.
• Gestire lo scorrimento dell'ambito: se il progetto sembra andare oltre il budget, il PM potrebbe dover ridurre l'ambito del progetto. Ciò significa che alcune caratteristiche o aspetti del progetto non saranno inclusi nel prodotto finale.
• Avere un fondo di emergenza: questo è un fondo accantonato per costi imprevisti. Questo può aiutare a ridurre l'impatto di un progetto che supera il budget.

Rimanere all'interno del budget del progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi progetto. Se vuoi scavare un po' più a fondo, dai un'occhiata alla guida di Capterra su come rispettare il budget e finire i progetti in tempo.

Sfida n. 2: processi complicati e limitati

Nella nostra indagine sull'intelligenza emotiva sul posto di lavoro ^[*] , abbiamo riscontrato che i processi complicati e limitati interessano il 67% dei project manager. Restrizioni e regolamenti possono provenire da molte fonti diverse, come un'azienda che deve fare i conti con molte normative burocratiche, che potrebbero non essere sempre comunicate in modo coerente dall'alta dirigenza. O forse l'azienda potrebbe utilizzare software o sistemi obsoleti. Ognuno di questi scenari può rendere difficile portare a termine il lavoro in modo efficiente e può anche portare a frustrazione tra i membri del team.

Queste sono sfide che le PMI sono inclini a dover affrontare perché non sempre hanno le risorse per investire in strumenti moderni o per ottimizzare i propri processi.

Ecco alcuni dei modi per superare queste sfide comuni di gestione dei progetti:

• Processi di aggiornamento: prendi l'abitudine di rivedere e aggiornare i processi su base regolare. Creare abitudini quotidiane per il tuo team, trovare un nuovo strumento software di gestione delle attività e aggiornare i modelli di progetto esistenti può aiutare a ridurre il tempo dedicato alle attività manuali.
• Migliora la comunicazione: la comunicazione tra i team è importante in qualsiasi progetto. Sono disponibili diverse app che possono aiutarti a condividere informazioni, inviare file e porre domande direttamente ai membri del team. Ciò può tenere tutti aggiornati su attività specifiche fino al termine del progetto.
• Assumere un consulente: se l'azienda non è in grado di semplificare le proprie operazioni, può essere utile assumere un consulente. Il consulente può identificare le aree in cui la tua azienda può semplificare i processi per migliorarne l'efficienza.

Con il mondo sempre più digitalizzato e il lavoro a distanza sempre più diffuso, le aziende devono ottimizzare i propri processi. Migliorare la comunicazione può aiutare i membri del team ad accelerare le attività. Per ulteriori suggerimenti su come migliorare la comunicazione e la collaborazione, consulta questa guida.

Sfida n. 3: i PM devono ottenere l'approvazione per adottare un nuovo software

Man mano che il mondo diventa più digitalizzato, non sorprende che i PM stiano adottando un nuovo software. Infatti, nel nostro sondaggio sulle tendenze all'acquisto di software per piccole imprese ^[**] , il 35% dei PM ritiene che i requisiti di approvazione per l'adozione di un nuovo software siano una sfida principale. Molte organizzazioni hanno processi specifici per l'approvazione di nuovi software e possono essere necessarie settimane o addirittura mesi per ottenere l'approvazione. Questo può essere incredibilmente frustrante, soprattutto quando si avvicinano le date di scadenza.

Il budget spesso limita le PMI e potresti non avere i fondi per investire nel software più recente e migliore. Di conseguenza, le PMI devono essere strategiche riguardo alle scelte software. Ottenere l'approvazione per un nuovo strumento può essere difficile poiché i PM devono fornire spiegazioni convincenti sul motivo per cui il software è necessario.

Alcuni dei modi per superare queste sfide comuni di gestione dei progetti sono:

• Richiedi una demo del software: questo ti aiuterà a capire come il software può essere utilizzato e adattato a progetti specifici in modo da poter trasmettere queste informazioni ai tuoi leader.
• Fornire un business case per il software: questo dovrebbe includere informazioni su come il software migliorerà l'efficienza e farà risparmiare denaro all'azienda.
• Ottieni il consenso dell'alta dirigenza: fai le tue ricerche e mostra ai tuoi dirigenti senior perché è necessario questo nuovo software. Possono aiutare a difendere la causa e aumentare la probabilità di approvazione.

Il software sta diventando sempre più cruciale per le aziende durante la digitalizzazione. I PM devono essere strategici nella scelta di un nuovo software e devono dimostrare in modo convincente il motivo per cui il software è necessario. Per un elenco completo dei migliori software di gestione dei progetti, controlla la directory di Capterra.

Stare al passo con le tendenze

La gestione dei progetti è in continua evoluzione. Con l'emergere di nuove sfide e tendenze nella gestione dei progetti, i PM devono stare al passo con i tempi. Sebbene sia impossibile prevedere il futuro, sappiamo che la tecnologia continuerà a svolgere un ruolo significativo nel settore della gestione dei progetti.

I PM devono stare al passo con le tendenze recenti per essere i primi ad adottare e sfruttare i vantaggi che i nuovi strumenti possono offrire. Capterra può aiutarti a trovare il software più votato che manterrà la tua azienda all'avanguardia. Dai un'occhiata all'elenco di Capterra dei migliori software di gestione dei progetti per confrontare i prodotti che potrebbero portare i progetti della tua azienda a un livello superiore.

Metodologie di indagine

* Capterra ha condotto l'Emotional Intelligence in the Workplace Survey nel dicembre 2021 su 528 professionisti con sede negli Stati Uniti che gestiscono progetti nelle loro piccole e medie imprese. Gli intervistati sono stati sottoposti a screening per lo stato occupazionale (a tempo pieno), le dimensioni dell'azienda (da 2 a 500 dipendenti) e il coinvolgimento nella gestione dei progetti (estremamente coinvolto).

** Lo studio Capterra 2021 Small Business Software Buying Trends è stato condotto per identificare i comportamenti di acquisto di software dei proprietari di piccole e medie imprese (PMI) negli ultimi 12 mesi.

La ricerca è stata condotta online da agosto a ottobre 2021 tra 500 intervistati provenienti da Stati Uniti, Canada, Spagna, Francia e Germania e da PMI con ricavi inferiori a $ 250 milioni e con da due a 499 dipendenti. Gli intervistati sono stati selezionati per il loro coinvolgimento nelle decisioni di acquisto del software. Coloro che erano capigruppo/membri o avevano un'influenza significativa si sono qualificati per lo studio.