أهم التحديات التي يواجهها متخصصو PM

تعد إدارة المشروع وظيفة حاسمة لأي عمل ، حيث أن الغرض الوحيد منها هو ضمان اكتمال المشروع بنجاح. إنه ينطوي على التأكد من أن الميزنة الفعالة وإدارة الموارد والتواصل القوي تحدث جنبًا إلى جنب مع إدارة المخاطر من أجل تحقيق الأهداف والإنجازات للشركة.

ومع ذلك ، بصفتك مدير مشروع ، فإن التعامل بنجاح مع مشاريع شركتك ليس بالأمر السهل دائمًا. في هذه المقالة ، سنناقش التحديات المشتركة لإدارة المشاريع التي يواجهها مديرو المشاريع وكيفية التغلب عليها.

التحدي رقم 1: المشاريع تتجاوز الميزانية

أحد أكثر تحديات إدارة المشروع شيوعًا هو البقاء ضمن الميزانية. في الواقع ، يقول أكثر من ثلث (35٪) مديري المشاريع إن نصف مشاريعهم تتجاوز الميزانية. هذا مصدر قلق كبير لأنه يمكن أن يؤثر بشكل خطير على أرباح الشركة. يمكن أن تتجاوز المشاريع الميزانية لأسباب عديدة ، ولكن من أكثر المشاكل شيوعًا أن نطاق المشروع قد يتغير. في حالات أخرى ، قد تنشأ ظروف غير متوقعة أثناء المشروع.

الشركات الصغيرة والمتوسطة (SMBs) معرضة بشكل خاص لهذه المشكلة. غالبًا ما لا يمتلكون الموارد اللازمة لاستيعاب تكلفة المشروع عندما يتجاوز الميزانية ، مما قد يؤدي إلى صعوبات مالية للشركة.

إذن كيف يمكنك القيام بعمل أفضل للحفاظ على مشروعك في حدود الميزانية؟ دعونا نلقي نظرة على بعض الاستراتيجيات للتغلب على هذا التحدي الخاص:

• تقدير التكاليف بدقة: يمكن القيام بذلك باستخدام برنامج يوفر تقديرات أكثر دقة.
• إدارة زحف النطاق: إذا كان المشروع يبدو أنه سيتجاوز الميزانية ، فقد يحتاج مدير المشروع إلى تقليل نطاق المشروع. هذا يعني أن بعض ميزات أو جوانب المشروع لن يتم تضمينها في المنتج النهائي.
• لديك صندوق طوارئ: هذا صندوق مخصص للتكاليف غير المتوقعة. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل تأثير تجاوز المشروع للميزانية.

يعد البقاء ضمن ميزانية المشروع أمرًا ضروريًا لنجاح أي مشروع. إذا كنت تريد البحث بشكل أعمق قليلاً ، فراجع دليل Capterra حول كيفية البقاء في حدود الميزانية وإنهاء المشاريع في الوقت المحدد.

التحدي الثاني: العمليات المعقدة والمقيدة

في استبيان الذكاء العاطفي في مكان العمل ^[*] ، وجدنا أن العمليات المعقدة والمقيدة تؤثر على 67٪ من مديري المشاريع. يمكن أن تأتي القيود واللوائح من العديد من المصادر المختلفة ، مثل اضطرار الشركة للتعامل مع الكثير من اللوائح البيروقراطية ، والتي قد لا يتم إبلاغها دائمًا من الإدارة العليا. أو ربما تستخدم الشركة برامج أو أنظمة قديمة. يمكن لأي من هذه السيناريوهات أن تجعل إنجاز العمل بكفاءة أمرًا صعبًا ، ويمكن أن يؤدي أيضًا إلى الإحباط بين أعضاء الفريق.

هذه تحديات تميل الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى تجربتها لأنها لا تمتلك دائمًا الموارد اللازمة للاستثمار في الأدوات الحديثة أو لتبسيط عملياتها.

فيما يلي بعض الطرق للتغلب على هذه التحديات الشائعة لإدارة المشاريع:

• عمليات التحديث: اجعل من المعتاد مراجعة العمليات وتحديثها على أساس منتظم. يمكن أن يساعد إنشاء عادات يومية لفريقك ، وإيجاد أداة برمجية جديدة لإدارة المهام ، وتحديث قوالب المشروع الحالية في تقليل الوقت الذي يقضيه في المهام اليدوية.
• تحسين الاتصال: التواصل بين الفرق مهم في أي مشروع. هناك العديد من التطبيقات المتاحة التي يمكن أن تساعدك في مشاركة المعلومات وإرسال الملفات وطرح الأسئلة مباشرة على أعضاء الفريق. يمكن أن يؤدي ذلك إلى إبقاء الجميع على اطلاع دائم بمهام محددة حتى انتهاء المشروع.
• تعيين مستشار: إذا لم تتمكن الشركة من تبسيط عملياتها ، فقد يكون من المفيد تعيين مستشار. يمكن للمستشار تحديد المجالات التي يمكن لشركتك فيها تبسيط العمليات لتحسين كفاءتها.

مع تزايد الطابع الرقمي في العالم وأصبح العمل عن بُعد أكثر شيوعًا ، تحتاج الشركات إلى تبسيط عملياتها. يمكن أن يساعد تحسين الاتصال أعضاء الفريق على تسريع المهام. لمزيد من النصائح حول تحسين الاتصال والتعاون ، راجع هذا الدليل.

التحدي رقم 3: يحتاج مديرو المشروعات للموافقة على اعتماد برنامج جديد

نظرًا لأن العالم أصبح أكثر رقميًا ، فليس من المستغرب أن يتبنى مديرو المشروعات برامج جديدة. في الواقع ، في استطلاع اتجاهات شراء برامج الشركات الصغيرة ^[**] ، وجد 35٪ من مديري البرامج أن متطلبات الموافقة لاعتماد برامج جديدة تمثل تحديًا كبيرًا. لدى العديد من المؤسسات عمليات محددة للموافقة على البرامج الجديدة ، وقد يستغرق الأمر أسابيع أو حتى أشهر للحصول على الموافقة. قد يكون هذا محبطًا بشكل لا يصدق ، خاصةً عند اقتراب مواعيد الاستحقاق.

غالبًا ما تحد الميزانية من الشركات الصغيرة والمتوسطة ، وقد لا يكون لديك الأموال للاستثمار في أحدث وأكبر البرامج. نتيجة لذلك ، يجب أن تكون الشركات الصغيرة والمتوسطة إستراتيجية بشأن خيارات البرامج. قد يكون الحصول على الموافقة على أداة جديدة أمرًا صعبًا نظرًا لأن مديري البرامج يحتاجون إلى تقديم تفسيرات مقنعة لسبب ضرورة البرنامج.

بعض الطرق للتغلب على هذه التحديات الشائعة لإدارة المشروع هي:

• اطلب عرضًا توضيحيًا للبرنامج: سيساعدك هذا على فهم كيفية استخدام البرنامج وتكييفه مع مشاريع محددة حتى تتمكن من نقل هذه المعلومات إلى قادتك.
• قدم حالة عمل للبرنامج: يجب أن يتضمن ذلك معلومات حول كيفية قيام البرنامج بتحسين الكفاءة وتوفير أموال الشركة.
• احصل على موافقة من الإدارة العليا: قم بأبحاثك وأظهر لكبار المديرين سبب الحاجة إلى هذا البرنامج الجديد. يمكنهم المساعدة في الدفاع عن القضية وزيادة احتمال الموافقة.

أصبحت البرامج حاسمة بشكل متزايد للشركات أثناء قيامها بالرقمنة. يحتاج مديرو البرامج إلى أن يكونوا استراتيجيين عند اختيار برنامج جديد ، وعليهم تقديم حجة مقنعة عن سبب ضرورة البرنامج. للحصول على قائمة شاملة ببرامج إدارة المشاريع الأعلى تقييمًا ، راجع دليل Capterra.

البقاء في صدارة الاتجاهات

تتطور إدارة المشروع باستمرار. مع ظهور تحديات واتجاهات إدارة المشاريع الجديدة ، يحتاج مديرو المشاريع إلى البقاء في الطليعة. على الرغم من أنه من المستحيل التنبؤ بالمستقبل ، إلا أننا نعلم أن التكنولوجيا ستستمر في لعب دور مهم في صناعة إدارة المشاريع.

يحتاج مديرو البرامج إلى مواكبة الاتجاهات الحديثة ليكونوا من أوائل المتبنين والاستفادة من الفوائد التي يمكن أن توفرها الأدوات الجديدة. يمكن أن تساعدك Capterra في العثور على أفضل البرامج التي ستبقي شركتك في المقدمة. تحقق من قائمة Capterra لأفضل برامج إدارة المشاريع لمقارنة المنتجات التي يمكن أن تنقل مشاريع شركتك إلى المستوى التالي.

منهجيات المسح

* أجرت Capterra استطلاع الذكاء العاطفي في مكان العمل في ديسمبر 2021 لـ 528 متخصصًا في الولايات المتحدة يديرون المشاريع في أعمالهم التجارية الصغيرة والمتوسطة الحجم. تم فحص المستجيبين لحالة التوظيف (بدوام كامل) ، وحجم العمل (2 - 500 موظف) ، والمشاركة في إدارة المشروع (متورط للغاية).

** أجريت دراسة Capterra's 2021 Small Business Software Buying Trends لتحديد سلوكيات شراء البرامج لأصحاب الأعمال الصغيرة ومتوسطة الحجم (SMB) خلال الاثني عشر شهرًا الماضية.

تم إجراء البحث عبر الإنترنت من أغسطس إلى أكتوبر 2021 بين 500 مشارك من الولايات المتحدة وكندا وإسبانيا وفرنسا وألمانيا ، ومن الشركات الصغيرة والمتوسطة التي تقل إيراداتها عن 250 مليون دولار وتضم موظفين إلى 499 موظفًا. تم فحص المستجيبين لمشاركتهم في قرارات شراء البرامج. أولئك الذين كانوا قادة / أعضاء مجموعة أو كان لهم تأثير كبير مؤهلون للدراسة.