PM 전문가가 직면한 주요 과제

프로젝트 관리는 프로젝트가 성공적으로 완료되도록 하는 것이 유일한 목적이기 때문에 모든 비즈니스에서 중요한 기능입니다. 여기에는 회사의 목표와 결과물을 달성하기 위해 위험 관리와 함께 효과적인 예산 편성, 자원 관리 및 견고한 의사 소통이 이루어지도록 하는 것이 포함됩니다.

그러나 프로젝트 관리자로서 회사의 프로젝트를 성공적으로 처리하는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다. 이 기사에서는 PM이 직면하는 일반적인 프로젝트 관리 문제와 이를 극복하는 방법에 대해 논의합니다.

과제 #1: 예산 초과 프로젝트

가장 일반적인 프로젝트 관리 문제 중 하나는 예산 범위 내에서 유지하는 것입니다. 실제로 PM의 3분의 1 이상(35%)이 프로젝트의 절반이 예산을 초과한다고 말합니다. 이는 회사의 수익에 심각한 영향을 미칠 수 있기 때문에 중요한 우려 사항입니다. 프로젝트는 여러 가지 이유로 예산을 초과할 수 있지만 가장 일반적인 문제 중 하나는 프로젝트의 범위가 변경될 수 있다는 것입니다. 다른 경우에는 프로젝트 중에 예상치 못한 상황이 발생할 수 있습니다.

중소기업(SMB)은 특히 이 문제에 취약합니다. 그들은 종종 예산을 초과할 때 프로젝트 비용을 흡수할 자원이 없어 회사에 재정적 어려움을 초래할 수 있습니다.

그렇다면 어떻게 하면 예산에 맞춰 프로젝트를 더 잘 수행할 수 있을까요? 이 특정 과제를 극복하기 위한 몇 가지 전략을 살펴보겠습니다.

• 비용을 정확하게 추정: 이는 보다 정확한 추정을 제공하는 소프트웨어를 사용하여 수행할 수 있습니다.
• 범위 확대 관리: 프로젝트가 예산을 초과할 것으로 보이면 PM은 프로젝트 범위를 줄여야 할 수 있습니다. 이는 프로젝트의 일부 기능이나 측면이 최종 제품에 포함되지 않음을 의미합니다.
• 비상 기금 마련: 예상치 못한 비용을 대비해 마련한 기금입니다. 이는 예산을 초과하는 프로젝트의 영향을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 예산 내에서 유지하는 것은 모든 프로젝트의 성공을 위해 필수적입니다. 좀 더 자세히 알아보려면 예산 범위 내에서 프로젝트를 제시간에 완료하는 방법에 대한 Capterra의 가이드를 확인하세요.

과제 #2: 복잡하고 제한된 프로세스

직장 내 감성 지능 설문조사 ^[*] 에서 복잡하고 제한된 프로세스가 프로젝트 관리자의 67%에 영향을 미치는 것으로 나타났습니다. 제한 사항 및 규정은 회사가 많은 관료적 규정을 처리해야 하는 경우와 같이 다양한 출처에서 올 수 있습니다. 또는 회사에서 오래된 소프트웨어나 시스템을 사용하고 있을 수 있습니다. 이러한 시나리오는 작업을 효율적으로 수행하는 것을 어렵게 만들 수 있으며 팀 구성원 간에 좌절감을 줄 수도 있습니다.

SMB는 최신 도구에 투자하거나 프로세스를 간소화할 리소스가 항상 없는 것은 아니기 때문에 이러한 문제가 발생하기 쉽습니다.

다음은 이러한 일반적인 프로젝트 관리 문제를 극복하는 몇 가지 방법입니다.

• 프로세스 업데이트: 정기적으로 프로세스를 검토하고 업데이트하는 습관을 들이십시오. 팀을 위한 일상적인 습관을 만들고, 새로운 작업 관리 소프트웨어 도구를 찾고, 기존 프로젝트 템플릿을 업데이트하면 수동 작업에 소요되는 시간을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 커뮤니케이션 개선: 팀 간의 커뮤니케이션은 모든 프로젝트에서 중요합니다. 정보를 공유하고, 파일을 보내고, 팀원들에게 직접 질문하는 데 도움이 되는 여러 앱을 사용할 수 있습니다. 이렇게 하면 프로젝트가 완료될 때까지 모든 사람이 특정 작업에 대한 최신 정보를 얻을 수 있습니다.
• 컨설턴트 고용: 회사가 운영을 단순화할 수 없는 경우 컨설턴트를 고용하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 컨설턴트는 회사가 효율성을 개선하기 위해 프로세스를 간소화할 수 있는 영역을 식별할 수 있습니다.

세상이 점점 더 디지털화되고 원격 근무가 보편화됨에 따라 기업은 프로세스를 간소화해야 합니다. 의사 소통을 개선하면 팀 구성원이 작업을 신속하게 처리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 커뮤니케이션 및 협업 개선에 대한 추가 팁은 이 가이드를 확인하세요.

과제 #3: PM이 새 소프트웨어를 채택하려면 승인이 필요합니다.

세상이 더욱 디지털화됨에 따라 PM이 새로운 소프트웨어를 채택하는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 실제로 Small Business Software Buying Trends Survey ^[**] 에서 PM의 35%가 새 소프트웨어를 채택하기 위한 승인 요구 사항이 가장 큰 문제라고 생각합니다. 많은 조직에는 새 소프트웨어를 승인하기 위한 특정 프로세스가 있으며 승인을 받는 데 몇 주 또는 몇 달이 걸릴 수 있습니다. 이것은 특히 마감일이 다가왔을 때 매우 실망스러울 수 있습니다.

예산은 SMB를 제한하는 경우가 많으며 최신 소프트웨어에 투자할 자금이 없을 수도 있습니다. 결과적으로 SMB는 소프트웨어 선택에 대해 전략적이어야 합니다. PM은 소프트웨어가 필요한 이유에 대해 설득력 있는 설명을 해야 하기 때문에 새 도구에 대한 승인을 얻는 것은 어려울 수 있습니다.

이러한 일반적인 프로젝트 관리 문제를 극복하는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 소프트웨어 데모 요청: 이 정보는 리더에게 이 정보를 전달할 수 있도록 특정 프로젝트에 소프트웨어를 사용하고 적용하는 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다.
• 소프트웨어에 대한 비즈니스 사례 제공: 여기에는 소프트웨어가 효율성을 개선하고 회사 비용을 절감하는 방법에 대한 정보가 포함되어야 합니다.
• 고위 경영진의 동의를 얻으십시오. 조사를 수행하고 이 새로운 소프트웨어가 필요한 이유를 고위 관리자에게 보여주십시오. 그들은 원인을 옹호하고 승인 가능성을 높일 수 있습니다.

기업이 디지털화함에 따라 소프트웨어는 점점 더 중요해지고 있습니다. PM은 새로운 소프트웨어를 선택할 때 전략적이어야 하며 소프트웨어가 필요한 이유에 대해 설득력 있는 사례를 만들어야 합니다. 최고 등급의 프로젝트 관리 소프트웨어의 전체 목록을 보려면 Capterra의 디렉토리를 확인하십시오.

트렌드 앞서가기

프로젝트 관리는 지속적으로 발전하고 있습니다. 새로운 프로젝트 관리 과제와 트렌드가 등장함에 따라 PM은 시대를 앞서가야 합니다. 미래를 예측하는 것은 불가능하지만, 우리는 기술이 프로젝트 관리 산업에서 계속해서 중요한 역할을 할 것이라는 것을 알고 있습니다.

PM은 얼리 어답터가 되기 위해 최근 트렌드를 따라잡고 새로운 도구가 제공할 수 있는 이점을 활용해야 합니다. Capterra는 귀사를 앞서 나갈 수 있는 최고 등급의 소프트웨어를 찾는 데 도움을 드릴 수 있습니다. Capterra의 최고의 프로젝트 관리 소프트웨어 목록을 확인하여 귀사의 프로젝트를 한 단계 끌어올릴 수 있는 제품을 비교하십시오.

설문조사 방법론

* Capterra는 중소기업에서 프로젝트를 관리하는 528명의 미국 기반 전문가를 대상으로 2021년 12월 직장 설문조사에서 감성 지능을 실시했습니다. 응답자는 고용 상태(정규직), 사업 규모(직원 2~500명), 프로젝트 관리 참여(매우 참여)에 대해 심사를 받았습니다.

** Capterra의 2021년 중소기업 소프트웨어 구매 동향 연구는 지난 12개월 동안 중소기업(SMB) 소유자의 소프트웨어 구매 행동을 식별하기 위해 수행되었습니다.

이 연구는 2021년 8월부터 10월까지 미국, 캐나다, 스페인, 프랑스, ​​독일 및 매출 2억 5천만 달러 미만, 직원 수 2~499명의 SMB 응답자 500명을 대상으로 온라인으로 수행되었습니다. 응답자는 소프트웨어 구매 결정에 참여했는지 여부를 선별했습니다. 그룹 리더/구성원이거나 상당한 영향력을 행사할 수 있는 사람들이 연구에 적합했습니다.