Principalele provocări cu care se confruntă profesioniștii PM

Managementul proiectelor este o funcție crucială pentru orice afacere, deoarece singurul său scop este acela de a se asigura că un proiect este finalizat cu succes. Aceasta implică asigurarea faptului că bugetarea eficientă, managementul resurselor și comunicarea solidă au loc în tandem cu managementul riscului pentru a îndeplini obiectivele și rezultatele pentru companie.

Cu toate acestea, ca manager de proiect, gestionarea cu succes a proiectelor companiei tale nu este întotdeauna ușoară. În acest articol, vom discuta despre provocările comune de management de proiect cu care se confruntă PM și cum să le depășească.

Provocarea #1: Proiectele depășesc bugetul

Una dintre cele mai frecvente provocări de management de proiect este respectarea bugetului. De fapt, peste o treime (35%) dintre PM spun că jumătate din proiectele lor depășesc bugetul. Aceasta este o preocupare semnificativă, deoarece poate avea un impact serios asupra profitului companiei. Proiectele pot depăși bugetul din mai multe motive, dar una dintre cele mai frecvente probleme este că domeniul de aplicare al proiectului se poate schimba. În alte cazuri, pot apărea circumstanțe neprevăzute în timpul proiectului.

Întreprinderile mici și mijlocii (IMM-urile) sunt deosebit de vulnerabile la această problemă. De multe ori nu au resursele necesare pentru a absorbi costul unui proiect atunci când acesta depășește bugetul, ceea ce poate duce la dificultăți financiare pentru companie.

Deci, cum puteți face o treabă mai bună menținând proiectul la buget? Să ne uităm la câteva strategii pentru a depăși această provocare specială:

• Estimați costurile cu acuratețe: acest lucru se poate face folosind un software care oferă estimări mai precise.
• Gestionați scăderea domeniului de aplicare: dacă proiectul pare că va depăși bugetul, este posibil ca PM-ul să fie nevoit să reducă domeniul de aplicare al proiectului. Aceasta înseamnă că unele caracteristici sau aspecte ale proiectului nu vor fi incluse în produsul final.
• Aveți un fond de urgență: acesta este un fond rezervat pentru costuri neașteptate. Acest lucru poate ajuta la reducerea impactului unui proiect care depășește bugetul.

Menținerea în bugetul proiectului este esențială pentru succesul oricărui proiect. Dacă doriți să aprofundați puțin, consultați ghidul Capterra despre cum să respectați bugetul și să finalizați proiectele la timp.

Provocarea #2: Procese complicate și restricționate

În Sondajul nostru Emotional Intelligence in the Workplace ^[*] , am constatat că procesele complicate și restrictive afectează 67% dintre managerii de proiect. Restricțiile și reglementările pot proveni din multe surse diferite, cum ar fi o companie care trebuie să se ocupe de o mulțime de reglementări birocratice, care nu pot fi întotdeauna comunicate în mod constant de la conducerea superioară. Sau poate că compania utilizează software sau sisteme învechite. Oricare dintre aceste scenarii poate face dificilă realizarea muncii în mod eficient și poate duce, de asemenea, la frustrare în rândul membrilor echipei.

Acestea sunt provocări pe care IMM-urile sunt predispuse să le experimenteze, deoarece nu au întotdeauna resursele necesare pentru a investi în instrumente moderne sau pentru a-și eficientiza procesele.

Iată câteva dintre modalitățile de a depăși aceste provocări comune de management de proiect:

• Procesele de actualizare: obișnuiți să revizuiți și să actualizați procesele în mod regulat. Crearea de obiceiuri zilnice pentru echipa dvs., găsirea unui nou instrument software de gestionare a sarcinilor și actualizarea șabloanelor de proiect existente pot ajuta la reducerea timpului petrecut cu sarcini manuale.
• Îmbunătățiți comunicarea: comunicarea între echipe este importantă în orice proiect. Există mai multe aplicații disponibile care vă pot ajuta să partajați informații, să trimiteți fișiere și să puneți întrebări direct membrilor echipei. Acest lucru îi poate menține pe toți la curent cu anumite sarcini până la finalizarea proiectului.
• Angajați un consultant: Dacă compania nu își poate simplifica operațiunile, poate fi util să angajați un consultant. Consultantul poate identifica domeniile în care compania dumneavoastră poate eficientiza procesele pentru a-și îmbunătăți eficiența.

Pe măsură ce lumea devine din ce în ce mai digitalizată și munca de la distanță din ce în ce mai comună, companiile trebuie să-și eficientizeze procesele. Îmbunătățirea comunicării poate ajuta membrii echipei să accelereze sarcinile. Pentru mai multe sfaturi despre îmbunătățirea comunicării și colaborării, consultați acest ghid.

Provocarea nr. 3: PM-urile au nevoie de aprobare pentru a adopta software nou

Pe măsură ce lumea devine din ce în ce mai digitalizată, nu este surprinzător faptul că PM adoptă software nou. De fapt, în Sondajul nostru privind tendințele de cumpărare de software pentru întreprinderi mici ^[**] , 35% dintre PM consideră că cerințele de aprobare pentru adoptarea de software nou reprezintă o provocare de top. Multe organizații au procese specifice pentru aprobarea noului software și poate dura săptămâni sau chiar luni pentru a obține aprobarea. Acest lucru poate fi incredibil de frustrant, mai ales când termenele scadente se apropie.

Bugetul limitează adesea IMM-urile și este posibil să nu aveți fonduri pentru a investi în cel mai recent și mai bun software. Ca rezultat, IMM-urile trebuie să fie strategice în ceea ce privește alegerile software. Obținerea aprobării pentru un nou instrument poate fi o provocare, deoarece PM-urile trebuie să dea explicații convingătoare de ce este necesar software-ul.

Unele dintre modalitățile de a depăși aceste provocări comune de management de proiect sunt:

• Solicitați o demonstrație a software-ului: Acest lucru vă va ajuta să înțelegeți cum software-ul poate fi utilizat și adaptat la proiecte specifice, astfel încât să puteți transmite aceste informații liderilor dvs.
• Furnizați un caz de afaceri pentru software: acesta ar trebui să includă informații despre modul în care software-ul va îmbunătăți eficiența și va economisi banii companiei.
• Obțineți acceptarea de la conducerea superioară: faceți-vă cercetări și arătați managerilor dvs. superiori de ce este nevoie de acest nou software. Ele pot ajuta la promovarea cauzei și la creșterea probabilității de aprobare.

Software-ul devine din ce în ce mai important pentru companii pe măsură ce se digitalizează. PM-urile trebuie să fie strategice atunci când selectează software-ul nou și trebuie să argumenteze convingător motivul pentru care software-ul este necesar. Pentru o listă cuprinzătoare a celor mai bine cotate software de management de proiect, consultați directorul Capterra.

Rămâneți în fața tendințelor

Managementul proiectelor este în continuă evoluție. Odată cu apariția unor noi provocări și tendințe de management de proiect, PM-urile trebuie să rămână în fruntea curbei. Deși este imposibil de prezis viitorul, știm că tehnologia va continua să joace un rol semnificativ în industria managementului de proiecte.

PM-urile trebuie să țină pasul cu tendințele recente pentru a fi primitori și pentru a profita de beneficiile pe care noile instrumente le pot oferi. Capterra vă poate ajuta să găsiți software-ul de top care vă va menține compania înaintea curbei. Consultați lista Capterra cu cele mai bune software de management de proiect pentru a compara produsele care ar putea duce proiectele companiei dvs. la următorul nivel.

Metodologii de anchetă

* Capterra a efectuat sondajul Emotional Intelligence in the Workplace în decembrie 2021, a 528 de profesioniști din SUA care gestionează proiecte la întreprinderile lor mici și mijlocii. Respondenții au fost verificați pentru statutul de angajare (cu normă întreagă), dimensiunea afacerii (2 – 500 de angajați) și implicarea în managementul de proiect (extrem de implicat).

** Studiul Capterra 2021 privind tendințele de cumpărare de software pentru întreprinderi mici a fost realizat pentru a identifica comportamentele de cumpărare de software ale proprietarilor de întreprinderi mici și mijlocii (IMM) în ultimele 12 luni.

Cercetarea a fost efectuată online în perioada august până în octombrie 2021 în rândul a 500 de respondenți din SUA, Canada, Spania, Franța și Germania și de la IMM-uri cu venituri mai mici de 250 de milioane de dolari și cu doi până la 499 de angajați. Respondenții au fost examinați pentru implicarea lor în deciziile de cumpărare de software. Cei care au fost lideri/membri de grup sau au avut o influență semnificativă s-au calificat pentru studiu.