Principales desafíos que enfrentan los profesionales de PM

La gestión de proyectos es una función crucial para cualquier negocio, ya que su único propósito es garantizar que un proyecto se complete con éxito. Implica asegurarse de que la presupuestación efectiva, la gestión de recursos y la comunicación sólida se realicen junto con la gestión de riesgos para cumplir con los objetivos y los resultados de la empresa.

Sin embargo, como gerente de proyectos, manejar con éxito los proyectos de su empresa no siempre es fácil. En este artículo, discutiremos los desafíos comunes de gestión de proyectos que enfrentan los PM y cómo superarlos.

Desafío n.º 1: los proyectos superan el presupuesto

Uno de los desafíos más comunes de la gestión de proyectos es mantenerse dentro del presupuesto. De hecho, más de un tercio (35 %) de los PM dicen que la mitad de sus proyectos superan el presupuesto. Esta es una preocupación importante porque puede afectar seriamente los resultados de la empresa. Los proyectos pueden superar el presupuesto por muchas razones, pero uno de los problemas más comunes es que el alcance del proyecto puede cambiar. En otros casos, pueden surgir circunstancias imprevistas durante el proyecto.

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) son particularmente vulnerables a este problema. A menudo no tienen los recursos para absorber el costo de un proyecto cuando se excede del presupuesto, lo que puede generar dificultades financieras para la empresa.

Entonces, ¿cómo puede hacer un mejor trabajo para mantener su proyecto dentro del presupuesto? Veamos algunas estrategias para superar este desafío en particular:

• Estime los costos con precisión: esto se puede hacer mediante el uso de un software que proporcione estimaciones más precisas.
• Gestione el aumento del alcance: si parece que el proyecto se excederá del presupuesto, es posible que el PM deba reducir el alcance del proyecto. Esto significa que algunas características o aspectos del proyecto no se incluirán en el producto final.
• Tener un fondo de contingencia: Este es un fondo reservado para gastos inesperados. Esto puede ayudar a reducir el impacto de un proyecto que se sale del presupuesto.

Mantenerse dentro del presupuesto del proyecto es imprescindible para el éxito de cualquier proyecto. Si desea profundizar un poco más, consulte la guía de Capterra sobre cómo mantenerse dentro del presupuesto y terminar los proyectos a tiempo.

Reto #2: Procesos complicados y restringidos

En nuestra Encuesta de Inteligencia Emocional en el Lugar de Trabajo ^[*] , encontramos que los procesos complicados y restringidos afectan al 67% de los gerentes de proyecto. Las restricciones y regulaciones pueden provenir de muchas fuentes diferentes, como una empresa que tiene que lidiar con una gran cantidad de regulaciones burocráticas, que no siempre se comunican de manera consistente desde la alta dirección. O tal vez la empresa puede estar utilizando software o sistemas obsoletos. Cualquiera de estos escenarios puede dificultar la realización del trabajo de manera eficiente y también puede generar frustración entre los miembros del equipo.

Estos son desafíos que las PYMES son propensas a experimentar porque no siempre tienen los recursos para invertir en herramientas modernas o para optimizar sus procesos.

Estas son algunas de las formas de superar estos desafíos comunes de gestión de proyectos:

• Actualice los procesos: Acostúmbrese a revisar y actualizar los procesos periódicamente. Crear hábitos diarios para su equipo, encontrar una nueva herramienta de software de gestión de tareas y actualizar las plantillas de proyectos existentes puede ayudar a reducir el tiempo dedicado a las tareas manuales.
• Mejorar la comunicación: la comunicación entre equipos es importante en cualquier proyecto. Hay varias aplicaciones disponibles que pueden ayudarlo a compartir información, enviar archivos y hacer preguntas directamente a los miembros del equipo. Esto puede mantener a todos actualizados sobre tareas específicas hasta que finalice el proyecto.
• Contrate a un consultor: si la empresa no puede simplificar sus operaciones, puede ser útil contratar a un consultor. El consultor puede identificar áreas en las que su empresa puede optimizar los procesos para mejorar su eficiencia.

Con el mundo cada vez más digitalizado y el trabajo remoto cada vez más común, las empresas necesitan optimizar sus procesos. Mejorar la comunicación puede ayudar a los miembros del equipo a acelerar las tareas. Para obtener más consejos sobre cómo mejorar la comunicación y la colaboración, consulte esta guía.

Desafío n.º 3: los PM necesitan aprobación para adoptar un nuevo software

A medida que el mundo se vuelve más digitalizado, no sorprende que los PM estén adoptando un nuevo software. De hecho, en nuestra Encuesta de tendencias de compra de software para pequeñas empresas ^[**] , el 35 % de los gerentes de proyectos encuentran que los requisitos de aprobación para adoptar un nuevo software son un gran desafío. Muchas organizaciones tienen procesos específicos para aprobar software nuevo y puede tomar semanas o incluso meses obtener la aprobación. Esto puede ser increíblemente frustrante, especialmente cuando se acercan las fechas de vencimiento.

El presupuesto a menudo limita a las PYMES, y es posible que no tenga los fondos para invertir en el mejor y más reciente software. Como resultado, las PYMES deben ser estratégicas con respecto a las opciones de software. Obtener la aprobación de una nueva herramienta puede ser un desafío, ya que los PM deben dar explicaciones convincentes de por qué el software es necesario.

Algunas de las formas de superar estos desafíos comunes de gestión de proyectos son:

• Solicite una demostración del software: esto lo ayudará a comprender cómo se puede usar y adaptar el software a proyectos específicos para que pueda transmitir esta información a sus líderes.
• Proporcione un caso de negocios para el software: esto debe incluir información sobre cómo el software mejorará la eficiencia y ahorrará dinero a la empresa.
• Consiga la aceptación de la alta dirección: investigue y muestre a sus altos directivos por qué se necesita este nuevo software. Pueden ayudar a defender la causa y aumentar la probabilidad de aprobación.

El software se está volviendo cada vez más crucial para las empresas a medida que se digitalizan. Los PM deben ser estratégicos al seleccionar un nuevo software y deben presentar un caso convincente de por qué el software es necesario. Para obtener una lista completa del software de gestión de proyectos mejor calificado, consulte el directorio de Capterra.

Mantenerse a la vanguardia de las tendencias

La gestión de proyectos está en constante evolución. Con los nuevos desafíos y tendencias de gestión de proyectos emergentes, los PM deben mantenerse a la vanguardia. Aunque es imposible predecir el futuro, sabemos que la tecnología seguirá desempeñando un papel importante en la industria de la gestión de proyectos.

Los PM deben mantenerse al día con las tendencias recientes para ser los primeros en adoptar y aprovechar los beneficios que pueden brindar las nuevas herramientas. Capterra puede ayudarlo a encontrar el software mejor calificado que mantendrá a su empresa a la vanguardia. Consulte la lista de Capterra del mejor software de gestión de proyectos para comparar productos que podrían llevar los proyectos de su empresa al siguiente nivel.

Metodologías de encuesta

* Capterra realizó la Encuesta de inteligencia emocional en el lugar de trabajo en diciembre de 2021 a 528 profesionales de EE. UU. que gestionan proyectos en pequeñas y medianas empresas. Se evaluó a los encuestados según su situación laboral (tiempo completo), el tamaño de la empresa (de 2 a 500 empleados) y su participación en la gestión de proyectos (extremadamente involucrados).

** El estudio Tendencias de compra de software para pequeñas empresas de 2021 de Capterra se realizó para identificar los comportamientos de compra de software de los propietarios de pequeñas y medianas empresas (PYMES) en los últimos 12 meses.

La investigación se realizó en línea desde agosto hasta octubre de 2021 entre 500 encuestados de EE. UU., Canadá, España, Francia y Alemania, y de PYMES con ingresos de menos de $250 millones y con entre dos y 499 empleados. Los encuestados fueron evaluados por su participación en las decisiones de compra de software. Aquellos que eran líderes/miembros del grupo o tenían una influencia significativa calificaron para el estudio.