Principais desafios que os profissionais de PM estão enfrentando

O gerenciamento de projetos é uma função crucial para qualquer negócio, pois seu único objetivo é garantir que um projeto seja concluído com sucesso. Envolve garantir que o orçamento eficaz, o gerenciamento de recursos e a comunicação sólida aconteçam em conjunto com o gerenciamento de riscos, a fim de atender às metas e resultados da empresa.

No entanto, como gerente de projetos, lidar com sucesso com os projetos da sua empresa nem sempre é fácil. Neste artigo, discutiremos os desafios comuns de gerenciamento de projetos que os PMs enfrentam e como superá-los.

Desafio nº 1: os projetos ultrapassam o orçamento

Um dos desafios mais comuns de gerenciamento de projetos é ficar dentro do orçamento. Na verdade, mais de um terço (35%) dos PMs dizem que metade de seus projetos ultrapassa o orçamento. Esta é uma preocupação significativa porque pode afetar seriamente os resultados da empresa. Os projetos podem ultrapassar o orçamento por vários motivos, mas um dos problemas mais comuns é que o escopo do projeto pode mudar. Em outros casos, circunstâncias imprevistas podem surgir durante o projeto.

As pequenas e médias empresas (SMBs) são particularmente vulneráveis ​​a esse problema. Muitas vezes, eles não têm recursos para absorver o custo de um projeto quando ele ultrapassa o orçamento, o que pode gerar dificuldades financeiras para a empresa.

Então, como você pode fazer um trabalho melhor para manter seu projeto dentro do orçamento? Vejamos algumas estratégias para superar esse desafio específico:

• Estimar os custos com precisão: Isso pode ser feito usando um software que fornece estimativas mais precisas.
• Gerenciar o aumento do escopo: Se o projeto parecer que vai ultrapassar o orçamento, o PM pode precisar reduzir o escopo do projeto. Isso significa que alguns recursos ou aspectos do projeto não serão incluídos no produto final.
• Tenha um fundo de contingência: Este é um fundo reservado para custos inesperados. Isso pode ajudar a reduzir o impacto de um projeto ultrapassar o orçamento.

Ficar dentro do orçamento do projeto é imperativo para o sucesso de qualquer projeto. Se você quiser se aprofundar um pouco mais, confira o guia do Capterra sobre como ficar dentro do orçamento e terminar os projetos no prazo.

Desafio nº 2: Processos complicados e restritos

Em nossa Pesquisa de Inteligência Emocional no Local de Trabalho ^[*] , descobrimos que processos complicados e restritos afetam 67% dos gerentes de projeto. Restrições e regulamentações podem vir de muitas fontes diferentes, como uma empresa que precisa lidar com muitas regulamentações burocráticas, que nem sempre podem ser comunicadas de forma consistente pela alta administração. Ou talvez a empresa esteja usando software ou sistemas desatualizados. Qualquer um desses cenários pode dificultar a execução do trabalho com eficiência e também pode levar à frustração entre os membros da equipe.

Esses são desafios que as SMBs estão propensas a enfrentar porque nem sempre têm recursos para investir em ferramentas modernas ou para otimizar seus processos.

Aqui estão algumas das maneiras de superar esses desafios comuns de gerenciamento de projetos:

• Atualizar processos: crie o hábito de revisar e atualizar os processos regularmente. Criar hábitos diários para sua equipe, encontrar uma nova ferramenta de software de gerenciamento de tarefas e atualizar modelos de projetos existentes podem ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas manuais.
• Melhore a comunicação: a comunicação entre as equipes é importante em qualquer projeto. Existem vários aplicativos disponíveis que podem ajudá-lo a compartilhar informações, enviar arquivos e fazer perguntas diretamente aos membros da equipe. Isso pode manter todos atualizados sobre tarefas específicas até que o projeto seja concluído.
• Contrate um consultor: se a empresa não puder simplificar suas operações, pode ser útil contratar um consultor. O consultor pode identificar áreas onde sua empresa pode otimizar processos para melhorar sua eficiência.

Com o mundo cada vez mais digitalizado e o trabalho remoto cada vez mais comum, as empresas precisam otimizar seus processos. Melhorar a comunicação pode ajudar os membros da equipe a agilizar as tarefas. Para obter mais dicas sobre como melhorar a comunicação e a colaboração, confira este guia.

Desafio nº 3: PMs precisam de aprovação para adotar um novo software

À medida que o mundo se torna mais digitalizado, não é surpresa que os PMs estejam adotando novos softwares. De fato, em nossa Pesquisa de Tendências de Compra de Software para Pequenas Empresas ^[**] , 35% dos PMs acham que os requisitos de aprovação para adotar um novo software são um grande desafio. Muitas organizações têm processos específicos para aprovação de novos softwares e podem levar semanas ou até meses para obter a aprovação. Isso pode ser incrivelmente frustrante, especialmente quando as datas de vencimento estão se aproximando.

O orçamento geralmente limita as pequenas e médias empresas e você pode não ter fundos para investir no melhor e mais recente software. Como resultado, as PMEs precisam ser estratégicas sobre as escolhas de software. Obter aprovação para uma nova ferramenta pode ser um desafio, pois os PMs precisam dar explicações convincentes sobre por que o software é necessário.

Algumas das maneiras de superar esses desafios comuns de gerenciamento de projetos são:

• Peça uma demonstração do software: Isso ajudará você a entender como o software pode ser usado e adaptado a projetos específicos para que você possa transmitir essas informações aos seus líderes.
• Forneça um caso de negócios para o software: Isso deve incluir informações sobre como o software melhorará a eficiência e economizará o dinheiro da empresa.
• Obtenha adesão da gerência sênior: faça sua pesquisa e mostre a seus gerentes sênior por que esse novo software é necessário. Eles podem ajudar a defender a causa e aumentar a probabilidade de aprovação.

O software está se tornando cada vez mais crucial para as empresas à medida que se digitalizam. Os PMs precisam ser estratégicos ao selecionar um novo software e precisam apresentar argumentos convincentes sobre o motivo pelo qual o software é necessário. Para obter uma lista abrangente dos softwares de gerenciamento de projetos mais bem avaliados, confira o diretório do Capterra.

Ficar à frente das tendências

A gestão de projetos está em constante evolução. Com novos desafios e tendências de gerenciamento de projetos surgindo, os PMs precisam ficar à frente da curva. Embora seja impossível prever o futuro, sabemos que a tecnologia continuará desempenhando um papel significativo no setor de gerenciamento de projetos.

Os PMs precisam acompanhar as tendências recentes para serem os primeiros a adotar e aproveitar os benefícios que as novas ferramentas podem oferecer. O Capterra pode ajudá-lo a encontrar o software com a melhor classificação que manterá sua empresa à frente da curva. Confira a lista do Capterra dos melhores softwares de gerenciamento de projetos para comparar produtos que podem levar os projetos da sua empresa para o próximo nível.

Metodologias de Pesquisa

* A Capterra realizou a Pesquisa de Inteligência Emocional no Local de Trabalho em dezembro de 2021 com 528 profissionais dos EUA que gerenciam projetos em suas pequenas e médias empresas. Os entrevistados foram selecionados quanto ao status de emprego (em tempo integral), tamanho da empresa (2 a 500 funcionários) e envolvimento no gerenciamento de projetos (extremamente envolvido).

** O estudo de tendências de compra de software para pequenas e médias empresas de 2021 do Capterra foi realizado para identificar os comportamentos de compra de software de proprietários de pequenas e médias empresas (SMB) nos últimos 12 meses.

A pesquisa foi realizada online de agosto a outubro de 2021 entre 500 entrevistados dos EUA, Canadá, Espanha, França e Alemanha e de pequenas e médias empresas com receita inferior a US$ 250 milhões e com dois a 499 funcionários. Os entrevistados foram selecionados por seu envolvimento nas decisões de compra de software. Aqueles que foram líderes/membros do grupo ou tiveram influência significativa se qualificaram para o estudo.