PM 專業人員面臨的主要挑戰

項目管理對於任何企業來說都是至關重要的功能，因為其唯一目的是確保項目成功完成。 它涉及確保有效的預算、資源管理和可靠的溝通與風險管理同步進行，以實現公司的目標和可交付成果。

然而，作為項目經理，成功處理公司的項目並不總是那麼容易。 在本文中，我們將討論 PM 面臨的常見項目管理挑戰以及如何克服這些挑戰。

挑戰 #1：項目超出預算

最常見的項目管理挑戰之一是保持在預算範圍內。 事實上，超過三分之一 (35%) 的 PM 表示他們的項目有一半超出預算。 這是一個重大問題，因為它會嚴重影響公司的底線。 項目超出預算的原因有很多，但最常見的問題之一是項目範圍可能會發生變化。 在其他情況下，項目期間可能會出現不可預見的情況。

中小型企業 (SMB) 特別容易受到此問題的影響。 當項目超出預算時，他們通常沒有資源來承擔項目成本，這可能導致公司出現財務困難。

那麼如何才能更好地使項目保持在預算範圍內呢？ 讓我們看一些克服這一特殊挑戰的策略：

• 準確估算成本：這可以通過使用提供更準確估算的軟件來完成。
• 管理範圍蔓延：如果項目看起來超出預算，PM 可能需要縮小項目範圍。 這意味著項目的某些功能或方面不會包含在最終產品中。
• 有應急基金：這是為意外費用預留的基金。 這有助於減少項目超出預算的影響。

保持在項目預算範圍內對於任何項目的成功都是必不可少的。 如果您想更深入地挖掘，請查看 Capterra 的指南，了解如何保持在預算範圍內並按時完成項目。

挑戰#2：複雜且受限的流程

在我們的工作場所情商調查^[*]中，我們發現複雜和受限的流程影響了 67% 的項目經理。 限制和法規可能來自許多不同的來源，例如公司必須處理許多官僚法規，而這些法規可能並不總是與高層管理人員保持一致。 或者，該公司可能正在使用過時的軟件或系統。 這些情況中的任何一種都可能使高效完成工作變得具有挑戰性，並且還可能導致團隊成員之間的挫敗感。

這些都是中小企業容易遇到的挑戰，因為他們並不總是有資源投資於現代工具或簡化他們的流程。

以下是克服這些常見項目管理挑戰的一些方法：

• 更新流程：養成定期檢查和更新流程的習慣。 為您的團隊建立日常習慣、尋找新的任務管理軟件工具以及更新現有項目模板有助於減少花在手動任務上的時間。
• 改善溝通：團隊之間的溝通在任何項目中都很重要。 有幾個應用程序可以幫助您共享信息、發送文件以及直接向團隊成員提問。 這可以讓每個人都了解特定任務的最新情況，直到項目完成。
• 聘請顧問：如果公司無法簡化其運營，聘請顧問可能會有所幫助。 顧問可以確定貴公司可以簡化流程以提高效率的領域。

隨著世界變得更加數字化和遠程工作變得越來越普遍，企業需要簡化他們的流程。 改善溝通可以幫助團隊成員加快任務。 有關改善溝通和協作的更多提示，請查看本指南。

挑戰 3：PM 需要獲得批准才能採用新軟件

隨著世界變得更加數字化，PM 採用新軟件也就不足為奇了。 事實上，在我們的小型企業軟件購買趨勢調查^[**]中，35% 的 PM 發現採用新軟件的批准要求是最大的挑戰。 許多組織都有批准新軟件的特定流程，可能需要數週甚至數月才能獲得批准。 這可能非常令人沮喪，尤其是在到期日臨近時。

預算通常會限制 SMB，而且您可能沒有資金投資於最新最好的軟件。 因此，中小型企業需要在軟件選擇上保持戰略性。 獲得對新工具的批准可能具有挑戰性，因為 PM 需要對為什麼需要該軟件做出令人信服的解釋。

克服這些常見項目管理挑戰的一些方法是：

• 索取軟件演示：這將幫助您了解如何使用該軟件並使其適應特定項目，以便您可以將此信息傳達給您的領導。
• 提供軟件的商業案例：這應該包括軟件將如何提高效率和節省公司資金的信息。
• 獲得高級管理層的支持：做你的研究並向你的高級經理展示為什麼需要這個新軟件。 他們可以幫助支持這項事業並增加批准的可能性。

隨著企業的數字化，軟件對企業變得越來越重要。 PM 在選擇新軟件時需要具有戰略意義，並且他們需要提出令人信服的理由來說明為什麼需要該軟件。 有關頂級項目管理軟件的完整列表，請查看 Capterra 的目錄。

保持領先趨勢

項目管理在不斷發展。 隨著新的項目管理挑戰和趨勢的出現，項目經理需要保持領先地位。 儘管無法預測未來，但我們確實知道技術將繼續在項目管理行業中發揮重要作用。

PM 需要跟上最新趨勢才能成為早期採用者，並利用新工具可以提供的好處。 Capterra 可以幫助您找到能讓您的公司保持領先地位的頂級軟件。 查看 Capterra 的最佳項目管理軟件列表，以比較可以將您公司的項目提升到新水平的產品。

調查方法

* Capterra 於 2021 年 12 月對 528 名在中小型企業管理項目的美國專業人士進行了工作場所情商調查。 對受訪者的就業狀況（全職）、企業規模（2-500 名員工）和參與項目管理（極度參與）進行了篩選。

** Capterra 的 2021 年小型企業軟件購買趨勢研究旨在確定過去 12 個月中小型和中型企業 (SMB) 所有者的軟件購買行為。

該研究於 2021 年 8 月至 2021 年 10 月在網上對來自美國、加拿大、西班牙、法國和德國的 500 名受訪者以及收入低於 2.5 億美元且擁有 2 至 499 名員工的中小型企業進行了調查。 對受訪者參與軟件購買決策的情況進行了篩選。 那些是組長/成員或有重大影響的人有資格參加研究。