İşletmelerin Ekiplerini Telefon Sistemlerine Entegre Ederken Yaptığı Kritik Hatalar

Microsoft Teams iş yerlerinin vazgeçilmezi haline geldi; dünya genelinde 320 milyondan fazla kişi kullanıyor ve bu sayı giderek artıyor. Nedenini görmek zor değil. Ekipler sohbeti, toplantıları ve ortak çalışmayı tek bir yerde bir araya getirir. Doğal olarak işletmeler şunu düşünüyor: "Neden telefon görüşmelerini de orada yapmıyorsunuz?"

Ancak Teams'i telefon sistemlerine bağlamak bazı karmaşıklıklar içerebilir. Gezinilmesi gereken lisanslama nüansları, yapılandırılması gereken çağrı yönlendirmesi ve karşılanması gereken ağ gereksinimleri vardır. Yanlış uygulandığında bu zorluklar çalışanların hayal kırıklığına uğramasına, cevapsız çağrılara ve BT sorunlarına yol açabilir. Ancak Teams entegrasyonu doğru şekilde kurulduğunda iletişimi dönüştürür: Çalışanlar sorunsuz bir şekilde işbirliği yapar, müşteriler size daha kolay ulaşır ve BT ekipleri daha güçlü güvenlik ve uyumluluk sağlar.

Bu nedenle süreci sessizce rayından çıkarabilecek yaygın tuzakları ve bunlardan nasıl kaçınılacağını anlamak çok önemlidir.

1. Microsoft Teams Entegrasyonlarına Tak ve Çalıştır Olarak Davranmak

Pek çok kişi Teams'i telefon sistemlerine bağlamanın bir kutuyu işaretlemek kadar basit olduğunu varsayıyor. Ne yazık ki bu nadiren doğrudur.

Uygun bir Microsoft Teams entegrasyonu çok daha fazlasını içerir: operatörünüzle koordinasyon sağlamak, numara taşımayı düzenlemek, çağrı yönlendirmeyi yapılandırmak, lisansları atamak ve ağınızın yükü gerçekten kaldırabileceğinden emin olmak.

BT departmanları, alım kuyrukları, arama grupları veya mesai sonrası yönlendirme gibi mevcut çağrı akışlarının nasıl çalıştığını gözden kaçırdığında ve Teams'in bunları otomatik olarak kopyalayacağını varsaydığında sık karşılaşılan bir sorun ortaya çıkar. Aramalar yanlış yere gitmeye başladığında veya sesli mesaj çalışmayı bıraktığında hayal kırıklığı hızla yayılır.

Entegrasyondan önce her çağrı akışını ayrıntılı olarak haritalandırın. Bir müşteri her numarayı çevirdiğinde ne olacağını ve kimin cevap vermesi gerektiğini anlayın. Bu iş akışlarını Teams'in yetenekleriyle uyumlu hale getirin ve kullanıma sunmadan önce bunları kapsamlı bir şekilde test edin.

Ayrıca şunu bilin: Büyük teknoloji projelerinde kuruluşların %55'inden fazlası, gecikmelerin ve maliyet patlamalarının önemli bir nedeni olan sistemler arasındaki karşılıklı bağımlılığı yönetme konusunda başarısız olduklarını bildiriyor. Bu, entegrasyonun nadiren tek bir parçadan ibaret olduğunu, birden fazla sistem ve ekibe dokunduğunu gösteriyor.

2. Ağ ve Donanım Hazırlığını Göz Ardı Etme

Ekipler istikrarlı bir ağa ve uyumlu donanıma güvenir. Zayıf bir Wi-Fi bağlantısı veya eski bir kulaklık, aramaların kesilmesine veya sesin bozulmasına neden olabilir. Birçok şirket Teams lisanslarına binlerce dolar harcıyor ancak yine de güncelliğini yitirmiş kulaklıkları veya yönetilmeyen ağları kullanmaya devam ediyor.

Sonuç? Gecikme, yankı ve titreşim; Avustralya'da, özellikle de internet hızının farklılık gösterebildiği bölge ofislerinde en yaygın Microsoft Teams sorunlarından üçüdür.

Kullanıma sunmadan önce tam bir ağ sağlık kontrolü yapın. Bant genişliğini değerlendirin, QoS ayarlarıyla ses trafiğine öncelik verin ve masaüstü telefonlardan kulaklıklara kadar her cihazın Microsoft'un donanım standartlarını karşıladığından emin olun. Çünkü kullanıcılar düşük çağrı kalitesiyle karşılaştıktan sonra onları geri kazanmak zordur.

3. Kullanıcı Deneyimi ve Eğitimine Bakış

Çalışanların onu nasıl kullanacaklarını anlamamaları durumunda, en iyi yapılandırılmış sistem bile başarısız olacaktır. Çoğu entegrasyon tamamen teknik tarafa odaklanır ve aramaları gerçek kişilerin yanıtlayacağını ve aktaracağını unutur.

En yaygın Microsoft Teams hatalarından biri "sezgisel" olduğunu varsaymaktır. Öyle değil. Çağrı bekletme veya temsilci erişimi gibi özellikler, uygulamalı eğitim almamış kullanıcıların kafasını karıştırır. Bu yüzden insanların her zaman yaptığı şeyi yapıyorlar: bir geçici çözüm bulun veya cep telefonlarına geri dönün.

Tek bir nasıl yapılır videosu göndermek yerine kısa, rol bazlı oturumlar düzenleyin. Resepsiyonistin satış ekibiyle aynı eğitime ihtiyacı yoktur. Aramaların cihazlar arasında nasıl aktarılacağı, birden fazla hattın nasıl yönetileceği, bir arama kesildiğinde ne yapılacağı gibi gerçek dünyadan örnekler gösterin.

Ve lansmandan sonra kontrol etmeye devam edin. "İşinize yaramayan ne?" diye sorun. Küçük sorunları çığ gibi büyüyerek hüsrana dönüşmeden önce yakalarsınız. Benimseme otomatik değildir; destek ve sabırla kazanılır.

4. Yanlış Lisanslama veya Arama Planını Seçmek

Microsoft'un lisanslama modeli kafa karıştırıcı olabilir. Bazı işletmeler aşırı ödeme yaparken, bazıları ise tamamen yanlış planı satın alıyor. Şirketler, nelerin dahil olduğunu anlamadan kendilerini genellikle temel arama özelliklerinden yoksun veya gereksiz eklentiler için ödeme yaparken buluyor.

Örneğin, küçük ekipler yalnızca Microsoft 365 Business Voice'a ihtiyaç duyabilirken, daha büyük kuruluşlar Doğrudan Yönlendirme veya Operatör Bağlantısı gerektirebilir. Her seçenek çağrı yönlendirmeyi, uyumluluğu ve entegrasyon esnekliğini etkiler.

Kaydolmadan önce gerçek arama düzenlerinizi gözden geçirin. Kaç kullanıcı? Hangi bölgeler? Harici aramalar ne sıklıkla yapılıyor?

Team'in lisanslarını baştan sona bilen biriyle ortaklık yapmak hem paradan hem de migrenden tasarruf sağlar.

5. Güvenlik ve Uyumluluğu Unutmak

Bir Ekibin entegrasyonu yalnızca çağrılarla ilgili değildir; verilerle de ilgilidir. Çok fazla. Sesli mesajlar, çağrı kayıtları, toplantı kayıtları; hepsi potansiyel olarak hassastır.

Teams telefon sisteminize bağlandığında yeni dijital “kapılar” açılır: API'ler, yönlendirme sunucuları, harici konektörler. Erişimi yönetmiyorsanız soruna davetiye çıkarıyorsunuz demektir. Bu nedenle, yöneticiler için çok faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin, izinleri sınırlayın ve çağrı verilerinin nerede saklandığını kontrol edin. Bazı sektörler (finans, sağlık hizmetleri, hukuk) sıkı denetim takipleri veya çağrı kayıtlarının tutulmasını gerektirir. Ekipler bunun üstesinden gelebilir, ancak yalnızca doğru şekilde kurulurlarsa.

Güvenliği göz ardı etmek yalnızca verileri riske atmakla kalmaz, aynı zamanda kesinti süresini, itibarı ve güveni de riske atar.

6. Değişim Yönetiminin İhmal Edilmesi

Entegrasyon projeleri çoğunlukla teknolojinin çalışmamasından değil, değişimin iyi yönetilmemesinden dolayı başarısız oluyor.

Yeni bir arama sistemi başlattığınızda alışkanlıkları değiştiriyorsunuz. Eğer “nedenini” iletmezseniz kafa karışıklığı ve sessiz direniş bekleyin. “Neden sistemleri değiştiriyoruz?” "Eskisinin nesi vardı?" Sunumdan sonra değil, öncesinde net yanıtlara ihtiyacınız var.

Dahili şampiyonları, yani departmanlardaki diğerlerinin öğrenmesine yardımcı olabilecek kişileri seçin. Güncellemeleri sık sık, hatta küçük olanları bile gönderin. Değişim yorgunluğu gerçektir ve liderliğin sessizliği durumu daha da kötüleştirir.

Öylece başlayıp herkesin uyum sağlamasını umamazsınız. Onları oraya yönlendirmeniz gerekiyor.

7. Diğer Araçlarla Zayıf Entegrasyon

Ekipler tek başına var olmaz; CRM sistemlerine, takvimlere ve biletleme araçlarına bağlanır. Ancak birçok işletme, arama özelliklerini bu günlük platformlara bağlamadan kuruyor.

Sonuç? Çalışanlar, kişileri bulmak veya çağrıları kaydetmek için uygulamalar arasında geçiş yaparak zaman harcıyor. İş akışını bozar ve verimliliği azaltır.

Dynamics 365 veya Salesforce gibi araçlarla yerel entegrasyonları keşfedin veya çağrı verilerini otomatik olarak senkronize etmek için API'leri kullanın. Gerçek amaç mı? Çağrıların, mesajların ve verilerin doğal bir şekilde birlikte aktığı bir çalışma alanı; insanların açılmaktan korktuğu başka bir platform değil.

Ayrıca, web siteleri aracılığıyla iletişimlerini veya müşteri araçlarını yönetenler için entegrasyon sağlamalı ve telefon, sohbet ve CRM iş akışlarını doğrudan çevrimiçi platformlarında birleştirmeye yardımcı olabilecek Wix Uygulama Entegrasyonu gibi seçenekleri keşfetmelidir.

8. Lansman Sonrası İzleme ve Optimize Etme Başarısızlığı

Sistem yayına girdikten sonra birçok kuruluş, bir şeyler bozuluncaya kadar ilgilenmeyi bırakır. Ancak entegrasyon “ayarla ve unut” işi değildir. Çağrı kalitesi, kullanım kalıpları ve ağ performansı zaman içinde değişir.

Düzenli izleme, sorunların erken tespit edilmesine yardımcı olur. Yönetici panosundaki analizleri kontrol edin. Kalıpları arayın: kesilen aramalar, daha uzun bağlantı süreleri, kullanıcı şikayetleri. Genellikle düzeltme basittir (bant genişliği ayarlaması veya lisans ayarlaması) ancak yalnızca izliyorsanız.

İş büyüdükçe Teams ayarlarında ince ayar yapılması gerekebilir. Ve Microsoft Teams'in en iyi uygulamalarını takip etmek, bir test, geri bildirim ve optimizasyon rutini oluşturmak anlamına gelir.

9. Yanlış Partneri Seçmek

Ve son olarak, belki de en pahalı hata; Teams'i gerçekten anlamayan bir sağlayıcıyla çalışmak.

Pek çok genel BT satıcısı bunu yaptığını iddia ediyor ancak bazı nüansları gözden kaçırıyor: Doğrudan Yönlendirme yapılandırması, yerel operatör kuralları veya yazılım güncellemelerinin çağrı yönlendirmeyi nasıl etkileyebileceği. Birisi Microsoft'un yama notlarını okumadığı için telefon sisteminizin bozulmasını istemezsiniz.

Bu nedenle, gerçek Teams deneyimine ve yerel uzmanlığa sahip bir iş ortağı arayın. Avustralya'da bu aynı zamanda farklı eyaletlerdeki internet değişkenliğini ve telekomünikasyon gerekliliklerini anlamak anlamına da gelir.

Sonuç olarak

Doğru yapıldığında Microsoft Teams'i telefon sisteminizle entegre etmek şirketinizin iletişim şeklini tamamen yeniden şekillendirebilir. Ancak aceleye getirilmiş bir uygulama, atlanan kullanıcı eğitimi veya "ayarla ve unut" zihniyeti, çözdüğünden daha fazla sorun yaratabilir.

Başarılı bir kullanıma sunma yazılımın yüklenmesiyle ilgili değildir; bu, deneyimin doğal hissettirmesi için insanları, süreçleri ve teknolojiyi uyumlu hale getirmekle ilgilidir. Dikkatli planlama ve doğru rehberlikle Teams bir arama aracından daha fazlası haline gelir; şirketinizin işbirliğinin merkezi haline gelir.

İletişim sistemlerini modernleştirmeye hazır işletmeler için hem teknolojiden hem de kullanıcı davranışlarından anlayan bir iş ortağıyla çalışmak büyük fark yaratabilir.