企业在将团队与其电话系统集成时犯的关键错误

Microsoft Teams 已成为工作场所的必备工具 — 全球有超过 3.2 亿人使用它，而且这个数字还在不断攀升。不难看出原因。团队将聊天、会议和协作集中在一处。因此，企业自然会想：“为什么不在那里处理电话呢？”

然而，将 Teams 与电话系统连接可能会涉及一定的复杂性。需要导航的许可细微差别、需要配置的呼叫路由以及需要满足的网络要求。如果处理不当，这些挑战可能会导致员工沮丧、漏接电话和 IT 难题。然而，如果设置正确，Teams 集成将改变沟通方式：员工无缝协作、客户更轻松地联系您、IT 团队保持更强的安全性和合规性。

这就是为什么了解可能悄悄破坏这一过程的常见陷阱以及如何避免它们至关重要。

1. 将 Microsoft Teams 集成视为即插即用

许多人认为将 Teams 连接到他们的电话系统就像选中一个复选框一样简单。不幸的是，事实并非如此。

正确的Microsoft Teams 集成涉及更多内容：与运营商协调、整理号码移植、配置呼叫路由、分配许可证以及确保您的网络能够实际处理负载。

当 IT 部门忽视现有呼叫流的工作方式（例如接待队列、寻线组或下班后路由）并假设 Teams 会自动复制它们时，就会经常出现问题。当电话开始打错地方或语音信箱停止工作时，挫败感会迅速蔓延。

在集成之前，详细映射每个呼叫流程。了解当客户拨打每个号码时会发生什么以及谁需要接听。将这些工作流程与 Teams 的功能保持一致，并在推出之前对其进行彻底测试。

另请注意：在大型科技项目中，超过 55% 的组织表示未能管理跨系统的相互依赖性，这是造成延误和成本井喷的主要原因。这说明集成很少只是一个孤立的部分，它涉及多个系统和团队。

2. 忽略网络和硬件准备情况

团队依赖稳定的网络和兼容的硬件。 Wi-Fi 连接较弱或耳机过时可能会导致通话中断或音频失真。许多公司在 Teams 许可证上花费了数千美元，但仍在使用过时的耳机或非托管网络。

结果呢？滞后、回声和抖动是澳大利亚最常见的三个 Microsoft Teams 问题，尤其是在互联网速度各不相同的区域办事处。

在推出之前进行全面的网络健康检查。评估带宽，通过 QoS 设置确定语音流量的优先级，并确保每台设备（从桌面电话到耳机）都符合 Microsoft 的硬件标准。因为一旦用户体验到糟糕的通话质量，就很难再赢回他们。

3.忽视用户体验和培训

如果员工不了解如何使用，即使配置最好的系统也会失败。许多集成完全专注于技术方面，而忘记了真正的人将接听和转接电话。

Microsoft Teams 最常见的错误之一是假设“它很直观”。它不是。呼叫驻留或代理访问等功能会让没有接受过实践培训的用户感到困惑。因此，他们做了人们经常做的事情：找到解决方法或回到手机上。

不要发送单个操作视频，而是运行简短的、基于角色的会话。接待员不需要与销售团队相同的培训。展示真实示例 - 如何在设备之间转接呼叫、如何处理多条线路、呼叫掉线时该怎么办。

并在启动后继续检查。问：“什么对你不起作用？”您会在小问题像滚雪球一样变得令人沮丧之前发现它们。采用并不是自动的——它是通过支持和耐心赢得的。

4. 选择错误的许可或通话计划

微软的许可模式可能会令人困惑。有些企业最终支付过高的费用，而另一些企业则完全购买了错误的计划。如果不了解其中包含的内容，公司经常会发现自己缺少基本的通话功能或为多余的附加组件付费。

例如，较小的团队可能只需要 Microsoft 365 商业语音，而较大的企业可能需要直接路由或 Operator Connect。每个选项都会影响呼叫路由、合规性和集成灵活性。

注册之前，请检查您的实际通话模式。有多少用户？什么地区？外部呼叫的频率如何？

与对 Team 的许可了如指掌的人合作既可以节省金钱，又可以避免偏头痛。

5. 忘记安全性和合规性

团队的集成不仅仅涉及呼叫，还涉及数据。很多。语音邮件、通话记录、会议记录——所有这些都可能敏感。

当 Teams 连接到你的电话系统时，新的数字“门”打开：API、路由服务器、外部连接器。如果您不管理访问权限，就会带来麻烦。因此，为管理员启用多重身份验证、限制权限并检查通话数据的存储位置。一些行业（金融、医疗保健、法律）需要严格的审计跟踪或通话录音保留。团队可以处理这个问题，但前提是设置正确。

忽视安全性不仅会带来数据风险，还会带来停机、声誉和信任的风险。

6.忽视变革管理

集成项目通常失败不是因为技术不起作用，而是因为变革管理不善。

当您引入新的呼叫系统时，您正在改变习惯。如果你不传达“为什么”，就会出现困惑和无声的抵制。 “我们为什么要切换系统？” “那老家伙到底是怎么了？”您需要在推出之前而不是之后得到明确的答案。

选择内部冠军——跨部门、能够帮助他人学习的人。经常发送更新，即使是小更新。变革疲劳是真实存在的，领导层的沉默会使情况变得更糟。

你不能只是发布并希望每个人都适应。你必须引导他们到达那里。

7. 与其他工具的集成不佳

团队并不是孤立存在的，它与 CRM 系统、日历和票务工具相连接。但许多企业在设置呼叫功能时并未将其链接到这些日常平台。

结果呢？员工浪费时间在应用程序之间切换来查找联系人或记录通话。它破坏了工作流程并降低了生产力。

探索与 Dynamics 365 或 Salesforce 等工具的本机集成，或使用 API 自动同步呼叫数据。真正的目标？呼叫、消息和数据自然流动在一起的工作空间，而不是人们害怕打开的另一个平台。

它还应该为通过网站管理通信或客户工具的人员提供集成，探索 Wix 应用集成等选项，帮助直接在其在线平台内统一电话、聊天和 CRM 工作流程。

8. 未能监控和优化启动后

一旦系统上线，许多组织就会停止关注，直到出现问题。但集成并不是一项“一劳永逸”的任务。通话质量、使用模式和网络性能都会随着时间的推移而发生变化。

定期监控有助于及早发现问题。检查管理仪表板中的分析。寻找模式：掉线、连接时间延长、用户投诉。通常解决方法很简单——调整带宽或调整许可证——但前提是您正在观看。

随着业务的增长，Teams 设置可能需要微调。遵循Microsoft Teams 最佳实践意味着构建测试、反馈和优化例程。

9. 选择错误的合作伙伴

最后，也许是所有错误中最昂贵的错误 - 与实际上不了解 Teams 的提供商合作。

许多一般 IT 供应商声称他们这样做，但他们忽略了细微差别：直接路由配置、本地运营商规则或软件更新如何影响呼叫路由。您不希望您的手机系统因为有人没有阅读微软的补丁说明而崩溃。

因此，寻找具有真正的 Teams 经验和本地专业知识的合作伙伴。在澳大利亚，这还意味着了解不同州的互联网变化和电信要求。

底线

如果做得好，将 Microsoft Teams 与您的电话系统集成可以彻底重塑您公司的沟通方式。但仓促实施、跳过用户培训或“一劳永逸”的心态可能会产生比解决的问题更多的问题。

成功的部署并不在于安装软件；而是在于安装软件。它是关于协调人员、流程和技术，让体验感觉自然。通过仔细的规划和正确的指导，Teams 不仅仅是一个呼叫工具；它成为您公司的协作中心。

对于准备对其通信系统进行现代化改造的企业来说，与既了解技术又了解用户行为的合作伙伴合作可以发挥重要作用。