ข้อผิดพลาดร้ายแรงที่ธุรกิจเกิดขึ้นเมื่อรวมทีมเข้ากับระบบโทรศัพท์ของตน

Microsoft Teams กลายเป็นสถานที่ทำงานที่จำเป็น โดยมีผู้คนมากกว่า 320 ล้านคนทั่วโลกใช้งาน และจำนวนดังกล่าวก็เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ ไม่ยากเลยว่าทำไม ทีมรวบรวมการแชท การประชุม และการทำงานร่วมกันไว้ในที่เดียว โดยธรรมชาติแล้ว ธุรกิจต่างๆ คิดว่า: “ทำไมไม่จัดการเรื่องโทรศัพท์ที่นั่นด้วยล่ะ”

อย่างไรก็ตาม การเชื่อมต่อ Teams เข้ากับระบบโทรศัพท์อาจเกี่ยวข้องกับความซับซ้อนบางประการ มีความแตกต่างในการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ในการนำทาง การกำหนดเส้นทางการโทรเพื่อกำหนดค่า และข้อกำหนดของเครือข่ายที่ต้องปฏิบัติตาม หากทำไม่ถูกต้อง ความท้าทายเหล่านี้อาจนำไปสู่ความหงุดหงิดของพนักงาน สายที่ไม่ได้รับ และความปวดหัวด้านไอที อย่างไรก็ตาม เมื่อตั้งค่าอย่างถูกต้อง การบูรณาการ Teams จะเปลี่ยนการสื่อสาร: พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ลูกค้าเข้าถึงคุณได้ง่ายขึ้น และทีม IT จะรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

ด้วยเหตุนี้ จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเข้าใจข้อผิดพลาดทั่วไปที่อาจทำให้กระบวนการหยุดชะงักอย่างเงียบๆ และวิธีหลีกเลี่ยง

1. การปฏิบัติต่อการรวม Microsoft Teams เป็นแบบ Plug-and-Play

หลายๆ คนคิดว่าการเชื่อมโยง Teams กับระบบโทรศัพท์ของตนทำได้ง่ายเพียงแค่ทำเครื่องหมายในช่อง น่าเสียดายที่นั่นไม่ค่อยเป็นความจริง

การบูรณาการ Microsoft Teams ที่เหมาะสมนั้นเกี่ยวข้องกับมากกว่านั้น: การประสานงานกับผู้ให้บริการของคุณ การแยกย้ายหมายเลข การกำหนดค่าการกำหนดเส้นทางการโทร การกำหนดใบอนุญาต และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครือข่ายของคุณสามารถรองรับภาระงานได้จริง

ปัญหาที่พบบ่อยเกิดขึ้นเมื่อแผนก IT มองข้ามวิธีการทำงานของโฟลว์การโทรที่มีอยู่ เช่น คิวการรับ กลุ่มการโทร หรือการกำหนดเส้นทางนอกเวลาทำการ และถือว่า Teams จะจำลองการโทรเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ เมื่อการโทรเริ่มผิดที่หรือวอยซ์เมลหยุดทำงาน ความหงุดหงิดก็แพร่กระจายอย่างรวดเร็ว

ก่อนที่จะบูรณาการ ให้แมปทุกขั้นตอนการโทรอย่างละเอียด ทำความเข้าใจว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อลูกค้ากดหมายเลขแต่ละหมายเลขและใครต้องรับสาย จัดแนวเวิร์กโฟลว์เหล่านี้ให้สอดคล้องกับความสามารถของ Teams และทดสอบอย่างละเอียดก่อนเปิดตัว

นอกจากนี้ โปรดทราบด้วย: ในโครงการเทคโนโลยีขนาดใหญ่ องค์กรมากกว่า 55% รายงานว่าล้มเหลวในการจัดการการพึ่งพาซึ่งกันและกันระหว่างระบบ ซึ่งเป็นสาเหตุสำคัญของความล่าช้าและค่าใช้จ่ายที่ลดลง นั่นแสดงให้เห็นว่าการบูรณาการนั้นแทบจะไม่ได้เป็นเพียงส่วนเดียวเท่านั้น เนื่องจากเกี่ยวข้องกับหลายระบบและทีม

2. ละเว้นความพร้อมของเครือข่ายและฮาร์ดแวร์

ทีมอาศัยเครือข่ายที่เสถียรและฮาร์ดแวร์ที่เข้ากันได้ การเชื่อมต่อ Wi-Fi ที่สัญญาณอ่อนหรือชุดหูฟังที่ล้าสมัยอาจทำให้สายหลุดหรือเสียงผิดเพี้ยนได้ บริษัทหลายแห่งใช้จ่ายสิทธิ์การใช้งาน Teams หลายพันครั้ง แต่ยังคงใช้ชุดหูฟังที่ล้าสมัยหรือเครือข่ายที่ไม่มีการจัดการ

ผลลัพธ์? ความล่าช้า เสียงก้อง และความกระวนกระวายใจ—สาม ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของ Microsoft Teams ในออสเตรเลีย โดยเฉพาะในสำนักงานภูมิภาคที่ความเร็วอินเทอร์เน็ตอาจแตกต่างกันไป

ตรวจสอบประสิทธิภาพเครือข่ายทั้งหมดก่อนเปิดตัว ประเมินแบนด์วิดท์ จัดลำดับความสำคัญการรับส่งข้อมูลเสียงด้วยการตั้งค่า QoS และตรวจสอบให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทุกเครื่อง ตั้งแต่โทรศัพท์ตั้งโต๊ะไปจนถึงชุดหูฟัง ตรงตามมาตรฐานฮาร์ดแวร์ของ Microsoft เนื่องจากเมื่อผู้ใช้ประสบปัญหาคุณภาพการโทรที่ไม่ดี ก็ยากที่จะเรียกกลับคืนมา

3. มองเห็นประสบการณ์ผู้ใช้และการฝึกอบรม

แม้แต่ระบบที่ได้รับการกำหนดค่าไว้อย่างดีที่สุดก็ยังล้มเหลวได้หากพนักงานไม่เข้าใจวิธีใช้งาน การผสานรวมจำนวนมากมุ่งเน้นไปที่ด้านเทคนิคโดยสิ้นเชิงและลืมไปว่าคนจริงจะรับสายและโอนสาย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดประการหนึ่งของ Microsoft Teams คือการถือว่า “ใช้งานง่าย” มันไม่ใช่ คุณลักษณะต่างๆ เช่น การพักสายหรือการเข้าถึงของผู้รับมอบสิทธิ์สร้างความสับสนให้กับผู้ใช้ที่ไม่ได้รับการฝึกอบรมภาคปฏิบัติ ดังนั้นพวกเขาจึงทำในสิ่งที่ผู้คนมักทำ: ค้นหาวิธีแก้ปัญหาหรือกลับไปใช้โทรศัพท์มือถือของตน

แทนที่จะส่งวิดีโอแสดงวิธีการเพียงวิดีโอเดียว ให้จัดเซสชันสั้นๆ ตามบทบาท พนักงานต้อนรับไม่จำเป็นต้องได้รับการฝึกอบรมแบบเดียวกับทีมขาย แสดงตัวอย่างการใช้งานจริง เช่น วิธีโอนสายระหว่างอุปกรณ์ วิธีจัดการหลายสาย สิ่งที่ต้องทำเมื่อมีสายหลุด

และเช็คอินต่อไปหลังจากเปิดตัว ถามว่า “อะไรไม่ได้ผลสำหรับคุณ” คุณจะพบปัญหาเล็กๆ น้อยๆ ก่อนที่มันจะลุกลามจนกลายเป็นความหงุดหงิด การนำไปใช้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ แต่ได้มาผ่านการสนับสนุนและความอดทน

4. การเลือกใบอนุญาตหรือแผนการโทรไม่ถูกต้อง

รูปแบบการออกใบอนุญาตของ Microsoft อาจทำให้เกิดความสับสน ธุรกิจบางแห่งต้องจ่ายเงินมากเกินไป ในขณะที่บางธุรกิจซื้อแผนผิดทั้งหมด โดยไม่เข้าใจสิ่งที่รวมอยู่ บริษัทต่างๆ มักจะพบว่าตนเองขาดคุณสมบัติการโทรขั้นพื้นฐานหรือต้องจ่ายค่าบริการเสริมที่ซ้ำซ้อน

ตัวอย่างเช่น ทีมขนาดเล็กอาจต้องการเพียง Microsoft 365 Business Voice ในขณะที่องค์กรขนาดใหญ่อาจต้องใช้ Direct Routing หรือ Operator Connect แต่ละตัวเลือกส่งผลต่อการกำหนดเส้นทางการโทร การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความยืดหยุ่นในการรวมระบบ

ก่อนสมัคร โปรดตรวจสอบรูปแบบการโทรจริงของคุณ มีผู้ใช้งานกี่คน? ภูมิภาคใดบ้าง? มีการโทรภายนอกบ่อยแค่ไหน?

การเป็นพันธมิตรกับผู้ที่รู้ใบอนุญาตของทีมจากภายในสู่ภายนอกช่วยประหยัดทั้งเงินและไมเกรน

5. ลืมเรื่องความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การบูรณาการของทีมไม่ใช่แค่การโทรเท่านั้น แต่ยังเกี่ยวกับข้อมูลด้วย เยอะมาก. ข้อความเสียง บันทึกการโทร บันทึกการประชุม ทั้งหมดนี้ล้วนมีความละเอียดอ่อน

เมื่อ Teams เชื่อมต่อกับระบบโทรศัพท์ของคุณ “ประตู” ดิจิทัลใหม่จะเปิดออก: API, เซิร์ฟเวอร์การกำหนดเส้นทาง, ตัวเชื่อมต่อภายนอก และหากคุณไม่ได้จัดการการเข้าถึง คุณกำลังเชิญปัญหา ดังนั้น เปิดใช้งานการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัยสำหรับผู้ดูแลระบบ จำกัดสิทธิ์ และตรวจสอบว่าข้อมูลการโทรถูกเก็บไว้ที่ใด อุตสาหกรรมบางประเภท เช่น การเงิน การดูแลสุขภาพ กฎหมาย ต้องการเส้นทางการตรวจสอบที่เข้มงวดหรือการเก็บรักษาบันทึกการโทร ทีมสามารถจัดการเรื่องนั้นได้ แต่ต้องตั้งค่าให้ถูกต้องเท่านั้น

การมองข้ามความปลอดภัยไม่เพียงแต่เสี่ยงต่อข้อมูลเท่านั้น แต่ยังเสี่ยงต่อการหยุดทำงาน ชื่อเสียง และความน่าเชื่อถืออีกด้วย

6. ละเลยการจัดการการเปลี่ยนแปลง

โครงการบูรณาการมักจะล้มเหลวไม่ใช่เพราะเทคโนโลยีใช้งานไม่ได้ แต่เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงไม่ได้รับการจัดการอย่างดี

เมื่อคุณแนะนำระบบการโทรใหม่ นิสัยของคุณเปลี่ยนไป หากคุณไม่สื่อสารว่า “ทำไม” คาดว่าจะเกิดความสับสนและการต่อต้านอย่างเงียบๆ “ทำไมเราถึงเปลี่ยนระบบ” “อันเก่ามีอะไรผิดปกติเหรอ?” คุณต้องมีคำตอบที่ชัดเจนก่อนการเปิดตัว ไม่ใช่หลังจากนั้น

เลือกผู้ชนะเลิศภายใน—ผู้คนจากแผนกต่างๆ ที่สามารถช่วยให้ผู้อื่นเรียนรู้ได้ ส่งการอัปเดตบ่อยครั้ง แม้แต่การอัปเดตเล็กๆ น้อยๆ ความเหนื่อยล้าจากการเปลี่ยนแปลงมีจริง และความเงียบจากภาวะผู้นำยิ่งทำให้แย่ลง

คุณไม่สามารถเปิดตัวและหวังว่าทุกคนจะปรับตัวได้ คุณต้องแนะนำพวกเขาที่นั่น

7. บูรณาการไม่ดีกับเครื่องมืออื่น ๆ

ทีมไม่ได้อยู่แยกจากกัน แต่จะเชื่อมต่อกับระบบ CRM ปฏิทิน และเครื่องมือจองตั๋ว แต่ธุรกิจจำนวนมากตั้งค่าฟีเจอร์การโทรโดยไม่ต้องเชื่อมโยงกับแพลตฟอร์มในชีวิตประจำวันเหล่านี้

ผลลัพธ์? พนักงานเสียเวลาในการสลับระหว่างแอปเพื่อค้นหารายชื่อติดต่อหรือบันทึกการโทร มันทำลายขั้นตอนการทำงานและลดประสิทธิภาพการทำงาน

สำรวจการผสานรวมแบบเนทีฟกับเครื่องมือ เช่น Dynamics 365 หรือ Salesforce หรือใช้ API เพื่อซิงค์ข้อมูลการโทรโดยอัตโนมัติ เป้าหมายที่แท้จริง? พื้นที่ทำงานที่การโทร ข้อความ และข้อมูลไหลมารวมกันอย่างเป็นธรรมชาติ ไม่ใช่แพลตฟอร์มอื่นที่ผู้คนไม่กล้าเปิด

นอกจากนี้ ควรจัดให้มีการบูรณาการสำหรับผู้ที่จัดการการสื่อสารหรือเครื่องมือลูกค้าผ่านทางเว็บไซต์ สำรวจตัวเลือกต่างๆ เช่น การรวมแอป Wix ซึ่งสามารถช่วยรวมโฟลว์โทรศัพท์ แชท และ CRM ได้โดยตรงภายในแพลตฟอร์มออนไลน์ของพวกเขา

8. ล้มเหลวในการตรวจสอบและเพิ่มประสิทธิภาพหลังการเปิดตัว

เมื่อระบบใช้งานได้ องค์กรหลายแห่งก็หยุดให้ความสนใจ จนกว่าจะมีบางอย่างขัดข้อง แต่การรวมระบบไม่ใช่งาน "ตั้งค่าแล้วลืม" คุณภาพการโทร รูปแบบการใช้งาน และประสิทธิภาพของเครือข่าย ล้วนเปลี่ยนแปลงไปตามกาลเวลา

การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอช่วยระบุปัญหาได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ตรวจสอบการวิเคราะห์ในแดชบอร์ดผู้ดูแลระบบ มองหารูปแบบ: สายหลุด, ระยะเวลาการเชื่อมต่อนานขึ้น, ข้อร้องเรียนจากผู้ใช้ บ่อยครั้งการแก้ไขนั้นทำได้ง่าย—การปรับแต่งแบนด์วิดท์หรือการปรับใบอนุญาต—แต่เฉพาะในกรณีที่คุณกำลังรับชมอยู่เท่านั้น

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การตั้งค่า Teams อาจต้องมีการปรับแต่งอย่างละเอียด และการปฏิบัติตาม แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ Microsoft Teams หมายถึงการสร้างกิจวัตรการทดสอบ คำติชม และการเพิ่มประสิทธิภาพ

9. การเลือกคู่ครองผิด

และสุดท้าย อาจเป็นข้อผิดพลาดที่แพงที่สุด นั่นคือการทำงานกับผู้ให้บริการที่ไม่เข้าใจ Teams จริงๆ

ผู้จำหน่ายไอทีทั่วไปจำนวนมากอ้างว่าตนทำเช่นนั้น แต่พวกเขาพลาดความแตกต่าง: การกำหนดค่าการกำหนดเส้นทางโดยตรง กฎของผู้ให้บริการในพื้นที่ หรือวิธีที่การอัปเดตซอฟต์แวร์ส่งผลต่อการกำหนดเส้นทางการโทร คุณไม่ต้องการให้ระบบโทรศัพท์ของคุณพังเพราะมีคนไม่ได้อ่านบันทึกการแก้ไขของ Microsoft

ดังนั้น ให้มองหาพันธมิตรที่มีประสบการณ์ Teams จริงและมีความเชี่ยวชาญในท้องถิ่น ในออสเตรเลีย นั่นยังหมายถึงการทำความเข้าใจความแปรปรวนของอินเทอร์เน็ตและข้อกำหนดด้านโทรคมนาคมในรัฐต่างๆ

บรรทัดล่าง

เมื่อทำถูกต้องแล้ว การรวม Microsoft Teams เข้ากับระบบโทรศัพท์ของคุณสามารถปรับเปลี่ยนวิธีการสื่อสารของบริษัทของคุณได้โดยสิ้นเชิง แต่การดำเนินการที่เร่งรีบ ข้ามการฝึกอบรมผู้ใช้ หรือกรอบความคิดแบบ "ตั้งค่าแล้วลืม" สามารถสร้างปัญหาได้มากกว่าที่จะแก้ไขได้

การเปิดตัวที่ประสบความสำเร็จไม่ได้เกี่ยวกับการติดตั้งซอฟต์แวร์ เป็นเรื่องเกี่ยวกับการปรับผู้คน กระบวนการ และเทคโนโลยี เพื่อให้ประสบการณ์รู้สึกเป็นธรรมชาติ ด้วยการวางแผนอย่างรอบคอบและคำแนะนำที่ถูกต้อง Teams จึงเป็นมากกว่าเครื่องมือเรียกร้อง มันจะกลายเป็นศูนย์กลางความร่วมมือของบริษัทของคุณ

สำหรับธุรกิจที่พร้อมจะปรับปรุงระบบการสื่อสารให้ทันสมัย ​​การทำงานร่วมกับพันธมิตรที่เข้าใจทั้งเทคโนโลยีและพฤติกรรมผู้ใช้จะสามารถสร้างความแตกต่างได้