Greșeli critice pe care companiile le fac atunci când integrează echipele cu sistemul lor telefonic

Microsoft Teams a devenit un element esențial la locul de muncă - peste 320 de milioane de oameni îl folosesc la nivel global, iar acest număr continuă să crească. Nu este greu de înțeles de ce. Echipele reunesc chat-ul, întâlnirile și colaborarea într-un singur loc. Deci, firesc, companiile se gândesc: „De ce să nu se ocupe și de apelurile telefonice acolo?”

Cu toate acestea, conectarea echipelor cu sistemele telefonice poate implica anumite complexități. Există nuanțe de licențiere de navigat, rutarea apelurilor de configurat și cerințe de rețea de îndeplinit. Efectuate incorect, aceste provocări pot duce la angajați frustrați, apeluri pierdute și dureri de cap IT. Cu toate acestea, atunci când este configurată corect, integrarea Teams transformă comunicarea: angajații colaborează fără probleme, clienții vă ajung mai ușor, iar echipele IT mențin securitate și conformitate mai puternice.

De aceea, este esențial să înțelegem capcanele obișnuite care pot deraia în liniște procesul - și cum să le evitați.

1. Tratarea integrărilor Microsoft Teams ca Plug-and-Play

Mulți oameni presupun că conectarea echipelor la sistemul lor telefonic este la fel de simplă ca și bifarea unei casete. Din păcate, asta este rareori adevărat.

O integrare adecvată cu Microsoft Teams implică mult mai mult: coordonarea cu operatorul dvs., sortarea portarii numerelor, configurarea direcționării apelurilor, atribuirea de licențe și asigurarea faptului că rețeaua dvs. poate gestiona sarcina.

O problemă frecventă apare atunci când departamentele IT ignoră modul în care funcționează fluxurile de apeluri existente - cum ar fi cozile de recepție, grupurile de vânătoare sau rutarea după orele de program - și presupun că echipele le vor replica automat. Când apelurile încep să ajungă la locul nepotrivit sau mesageria vocală nu mai funcționează, frustrarea se răspândește rapid.

Înainte de integrare, mapați fiecare flux de apeluri în detaliu. Înțelegeți ce se întâmplă atunci când un client formează fiecare număr și cine trebuie să răspundă. Aliniați aceste fluxuri de lucru cu capacitățile Teams și testați-le cu atenție înainte de lansare.

De asemenea, știți acest lucru: în proiectele tehnologice mari, mai mult de 55% dintre organizații raportează că nu reușesc să gestioneze interdependențele între sisteme, ceea ce este o cauză majoră a întârzierilor și a reducerii costurilor. Aceasta ilustrează modul în care integrarea este rareori doar o singură piesă izolată – atinge mai multe sisteme și echipe.

2. Ignorarea pregătirii pentru rețea și hardware

Echipele se bazează pe o rețea stabilă și pe hardware compatibil. O conexiune Wi-Fi slabă sau căști învechite pot cauza oprirea apelurilor sau sunetul distorsionat. Multe companii cheltuiesc mii de licențe Teams, dar continuă să folosească căști învechite sau rețele neadministrate.

Rezultatul? Întârziere, ecou și agitație – trei dintre cele mai frecvente probleme Microsoft Teams din Australia , în special în birourile regionale unde viteza internetului poate varia.

Efectuați o verificare completă a stării de sănătate a rețelei înainte de lansare. Evaluați lățimea de bandă, acordați prioritate traficului vocal cu setările QoS și asigurați-vă că fiecare dispozitiv, de la telefoane de birou la căști, îndeplinește standardele hardware ale Microsoft. Pentru că odată ce utilizatorii se confruntă cu o calitate slabă a apelurilor, este greu să-i recâștigeți.

3. Trecerea cu vederea experienței utilizatorului și instruirii

Chiar și cel mai bine configurat sistem va eșua dacă angajații nu înțeleg cum să-l folosească. Multe integrări se concentrează în întregime pe partea tehnică și uită că oamenii reali vor răspunde și vor transfera apeluri.

Una dintre cele mai frecvente greșeli ale Microsoft Teams este să presupunem că „este intuitiv”. Nu este. Funcții precum parcarea apelurilor sau accesul delegat derutează utilizatorii care nu au avut cursuri practice. Așa că fac ceea ce fac oamenii întotdeauna: găsesc o soluție sau se întorc la telefoanele mobile.

În loc să trimiteți un singur videoclip informativ, desfășurați sesiuni scurte, bazate pe roluri. Recepționerul nu are nevoie de aceeași pregătire ca echipa de vânzări. Afișați exemple din lumea reală — cum să transferați apeluri între dispozitive, cum să gestionați mai multe linii, ce să faceți când un apel este oprit.

Și continuă să verifici după lansare. Întrebați: „Ce nu funcționează pentru tine?” Vei prinde mici probleme înainte ca bulgări de zăpadă să devină frustrare. Adopția nu este automată – este câștigată prin sprijin și răbdare.

4. Alegerea unui plan greșit de licențiere sau de apelare

Modelul de licențiere Microsoft poate fi confuz. Unele companii ajung să plătească în exces, în timp ce altele cumpără complet planul greșit. Fără să înțeleagă ce este inclus, companiile se trezesc adesea fără funcții de bază pentru apeluri sau plătesc pentru suplimente redundante.

De exemplu, echipele mai mici ar putea avea nevoie doar de Microsoft 365 Business Voice, în timp ce întreprinderile mai mari ar putea necesita rutare directă sau Operator Connect. Fiecare opțiune afectează rutarea apelurilor, conformitatea și flexibilitatea integrării.

Înainte de a vă înscrie, examinați tiparele dvs. de apel reale. Câți utilizatori? Ce regiuni? Cât de des se fac apelurile externe?

Parteneriatul cu cineva care cunoaște licențele Team pe dinafară economisește atât bani, cât și migrene.

5. Uitând de securitate și conformitate

Integrarea unei echipe nu este doar despre apeluri, ci despre date. Multe. Mesaje vocale, jurnalele de apeluri, înregistrările întâlnirilor — toate potenţial sensibile.

Când Teams se conectează la sistemul dvs. de telefonie, se deschid noi „uși” digitale: API-uri, servere de rutare, conectori externi. Și dacă nu gestionați accesul, creați probleme. Deci, activați autentificarea cu mai mulți factori pentru administratori, limitați permisiunile și verificați unde sunt stocate datele apelurilor. Unele industrii — financiar, asistență medicală, juridică — necesită urmăriri stricte de audit sau păstrarea înregistrărilor apelurilor. Echipele se pot descurca cu asta, dar numai dacă sunt configurate corect.

Trecerea cu vederea securității nu riscă doar datele, ci riscă perioade de nefuncționare, reputație și încredere.

6. Neglijarea managementului schimbării

Proiectele de integrare deseori eșuează nu pentru că tehnologia nu funcționează, ci pentru că schimbarea nu este gestionată bine.

Când introduceți un nou sistem de apeluri, vă schimbați obiceiurile. Dacă nu comunicați „de ce”, așteptați-vă la confuzie și rezistență liniștită. „De ce schimbăm sistemele?” „Ce a fost în neregulă cu cel vechi?” Aveți nevoie de răspunsuri clare înainte de lansare, nu după.

Alegeți campioni interni – oameni din departamente care îi pot ajuta pe alții să învețe. Trimite actualizări des, chiar și cele mici. Oboseala de schimbare este reală, iar tăcerea din partea conducerii o înrăutățește.

Nu poți doar să lansezi și să speri că toată lumea se adaptează. Trebuie să-i ghidezi acolo.

7. Integrare slabă cu alte instrumente

Echipele nu există izolat – se conectează cu sisteme CRM, calendare și instrumente de ticketing. Dar multe companii au configurat funcții de apel fără a le conecta la aceste platforme de zi cu zi.

Rezultatul? Angajații pierd timp comutând între aplicații pentru a găsi contacte sau a înregistra apelurile. Întrerupe fluxul de lucru și reduce productivitatea.

Explorați integrările native cu instrumente precum Dynamics 365 sau Salesforce sau utilizați API-uri pentru a sincroniza automat datele apelurilor. Scopul real? Un spațiu de lucru în care apelurile, mesajele și datele curg împreună în mod natural – nu o altă platformă pe care oamenii se tem să o deschidă.

De asemenea, ar trebui să ofere integrare pentru cei care își gestionează comunicațiile sau instrumentele clienților prin intermediul site-urilor web, explorând opțiuni precum Wix App Integration, care pot ajuta la unificarea fluxurilor de lucru prin telefon, chat și CRM direct în platformele lor online.

8. Eșecul de a monitoriza și optimiza după lansare

Odată ce sistemul este activ, multe organizații încetează să acorde atenție – până când ceva se sparge. Dar integrarea nu este o sarcină de tip „setare și uitare”. Calitatea apelurilor, modelele de utilizare și performanța rețelei se schimbă în timp.

Monitorizarea regulată ajută la identificarea timpurie a problemelor. Verificați statisticile în tabloul de bord administrativ. Căutați modele: apeluri renunțate, timpi mai lungi de conectare, plângeri ale utilizatorilor. Adesea, remedierea este simplă - o ajustare a lățimii de bandă sau o ajustare a licenței - dar numai dacă vizionați.

Pe măsură ce afacerea crește, este posibil ca setările Teams să aibă nevoie de o ajustare fină. Și respectarea celor mai bune practici Microsoft Teams înseamnă construirea unei rutine de testare, feedback și optimizare.

9. Alegerea partenerului greșit

Și, în sfârșit, poate cea mai costisitoare greșeală dintre toate - lucrul cu un furnizor care nu înțelege de fapt Teams.

Mulți furnizori generali de IT susțin că o fac, dar le scapă nuanțele: configurația de rutare directă, regulile operatorului local sau modul în care actualizările de software pot afecta rutarea apelurilor. Nu doriți ca sistemul dvs. de telefonie să se defecteze pentru că cineva nu a citit notele de corecție ale Microsoft.

Așadar, căutați un partener cu experiență reală în echipe și expertiză locală. În Australia, asta înseamnă și înțelegerea variabilității internetului și a cerințelor de telecomunicații în diferite state.

Concluzia

Efectuat corect, integrarea Microsoft Teams cu sistemul dvs. de telefonie poate remodela complet modul în care compania dvs. comunică. Însă o implementare grăbită, o instruire a utilizatorilor omisă sau o mentalitate de „setare și uitare” pot crea mai multe probleme decât rezolvă.

O lansare cu succes nu se referă la instalarea de software; este vorba despre alinierea oamenilor, proceselor și tehnologiei, astfel încât experiența să fie naturală. Cu o planificare atentă și îndrumarea corectă, Teams devine mai mult decât un instrument de apelare; devine centrul colaborării companiei tale.

Pentru companiile pregătite să își modernizeze sistemele de comunicații, lucrul cu un partener care înțelege atât tehnologia, cât și comportamentul utilizatorilor poate face toată diferența.