Kesalahan Kritis yang Dilakukan Bisnis Saat Mengintegrasikan Tim dengan Sistem Teleponnya

Microsoft Teams telah menjadi kebutuhan penting di tempat kerja — lebih dari 320 juta orang menggunakannya secara global, dan jumlah tersebut terus meningkat. Tidak sulit untuk mengetahui alasannya. Tim menyatukan obrolan, rapat, dan kolaborasi di satu tempat. Jadi wajar saja jika bisnis berpikir: “Mengapa tidak menangani panggilan telepon di sana juga?”

Namun, menghubungkan Teams dengan sistem telepon dapat menimbulkan kerumitan tertentu. Ada nuansa lisensi yang harus dinavigasi, perutean panggilan yang harus dikonfigurasi, dan persyaratan jaringan yang harus dipenuhi. Jika dilakukan secara tidak benar, tantangan ini dapat menyebabkan karyawan frustrasi, panggilan tidak terjawab, dan sakit kepala di bidang TI. Namun, jika disiapkan dengan benar, integrasi Teams akan mengubah komunikasi: karyawan berkolaborasi dengan lancar, klien menghubungi Anda dengan lebih mudah, dan tim TI menjaga keamanan dan kepatuhan yang lebih kuat.

Oleh karena itu, penting untuk memahami kendala-kendala umum yang dapat menggagalkan proses tersebut – dan bagaimana cara menghindarinya.

1. Memperlakukan Integrasi Microsoft Teams sebagai Plug-and-Play

Banyak orang berasumsi menghubungkan Teams ke sistem telepon mereka semudah mencentang kotak. Sayangnya, hal tersebut jarang benar.

Integrasi Microsoft Teams yang tepat melibatkan lebih banyak hal: berkoordinasi dengan operator Anda, memilah porting nomor, mengonfigurasi perutean panggilan, menetapkan lisensi, dan memastikan jaringan Anda benar-benar dapat menangani beban tersebut.

Masalah yang sering muncul ketika departemen TI mengabaikan cara kerja alur panggilan yang ada—seperti antrean penerimaan, grup pencarian, atau perutean setelah jam kerja—dan berasumsi Teams akan mereplikasinya secara otomatis. Ketika panggilan mulai masuk ke tempat yang salah atau pesan suara berhenti berfungsi, rasa frustrasi menyebar dengan cepat.

Sebelum integrasi, petakan setiap alur panggilan secara detail. Pahami apa yang terjadi ketika pelanggan menghubungi setiap nomor dan siapa yang perlu menjawabnya. Selaraskan alur kerja ini dengan kemampuan Teams, dan uji secara menyeluruh sebelum peluncuran.

Perlu diketahui juga hal ini: dalam proyek teknologi besar, lebih dari 55% organisasi melaporkan kegagalan dalam mengelola saling ketergantungan antar sistem, yang merupakan penyebab utama penundaan dan pembengkakan biaya. Hal ini menggambarkan betapa integrasi tidak hanya terjadi pada satu bagian saja, melainkan mencakup banyak sistem dan tim.

2. Mengabaikan Kesiapan Jaringan dan Hardware

Tim mengandalkan jaringan yang stabil dan perangkat keras yang kompatibel. Koneksi Wi-Fi yang lemah atau headset yang ketinggalan jaman dapat menyebabkan panggilan terputus atau audio terdistorsi. Banyak perusahaan menghabiskan ribuan dolar untuk membeli lisensi Teams namun tetap menggunakan headset yang ketinggalan jaman atau jaringan yang tidak dikelola.

Hasilnya? Lag, echo, dan jitter—tiga masalah Microsoft Teams yang paling umum di Australia , terutama di kantor regional yang kecepatan internetnya bervariasi.

Lakukan pemeriksaan kesehatan jaringan secara menyeluruh sebelum peluncuran. Nilai bandwidth, prioritaskan lalu lintas suara dengan pengaturan QoS, dan pastikan setiap perangkat—mulai dari telepon meja hingga headset—memenuhi standar perangkat keras Microsoft. Karena begitu pengguna mengalami kualitas panggilan yang buruk, sulit untuk memenangkan kembali mereka.

3. Mengabaikan Pengalaman dan Pelatihan Pengguna

Bahkan sistem dengan konfigurasi terbaik pun akan gagal jika karyawan tidak memahami cara menggunakannya. Banyak integrasi yang berfokus sepenuhnya pada sisi teknis dan lupa bahwa orang sungguhan akan menjawab dan mentransfer panggilan.

Salah satu kesalahan Microsoft Teams yang paling umum adalah berasumsi “itu intuitif.” Bukan itu. Fitur seperti taman panggilan atau akses delegasi membingungkan pengguna yang belum pernah mengikuti pelatihan langsung. Jadi, mereka melakukan hal yang biasa dilakukan orang: mencari solusi atau kembali menggunakan ponsel.

Daripada mengirimkan satu video petunjuk, jalankan sesi singkat berbasis peran. Resepsionis tidak memerlukan pelatihan yang sama seperti tim penjualan. Tunjukkan contoh nyata—cara mentransfer panggilan antar perangkat, cara menangani banyak saluran, apa yang harus dilakukan saat panggilan terputus.

Dan terus periksa setelah peluncuran. Tanyakan, “Apa yang tidak berhasil bagi Anda?” Anda akan mengetahui masalah-masalah kecil sebelum menjadi frustrasi. Adopsi tidak terjadi secara otomatis—hal ini diperoleh melalui dukungan dan kesabaran.

4. Memilih Paket Lisensi atau Panggilan yang Salah

Model lisensi Microsoft dapat membingungkan. Beberapa bisnis akhirnya membayar lebih, sementara yang lain membeli paket yang salah. Tanpa memahami apa yang disertakan, perusahaan sering kali kehilangan fitur panggilan dasar atau membayar untuk add-on yang berlebihan.

Misalnya, tim yang lebih kecil mungkin hanya memerlukan Microsoft 365 Business Voice, sedangkan perusahaan yang lebih besar mungkin memerlukan Perutean Langsung atau Koneksi Operator. Setiap opsi memengaruhi perutean panggilan, kepatuhan, dan fleksibilitas integrasi.

Sebelum mendaftar, tinjau pola panggilan Anda yang sebenarnya. Berapa banyak pengguna? Wilayah apa? Seberapa sering panggilan eksternal dilakukan?

Bermitra dengan seseorang yang mengetahui perizinan Tim secara menyeluruh akan menghemat uang dan migrain.

5. Melupakan Keamanan dan Kepatuhan

Integrasi Tim bukan hanya tentang panggilan—tetapi tentang data. Banyak sekali. Pesan suara, log panggilan, catatan rapat—semuanya berpotensi sensitif.

Saat Teams tersambung ke sistem telepon Anda, “pintu” digital baru akan terbuka: API, server perutean, konektor eksternal. Dan jika Anda tidak mengelola akses, Anda mengundang masalah. Jadi, aktifkan autentikasi multifaktor untuk admin, batasi izin, dan periksa di mana data panggilan disimpan. Beberapa industri—keuangan, layanan kesehatan, hukum—memerlukan jalur audit yang ketat atau penyimpanan rekaman panggilan. Tim dapat mengatasinya, tetapi hanya jika diatur dengan benar.

Mengabaikan keamanan tidak hanya membahayakan data—tetapi juga berisiko terhadap downtime, reputasi, dan kepercayaan.

6. Mengabaikan Manajemen Perubahan

Proyek integrasi seringkali gagal bukan karena teknologinya tidak berfungsi, namun karena perubahannya tidak dikelola dengan baik.

Saat Anda memperkenalkan sistem panggilan baru, Anda mengubah kebiasaan. Jika Anda tidak mengomunikasikan “mengapa”, kemungkinan besar akan terjadi kebingungan dan penolakan diam-diam. “Mengapa kita berpindah sistem?” “Apa yang salah dengan yang lama?” Anda memerlukan jawaban yang jelas sebelum peluncuran, bukan setelahnya.

Pilih pemimpin internal—orang-orang di seluruh departemen yang dapat membantu orang lain belajar. Kirim pembaruan sesering mungkin, bahkan yang kecil. Kelelahan akibat perubahan adalah hal yang nyata, dan diamnya kepemimpinan memperburuk keadaan.

Anda tidak bisa begitu saja meluncurkan dan berharap semua orang beradaptasi. Anda harus membimbing mereka di sana.

7. Integrasi yang Buruk dengan Alat Lain

Tim tidak berdiri sendiri—tim terhubung dengan sistem CRM, kalender, dan alat tiket. Namun banyak bisnis menyiapkan fitur panggilan tanpa menghubungkannya ke platform sehari-hari.

Hasilnya? Karyawan membuang-buang waktu beralih antar aplikasi untuk menemukan kontak atau mencatat panggilan. Ini merusak alur kerja dan mengurangi produktivitas.

Jelajahi integrasi asli dengan alat seperti Dynamics 365 atau Salesforce, atau gunakan API untuk menyinkronkan data panggilan secara otomatis. Tujuan sebenarnya? Ruang kerja tempat panggilan, pesan, dan data mengalir bersama secara alami—bukan platform lain yang orang takut untuk membukanya.

Hal ini juga harus menyediakan integrasi bagi mereka yang mengelola komunikasi atau alat pelanggan melalui situs web, mengeksplorasi opsi seperti Integrasi Aplikasi Wix yang dapat membantu menyatukan alur kerja telepon, obrolan, dan CRM langsung dalam platform online mereka.

8. Gagal Memantau dan Mengoptimalkan Pasca Peluncuran

Setelah sistem ini berjalan, banyak organisasi berhenti memberikan perhatian—sampai ada yang rusak. Namun integrasi bukanlah tugas “atur dan lupakan”. Kualitas panggilan, pola penggunaan, dan kinerja jaringan semuanya berubah seiring waktu.

Pemantauan rutin membantu mengidentifikasi masalah sejak dini. Periksa analitik di dasbor admin. Cari polanya: panggilan terputus, waktu koneksi lebih lama, keluhan pengguna. Seringkali perbaikannya sederhana—perubahan bandwidth atau penyesuaian lisensi—tetapi hanya jika Anda menontonnya.

Seiring berkembangnya bisnis, pengaturan Teams mungkin memerlukan penyesuaian. Dan mengikuti praktik terbaik Microsoft Teams berarti membangun pengujian, masukan, dan pengoptimalan rutin.

9. Salah Memilih Mitra

Dan yang terakhir, mungkin kesalahan yang paling mahal—bekerja dengan penyedia yang tidak benar-benar memahami Teams.

Banyak vendor TI umum yang menyatakan demikian, namun mereka mengabaikan perbedaannya: konfigurasi Perutean Langsung, aturan operator lokal, atau bagaimana pembaruan perangkat lunak dapat memengaruhi perutean panggilan. Anda tidak ingin sistem telepon Anda rusak karena seseorang tidak membaca catatan tempelan Microsoft.

Jadi, carilah mitra dengan pengalaman Teams yang nyata dan keahlian lokal. Di Australia, hal ini juga berarti memahami variabilitas internet dan kebutuhan telekomunikasi di berbagai negara bagian.

Intinya

Jika dilakukan dengan benar, mengintegrasikan Microsoft Teams dengan sistem telepon Anda dapat mengubah cara perusahaan Anda berkomunikasi. Namun penerapan yang terburu-buru, melewatkan pelatihan pengguna, atau pola pikir “atur dan lupakan” dapat menimbulkan lebih banyak masalah daripada penyelesaiannya.

Peluncuran yang sukses bukan berarti menginstal perangkat lunak; ini tentang menyelaraskan orang, proses, dan teknologi sehingga pengalamannya terasa alami. Dengan perencanaan yang matang dan panduan yang tepat, Teams menjadi lebih dari sekadar alat panggilan; itu menjadi pusat kolaborasi perusahaan Anda.

Bagi bisnis yang siap memodernisasi sistem komunikasi mereka, bekerja sama dengan mitra yang memahami teknologi dan perilaku pengguna dapat membuat perbedaan besar.