Kritische Fehler, die Unternehmen bei der Integration von Teams in ihr Telefonsystem machen

Microsoft Teams ist zu einem unverzichtbaren Arbeitsplatz geworden – weltweit nutzen über 320 Millionen Menschen es, Tendenz steigend. Es ist nicht schwer zu verstehen, warum. Teams vereinen Chat, Meetings und Zusammenarbeit an einem Ort. Da denken Unternehmen natürlich: „Warum nicht auch dort Telefonanrufe abwickeln?“

Dennoch kann die Verbindung von Teams mit Telefonsystemen eine gewisse Komplexität mit sich bringen. Es gilt, sich in den Lizenzierungsnuancen zurechtzufinden, die Anrufweiterleitung zu konfigurieren und die Netzwerkanforderungen zu erfüllen. Bei falscher Umsetzung können diese Herausforderungen zu frustrierten Mitarbeitern, verpassten Anrufen und IT-Problemen führen. Bei richtiger Einrichtung verändert die Teams-Integration jedoch die Kommunikation: Mitarbeiter arbeiten nahtlos zusammen, Kunden erreichen Sie einfacher und IT-Teams sorgen für mehr Sicherheit und Compliance.

Deshalb ist es wichtig, die häufigsten Fallstricke zu verstehen, die den Prozess stillschweigend zum Scheitern bringen können – und wie man sie vermeidet.

1. Microsoft Teams-Integrationen als Plug-and-Play behandeln

Viele Leute gehen davon aus, dass die Verknüpfung von Teams mit ihrem Telefonsystem so einfach ist wie das Ankreuzen eines Kästchens. Leider stimmt das selten.

Zu einer ordnungsgemäßen Microsoft Teams-Integration gehört weit mehr: die Koordination mit Ihrem Netzbetreiber, die Nummernportierung, die Konfiguration der Anrufweiterleitung, die Zuweisung von Lizenzen und die Sicherstellung, dass Ihr Netzwerk die Last tatsächlich bewältigen kann.

Ein häufiges Problem entsteht, wenn IT-Abteilungen übersehen, wie bestehende Anrufflüsse funktionieren – wie Empfangswarteschlangen, Sammelgruppen oder Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten – und davon ausgehen, dass Teams diese automatisch repliziert. Wenn Anrufe an die falsche Stelle weitergeleitet werden oder die Voicemail nicht mehr funktioniert, macht sich schnell Frust breit.

Bilden Sie vor der Integration jeden Anrufverlauf detailliert ab. Verstehen Sie, was passiert, wenn ein Kunde die jeweilige Nummer wählt und wer antworten muss. Richten Sie diese Arbeitsabläufe an den Fähigkeiten von Teams aus und testen Sie sie vor der Einführung gründlich.

Beachten Sie außerdem Folgendes: Bei großen Technologieprojekten geben mehr als 55 % der Unternehmen an, dass es ihnen nicht gelingt, die gegenseitigen Abhängigkeiten zwischen den Systemen zu verwalten, was eine der Hauptursachen für Verzögerungen und Kostenausfälle darstellt. Das verdeutlicht, dass Integration selten nur ein isoliertes Stück ist – sie betrifft mehrere Systeme und Teams.

2. Ignorieren der Netzwerk- und Hardwarebereitschaft

Teams sind auf ein stabiles Netzwerk und kompatible Hardware angewiesen. Eine schwache WLAN-Verbindung oder ein veraltetes Headset können zu unterbrochenen Anrufen oder verzerrtem Ton führen. Viele Unternehmen geben Tausende für Teams-Lizenzen aus, nutzen aber weiterhin veraltete Headsets oder nicht verwaltete Netzwerke.

Das Ergebnis? Verzögerung, Echo und Jitter – drei der häufigsten Microsoft Teams-Probleme in Australien , insbesondere in Regionalbüros, wo die Internetgeschwindigkeit variieren kann.

Führen Sie vor der Einführung eine vollständige Überprüfung des Netzwerkzustands durch. Bewerten Sie die Bandbreite, priorisieren Sie den Sprachverkehr mit QoS-Einstellungen und stellen Sie sicher, dass jedes Gerät – vom Tischtelefon bis zum Headset – den Hardwarestandards von Microsoft entspricht. Denn sobald Benutzer eine schlechte Anrufqualität feststellen, ist es schwierig, sie zurückzugewinnen.

3. Benutzererfahrung und Schulung außer Acht gelassen

Selbst das am besten konfigurierte System wird scheitern, wenn die Mitarbeiter nicht verstehen, wie man es nutzt. Viele Integrationen konzentrieren sich ausschließlich auf die technische Seite und vergessen, dass echte Menschen Anrufe entgegennehmen und weiterleiten.

Einer der häufigsten Fehler bei Microsoft Teams ist die Annahme, dass es „intuitiv“ sei. Das ist es nicht. Funktionen wie Anrufparken oder Delegiertenzugriff verwirren Benutzer, die keine praktische Schulung erhalten haben. Also tun sie, was die Leute immer tun: einen Workaround finden oder zu ihren Mobiltelefonen zurückkehren.

Anstatt ein einzelnes Anleitungsvideo zu versenden, führen Sie kurze, rollenbasierte Sitzungen durch. Die Rezeptionistin benötigt nicht die gleiche Ausbildung wie das Verkaufsteam. Zeigen Sie Beispiele aus der Praxis – wie Sie Anrufe zwischen Geräten weiterleiten, wie Sie mit mehreren Leitungen umgehen und was zu tun ist, wenn ein Anruf unterbrochen wird.

Und schauen Sie nach dem Start weiter vorbei. Fragen Sie: „Was funktioniert bei Ihnen nicht?“ Sie erkennen kleine Probleme, bevor sie zu Frustrationen führen. Die Akzeptanz erfolgt nicht automatisch – sie wird durch Unterstützung und Geduld erreicht.

4. Auswahl des falschen Lizenz- oder Anrufplans

Das Lizenzmodell von Microsoft kann verwirrend sein. Einige Unternehmen zahlen am Ende zu viel, während andere den völlig falschen Plan abschließen. Ohne zu verstehen, was im Lieferumfang enthalten ist, stellen Unternehmen oft fest, dass grundlegende Anruffunktionen fehlen oder sie für redundante Add-ons bezahlen.

Beispielsweise benötigen kleinere Teams möglicherweise nur Microsoft 365 Business Voice, während größere Unternehmen möglicherweise Direct Routing oder Operator Connect benötigen. Jede Option wirkt sich auf die Anrufweiterleitung, Compliance und Integrationsflexibilität aus.

Überprüfen Sie vor der Anmeldung Ihr tatsächliches Anrufverhalten. Wie viele Benutzer? Welche Regionen? Wie oft werden externe Anrufe getätigt?

Die Zusammenarbeit mit jemandem, der die Team-Lizenzierung in- und auswendig kennt, spart sowohl Geld als auch Migräne.

5. Sicherheit und Compliance vergessen

Bei der Integration eines Teams geht es nicht nur um Anrufe, sondern auch um Daten. Viel davon. Voicemails, Anrufprotokolle, Besprechungsaufzeichnungen – alles potenziell vertraulich.

Wenn Teams eine Verbindung zu Ihrem Telefonsystem herstellt, öffnen sich neue digitale „Türen“: APIs, Routing-Server, externe Konnektoren. Und wenn Sie den Zugriff nicht verwalten, riskieren Sie Ärger. Aktivieren Sie also die Multi-Faktor-Authentifizierung für Administratoren, beschränken Sie Berechtigungen und prüfen Sie, wo Anrufdaten gespeichert werden. Einige Branchen – Finanzen, Gesundheitswesen, Recht – erfordern strenge Prüfprotokolle oder die Aufbewahrung von Anrufaufzeichnungen. Teams können damit umgehen, aber nur, wenn sie richtig eingerichtet sind.

Das Vernachlässigen der Sicherheit gefährdet nicht nur Daten, sondern auch Ausfallzeiten, Reputation und Vertrauen.

6. Vernachlässigung des Change Managements

Integrationsprojekte scheitern oft nicht, weil die Technologie nicht funktioniert, sondern weil die Veränderung nicht gut gemanagt wird.

Wenn Sie ein neues Anrufsystem einführen, ändern Sie Ihre Gewohnheiten. Wenn Sie das „Warum“ nicht kommunizieren, müssen Sie mit Verwirrung und stillem Widerstand rechnen. „Warum wechseln wir das System?“ „Was war mit dem alten los?“ Sie benötigen klare Antworten vor dem Rollout, nicht danach.

Wählen Sie interne Champions aus – Mitarbeiter aus allen Abteilungen, die anderen beim Lernen helfen können. Senden Sie häufig Updates, auch kleine. Veränderungsmüdigkeit ist real und das Schweigen der Führung macht es noch schlimmer.

Man kann nicht einfach starten und hoffen, dass sich alle anpassen. Du musst sie dorthin führen.

7. Schlechte Integration mit anderen Tools

Teams existieren nicht isoliert – sie sind mit CRM-Systemen, Kalendern und Ticketing-Tools verbunden. Viele Unternehmen richten jedoch Anruffunktionen ein, ohne sie mit diesen alltäglichen Plattformen zu verknüpfen.

Das Ergebnis? Mitarbeiter verschwenden Zeit damit, zwischen Apps zu wechseln, um Kontakte zu finden oder Anrufe zu protokollieren. Es unterbricht den Arbeitsablauf und verringert die Produktivität.

Entdecken Sie native Integrationen mit Tools wie Dynamics 365 oder Salesforce oder nutzen Sie APIs, um Anrufdaten automatisch zu synchronisieren. Das eigentliche Ziel? Ein Arbeitsbereich, in dem Anrufe, Nachrichten und Daten auf natürliche Weise zusammenfließen – keine weitere Plattform, vor deren Öffnung sich Menschen fürchten.

Es sollte auch eine Integration für diejenigen bieten, die ihre Kommunikation oder Kundentools über Websites verwalten und Optionen wie die App-Integration von Wix erkunden, die dabei helfen können, Telefon-, Chat- und CRM-Workflows direkt auf ihren Online-Plattformen zu vereinheitlichen.

8. Fehler bei der Überwachung und Optimierung nach dem Start

Sobald das System in Betrieb ist, hören viele Unternehmen auf, darauf zu achten – bis etwas kaputt geht. Aber Integration ist keine „Set-and-Forget“-Aufgabe. Anrufqualität, Nutzungsmuster und Netzwerkleistung verändern sich im Laufe der Zeit.

Regelmäßige Überwachung hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen. Überprüfen Sie die Analysen im Admin-Dashboard. Suchen Sie nach Mustern: abgebrochene Anrufe, längere Verbindungszeiten, Benutzerbeschwerden. Oft ist die Lösung einfach – eine Bandbreitenoptimierung oder eine Lizenzanpassung –, aber nur, wenn Sie zuschauen.

Wenn das Unternehmen wächst, müssen die Teams-Einstellungen möglicherweise optimiert werden. Und wenn Sie die Best Practices für Microsoft Teams befolgen, müssen Sie eine Routine für Tests, Feedback und Optimierung aufbauen.

9. Den falschen Partner wählen

Und schließlich der vielleicht teuerste Fehler von allen: mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der Teams nicht wirklich versteht.

Viele allgemeine IT-Anbieter behaupten, dies zu tun, aber sie übersehen die Nuancen: Direct-Routing-Konfiguration, lokale Betreiberregeln oder wie Software-Updates die Anrufweiterleitung beeinflussen können. Sie möchten nicht, dass Ihr Telefonsystem kaputt geht, weil jemand die Patchnotizen von Microsoft nicht gelesen hat.

Suchen Sie also nach einem Partner mit echter Teams-Erfahrung und lokaler Expertise. In Australien bedeutet das auch, die Internetvariabilität und die Telekommunikationsanforderungen in den verschiedenen Bundesstaaten zu verstehen.

Das Fazit

Wenn Sie es richtig machen, kann die Integration von Microsoft Teams in Ihr Telefonsystem die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen kommuniziert, völlig neu gestalten. Aber eine überstürzte Implementierung, übersprungene Benutzerschulungen oder eine „Festlegen und Vergessen“-Denkweise können mehr Probleme schaffen als lösen.

Bei einem erfolgreichen Rollout geht es nicht um die Installation von Software; Es geht darum, Menschen, Prozesse und Technologie so aufeinander abzustimmen, dass sich das Erlebnis natürlich anfühlt. Mit sorgfältiger Planung und der richtigen Anleitung wird Teams zu mehr als nur einem Anruftool. Es wird zum Mittelpunkt der Zusammenarbeit Ihres Unternehmens.

Für Unternehmen, die bereit sind, ihre Kommunikationssysteme zu modernisieren, kann die Zusammenarbeit mit einem Partner, der sowohl Technologie als auch Benutzerverhalten versteht, den entscheidenden Unterschied machen.