企業在將團隊與其電話系統集成時犯的關鍵錯誤

Microsoft Teams 已成為工作場所的必備工具 — 全球有超過 3.2 億人使用它，而且這個數字還在不斷攀升。不難看出原因。團隊將聊天、會議和協作集中在一處。因此，企業自然會想：“為什麼不在那里處理電話呢？”

然而，將 Teams 與電話系統連接可能會涉及一定的複雜性。需要導航的許可細微差別、需要配置的呼叫路由以及需要滿足的網絡要求。如果處理不當，這些挑戰可能會導致員工沮喪、漏接電話和 IT 難題。然而，如果設置正確，Teams 集成將改變溝通方式：員工無縫協作、客戶更輕鬆地聯繫您、IT 團隊保持更強的安全性和合規性。

這就是為什麼了解可能悄悄破壞這一過程的常見陷阱以及如何避免它們至關重要。

1. 將 Microsoft Teams 集成視為即插即用

許多人認為將 Teams 連接到他們的電話系統就像選中一個複選框一樣簡單。不幸的是，事實並非如此。

正確的Microsoft Teams 集成涉及更多內容：與運營商協調、整理號碼移植、配置呼叫路由、分配許可證以及確保您的網絡能夠實際處理負載。

當 IT 部門忽視現有呼叫流的工作方式（例如接待隊列、尋線組或下班後路由）並假設 Teams 會自動複製它們時，就會經常出現問題。當電話開始打錯地方或語音信箱停止工作時，挫敗感會迅速蔓延。

在集成之前，詳細映射每個呼叫流程。了解當客戶撥打每個號碼時會發生什麼以及誰需要接聽。將這些工作流程與 Teams 的功能保持一致，並在推出之前對其進行徹底測試。

另請注意：在大型科技項目中，超過 55% 的組織表示未能管理跨系統的相互依賴性，這是造成延誤和成本井噴的主要原因。這說明集成很少只是一個孤立的部分，它涉及多個系統和團隊。

2. 忽略網絡和硬件準備情況

團隊依賴穩定的網絡和兼容的硬件。 Wi-Fi 連接較弱或耳機過時可能會導致通話中斷或音頻失真。許多公司在 Teams 許可證上花費了數千美元，但仍在使用過時的耳機或非託管網絡。

結果呢？滯後、迴聲和抖動是澳大利亞最常見的三個 Microsoft Teams 問題，尤其是在互聯網速度各不相同的區域辦事處。

在推出之前進行全面的網絡健康檢查。評估帶寬，通過 QoS 設置確定語音流量的優先級，並確保每台設備（從桌面電話到耳機）都符合 Microsoft 的硬件標準。因為一旦用戶體驗到糟糕的通話質量，就很難再贏回他們。

3.忽視用戶體驗和培訓

如果員工不了解如何使用，即使配置最好的系統也會失敗。許多集成完全專注於技術方面，而忘記了真正的人將接聽和轉接電話。

Microsoft Teams 最常見的錯誤之一是假設“它很直觀”。它不是。呼叫駐留或代理訪問等功能會讓沒有接受過實踐培訓的用戶感到困惑。因此，他們做了人們經常做的事情：找到解決方法或回到手機上。

不要發送單個操作視頻，而是運行簡短的、基於角色的會話。接待員不需要與銷售團隊相同的培訓。展示真實示例 - 如何在設備之間轉接呼叫、如何處理多條線路、呼叫掉線時該怎麼辦。

並在啟動後繼續檢查。問：“什麼對你不起作用？”您會在小問題像滾雪球一樣變得令人沮喪之前發現它們。採用並不是自動的——它是通過支持和耐心贏得的。

4. 選擇錯誤的許可或通話計劃

微軟的許可模式可能會令人困惑。有些企業最終支付過高的費用，而另一些企業則完全購買了錯誤的計劃。如果不了解其中包含的內容，公司經常會發現自己缺少基本的通話功能或為多餘的附加組件付費。

例如，較小的團隊可能只需要 Microsoft 365 商業語音，而較大的企業可能需要直接路由或 Operator Connect。每個選項都會影響呼叫路由、合規性和集成靈活性。

註冊之前，請檢查您的實際通話模式。有多少用戶？什麼地區？外部呼叫的頻率如何？

與對 Team 的許可瞭如指掌的人合作既可以節省金錢，又可以避免偏頭痛。

5. 忘記安全性和合規性

團隊的集成不僅僅涉及呼叫，還涉及數據。很多。語音郵件、通話記錄、會議記錄——所有這些都可能敏感。

當 Teams 連接到你的電話系統時，新的數字“門”打開：API、路由服務器、外部連接器。如果您不管理訪問權限，就會帶來麻煩。因此，為管理員啟用多重身份驗證、限制權限並檢查通話數據的存儲位置。一些行業（金融、醫療保健、法律）需要嚴格的審計跟踪或通話錄音保留。團隊可以處理這個問題，但前提是設置正確。

忽視安全性不僅會帶來數據風險，還會帶來停機、聲譽和信任的風險。

6.忽視變革管理

集成項目通常失敗不是因為技術不起作用，而是因為變革管理不善。

當您引入新的呼叫系統時，您正在改變習慣。如果你不傳達“為什麼”，就會出現困惑和無聲的抵制。 “我們為什麼要切換系統？” “那老傢伙到底是怎麼了？”您需要在推出之前而不是之後得到明確的答案。

選擇內部冠軍——跨部門、能夠幫助他人學習的人。經常發送更新，即使是小更新。變革疲勞是真實存在的，領導層的沉默會使情況變得更糟。

你不能只是發布並希望每個人都適應。你必須引導他們到達那裡。

7. 與其他工具的集成不佳

團隊並不是孤立存在的，它與 CRM 系統、日曆和票務工具相連接。但許多企業在設置呼叫功能時並未將其鏈接到這些日常平台。

結果呢？員工浪費時間在應用程序之間切換來查找聯繫人或記錄通話。它破壞了工作流程並降低了生產力。

探索與 Dynamics 365 或 Salesforce 等工具的本機集成，或使用 API 自動同步呼叫數據。真正的目標？呼叫、消息和數據自然流動在一起的工作空間，而不是人們害怕打開的另一個平台。

它還應該為通過網站管理通信或客戶工具的人員提供集成，探索 Wix 應用集成等選項，幫助直接在其在線平台內統一電話、聊天和 CRM 工作流程。

8. 未能監控和優化啟動後

一旦系統上線，許多組織就會停止關注，直到出現問題。但集成並不是一項“一勞永逸”的任務。通話質量、使用模式和網絡性能都會隨著時間的推移而發生變化。

定期監控有助於及早發現問題。檢查管理儀表板中的分析。尋找模式：掉線、連接時間延長、用戶投訴。通常解決方法很簡單——調整帶寬或調整許可證——但前提是您正在觀看。

隨著業務的增長，Teams 設置可能需要微調。遵循Microsoft Teams 最佳實踐意味著構建測試、反饋和優化例程。

9. 選擇錯誤的合作夥伴

最後，也許是所有錯誤中最昂貴的錯誤 - 與實際上不了解 Teams 的提供商合作。

許多一般 IT 供應商聲稱他們這樣做，但他們忽略了細微差別：直接路由配置、本地運營商規則或軟件更新如何影響呼叫路由。您不希望您的手機系統因為有人沒有閱讀微軟的補丁說明而崩潰。

因此，尋找具有真正的 Teams 經驗和本地專業知識的合作夥伴。在澳大利亞，這還意味著了解不同州的互聯網變化和電信要求。

底線

如果做得好，將 Microsoft Teams 與您的電話系統集成可以徹底重塑您公司的溝通方式。但倉促實施、跳過用戶培訓或“一勞永逸”的心態可能會產生比解決的問題更多的問題。

成功的部署並不在於安裝軟件；而是在於安裝軟件。它是關於協調人員、流程和技術，讓體驗感覺自然。通過仔細的規劃和正確的指導，Teams 不僅僅是一個呼叫工具；它成為您公司的協作中心。

對於準備對其通信系統進行現代化改造的企業來說，與既了解技術又了解用戶行為的合作夥伴合作可以發揮重要作用。