5 แอปพลิเคชั่นที่มีประโยชน์สำหรับการวิเคราะห์ข้อมูลใน HR

กลยุทธ์การวิเคราะห์และเก็บรวบรวมข้อมูลของธุรกิจของคุณมีอยู่ทั่วทุกแห่งหรือไม่? มีแม้กระทั่งกลยุทธ์ที่เป็นทางการหรือไม่? หากคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่ปฏิบัติงานภายในองค์กรที่มีการรวบรวมหรือใช้ข้อมูลอย่างไม่มีประสิทธิภาพ คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณ

การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลพนักงานเป็นรากฐานที่สำคัญของ HR เชิงกลยุทธ์ แต่ก็เป็นแนวทางปฏิบัติที่จำเป็นในการรับมือกับความท้าทายในการสรรหาและรักษาผู้มีความสามารถระดับสูงไว้ในสภาพแวดล้อมการทำงานในปัจจุบัน

ในแบบสำรวจวัฒนธรรมของบริษัท* ของ Capterra ตั้งแต่ต้นปี 2022 เกือบหนึ่งในสาม (31%) ของผู้ตอบแบบสอบถามเปิดเผยว่าการหมุนเวียนภายในแผนกของพวกเขาสูงกว่าที่เคยเป็นก่อนเกิดการระบาดของ COVID-19 และเมื่อพิจารณาว่าชาวอเมริกันประมาณสี่ล้านคนออกจากงานทุกเดือนตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2564 ก็ไม่น่าแปลกใจเลย

แล้วการวิเคราะห์ข้อมูลจะช่วยได้อย่างไร? โดยการระบุพนักงานที่เสี่ยงต่อการออกจากองค์กรของคุณ เปิดเผยแหล่งที่มาของการลาออกโดยสมัครใจในที่ทำงานของคุณ และค้นพบวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงประสบการณ์ของผู้สมัครเพื่อปรับปรุงอัตราการตอบรับข้อเสนอของคุณ และนั่นเป็นเพียงส่วนเล็กสุดของภูเขาน้ำแข็งเมื่อพูดถึงสิ่งที่เป็นไปได้ผ่านการวิเคราะห์ข้อมูลใน HR

คราวหน้า เราจะอธิบายว่าการวิเคราะห์ข้อมูลใน HR คืออะไร และนำเสนอแนวทางปฏิบัตินี้ 5 ประการ พร้อมด้วยคำแนะนำสำหรับซอฟต์แวร์ที่สามารถช่วยคุณเริ่มต้นได้

การวิเคราะห์ข้อมูลใน HR คืออะไร?

การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นกระบวนการตรวจสอบข้อมูลดิบโดยมีเป้าหมายในการระบุแนวโน้มและสรุปผล ในด้านทรัพยากรบุคคล การวิเคราะห์ข้อมูลมักถูกนำไปใช้เพื่อช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลตัดสินใจอย่างมีข้อมูลมากขึ้นเกี่ยวกับอนาคตของพนักงานของพวกเขา การวิเคราะห์ HR มีประเภทย่อยที่น่าสังเกตอยู่สองสามประเภท และเราจะให้ภาพรวมโดยย่อว่ามีความแตกต่างกันอย่างไรด้านล่าง:

• การวิเคราะห์บุคคล: การ วิเคราะห์บุคคล หรือที่เรียกว่า การวิเคราะห์ความสามารถ เกี่ยวข้องกับการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับความสามารถขององค์กรของคุณโดยมีเป้าหมายในการปรับปรุงประสบการณ์ของพนักงาน ประเภทของข้อมูลที่จะรวบรวมสำหรับการวิเคราะห์บุคคลนั้นรวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพและประสิทธิผลของพนักงาน ความสมดุลในชีวิตการทำงานและความเป็นอยู่ที่ดี และความพึงพอใจและการมีส่วนร่วมของพนักงาน
• การวิเคราะห์กำลังคน: การวิเคราะห์กำลังคนเป็นกลยุทธ์ที่เชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับการวางแผนทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ มีเป้าหมายหลายประการในการวิเคราะห์กำลังคน รวมถึงการจัดการระดับพนักงานเพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการและลำดับความสำคัญของธุรกิจ การปรับโครงสร้างองค์กรของคุณให้เหมาะสม และการเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคตของพนักงานของคุณผ่านการวางแผนสืบทอดตำแหน่งที่มีข้อมูลครบถ้วน ตามอภิธานศัพท์ของ Capterra การวิเคราะห์กำลังคนทำให้เกิดการรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการสรรหา การรับพนักงาน การฝึกอบรมและการพัฒนา บุคลากร ค่าตอบแทนและผลประโยชน์
• การวิเคราะห์ HR เชิงคาดการณ์: การวิเคราะห์เชิง คาดการณ์เชิงคาดการณ์ที่มุ่งเน้นในอนาคตมากกว่ากลยุทธ์การวิเคราะห์ทั้งสองข้างต้น เป็นกลยุทธ์ขั้นสูงที่ใช้เทคนิคต่างๆ เช่น การวิเคราะห์การถดถอย สถิติหลายตัวแปร การจับคู่รูปแบบ การสร้างแบบจำลองการคาดการณ์ และการคาดการณ์ อัตราการยอมรับการวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ใน HR ยังต่ำ แต่อาจมีประโยชน์สำหรับสิ่งต่างๆ เช่น การคาดคะเนเมื่อพนักงานมีความเสี่ยงที่จะลาออกจากบริษัท

การประยุกต์ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลใน HR คืออะไร?

การวิเคราะห์ข้อมูล HR สามารถใช้เพื่อปรับปรุงในเกือบทุกด้านของการจัดการทุนมนุษย์ ก่อนหน้านี้ เราได้รวมตัวอย่างแอปพลิเคชันห้ารายการสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล HR เพื่อแสดงให้เห็นว่าแนวทางปฏิบัตินี้สามารถนำมาใช้เพื่อปรับแต่งกระบวนการ HR ที่แตกต่างกันได้อย่างไร

หากคุณไม่เคยได้ยิน นั่นเป็นช่วงเวลาที่ยากลำบากสำหรับผู้สรรหา เราอยู่ท่ามกลางการขาดแคลนผู้มีความสามารถอย่างต่อเนื่อง ซึ่งหมายความว่าการจัดหาและสรรหาผู้มีความสามารถที่มีคุณภาพมีการแข่งขันที่สูงขึ้นกว่าที่เคย การวิเคราะห์ข้อมูลสามารถช่วยได้โดยการเปิดเผยว่ากระบวนการสรรหาของคุณสามารถปรับปรุงได้ที่ใด

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดเป้าหมายการจ้างงานและดูความคืบหน้าของคุณ เปรียบเทียบเมตริกเวลาในการส่งและต้นทุนต่อการจ้างกับมาตรฐานอุตสาหกรรมหรือองค์กรอื่นๆ ผ่านการเปรียบเทียบ และติดตามว่าผลลัพธ์ของคุณเป็นอย่างไร การปรับเปลี่ยนกลยุทธ์การสรรหาบุคลากรของคุณในด้านต่างๆ

โปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาของคุณมีประสิทธิภาพหรือไม่? นั่นเป็นคำถามที่สำคัญสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่จะต้องตอบ แต่ไม่มีวิธีการวัดผลลัพธ์ ไม่มีทางรู้ได้ว่าทรัพยากรและความพยายามของทีมของคุณสูญเปล่าไปกับความคิดริเริ่มในการฝึกอบรมหรือไม่

แนวทางที่มีประสิทธิภาพในการประเมินผลกระทบของโปรแกรมการฝึกอบรมและการพัฒนาเกี่ยวข้องกับการขอความคิดเห็นจากพนักงานผ่านการสำรวจหรือผู้จัดการแบบตัวต่อตัว ตลอดจนการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความสมบูรณ์และความเข้าใจของโปรแกรม

ในบางกรณี การวิเคราะห์เชิงคาดการณ์ยังสามารถใช้เพื่อสร้างเส้นทางการเรียนรู้ส่วนบุคคลสำหรับพนักงาน และแม้กระทั่งปรับแต่งเนื้อหาการฝึกอบรมให้สอดคล้องกับรูปแบบการเรียนรู้ที่แตกต่างกัน

ในแบบสำรวจกลยุทธ์การสรรหาของ Capterra** ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2564 พนักงาน 51% ที่มีหน้าที่รับผิดชอบในการสรรหาเปิดเผยว่าจำนวนตำแหน่งงานที่เปิดรับสมัครอยู่นั้นสูงกว่าค่าเฉลี่ย การขาดแคลนผู้มีความสามารถมีส่วนทำให้เกิดการเสียเปรียบ แต่การลาออกในระดับสูงเป็นประวัติการณ์เป็นอีกปัจจัยสำคัญที่ส่งผลให้ตำแหน่งงานว่างเกินดุล

เมื่อทราบแล้ว การเปิดเผยแหล่งที่มาของการหมุนเวียนเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้นำฝ่ายทรัพยากรบุคคล และตามที่คาดการณ์ได้ ข้อมูลเป็นวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งในการทำเช่นนั้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถรวบรวมข้อมูลจากพนักงานที่ลาออกผ่านการสัมภาษณ์และการสำรวจทางออก จากนั้นใช้ซอฟต์แวร์วิเคราะห์เพื่อระบุความเหมือนกันระหว่างผลลัพธ์

หนึ่งในค่าใช้จ่ายที่ใหญ่ที่สุดสำหรับธุรกิจคือค่าตอบแทนพนักงาน ประกอบกับความจริงที่ว่าขณะนี้เราอยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีเงินเฟ้อ ทำให้การวิเคราะห์ค่าตอบแทนเป็นแนวทางปฏิบัติที่สำคัญยิ่งกว่าที่เคยสำหรับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ตัวอย่างเช่น แบบสำรวจกลยุทธ์การสรรหา* ของเราเปิดเผยว่ามีนายจ้างเพียง 13% เท่านั้นที่ ไม่ พิจารณาการเพิ่มค่าตอบแทนเพื่อดึงดูดผู้หางานมายังองค์กร ดังนั้น หากคุณกำลังประสบปัญหาในการสรรหาผู้มีความสามารถที่มีคุณภาพ และคุณเป็นส่วนหนึ่งของชนกลุ่มน้อยนั้น ก็ถึงเวลาที่จะใช้แนวทางที่ตั้งใจมากขึ้นในการวางแผนค่าตอบแทน คุณสามารถทำได้โดยเปรียบเทียบช่วงเงินเดือนขององค์กรของคุณกับช่วงที่มาจากธุรกิจที่คล้ายคลึงกัน ตรวจสอบอัตราการรับผลประโยชน์ที่แตกต่างกันเพื่อกำหนดว่าควรเปลี่ยนแปลงที่ใด และประเมินช่องว่างส่วนของการจ่าย

จากมุมมองของแผนกทรัพยากรบุคคล ประสิทธิภาพการทำงานหมายถึงการใช้ทรัพยากรอย่างความสามารถ เงิน และเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ การวิเคราะห์ข้อมูลมีประโยชน์อย่างยิ่งในการวัดประสิทธิภาพ แต่ ประเภท ของข้อมูลการผลิตที่คุณควรวิเคราะห์นั้นขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ

ตัวอย่างเช่น ตัวชี้วัดบางอย่าง (เช่น รายได้ต่อพนักงานเต็มเวลา) มีประโยชน์ในการตัดสินประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานโดยรวม ในขณะที่บางตัว (เช่น อัตราความสำเร็จของโครงการ) จะมีประโยชน์มากกว่าสำหรับการวัดประสิทธิภาพของทีมหรือบุคคล นอกจากนี้ คุณยังสามารถวัดประสิทธิภาพของการจัดสรรทรัพยากรโดยการติดตามอัตราการนำไปใช้ของเครื่องมือหรือผลประโยชน์ต่างๆ

ใช้ข้อมูลขององค์กรเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้นและบรรลุเป้าหมาย

จากการสำรวจกลยุทธ์การสรรหาของเรา** กว่าหนึ่งในสี่ (27%) ของผู้เชี่ยวชาญด้าน HR ที่เราสำรวจมีซอฟต์แวร์การวิเคราะห์การสรรหาบุคลากรแล้ว และอีก 52% กำลังพิจารณาหรือวางแผนที่จะซื้อซอฟต์แวร์นี้ในอนาคต

หากคุณเป็นส่วนหนึ่งของชนกลุ่มน้อยที่ไม่ได้พิจารณาลงทุนในเครื่องมือที่ทำให้การวิเคราะห์ข้อมูลเป็นเรื่องง่าย เราต้องถามว่า: ทำไมไม่

เมื่อข้อมูลแจ้งการตัดสินใจทุกอย่างที่แผนกทรัพยากรบุคคลของคุณทำ ตั้งแต่การสรรหาและการเก็บรักษา ไปจนถึงการฝึกอบรมและผลิตภาพ ผลลัพธ์จะเป็นหน้าที่ทางธุรกิจทรัพยากรบุคคลที่มีประสิทธิผลมากขึ้น

และในขณะที่การเริ่มต้นใช้กลยุทธ์การวิเคราะห์ข้อมูลอาจดูเหมือนเป็นแนวทางปฏิบัติที่น่ากลัว แต่ก็ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น เริ่มต้นด้วยคำแนะนำสามข้อที่เรารวมไว้ก่อนหน้านี้ในคู่มือนี้:

ระเบียบวิธี

* การสำรวจวัฒนธรรมบริษัทปี 2022 ของ Capterra ดำเนินการในเดือนธันวาคม พ.ศ. 2564 จากจำนวนพนักงาน 958 คนในบริษัทในสหรัฐอเมริกาที่มีพนักงานอย่างน้อยหกคน: 332 คนทำงานเต็มพื้นที่ (เช่น ในสำนักงาน ร้านค้า หรือสถานที่ส่วนกลางอื่นๆ) 300 คนซึ่งทำงานจากระยะไกลอย่างเต็มที่ และ 326 ที่แบ่งเวลาระหว่างการทำงานนอกสถานที่และทางไกล (เช่น รุ่นไฮบริด) เป้าหมายของแบบสำรวจนี้คือเพื่อเรียนรู้ว่ารูปแบบการทำงานแบบไฮบริดและแบบระยะไกลส่งผลต่อแง่มุมต่างๆ ของวัฒนธรรมองค์กรอย่างไร

** การสำรวจกลยุทธ์การสรรหาของ Capterra ดำเนินการในเดือนกรกฎาคม พ.ศ. 2564 เรารวบรวมคำตอบ 300 ข้อจากคนงานที่มีหน้าที่ในการสรรหาบุคลากรที่นายจ้างในสหรัฐอเมริกา เป้าหมายของแบบสำรวจนี้คือเพื่อเรียนรู้ว่าบริษัทต่างๆ ประสบปัญหาในการสรรหาและจ้างงานมากน้อยเพียงใด และวิธีแก้ปัญหาที่พวกเขาพิจารณาเพื่อปรับปรุงผลการสรรหาและการจ้างงาน

หมายเหตุ: แอปพลิเคชันที่กล่าวถึงในบทความนี้เป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงคุณลักษณะในบริบทและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นการรับรองหรือคำแนะนำ ได้มาจากแหล่งที่เชื่อว่าเชื่อถือได้ในขณะที่เผยแพร่