15 примеров и образцов технического письма

Предприятия используют технические документы для общения с клиентами, поставщиками, партнерами и сотрудниками. Чтение этих документов может оказаться сложной задачей для любого, но особенно для тех, у кого мало времени. Профессиональный технический писатель может очистить эти сухие и утомительные документы, сделав их интересными.

Понимание технического письма является ключом к созданию документов, которые удерживают внимание читателей. В этом руководстве рассматриваются 10 распространенных примеров технических писаний, а также советы, как сделать их более доступными для вашей аудитории.

Что такое техническое письмо?

Техническое письмо относится к любой форме коммуникации, основанной на фактах, которая информирует читателя о специализированных концепциях. Выбор подходящей аудитории для вашего технического контента и понимание того, что они уже знают, имеют решающее значение для написания актуальных и читаемых статей.

Например, медицинский работник, резюмирующий исследование лекарства, может предположить, что большая часть аудитории знакома с анатомическими терминами. Краткое изложение того же исследования для универсального журнала о здоровье потребовало бы более простого языка, чтобы привлечь внимание масс.

Основные навыки технического письма: важность экспертов в предметной области (SME)

Технические писатели должны обладать отличными коммуникативными и исследовательскими навыками, а также широким пониманием того, как писать для различной аудитории, уделяя особое внимание ясности и структуре.

Некоторые документы требуют глубоких знаний в предметной области. Вы не станете писать комплект разработки программного обеспечения для профессионалов, если не разбираетесь в коде. Но в сочетании с сильным экспертом в данной области вы можете создать книгу, которую захотят прочитать другие разработчики.

Виды технической письменной документации

Примеров технического письма предостаточно, но их можно разбить на четыре общие категории:

• Техническая документация для конечных пользователей знакомит пользователей продукта с функциональными возможностями и дает советы по устранению неполадок.
• Технические статьи эксперта-эксперта пишутся для аудитории, обладающей знаниями в предметной области.
• Написание документации процесса сообщает читателю, как завершить процесс.
• Технические маркетинговые коммуникации рассказывают знающей аудитории о сложных продуктах или услугах.

1. Руководства пользователя и документация по продукту.

Документы по продукту содержат подробную информацию о функциях и приложениях продукта. Многие документы по продуктам написаны для людей, немного знакомых с продуктом и предполагающих, что они могут разобраться в сложных темах.

Например, биомедицинская компания Medtronic создала руководство для своей усовершенствованной транскатетерной системы электрокардиостимуляции. В документации по продукту используются заголовки, жирный текст и маркеры для организации и упрощения сложных деталей. Источник: Медтроник .

И наоборот, руководства пользователя предназначены для широкой публики, чтобы помочь клиентам быстро понять, как использовать продукт. Многие из них включают инструкции по сборке, меры предосторожности и контактную информацию для службы поддержки клиентов.

Руководство пользователя Keurig K-Elite знакомит клиентов с правилами эксплуатации кофемашины и ухода за ней. Он имеет простые инструкции, написанные прямым языком, с диаграммами. Источник: Куэриг .

2. Официальные документы

Технический документ — это подробный отчет, в котором представлены исчерпывающие данные и понимание тенденций в отрасли или конкретной проблемы. Компании во всех секторах используют технические документы для двух основных целей:

• Обучить отраслевых экспертов, клиентов и других заинтересованных лиц
• Подтвердить свой авторитет в этом вопросе.

Целевая аудитория обычно понимает тему, поэтому в официальных документах не изложены основы. Они включают резюме и визуализации для повышения ясности.

В официальном документе LCS «Будущее жизни пожилых людей» рассматривается индустрия проживания пожилых людей. В официальном документе используется крупный шрифт и текстовые подсказки для выделения ключевых цитат. Он также визуализирует наборы данных в виде красочных диаграмм, позволяя читателям с первого взгляда обнаружить закономерности. Источник: ЛКС .

3. Тематические исследования

Кейс-стади обеспечивает углубленный анализ того, как клиент использовал продукт или услугу для достижения цели или решения конкретной проблемы. Сочетая пояснительные и технические статьи, он ярко описывает процесс, выделяя при этом ключевые показатели. Прямые цитаты клиента дают личную информацию, а статистика подчеркивает осязаемую ценность продукта или услуги.

Adobe опубликовала тематическое исследование, подробно описывающее, как Prudential Financial использовала свое программное обеспечение для оптимизации создания контента. В документе рассказывается, как компания Prudential внедрила это программное обеспечение и как эти инструменты улучшили его работу. Этот практический пример включает цитату, фотографию участника интервью и боковую панель под названием «Влияние на недавнюю креативную кампанию». Источник Adobe .

4. Документы компании

Предприятия используют документы компании для управления операциями или передачи важной информации заинтересованным сторонам. Обычно они делятся на три категории:

• Документы внутреннего использования описывают процессы и обобщают деятельность. Примеры включают финансовые проекты, руководства по адаптации, а также политики и процедуры.
• Контрактные соглашения — это юридические документы, в которых участвуют компания и другая сторона.
• Соблюдение требований и корпоративные документы требуются по закону. Примеры включают отчеты об аудите, корпоративные протоколы и бизнес-лицензии.

Комиссия по ценным бумагам и биржам (SEC) опубликовала этот образец учредительного договора, чтобы помочь новым предприятиям пройти процедуру подачи заявок. Поскольку этот тип документа является обязательным, он четко определяет с юридической точки зрения, что компания может и не может делать в рамках своей деятельности. Источник: SEC .

5. Годовые отчеты

Публичные компании обязаны публиковать ежегодный отчет для инвесторов, в котором подробно описываются результаты деятельности и финансовое положение компании. Они также включают историю компании и основные события года.

Большинство публичных компаний также сделают эти документы доступными в Интернете, чтобы повысить доверие клиентов или соблюдать отраслевые правила. Годовые отчеты часто включают визуализацию данных для удобства чтения.

В этом годовом отчете Midwest Food Bank в начале раздел посвящен его ценностям, видению и миссии по привлечению инвесторов-единомышленников. Он также демонстрирует привлекательную визуализацию данных. Источник: Продовольственный банк Среднего Запада .

6. Документация API

Многие компании-разработчики программного обеспечения используют интерфейсы прикладного программирования (API), чтобы их продукты могли взаимодействовать с другими программами. В документации API объясняется, как пользователи могут получить доступ к API и взаимодействовать с ним.

В этих руководствах по эксплуатации описываются технические процессы и характеристики, такие как:

• Методы аутентификации
• Примеры кода
• Сообщения об ошибках и способы их устранения
• Условия эксплуатации

В этом образце документации API представлен обзор конечных точек Reddit API, в том числе того, как пользователи могут с ними взаимодействовать. Источник: Реддит .

7. Стандартные операционные процедуры (СОП)

Стандартные операционные процедуры содержат четкие инструкции по выполнению конкретных задач — думайте о них как о контрольных списках, которые помогают сотрудникам последовательно повторять действия. Политика более широкая. Они описывают общую миссию организации, ценности, правила и другие общие концепции.

Это оглавление позволяет пользователям легко переходить к различным разделам стандартных рабочих процедур и политик Мичиганского университета. Университет использует заголовки разделов, чтобы направить читателей к соответствующей информации. Источник: Мичиганский университет .

8. Пресс-релизы

Пресс-релиз — это официальное заявление, написанное компанией для информирования средств массовой информации о заслуживающей внимания информации, которая является своевременной, актуальной, эффективной и представляет ценность для целевой аудитории. Типичные темы пресс-релизов включают выпуски продуктов, заметные изменения в руководстве или заявления о громком инциденте.

Эффективный пресс-релиз заранее включает в себя соответствующую информацию. Этот пресс-релиз Apple 2023 года о новом iPhone 14 включает в себя новые функции и вызывает ажиотаж по поводу нового выбора цвета. Источник: Apple .

9. Технические брошюры

Технические брошюры отличаются от технических отчетов. Эти документы рассказывают, как проектировать, создавать или реализовывать продукт или услугу. Брошюра включает описания архитектуры конечного продукта или услуги, интерфейсов, материалов, функций и т. д.

Например, инженер самолета отправляет производителю технические характеристики. Они используют его для заказа деталей и их сборки, чтобы конечный продукт соответствовал авиационным правилам и работал по назначению.

Этот пример от TES представляет собой шаблон, который любой менеджер по продукту может использовать для разработки полезной технической брошюры. Источник: ТЭС .

10. Бизнес-планы

Надежный бизнес-план — это дорожная карта, в которой излагаются долгосрочные цели организации и стратегии их достижения. Напротив, план проекта представляет собой меньший по масштабу проект краткосрочных инициатив. Эти документы определяют внутреннее принятие решений и могут убедить инвесторов рискнуть в новой компании.

В этом образце бизнес-плана обобщаются исследования рынка компании, включая обзор демографических данных ее клиентов и конкурентных преимуществ. Источник: Администрация малого бизнеса США .

Найдите лучших авторов для создания безупречного технического контента

Написание технического контента собственными силами требует времени и опыта. Итак, почему бы не передать техническое написание на аутсорсинг с помощью Compose.ly? Наша квалифицированная команда обладает отраслевыми знаниями и навыками письма, чтобы преобразовать сложную информацию в убедительные, отточенные документы.

Ознакомьтесь с нашими услугами по техническому написанию, чтобы узнать больше.

‍