15 Esempi ed esempi di scrittura tecnica

Le aziende utilizzano documenti tecnici per comunicare con clienti, fornitori, partner e dipendenti. Dover leggere questi documenti può essere scoraggiante per chiunque, ma soprattutto per chi ha poco tempo. Uno scrittore tecnico professionista può distillare questi documenti aridi e noiosi per renderli coinvolgenti.

Comprendere la scrittura tecnica è la chiave per creare documenti che attirino l'attenzione dei tuoi lettori. Questa guida esplora 10 esempi comuni di scrittura tecnica insieme a suggerimenti per renderli più accessibili al tuo pubblico.

Cos'è la scrittura tecnica?

La scrittura tecnica si riferisce a qualsiasi forma di comunicazione basata sui fatti che informa il lettore su concetti specializzati. Scegliere il pubblico giusto per i tuoi contenuti tecnici e comprendere ciò che già sanno è fondamentale per scrivere articoli pertinenti e leggibili.

Ad esempio, un professionista medico che riassume una sperimentazione farmacologica può presumere che la maggior parte del pubblico abbia familiarità con i termini anatomici. Una sintesi dello stesso studio per una rivista sanitaria generalizzata richiederebbe un linguaggio più semplice per attirare le masse.

Competenze essenziali per la scrittura tecnica: l'importanza degli esperti in materia (PMI)

Gli scrittori tecnici dovrebbero avere eccellenti capacità di comunicazione e ricerca e un'ampia comprensione di come scrivere per pubblici diversi, con particolare attenzione alla chiarezza e alla struttura.

Alcuni documenti richiedono competenze approfondite in materia. Non scriveresti un kit di sviluppo software per professionisti se non capisci il codice. Ma insieme a un forte esperto in materia, puoi crearne uno che altri sviluppatori vorranno leggere.

Tipi di documentazione tecnica scritta

Gli esempi di scrittura tecnica abbondano, ma possono essere suddivisi in quattro categorie comuni:

• La scrittura tecnica per l'utente finale istruisce gli utenti di un prodotto sulle funzionalità e sui suggerimenti per la risoluzione dei problemi.
• La scrittura tecnica da esperto a esperto è scritta per un pubblico esperto in materia.
• La scrittura della documentazione di processo dice al lettore come completare un processo.
• Le comunicazioni tecniche di marketing educano un pubblico informato su prodotti o servizi complessi.

1. Manuali utente e documentazione del prodotto

I documenti del prodotto contengono informazioni approfondite sulle caratteristiche e sulle applicazioni di un prodotto. Molti documenti di prodotto sono scritti per persone con una certa familiarità con il prodotto e presuppongono che possano comprendere argomenti complessi.

Ad esempio, l’azienda biomedica Medtronic ha creato un manuale del dispositivo per il suo sistema avanzato di stimolazione transcatetere. La documentazione del prodotto utilizza intestazioni, testo in grassetto ed elenchi puntati per organizzare e semplificare dettagli complessi. Fonte: Medtronic .

Al contrario, i manuali utente sono progettati per il grande pubblico per aiutare i clienti a comprendere rapidamente come utilizzare il prodotto. Molti includono istruzioni di montaggio, precauzioni di sicurezza e informazioni di contatto per l'assistenza clienti.

Il manuale utente Keurig K-Elite istruisce i clienti su come utilizzare e prendersi cura della caffettiera. Ha semplici istruzioni scritte in linguaggio diretto con diagrammi. Fonte: Kuerig .

2. Libri bianchi

Un white paper è un rapporto dettagliato che fornisce dati e approfondimenti completi su una tendenza del settore o su un problema specifico. Le aziende di tutti i settori utilizzano i white paper tecnici per due scopi principali:

• Formare esperti del settore, clienti e altre parti interessate
• Per stabilire la propria autorità in materia

Il pubblico di destinazione in genere comprende l'argomento, quindi i white paper non ne spiegano le nozioni di base. Includono riepiloghi e visualizzazioni per migliorare la chiarezza.

Il libro bianco “Il futuro della vita da anziani” di LCS esamina il settore della vita da anziani. Il white paper utilizza caratteri grandi e suggerimenti di testo per evidenziare le virgolette chiave. Visualizza inoltre i set di dati in grafici colorati, consentendo ai lettori di individuare i modelli a colpo d'occhio. Fonte: LCS .

3. Casi di studio

Un caso di studio fornisce un'analisi approfondita di come un cliente ha utilizzato un prodotto o un servizio per raggiungere un obiettivo o superare una sfida specifica. Combinando scrittura espositiva e tecnica, racconta in modo vivido il processo mettendo in luce i parametri chiave. Le citazioni dirette del cliente forniscono approfondimenti personali, mentre le statistiche sottolineano il valore tangibile del prodotto o servizio.

Adobe ha pubblicato un case study che descrive in dettaglio come Prudential Financial ha utilizzato il suo software per semplificare la creazione di contenuti. Il documento racconta come Prudential ha implementato il software e come gli strumenti ne hanno migliorato le operazioni. Questo case study include una citazione, una foto dell'oggetto dell'intervista e una barra laterale intitolata "Impatto sulla campagna creativa recente". Fonte Adobe .

4. Documenti societari

Le aziende utilizzano i documenti aziendali per gestire le operazioni o comunicare informazioni critiche alle parti interessate. Solitamente rientrano in tre categorie:

• I documenti ad uso interno delineano i processi e riassumono le attività. Gli esempi includono progetti finanziari, guide all'onboarding, politiche e procedure.
• Gli accordi contrattuali sono documenti legali che coinvolgono la società e un'altra parte.
• La conformità e i documenti aziendali sono richiesti dalla legge. Gli esempi includono rapporti di audit, verbali aziendali e licenze commerciali.

La Securities and Exchange Commission (SEC) ha pubblicato questo esempio di atto costitutivo per guidare le nuove imprese attraverso il processo di deposito. Poiché questo tipo di documento è vincolante, definisce chiaramente in termini legali ciò che l'azienda può e non può fare nell'ambito delle sue attività. Fonte: SEC .

5. Relazioni annuali

Le società quotate in borsa sono tenute a pubblicare una relazione annuale per gli investitori che dettaglia la performance aziendale e la situazione finanziaria della società. Includono anche la storia dell'azienda e gli highlights annuali.

La maggior parte delle aziende pubbliche renderà questi documenti accessibili anche online per aumentare la fiducia dei clienti o conformarsi alle normative del settore. I report annuali spesso includono visualizzazioni di dati per facilitarne la lettura.

Questo rapporto annuale della Midwest Food Bank dedica una sezione all'inizio ai suoi valori, alla visione e alla missione di attirare investitori che la pensano allo stesso modo. Presenta anche visualizzazioni di dati accattivanti. Fonte: Banca alimentare del Midwest .

6. Documentazione API

Molte società di software utilizzano le interfacce di programmazione delle applicazioni (API) per consentire ai loro prodotti di comunicare con altri programmi. La documentazione API spiega come gli utenti possono accedere e interagire con l'API.

Questi manuali di istruzioni descrivono processi e specifiche tecniche, come ad esempio:

• Metodi di autenticazione
• Esempi di codice
• Messaggi di errore e come risolverli
• Termini di utilizzo

Questa documentazione API di esempio fornisce una panoramica degli endpoint dell'API Reddit, incluso il modo in cui gli utenti possono interagire con essi. Fonte: Reddit .

7. Procedure operative standard (SOP)

Le procedure operative standard forniscono istruzioni chiare per il completamento di attività specifiche: considerale come liste di controllo che aiutano i dipendenti a ripetere le azioni in modo coerente. Le politiche sono più ampie. Descrivono la missione generale, i valori, le regole e altri concetti generali di un'organizzazione.

Questo sommario consente agli utenti di navigare facilmente tra le diverse sezioni delle procedure e politiche operative standard dell'Università del Michigan. L'università utilizza le intestazioni delle sezioni per indirizzare i lettori alle informazioni pertinenti. Fonte: Università del Michigan .

8. Comunicati stampa

Un comunicato stampa è una dichiarazione ufficiale scritta da un'azienda per informare i media di informazioni degne di nota che siano tempestive, pertinenti, di impatto e offrano valore per il pubblico previsto. Gli argomenti tipici dei comunicati stampa includono lanci di prodotti, importanti cambiamenti di leadership o dichiarazioni su un incidente di alto profilo.

Un comunicato stampa efficace include informazioni pertinenti in anticipo. Questo comunicato stampa Apple del 2023 sul nuovo iPhone 14 include nuove funzionalità e suscita entusiasmo per una nuova scelta di colori. Fonte: Apple .

9. Brochure tecniche

Le brochure tecniche differiscono dalle relazioni tecniche. Questi documenti comunicano come progettare, costruire o implementare un prodotto o servizio. La brochure include descrizioni dell'architettura, delle interfacce, dei materiali, delle funzioni del prodotto finale o del servizio e altro ancora.

Ad esempio, un ingegnere aeronautico invia le specifiche tecniche al produttore. Lo usano per ordinare parti e assemblarle in modo che il prodotto finale sia conforme alle normative aeronautiche e funzioni come previsto.

Questo esempio tratto da TES è un modello che qualsiasi product manager può utilizzare per sviluppare un'utile brochure tecnica. Fonte: TES .

10. Piani aziendali

Un solido piano aziendale è una tabella di marcia che delinea gli obiettivi a lungo termine dell'organizzazione e le strategie per realizzarli. Al contrario, un piano di progetto è un progetto su scala ridotta per iniziative a breve termine. Questi documenti guidano il processo decisionale interno e possono convincere gli investitori a cogliere l’occasione in una nuova società.

Questo piano aziendale di esempio riassume la ricerca di mercato dell'azienda, inclusa una panoramica dei dati demografici dei clienti e del vantaggio competitivo. Fonte: Amministrazione statunitense per le piccole imprese .

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